關(guān)于“互聯(lián)網(wǎng)+”醫(yī)院檔案管理的思考

作者簡(jiǎn)介：孫超，（1983.10-），女，漢族，本科學(xué)士，山東省淄博市，館員，主要研究方向：檔案管理。

摘要：“互聯(lián)網(wǎng)+”醫(yī)院檔案管理存在缺乏先進(jìn)的醫(yī)院檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施、檔案管理者綜合素質(zhì)有待提高、電子檔案的安全性無(wú)法保證、缺乏完善的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等問(wèn)題。為此，本文從完善制度，提高數(shù)字化建設(shè)規(guī)范度;完善硬件設(shè)施;提高檔案信息的安全性;健全檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)五個(gè)不同的角度談一談“互聯(lián)網(wǎng)+”醫(yī)院檔案管理策略。

關(guān)鍵詞：“互聯(lián)網(wǎng)+”;醫(yī)院;檔案管理

“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代信息技術(shù)快速發(fā)展，對(duì)醫(yī)院檔案管理工作產(chǎn)生較大的影響[1]。在此時(shí)代下醫(yī)院檔案管理人員應(yīng)充分挖掘并應(yīng)用醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)，推動(dòng)檔案管理不斷朝著信息化發(fā)展。當(dāng)前階段我國(guó)“互聯(lián)網(wǎng)+”醫(yī)院檔案管理仍然存在諸多問(wèn)題，因此，必須高度重視才能提升醫(yī)療效率，推動(dòng)醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。

1? “互聯(lián)網(wǎng)+”醫(yī)院檔案管理的特點(diǎn)

對(duì)“互聯(lián)網(wǎng)+”醫(yī)院檔案管理進(jìn)行分析可知，主要有幾個(gè)方面的突出特點(diǎn)：

1.1 全面收集檔案

“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代醫(yī)院檔案管理工作包含了全面且細(xì)致地收集醫(yī)院檔案信息。在檔案管理工作中有效地收集信息，并在搜集信息時(shí)加大信息流程管控相當(dāng)必要，促進(jìn)醫(yī)院檔案整體使用價(jià)值地提高[2]。具體來(lái)說(shuō)可以突出表現(xiàn)在節(jié)約了檔案的存儲(chǔ)空間，提高信息處理方式的有效性。發(fā)揮現(xiàn)代化信息技術(shù)的作用全面管理檔案，促進(jìn)檔案管理工作的維護(hù)和管理更為全面，不僅節(jié)約人力，而且還提高了信息收集的全面性，給醫(yī)院發(fā)展和建設(shè)奠定更科學(xué)和全面的參考，為醫(yī)院做出科學(xué)合理的決策奠定基礎(chǔ)。

1.2 快捷且便利地搜索檔案

“互聯(lián)網(wǎng)+”醫(yī)院檔案管理工作需要建立專門的平臺(tái)呈現(xiàn)和存儲(chǔ)檔案，確保檔案利用者不受地點(diǎn)和時(shí)間的限制隨時(shí)隨地可以查看檔案，給醫(yī)療工作者提供諸多便利，促進(jìn)醫(yī)院檔案管理整體水平地提高，推動(dòng)醫(yī)院檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展，促進(jìn)醫(yī)院行業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

1.3 給人們提供個(gè)性化的檔案服務(wù)

現(xiàn)代化技術(shù)的應(yīng)用讓醫(yī)院檔案管理人員查找檔案的時(shí)間顯著縮短，促進(jìn)檔案服務(wù)更具個(gè)性[3]。時(shí)代快速發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理很顯然滿足不了時(shí)代發(fā)展的需要，必須積極創(chuàng)新，并合理利用信息檔案管理檔案，從而實(shí)現(xiàn)共享檔案資源的目標(biāo)，讓人們接受個(gè)性化的檔案服務(wù)?？茖W(xué)技術(shù)快速發(fā)展的今天，醫(yī)院檔案管理人員應(yīng)積極選擇收集檔案的方法，合理利用檔案資源，推動(dòng)醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。

