行走“云”上

裴超

近年來，以互聯(lián)網(wǎng)、物聯(lián)網(wǎng)、人工智能、大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、VR/AR（虛擬現(xiàn)實(shí)/增強(qiáng)現(xiàn)實(shí)）為代表的新興數(shù)字科技在會(huì)議行業(yè)獲得深度應(yīng)用，數(shù)字產(chǎn)業(yè)化和產(chǎn)業(yè)數(shù)字化雙向融合的趨勢(shì)日益顯著。數(shù)字化正在重塑各行業(yè)的業(yè)務(wù)模式、工作效率、參與者體驗(yàn)，而會(huì)議行業(yè)也不例外。

此外，相關(guān)政策不斷出臺(tái)，鼓勵(lì)會(huì)議行業(yè)利用新技術(shù)推進(jìn)服務(wù)創(chuàng)新、管理創(chuàng)新、業(yè)態(tài)模式創(chuàng)新，加快培育行業(yè)發(fā)展新動(dòng)能。騰訊、華為、百度、阿里、京東等互聯(lián)網(wǎng)巨頭也紛紛布局以“云”計(jì)算、“云”技術(shù)為特征的數(shù)字會(huì)議空間業(yè)務(wù)。

數(shù)字化轉(zhuǎn)型再加速

數(shù)字會(huì)議是指會(huì)展產(chǎn)業(yè)鏈上下游企業(yè)使用數(shù)字化的軟硬件技術(shù)重塑組織結(jié)構(gòu)、工作方式、業(yè)務(wù)流程。通過提供數(shù)字化的產(chǎn)品和服務(wù)，數(shù)字會(huì)議創(chuàng)建數(shù)字化的連接并創(chuàng)造數(shù)字化的個(gè)性化服務(wù)體驗(yàn)，從而促進(jìn)企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的系列經(jīng)營(yíng)、運(yùn)營(yíng)和管理行為的集合。因此，數(shù)字會(huì)議不僅是新工具、新技術(shù)、新理念的應(yīng)用，也是一種新業(yè)態(tài)、新模式和管理的創(chuàng)新。數(shù)字化會(huì)議是一種全新的會(huì)議模式，它將多種信息化技術(shù)融入會(huì)議的各環(huán)節(jié)，貫穿會(huì)議全過程，為辦會(huì)和參會(huì)人員提供實(shí)用的工作平臺(tái)。通過數(shù)字化會(huì)議系統(tǒng)的建立，利用網(wǎng)絡(luò)化會(huì)議終端，實(shí)現(xiàn)會(huì)議資料共享瀏覽，簡(jiǎn)化會(huì)議準(zhǔn)備工作;利用會(huì)議交談系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)會(huì)場(chǎng)問題的個(gè)別交流利用電子化文檔替代現(xiàn)有紙質(zhì)文檔，代替現(xiàn)有的復(fù)印會(huì)議文檔的模式，解放會(huì)務(wù)人員的工作量。

中國(guó)國(guó)際貿(mào)易促進(jìn)會(huì)發(fā)布的《中國(guó)展覽經(jīng)濟(jì)發(fā)展報(bào)告》顯示，2021年，全國(guó)會(huì)展場(chǎng)館數(shù)量為151個(gè)，同比增長(zhǎng)約1.3%;室內(nèi)可租用總面積約1034萬平方米，同比增長(zhǎng)約7.9%。2021年，會(huì)展行業(yè)持續(xù)恢復(fù)發(fā)展，會(huì)展數(shù)量和會(huì)展面積與2020年相比均實(shí)現(xiàn)較快增長(zhǎng)。

同時(shí)，數(shù)字會(huì)展新模式日益成熟成為行業(yè)的一大特點(diǎn)，2021年也被稱為會(huì)展行業(yè)“元宇宙”元年。國(guó)際展覽業(yè)協(xié)會(huì)發(fā)布的《全球展覽行業(yè)晴雨表》顯示，全球58%的行業(yè)受訪者在現(xiàn)有的會(huì)展產(chǎn)品中增加了數(shù)字服務(wù)和產(chǎn)品。雖然新冠肺炎疫情對(duì)全球會(huì)展業(yè)的影響仍在持續(xù)，但線下會(huì)展正在加速向數(shù)字化轉(zhuǎn)變，相關(guān)企業(yè)也在積極尋找線下會(huì)展的替代模式，借助數(shù)字會(huì)展融匯線上線下，助力外貿(mào)企業(yè)搶抓機(jī)遇、開拓市場(chǎng)。

當(dāng)前，除展覽外，會(huì)議產(chǎn)業(yè)鏈的上下游企業(yè)通過發(fā)展與應(yīng)用數(shù)字技術(shù)，實(shí)現(xiàn)多領(lǐng)域的加速突破，不斷涌現(xiàn)出各種基于數(shù)字技術(shù)的新商業(yè)、新模式、新業(yè)態(tài)，促進(jìn)會(huì)議產(chǎn)業(yè)和會(huì)議企業(yè)的數(shù)字化轉(zhuǎn)型。同時(shí)，微博、QQ、微信、抖音等互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用場(chǎng)景的發(fā)展日新月異，應(yīng)用加速向數(shù)字化遷移。但與此同時(shí)大量碎片化的應(yīng)用系統(tǒng)使會(huì)議行業(yè)數(shù)字化發(fā)展面臨新挑戰(zhàn)，如營(yíng)銷渠道的割裂、信息化系統(tǒng)的割裂、場(chǎng)景覆蓋和用戶畫像能力不足等等。多重挑戰(zhàn)之下，會(huì)議行業(yè)的數(shù)字化成為必然，并在疫情常態(tài)化的趨勢(shì)下加速了轉(zhuǎn)型的進(jìn)程。

