采購(gòu)流程中的風(fēng)險(xiǎn)及管控措施探析

劉青

（江西省吉安市煙草專(zhuān)賣(mài)局，江西吉安 343009）

1.采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)的定義和識(shí)別

采購(gòu)是企業(yè)生產(chǎn)活動(dòng)或日常管理需要從市場(chǎng)中獲取資源的重要過(guò)程，也是保證各類(lèi)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)穩(wěn)定開(kāi)展的基礎(chǔ)。現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)市場(chǎng)采購(gòu)活動(dòng)中的風(fēng)險(xiǎn)種類(lèi)繁多，在采購(gòu)的各個(gè)流程中都容易出現(xiàn)意外情況，導(dǎo)致采購(gòu)計(jì)劃不能如期實(shí)施，嚴(yán)重時(shí)可造成企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)停滯以及難以挽回的經(jīng)濟(jì)損失。隨著供應(yīng)鏈采購(gòu)流程不斷轉(zhuǎn)型升級(jí)，采購(gòu)各個(gè)環(huán)節(jié)中的風(fēng)險(xiǎn)具有多樣性、隱蔽性等，風(fēng)險(xiǎn)幾乎貫穿整個(gè)采購(gòu)流程。因此，作為采購(gòu)人員和企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)，應(yīng)當(dāng)重新審視采購(gòu)流程是否系統(tǒng)、規(guī)范，從供應(yīng)鏈的角度對(duì)采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行提前預(yù)估和識(shí)別，進(jìn)而在采購(gòu)計(jì)劃開(kāi)展之前做好風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)急預(yù)案，保證整個(gè)采購(gòu)流程順利進(jìn)行[1]。

2.采購(gòu)流程中的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)

2.1 采購(gòu)計(jì)劃管理風(fēng)險(xiǎn)

采購(gòu)計(jì)劃指的是企業(yè)根據(jù)生產(chǎn)活動(dòng)所需，總結(jié)物資或材料的使用頻率和消耗規(guī)律，在生產(chǎn)活動(dòng)開(kāi)展之前提前做好物資采購(gòu)工作。采購(gòu)計(jì)劃具有預(yù)見(jiàn)性和不確定性，需要先對(duì)計(jì)劃期內(nèi)的采購(gòu)物資數(shù)量和工作開(kāi)展方式做好預(yù)見(jiàn)性安排，并不斷完善采購(gòu)計(jì)劃內(nèi)容、調(diào)整采購(gòu)流程、提高采購(gòu)工作的科學(xué)性和可靠性。為企業(yè)生產(chǎn)活動(dòng)提供足夠物資的同時(shí)，要時(shí)刻注意庫(kù)存物資數(shù)量，幫助企業(yè)盡可能地減少存貨，幫助企業(yè)解放更多流動(dòng)資金。目前，采購(gòu)計(jì)劃管理面臨的風(fēng)險(xiǎn)主要有：第一，采購(gòu)人員在沒(méi)有制訂采購(gòu)計(jì)劃的情況下盲目購(gòu)買(mǎi)物資，造成企業(yè)庫(kù)存過(guò)多或某些物資數(shù)量不足，給企業(yè)的生產(chǎn)活動(dòng)造成極大不便；第二，采購(gòu)計(jì)劃脫離市場(chǎng)環(huán)境和經(jīng)濟(jì)形勢(shì)變化，比如對(duì)于物資價(jià)格的變動(dòng)沒(méi)有做好提前囤貨，導(dǎo)致采購(gòu)價(jià)格逐漸上漲；第三，采購(gòu)計(jì)劃不合理，實(shí)際采購(gòu)數(shù)量與企業(yè)生產(chǎn)需求不對(duì)等；第四，采購(gòu)計(jì)劃的制訂沒(méi)有充分考慮企業(yè)庫(kù)存數(shù)量，導(dǎo)致庫(kù)存積壓現(xiàn)象產(chǎn)生。

2.2 供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)

