全文數(shù)字化背景下檔案原件封存實(shí)踐與探索
——以云南省檔案館為例

■ 王繼偉

作者單位：云南省檔案局

檔案原件封存是近幾年檔案數(shù)字化工作結(jié)束后隨之而來的一項(xiàng)新業(yè)務(wù)，是基于檔案數(shù)字化處理后在對(duì)外提供利用檔案掃描件或縮微件的情況下，對(duì)檔案原件以標(biāo)準(zhǔn)恒溫恒濕檔案庫房專門保管的一種特殊保護(hù)措施，能有效保護(hù)檔案原件，對(duì)檔案原件“延年益壽”起到重要作用。

一、概況

近年來，隨著云南省檔案館檔案數(shù)字化建設(shè)項(xiàng)目的逐步推進(jìn)和檔案保管、保護(hù)技術(shù)的發(fā)展，對(duì)完成數(shù)字化后的檔案實(shí)施檔案原件封存處理，減少了檔案原件利用時(shí)頻繁翻閱及復(fù)印、掃描等熱、光原因造成的損害，對(duì)檔案可以起到防光、防塵、防潮、防蟲霉等特殊保護(hù)作用，既方便利用者的查閱，又有效延長紙質(zhì)檔案原件的壽命。自2011 年開始，云南省檔案館經(jīng)過近10 年堅(jiān)持不懈努力，現(xiàn)已完成館藏檔案266 個(gè)全宗，47.5 萬卷，140425 件紙質(zhì)檔案原件封存，其中館藏民國檔案154 個(gè)全宗，30 萬卷珍貴檔案已全部完成原件封存，檔案安全保管與保護(hù)水平邁上了一個(gè)新臺(tái)階。

二、流程

云南省檔案館通過多年的檔案原件封存實(shí)踐與探索，對(duì)封存工作進(jìn)行了多方面的調(diào)整優(yōu)化，形成較為成熟穩(wěn)定的工作流程。

（一）前處理

第一，明確檔案原件封存必須是已終結(jié)單位完成數(shù)字化加工處理后的文書檔案，未終結(jié)單位檔案由于今后仍然會(huì)接收檔案進(jìn)館因此不宜封存原件，未完成全部數(shù)字化加工的檔案存在原件調(diào)閱利用情況，也不宜做原件封存。第二，制定切合本單位實(shí)際的檔案封存方案，明確封存全宗數(shù)、案卷數(shù)、排架長度、經(jīng)費(fèi)預(yù)算、參與人員、封存工期等。準(zhǔn)備好必須的工作場(chǎng)所、封存庫房、檔案架柜、溫濕度控制、消防滅火以及監(jiān)控設(shè)備等檔案管理設(shè)施設(shè)備，并對(duì)封存庫房、架柜進(jìn)行徹底衛(wèi)生保潔，必要時(shí)進(jìn)行消毒除塵處理。第三，以全宗為單位對(duì)計(jì)劃封存檔案進(jìn)行清點(diǎn)檢查，準(zhǔn)確掌握全宗案卷質(zhì)量數(shù)量狀況，為后續(xù)封存處理提供準(zhǔn)確信息。清點(diǎn)檢查一是核對(duì)案卷數(shù)量是否與檔案登記表冊(cè)相一致；二是對(duì)照“檔案數(shù)字化加工備考表”查看檔案數(shù)字化加工信息，發(fā)現(xiàn)異常情況與檔案數(shù)字化加工部門聯(lián)系及時(shí)處理。第四，根據(jù)計(jì)劃封存量訂制大小合適的封存專用高質(zhì)量無酸、阻燃紙質(zhì)封存檔案盒。

（二）消毒

按照封存方案將清點(diǎn)檢查完畢的全宗檔案依次下架、打包、編號(hào)，集中運(yùn)送至檔案消毒間進(jìn)行消毒滅菌處理。危害檔案的昆蟲有30 多種，最為嚴(yán)重的有檔案竊蠹、煙草甲、毛衣魚、蟑螂、白蟻等，這些害蟲對(duì)檔案的危害主要是蛀蝕檔案，使檔案孔洞叢生、殘缺不全，難以修復(fù)，失去利用和保存價(jià)值。因此，在檔案封存工作正式開始前，必須嚴(yán)格按照操作規(guī)程對(duì)封存檔案進(jìn)行消毒滅菌和除塵處理，防止將檔案害蟲及蟲卵帶入封存庫房內(nèi)。專門定制的封存檔案盒也要一并進(jìn)行消毒滅菌處理，確保封存盒無菌無塵。

目前，檔案消毒方法主要分為物理方法消毒和化學(xué)方法消毒，歸納起來主要有：熏蒸消毒法、紫外線輻射消毒法、低溫冷凍消毒法、微波消毒法、臭氧消毒法和真空充氮消毒法等幾種。云南省檔案館采用的真空充氮消毒法屬于低氧殺蟲技術(shù)，設(shè)備由真空室、空氣壓縮機(jī)、冷凍干燥機(jī)、制氮機(jī)、真空泵等部件組成。消毒時(shí)將檔案集中放置真空室，啟動(dòng)消毒程序由制氮機(jī)向真空室自動(dòng)注入氮?dú)饨档脱鯕鉂舛龋ㄔO(shè)備工作狀態(tài)下氧氣含量0.2%≦）增加氮?dú)鉂舛龋脫Q真空室中的氣體成分。消毒過程中害蟲體內(nèi)液體蒸發(fā)，新陳代謝被抑制到預(yù)定時(shí)間后成蟲、幼蟲、蟲卵、蟲卵的蛋白質(zhì)遭到破壞，從而殺死害蟲或蟲卵，達(dá)到除治害蟲的目的。真空充氮消毒法對(duì)于耗氧性菌能100%殺滅，對(duì)于厭氧性菌及絲狀霉菌能阻斷其生長、滋生、繁殖。