培育行業(yè)發(fā)展新動(dòng)能

如今，數(shù)字經(jīng)濟(jì)已上升為國(guó)家戰(zhàn)略，成為“十四五”期間經(jīng)濟(jì)增長(zhǎng)的新引擎。在“十四五”規(guī)劃綱要中，首次提出了數(shù)字經(jīng)濟(jì)核心產(chǎn)業(yè)增加值占GDP比重這一新經(jīng)濟(jì)指標(biāo)，“數(shù)字化”與“數(shù)字經(jīng)濟(jì)”再次成為熱詞。

自疫情暴發(fā)以來，相關(guān)政策鼓勵(lì)會(huì)議行業(yè)利用新技術(shù)推進(jìn)服務(wù)創(chuàng)新、管理創(chuàng)新、業(yè)態(tài)模式創(chuàng)新，加快培育行業(yè)發(fā)展新動(dòng)能，并發(fā)揮會(huì)議行業(yè)在擴(kuò)大對(duì)外開放、增加社會(huì)就業(yè)、拉動(dòng)消費(fèi)增長(zhǎng)、促進(jìn)雙循環(huán)格局等方面的重要作用。政府主導(dǎo)的展覽品牌“廣交會(huì)”“服貿(mào)會(huì)”率先分別實(shí)現(xiàn)了純線上和線上線下融合模式。各地也紛紛出臺(tái)措施，鼓勵(lì)會(huì)展行業(yè)加快數(shù)字化轉(zhuǎn)型步伐。廣東出臺(tái)《廣東省推動(dòng)會(huì)展業(yè)高質(zhì)

量發(fā)展的若干措施》，提出鼓勵(lì)會(huì)展模式創(chuàng)新，運(yùn)用5G、VR/AR、大數(shù)據(jù)等現(xiàn)代信息技術(shù)手段，積極打造線上展會(huì)平臺(tái)，開展云推廣、云對(duì)接、云洽談、云簽約等活動(dòng)，推進(jìn)展會(huì)業(yè)態(tài)創(chuàng)新。推動(dòng)傳統(tǒng)展會(huì)項(xiàng)目數(shù)字化轉(zhuǎn)型，促進(jìn)展會(huì)線上線下融合發(fā)展，不斷創(chuàng)新會(huì)展業(yè)發(fā)展模式。組織宣傳推廣廣東省會(huì)展模式創(chuàng)新案例，發(fā)揮線上展會(huì)龍頭企業(yè)和品牌線上展會(huì)的示范和帶動(dòng)作用。

《江西省會(huì)展業(yè)“十四五”發(fā)展規(guī)劃》也提出，加大互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)和數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用，提供線上注冊(cè)、電子簽到、在線展示等一站式智慧化服務(wù)，優(yōu)化參展商和專業(yè)觀眾的線上線下參展、參會(huì)體驗(yàn)，提高展會(huì)供需雙方交易合作匹配度，提升展會(huì)實(shí)效。同時(shí)推動(dòng)會(huì)展場(chǎng)館設(shè)施智能化改造，應(yīng)用樓宇自動(dòng)化系統(tǒng)對(duì)會(huì)展設(shè)施場(chǎng)館進(jìn)行信息化和智能化管理，實(shí)現(xiàn)場(chǎng)館人流管理、安全管控等服務(wù)動(dòng)態(tài)化、智能化、信息化。鼓勵(lì)運(yùn)用三維建模打造VR線上場(chǎng)館，搭建“微展廳”，構(gòu)建會(huì)展產(chǎn)品線上發(fā)布平臺(tái)。

浙江省人民政府副省長(zhǎng)朱從玖表示，會(huì)展業(yè)是推動(dòng)經(jīng)濟(jì)全球化的重要平臺(tái)，對(duì)國(guó)家間、地區(qū)間經(jīng)濟(jì)、科技，文化交流與融合都起著重要作用。浙江省充分發(fā)揮數(shù)字經(jīng)濟(jì)優(yōu)勢(shì)，在全球率先舉辦網(wǎng)上交易會(huì)，帶動(dòng)會(huì)展行業(yè)在新形勢(shì)下煥發(fā)新活力。“數(shù)字時(shí)代已經(jīng)到來，數(shù)字化將成為會(huì)展業(yè)的新引擎?！睋?jù)朱從玖介紹，浙江省、杭州市有關(guān)部門依托專業(yè)會(huì)展公司創(chuàng)新在線會(huì)展模式、搭建“浙江數(shù)字服務(wù)貿(mào)易云展會(huì)”平臺(tái)。