企業(yè)在確定采購(gòu)需求之后，采購(gòu)部門(mén)會(huì)根據(jù)物資的種類(lèi)、質(zhì)量、價(jià)格、交貨速度等，綜合評(píng)估采購(gòu)相同物資情況下，各個(gè)供應(yīng)商具備的條件，初步建立符合企業(yè)采購(gòu)需求的供應(yīng)商名單，最終與綜合評(píng)價(jià)優(yōu)秀的供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同。對(duì)供應(yīng)商選擇過(guò)程中面臨的風(fēng)險(xiǎn)主要有：第一，采購(gòu)人員沒(méi)有對(duì)供應(yīng)商資質(zhì)進(jìn)行仔細(xì)檢查，對(duì)供應(yīng)商的供貨能力和質(zhì)量沒(méi)有做全面評(píng)估，導(dǎo)致供應(yīng)商資質(zhì)不符合企業(yè)要求；第二，供應(yīng)商提供的物資信息不對(duì)稱(chēng)，導(dǎo)致采購(gòu)人員無(wú)法尋找到合適的供應(yīng)商，或者供應(yīng)商無(wú)法滿(mǎn)足長(zhǎng)期采購(gòu)需求；第三，企業(yè)采購(gòu)的物資具備一定特殊性，物資貨源單一的情況下，缺乏供應(yīng)商之間的良性競(jìng)爭(zhēng)；第四，采購(gòu)合同內(nèi)容簽訂或履行不全面，給企業(yè)帶來(lái)經(jīng)濟(jì)損失[2]。

2.3 采購(gòu)執(zhí)行過(guò)程風(fēng)險(xiǎn)

采購(gòu)執(zhí)行就是采購(gòu)合同執(zhí)行，在此過(guò)程中合同雙方必須嚴(yán)格履行合同中的條款和義務(wù)，一旦出現(xiàn)信息不對(duì)稱(chēng)或供應(yīng)出于利己心理，企業(yè)經(jīng)常面臨供應(yīng)商的合作消極、甚至是不合作行為。比如，供應(yīng)商無(wú)法按照合同期限按時(shí)供貨，影響企業(yè)生產(chǎn)活動(dòng)的開(kāi)展，企業(yè)由此產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)損失或其他社會(huì)資源損失將由自己承擔(dān)。即使合同中明確寫(xiě)有嚴(yán)格的違規(guī)條款，也經(jīng)常發(fā)生供應(yīng)商斷貨或供貨企業(yè)延遲的情況，現(xiàn)代企業(yè)為了提升經(jīng)營(yíng)效率，最大限度縮短壓貨時(shí)間，采購(gòu)和銷(xiāo)售幾乎是同步進(jìn)行，企業(yè)在銷(xiāo)售需求保證的前提下開(kāi)始采購(gòu)，但此方法也存在問(wèn)題。采購(gòu)時(shí)間縮短所導(dǎo)致的供貨不及時(shí)或者物資檢驗(yàn)不充分是常見(jiàn)問(wèn)題，經(jīng)常會(huì)給企業(yè)業(yè)務(wù)部門(mén)造成麻煩，導(dǎo)致企業(yè)經(jīng)營(yíng)效率下降。

2.4 采購(gòu)驗(yàn)收風(fēng)險(xiǎn)

采購(gòu)驗(yàn)收是企業(yè)必須做好的工作，驗(yàn)收是指對(duì)采購(gòu)到貨依據(jù)采購(gòu)合同、設(shè)備出廠(chǎng)指標(biāo)等對(duì)貨物的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)進(jìn)行核對(duì)，對(duì)貨物的性能指標(biāo)進(jìn)行驗(yàn)證的過(guò)程。驗(yàn)收是采購(gòu)的必要環(huán)節(jié)，關(guān)系著企業(yè)的利益與名譽(yù)。在現(xiàn)實(shí)中，由于驗(yàn)收流程的具體操作存在風(fēng)險(xiǎn)，采購(gòu)驗(yàn)收存在不規(guī)范、驗(yàn)收制度不完善等問(wèn)題，因而，如何規(guī)避采購(gòu)驗(yàn)收風(fēng)險(xiǎn)，有針對(duì)性地制定防控策略成為采購(gòu)工作的重要方面。