2 “互聯(lián)網(wǎng)+”醫(yī)院檔案管理存在的問(wèn)題

目前，“互聯(lián)網(wǎng)+”醫(yī)院檔案管理主要存在幾個(gè)方面的問(wèn)題：

2.1 缺乏先進(jìn)的醫(yī)院檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施

健全醫(yī)院檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施是加快醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的關(guān)鍵，這也是合理利用信息技術(shù)的有效支撐。但是醫(yī)院并不注重檔案管理工作，并沒(méi)有實(shí)時(shí)更新檔案管理系統(tǒng)，缺乏先進(jìn)的設(shè)備，尤其是檔案規(guī)模不斷擴(kuò)大和不斷增加，傳統(tǒng)檔案管理的設(shè)施比較落后，滿足不了檔案管理的需要。如此，受到投入不足影響，對(duì)檔案管理信息化建設(shè)產(chǎn)生嚴(yán)重影響，也不利于檔案網(wǎng)絡(luò)化管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

2.2 檔案管理者綜合素質(zhì)有待提高

醫(yī)院檔案管理工作中管理者占據(jù)相當(dāng)重要的地位，其管理水平和專業(yè)素質(zhì)對(duì)管理質(zhì)量產(chǎn)生直接的影響[4]?，F(xiàn)如今，醫(yī)院檔案管理者無(wú)論綜合素質(zhì)還是專業(yè)能力都偏低，對(duì)提升檔案管理質(zhì)量產(chǎn)生不良影響。“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代信息化檔案管理標(biāo)準(zhǔn)給管理者提出較高的要求，也就是具有較強(qiáng)的檔案管理知識(shí)、信息技術(shù)知識(shí)的復(fù)合型人才。若管理者無(wú)法實(shí)時(shí)更新自身知識(shí)，無(wú)法掌握先進(jìn)的信息技術(shù)，也勝任不了檔案管理工作。

2.3 電子檔案的安全性無(wú)法保證

互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)是電子檔案的基礎(chǔ)，因?yàn)殡娮訖n案具有開(kāi)放性和共享性的特點(diǎn)，檔案管理穩(wěn)定性不足，文件內(nèi)容容易被篡改或刪除，對(duì)檔案完善性和穩(wěn)定性都產(chǎn)生不良影響[5]。此外科技水平不斷進(jìn)步，各種危險(xiǎn)因素不斷增加，導(dǎo)致計(jì)算機(jī)病毒對(duì)檔案信息的安全性產(chǎn)生威脅。因此，對(duì)于儲(chǔ)存在計(jì)算機(jī)中的檔案而言更容易受到計(jì)算機(jī)病毒或黑客的攻擊，并不利于檔案資源的穩(wěn)定，無(wú)法為醫(yī)院的運(yùn)行提供指導(dǎo)。

2.4 缺乏完善的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備

一般情況下，使用電子產(chǎn)品時(shí)離不開(kāi)高質(zhì)量的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備資源，尤其是醫(yī)院的檔案管理，其對(duì)設(shè)備資源的要求較高。目前，仍有醫(yī)院沒(méi)有意識(shí)到檔案管理工作的必要性，甚至錯(cuò)誤地認(rèn)為以往的檔案管理對(duì)醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展更有利，并不認(rèn)可網(wǎng)絡(luò)設(shè)備在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用。很顯然該理念阻礙了醫(yī)院檔案管理工作的發(fā)展，也不利于檔案管理人員及時(shí)儲(chǔ)存和查詢電子檔案，對(duì)開(kāi)展醫(yī)院檔案管理工作產(chǎn)生較大的阻礙，增加了檔案管理工作人員的工作壓力，降低了檔案管理工作效率[6-7]。當(dāng)前時(shí)期人們對(duì)信息資源的要求不斷提高，因此傳統(tǒng)的檔案管理資源很顯然滿足不了醫(yī)院日常運(yùn)行和管理工作的需要，必然阻礙醫(yī)院的發(fā)展。