（三）封存

按照預(yù)定封存工作流程，組織工作人員做好封存檔案清點(diǎn)、裝盒，編制封存檔案流水號(hào)并錄入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，完成后將封存盒依次放入噴碼機(jī)傳送帶，由噴碼機(jī)按照預(yù)設(shè)程序在封存盒卷脊噴印全宗號(hào)、機(jī)構(gòu)名稱、卷號(hào)以及盒號(hào)等信息，流程結(jié)束后將封存盒順序搬運(yùn)封存庫房上架存放。

在此過程中，負(fù)責(zé)裝盒的工作人員在裝盒的同時(shí)對(duì)封存檔案進(jìn)行檢查，將裝盒過程中發(fā)現(xiàn)的空號(hào)、跳號(hào)、缺卷、附卷、超大件、蟲蛀、破損等情況上報(bào)計(jì)算機(jī)錄入人員進(jìn)行登記備注。噴碼機(jī)在開機(jī)前先檢查設(shè)備的電源線、噴頭、喉管是否符合安全要求，開機(jī)過程先進(jìn)行初始化，開機(jī)后1分鐘內(nèi)不做任何操作。開機(jī)完成后，將噴碼機(jī)與工作電腦進(jìn)行連接，設(shè)定好傳送帶速率、噴頭參數(shù)、編輯好字符，各項(xiàng)調(diào)試工作完成后即可準(zhǔn)備噴印封存盒信息。工作人員全程穿著防塵工作服，佩戴軟帽、口罩、手套、鞋套等防塵設(shè)備，確保工作場(chǎng)所干凈整潔、無風(fēng)無塵，盡量避免灰塵細(xì)菌等有害雜質(zhì)進(jìn)入到封存庫房。

（四）后期檢查

封存流程完成后，安排工作人員檢查計(jì)算機(jī)錄入信息與封存盒標(biāo)識(shí)信息是否準(zhǔn)確，必須做到計(jì)算機(jī)信息、封存盒標(biāo)識(shí)、封存檔案三者一一對(duì)應(yīng)，準(zhǔn)確無誤。封存工作完成后，制作封存庫房檔案存放索引手冊(cè)和檔案索引指示牌，標(biāo)識(shí)封存檔案信息。對(duì)封存庫房監(jiān)控系統(tǒng)、溫濕度控制系統(tǒng)、消防系統(tǒng)、門禁系統(tǒng)等庫房管理設(shè)施設(shè)備進(jìn)行全面檢查與維護(hù)，保障各項(xiàng)系統(tǒng)正常運(yùn)行，確保庫房溫濕度始終處于標(biāo)準(zhǔn)值范圍之內(nèi)，達(dá)到封存檔案安全存放要求。全部工作結(jié)束后，制定封存檔案庫房管理辦法，明確管理人員，管理職責(zé)以及調(diào)閱封存檔案的審批權(quán)限，制作封存檔案庫安全檢查記錄表、封存檔案庫保潔記錄表等工作臺(tái)賬，規(guī)范化精細(xì)化管理好封存庫。

三、結(jié)語

通過近些年檔案原件封存的實(shí)踐探索，云南省檔案館建立了一套科學(xué)高效的封存方法，逐步解決了在檔案原件封存工作中遇到的困難和問題。

第一，檔案原件發(fā)生人為損壞問題。封存的檔案都是經(jīng)過數(shù)字化加工的檔案，數(shù)字化加工期間檔案的搬動(dòng)、下架、清點(diǎn)、拆裝、派發(fā)、翻動(dòng)、掃描、質(zhì)檢、裝訂、入庫、上架等環(huán)節(jié)，極易對(duì)紙質(zhì)檔案造成不可逆轉(zhuǎn)的損壞，尤其是民國檔案年代久遠(yuǎn)，紙張已經(jīng)發(fā)黃變脆，稍有不慎將對(duì)檔案原件造成無可挽回的損害。這就要求檔案原件封存過程中提前做好規(guī)劃，合理地調(diào)配工作人員、優(yōu)化工作流程、減少與檔案原件直接接觸，盡量避免造成不必要的人為損壞。

第二，封存盒規(guī)格問題。不同年代的檔案規(guī)格各不相同，普通文書與圖紙、報(bào)表、登記冊(cè)等各類表冊(cè)也各不相同，超寬、超厚、超大件檔案要特別訂制相應(yīng)的超規(guī)格封存盒才能順利裝入，切不可隨意折疊、彎曲、按壓檔案原件。上架時(shí)超規(guī)格檔案盒也應(yīng)按全宗順序依次排列，盡量少用代卷卡標(biāo)示。

第三，封存方式選擇問題。當(dāng)前業(yè)界對(duì)檔案原件封存有不同的認(rèn)識(shí)和討論，實(shí)踐中，柜架上貼封條、卷宗上貼封條、專門盒裝、抽真空密封等方法均有不同檔案部門采用。無論哪種方法，最重要的是要能有效保護(hù)檔案原件不受損害。各單位在檔案原件封存實(shí)踐過程中應(yīng)選擇適合本單體實(shí)際的封存方法，把封存工作做好做精，保障檔案原件安全存放，最大程度延長檔案壽命。