2.5 審核風(fēng)險(xiǎn)

在采購(gòu)審核過(guò)程中存在一定風(fēng)險(xiǎn)，比如：第一，采購(gòu)審核不及時(shí)，對(duì)采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)起不到預(yù)防作用。此類(lèi)情況通常由于企業(yè)缺少科學(xué)完善的審批系統(tǒng)，或者企業(yè)審批流程緩慢等間接導(dǎo)致采購(gòu)活動(dòng)受限。第二，采購(gòu)活動(dòng)審核不全面，沒(méi)有對(duì)采購(gòu)計(jì)劃以及其他一系列文件進(jìn)行仔細(xì)核查，特別是大部分企業(yè)的審核部門(mén)缺少科學(xué)的審核制度作為支撐，以至于無(wú)法明確審核時(shí)間和內(nèi)容，采購(gòu)計(jì)劃和物資文件的真實(shí)性得不到保障。第三，審核流程缺陷，大部分企業(yè)內(nèi)部雖然對(duì)大規(guī)模的采購(gòu)活動(dòng)有固定審批流程，但對(duì)小金額、低數(shù)量的物資采購(gòu)沒(méi)有統(tǒng)一管理，一些小額度的采購(gòu)沒(méi)有經(jīng)過(guò)部門(mén)主管審查，更別說(shuō)企業(yè)財(cái)務(wù)部門(mén)的審批。

3.采購(gòu)流程中的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)管控措施

流程風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)管控來(lái)自對(duì)采購(gòu)相關(guān)信息的全面掌握和規(guī)范化操作，通過(guò)對(duì)過(guò)往采購(gòu)項(xiàng)目的統(tǒng)計(jì)分析，用數(shù)據(jù)尋找風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)轉(zhuǎn)化為實(shí)際問(wèn)題的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，并進(jìn)行相應(yīng)的改善和規(guī)范，剔除風(fēng)險(xiǎn)系數(shù)較大的供應(yīng)商，能夠有效地提高采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管控的效度。

3.1 采購(gòu)計(jì)劃風(fēng)險(xiǎn)管理

針對(duì)采購(gòu)計(jì)劃面臨的各種風(fēng)險(xiǎn)，為了有效規(guī)避采購(gòu)計(jì)劃管理風(fēng)險(xiǎn)，需做到以下幾點(diǎn)：第一，采購(gòu)部門(mén)需按照現(xiàn)有物資數(shù)量和需求制訂科學(xué)的采購(gòu)計(jì)劃，采購(gòu)計(jì)劃需由企業(yè)相關(guān)部門(mén)審批之后才能使用；第二，采購(gòu)人員需對(duì)企業(yè)常用物資的市場(chǎng)價(jià)格有深入了解，并時(shí)刻關(guān)注市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)變化，特別注意物資的價(jià)格波動(dòng)，一旦出現(xiàn)物資價(jià)格走低的情況，采購(gòu)人員可報(bào)告上級(jí)部門(mén)，在征得領(lǐng)導(dǎo)同意的情況下多采購(gòu)一些；第三，采購(gòu)部門(mén)接到生產(chǎn)部門(mén)或其他部門(mén)的物資需求之后，要與相關(guān)部門(mén)積極溝通，準(zhǔn)確了解物資的關(guān)鍵信息，防止采購(gòu)出現(xiàn)錯(cuò)誤或型號(hào)不符等問(wèn)題，造成不必要的資金浪費(fèi)；第四，企業(yè)內(nèi)部定期開(kāi)展庫(kù)存清點(diǎn)工作，如果發(fā)現(xiàn)某些物資過(guò)多的情況，要配合其他部門(mén)共同做好物資清空工作，采購(gòu)人員需在充分了解企業(yè)庫(kù)存情況的基礎(chǔ)上制訂采購(gòu)計(jì)劃，保證采購(gòu)計(jì)劃的準(zhǔn)確性和合理性[3]。