解決高校會(huì)議新難題

新時(shí)代新形式，高校如何抓住數(shù)字化機(jī)遇乘風(fēng)破浪實(shí)現(xiàn)教育現(xiàn)代化，已成為業(yè)界關(guān)注的焦點(diǎn)。傳統(tǒng)會(huì)議模式已經(jīng)過時(shí)，數(shù)字化會(huì)議才是大勢(shì)所趨。在各大高等院校數(shù)字化轉(zhuǎn)型的道路上，正在掀起數(shù)字化會(huì)議的浪潮。

伴隨著信息基礎(chǔ)設(shè)施的迅猛發(fā)展，世界已然進(jìn)入加速創(chuàng)新和引領(lǐng)發(fā)展的“數(shù)字時(shí)代”。數(shù)字化將對(duì)未來產(chǎn)生革命性影響，各行各業(yè)也將由傳統(tǒng)向數(shù)字化轉(zhuǎn)型。在新冠疫情的影響下，數(shù)字化轉(zhuǎn)型的步伐也逐步加快。

在高等教育數(shù)字化發(fā)展道路上，無論高等院校還是民辦教育，都在致力于將數(shù)字化領(lǐng)域的新發(fā)展與學(xué)校的學(xué)科建設(shè)、教育教學(xué)、科學(xué)研究、師資人才、管理服務(wù)等工作的新需求深度融合，推動(dòng)教育創(chuàng)新發(fā)展。

高等院校召開多院系的共同會(huì)議，一般參會(huì)人員人數(shù)多，文件量大。分發(fā)紙質(zhì)文件需要大量的紙張資源，又占用太多工作時(shí)間來打印文件，工作效率差且十分浪費(fèi)。更不要說一旦文件需要更新，又要重新打印和分發(fā)，十分麻煩。

在傳統(tǒng)的會(huì)議模式中，演示信息多集中于傳統(tǒng)大屏幕，遠(yuǎn)處參會(huì)人員長(zhǎng)期保持一個(gè)姿勢(shì)觀看，身體容易疲憊，注意力容易不集中。因此，如果人人都能用自己的移動(dòng)設(shè)備觀看文件資料，并且能夠?qū)崿F(xiàn)實(shí)時(shí)同屏，達(dá)到沉浸式會(huì)議效果，這些問題自然迎刃而解。若高等院校召開多分校多院系會(huì)議，由于距離遠(yuǎn)，不能現(xiàn)場(chǎng)參會(huì)，這時(shí)候就需要開展線上與線下同時(shí)進(jìn)行的混合會(huì)議，需要一個(gè)簡(jiǎn)單、靈活、安全的數(shù)字化會(huì)議系統(tǒng)提供會(huì)議支持。高校作為我國(guó)科研的重要基地，其涉密事項(xiàng)日益增多。利用一個(gè)能提供安全文件保管環(huán)境的數(shù)字化會(huì)議系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)會(huì)議文件機(jī)密不外泄，將更有利于高校文件安全保密工作的開展。綜上，高等院校開展數(shù)字化會(huì)議已成為新時(shí)代的新潮流。

五大功能助力發(fā)展。其一、不用向參會(huì)人員分發(fā)紙質(zhì)文件，每個(gè)人瀏覽自己的終端設(shè)備上的電子文件即可;如文件需要更新，在后臺(tái)上傳更新后的文件，即可同步到所有與會(huì)人員設(shè)備終端。這樣即使分校或院系參會(huì)人數(shù)眾多，也能實(shí)現(xiàn)多人同步閱覽最新版本文件。其二、演示稿可同屏其他參會(huì)人員終端上，演示時(shí)同步主講人批注，主講人還可使用

“激光筆”工具進(jìn)行更有效講解，讓與會(huì)人員都能沉浸式參會(huì)。會(huì)議過程中，參會(huì)者也可隨時(shí)進(jìn)行文件批注，可設(shè)置批注私人或共享;其三、一鍵更換主講人功能，方便雙向互動(dòng)，更好的開展學(xué)術(shù)交流;其四、在會(huì)議過程中，可以讓不在現(xiàn)場(chǎng)的人員通過線上移動(dòng)設(shè)備參會(huì)，同時(shí)進(jìn)行傳統(tǒng)的線下會(huì)議，兩相結(jié)合，無論各分校各院系是否能到現(xiàn)場(chǎng)參會(huì)，會(huì)議都能有序開展;其五、設(shè)置文件瀏覽權(quán)限及下載權(quán)限，自動(dòng)生成文件水印，全方位保護(hù)高校文件資料內(nèi)容不外泄，為高校文件安全保密工作開展提供保障。

站在新時(shí)代、新起點(diǎn)上，縱深推進(jìn)數(shù)字化戰(zhàn)略，順應(yīng)信息化革命大潮，將數(shù)字化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化，深入到學(xué)校人才培養(yǎng)、科學(xué)研究、學(xué)科建設(shè)、管理服務(wù)等各個(gè)方面，會(huì)議業(yè)的數(shù)字化發(fā)展將助力社會(huì)、企業(yè)、高校數(shù)字化戰(zhàn)略新作為。