3.2 供應(yīng)商選擇風(fēng)險(xiǎn)管理

針對(duì)供應(yīng)商選擇階段的風(fēng)險(xiǎn)，企業(yè)應(yīng)當(dāng)做好以下幾點(diǎn)：第一，按照企業(yè)對(duì)物資質(zhì)量、價(jià)格、售后、供貨期限等多方面的要求，建立供應(yīng)商綜合評(píng)價(jià)體系，能夠明顯看出供應(yīng)商之間的差距，便于采購(gòu)人員做出最優(yōu)選擇；第二，如果是企業(yè)長(zhǎng)期需要的物資，企業(yè)應(yīng)當(dāng)與供應(yīng)商做好溝通和交流，及時(shí)反饋物資的質(zhì)量和使用情況，建立適合于企業(yè)的供應(yīng)鏈；第三，采購(gòu)合同的簽訂要反復(fù)審核，其中包括合同主體、物資數(shù)量、物資價(jià)格、到貨期限、質(zhì)量責(zé)任等作出詳細(xì)規(guī)定，一旦物資出現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題，可按合同條例追究其責(zé)任；第四，企業(yè)需建立采購(gòu)合同審批流程，根據(jù)采購(gòu)規(guī)模適度下放采購(gòu)合同的簽署權(quán)限，并根據(jù)物資的不同種類(lèi)制定專(zhuān)屬文本，根據(jù)企業(yè)所在市場(chǎng)的變化情況和企業(yè)內(nèi)需不斷修訂完善。

3.3 合同執(zhí)行過(guò)程中風(fēng)險(xiǎn)管理

首先，在采購(gòu)合同執(zhí)行過(guò)程中，為有效減小執(zhí)行風(fēng)險(xiǎn)，企業(yè)需及時(shí)掌握有關(guān)供應(yīng)商的風(fēng)險(xiǎn)信息，并對(duì)供應(yīng)商的活動(dòng)行為加以監(jiān)控和約束。特別是對(duì)于企業(yè)常用物資和長(zhǎng)周期物資來(lái)說(shuō)，采購(gòu)部門(mén)需定期開(kāi)展會(huì)議，清點(diǎn)各類(lèi)物資的采購(gòu)進(jìn)度，包括對(duì)長(zhǎng)周期物資的持續(xù)跟蹤等，要求相關(guān)采購(gòu)人員及時(shí)上報(bào)物資供貨進(jìn)度、質(zhì)量情況、供應(yīng)商聯(lián)系人等重要信息。其次，要確保廠(chǎng)家提供的所有技術(shù)資料符合國(guó)家法律法規(guī)要求，并要求廠(chǎng)家提供最新一版的技術(shù)資料，并督促企業(yè)收貨驗(yàn)收人員做好資料核對(duì)工作。采購(gòu)人員可要求廠(chǎng)家定期提供生產(chǎn)進(jìn)度報(bào)告，由此可以得知物資是否能夠按時(shí)送達(dá)。最后，企業(yè)還可聘請(qǐng)第三方機(jī)構(gòu)，對(duì)廠(chǎng)家的生產(chǎn)行為進(jìn)行監(jiān)督，并要求對(duì)廠(chǎng)家提供的產(chǎn)品進(jìn)行第三方檢測(cè)，確保產(chǎn)品的質(zhì)量過(guò)關(guān)，生產(chǎn)進(jìn)度符合合同要求[4]。

3.4 驗(yàn)收風(fēng)險(xiǎn)管理

采購(gòu)驗(yàn)收風(fēng)險(xiǎn)必須從驗(yàn)收工作流程的各方面著手，落實(shí)到人與物的各個(gè)層面與環(huán)節(jié)是其重要策略，強(qiáng)化風(fēng)險(xiǎn)防控，以保證設(shè)備的質(zhì)量與后期服務(wù)的到位。

3.4.1 落實(shí)驗(yàn)收主體職責(zé)

“知責(zé)明責(zé)才能履職盡責(zé)”，履行好設(shè)備驗(yàn)收，保障采購(gòu)的最大效益化離不開(kāi)驗(yàn)收主體責(zé)任的壓實(shí)壓強(qiáng)，實(shí)行主體責(zé)任機(jī)制，牽住主體責(zé)任的“牛鼻子”，形成“知責(zé)—職責(zé)—治責(zé)”的責(zé)任機(jī)制，扛牢主體責(zé)任，發(fā)揮“頭雁”效應(yīng)。切實(shí)將驗(yàn)收?qǐng)?zhí)行的責(zé)任分解到具體責(zé)任人，落實(shí)問(wèn)題責(zé)任機(jī)制，從而實(shí)現(xiàn)各個(gè)流程主體責(zé)任人員各盡其力、各盡其責(zé)，有效防范儀器設(shè)備采購(gòu)驗(yàn)證的風(fēng)險(xiǎn)。避免驗(yàn)收過(guò)程因主體職責(zé)不明確、權(quán)力分散致使設(shè)備的無(wú)法正常使用，提高驗(yàn)收人員對(duì)自我職責(zé)的認(rèn)識(shí)，意識(shí)到失責(zé)必須要承擔(dān)相應(yīng)懲治。

3.4.2 建立健全規(guī)章制度

制度建立對(duì)于采購(gòu)驗(yàn)收風(fēng)險(xiǎn)防控的實(shí)踐行為具有重要的價(jià)值導(dǎo)向作用，是規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)最基本、最保障的應(yīng)有之舉。健全驗(yàn)收的規(guī)章制度是規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)出現(xiàn)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，因此應(yīng)根據(jù)采購(gòu)驗(yàn)收的相關(guān)法律法規(guī)，有針對(duì)性地制訂出嚴(yán)密的驗(yàn)證風(fēng)險(xiǎn)防控制度，形成采購(gòu)驗(yàn)證環(huán)節(jié)內(nèi)外監(jiān)控機(jī)制的有效結(jié)合，預(yù)防儀器設(shè)備驗(yàn)收人員風(fēng)險(xiǎn)行為，強(qiáng)化法律法規(guī)的約束性。通過(guò)“扎緊籬笆打好樁”建立一套規(guī)范、完備、操作可行的規(guī)章制度，持之以恒遵循制度內(nèi)容實(shí)行儀器設(shè)備的驗(yàn)收工作，確保實(shí)現(xiàn)驗(yàn)收工作的制度化與規(guī)范化，避免外在因素對(duì)驗(yàn)收結(jié)果的影響，使得采購(gòu)驗(yàn)收環(huán)節(jié)紕漏的問(wèn)題有法可依，有據(jù)可循，切實(shí)保障企業(yè)利益。

3.4.3 規(guī)范驗(yàn)收工作流程

企業(yè)應(yīng)該結(jié)合自身情況將驗(yàn)收程序與驗(yàn)收準(zhǔn)則結(jié)合起來(lái)，制定出具體規(guī)范化的驗(yàn)收流程，利用簡(jiǎn)單文字、程序圖等形式將驗(yàn)收順序依次標(biāo)注連接，形成一套完整規(guī)范化模式，遏制驗(yàn)收工作的無(wú)序混亂，提升風(fēng)險(xiǎn)防控能力。

3.5 審核中的風(fēng)險(xiǎn)管理

采購(gòu)審核是企業(yè)對(duì)采購(gòu)過(guò)程實(shí)行監(jiān)督管理的有效方式，科學(xué)的審核程序能確保采購(gòu)活動(dòng)的合法性和真實(shí)性。采購(gòu)審核過(guò)程中需特別注意隨貨單據(jù)、發(fā)票、合同、質(zhì)檢單、經(jīng)營(yíng)資質(zhì)等重要文件的檢查，保證廠(chǎng)家提供的各類(lèi)信息真實(shí)有效。同時(shí)，采購(gòu)人員需將供應(yīng)商的資質(zhì)、送貨時(shí)間和方式、供應(yīng)商評(píng)價(jià)方式等統(tǒng)一上交，供企業(yè)上級(jí)部門(mén)統(tǒng)一審批。對(duì)采購(gòu)文件的真實(shí)性、合規(guī)性進(jìn)行嚴(yán)格檢查，防止企業(yè)因?qū)徍顺鲥e(cuò)導(dǎo)致的采購(gòu)失敗，企業(yè)需追究審核人員的相關(guān)責(zé)任。此外，企業(yè)對(duì)采購(gòu)活動(dòng)需建立考核制度，定期對(duì)采購(gòu)人員進(jìn)行績(jī)效考核。比如采購(gòu)物資是否存在壓貨現(xiàn)象，存貨過(guò)多是導(dǎo)致財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)的重要原因之一，且企業(yè)大量資金會(huì)因?yàn)榇尕涍^(guò)多被控制。因此采購(gòu)員的績(jī)效考核除了工作狀態(tài)之外，更重要的是檢查其負(fù)責(zé)品種的出入庫(kù)情況，以此進(jìn)行評(píng)級(jí)，保證企業(yè)采購(gòu)活動(dòng)穩(wěn)步開(kāi)展。

3.6 做好采購(gòu)人員培訓(xùn)

雖然人員風(fēng)險(xiǎn)在采購(gòu)活動(dòng)中發(fā)生的頻率并不高，但為了提升采購(gòu)效率、規(guī)范采購(gòu)流程，定期開(kāi)展采購(gòu)人員培訓(xùn)是重要手段。在培訓(xùn)中增強(qiáng)采購(gòu)人員的法律法規(guī)意識(shí)，統(tǒng)一學(xué)習(xí)財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)防控技能，特別是提高采購(gòu)、生產(chǎn)、業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)等四者的協(xié)同效率，保證企業(yè)價(jià)值鏈穩(wěn)定。采購(gòu)人員需根據(jù)業(yè)務(wù)情況開(kāi)展采購(gòu)活動(dòng)，并與財(cái)務(wù)人員及時(shí)溝通，了解企業(yè)資金運(yùn)轉(zhuǎn)情況，如此采購(gòu)活動(dòng)的科學(xué)性才能不斷提升。為迎接國(guó)內(nèi)供給側(cè)改革，采購(gòu)人員需做好充足準(zhǔn)備。

4.結(jié)語(yǔ)

采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)的控制需從采購(gòu)流程的各個(gè)環(huán)節(jié)下手，特別是每個(gè)環(huán)節(jié)中采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)的識(shí)別和控制。對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的評(píng)估和預(yù)判來(lái)自科學(xué)、準(zhǔn)確的信息統(tǒng)計(jì)與分析，因此，企業(yè)有必要圍繞采購(gòu)工作，豐富企業(yè)統(tǒng)計(jì)工作的內(nèi)容，建立針對(duì)性強(qiáng)的數(shù)據(jù)信息系統(tǒng)，完善采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估機(jī)制。通過(guò)繁雜的采購(gòu)管控措施雖然會(huì)增加人員工作量，導(dǎo)致企業(yè)人力資源成本投入增加，但起到的經(jīng)濟(jì)效益是長(zhǎng)久的，能夠幫助企業(yè)盡可能地識(shí)別市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)和采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)。隨著我國(guó)供應(yīng)鏈體系的不斷發(fā)展，基于采購(gòu)流程的風(fēng)險(xiǎn)管理措施將進(jìn)一步升級(jí)，采購(gòu)環(huán)節(jié)收受回扣、采購(gòu)物資質(zhì)量參差不齊的現(xiàn)象逐漸消失，企業(yè)與各大供應(yīng)商的合作越來(lái)越密切，企業(yè)及時(shí)反饋、供應(yīng)商及時(shí)整改，二者才能共同進(jìn)步。采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)防控同樣可以促使供應(yīng)商不斷轉(zhuǎn)型升級(jí)，采購(gòu)流程風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別和管控也將成為企業(yè)提高經(jīng)營(yíng)水平的重要手段。