3 “互聯(lián)網(wǎng)+”醫(yī)院檔案管理的優(yōu)勢(shì)

“互聯(lián)網(wǎng)+”快速發(fā)展，給醫(yī)院檔案管理提供諸多便利，主要表現(xiàn)在幾個(gè)方面：

3.1 查找便捷

“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)和以往的醫(yī)院檔案查找方法比較，在醫(yī)院檔案管理中應(yīng)用搜索引擎為查找檔案提供諸多便利。檔案管理人員僅需要輸入相關(guān)的檢索要素和文件資料就可以快速找到目標(biāo)文件。這樣的檢索方法具有較高的準(zhǔn)確度，且節(jié)約了查找資料的時(shí)間，醫(yī)院檔案資料整體利用率明顯提高。

3.2 錄入方便

有了“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)的支持，為醫(yī)院檔案的錄入提供更多便利?？剖铱赏ㄟ^(guò)電子病歷系統(tǒng)錄入患者的病歷，檢驗(yàn)科同樣可以在醫(yī)院檔案系統(tǒng)中上傳醫(yī)院檔案。醫(yī)院行政部門在日常工作中可以直接通過(guò)辦公軟件存儲(chǔ)醫(yī)院檔案系統(tǒng)。上述操作均給醫(yī)院錄入檔案信息提供了便利，節(jié)約大量的物力、人力和時(shí)間[8]。此外，因?yàn)橛筛鱾€(gè)部門錄入文件檔案，因此檔案文件出錯(cuò)率更低。

3.3 服務(wù)多元

醫(yī)院檔案管理中應(yīng)用“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)可以對(duì)醫(yī)院各類人群提供更好的服務(wù)。醫(yī)院的職工可以登錄檔案管理系統(tǒng)對(duì)患者的臨床資料進(jìn)行收集，并開(kāi)展和循證醫(yī)學(xué)有關(guān)的研究;行政工作人員則可以借助檔案管理系統(tǒng)有效地使用和管理醫(yī)院的行政文件;后勤工作人員可以利用醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)有效地管理醫(yī)院后勤物資?？偠灾?，醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)以“互聯(lián)網(wǎng)+”為基礎(chǔ)，可以給醫(yī)院各個(gè)群體提供更為多元的服務(wù)。

3.4 管理更系統(tǒng)

“互聯(lián)網(wǎng)+”檔案管理不同于傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理，不僅可以收錄和文字有關(guān)的資料，而且還可以收錄圖片、視頻和音頻等[9]。此外，當(dāng)前時(shí)期醫(yī)院檔案管理還可以結(jié)合檔案的用途、類型和性質(zhì)進(jìn)行分類管理，之后系統(tǒng)化管理相關(guān)的檔案資料。如此，醫(yī)院檔案管理的范圍顯著拓寬，管理利用率以及系統(tǒng)性更高，有效節(jié)約了利用成本。

4 “互聯(lián)網(wǎng)+”醫(yī)院檔案管理的要求

當(dāng)前時(shí)期“互聯(lián)網(wǎng)+”醫(yī)院檔案管理主要有幾個(gè)方面的要求：

4.1 管理人員

以往的檔案管理工作主要由醫(yī)院臨退休工作人員完成。但是進(jìn)入“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代后檔案管理人員可以熟練地應(yīng)用電子計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的高精尖管理人員。這就要求檔案管理人員需要熟練地使用“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)做好檔案管理工作。與此同時(shí)，開(kāi)展檔案管理工作時(shí)應(yīng)及時(shí)發(fā)現(xiàn)“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)中存在的問(wèn)題，但要想解決這些問(wèn)題還必須具備專業(yè)的電子計(jì)算機(jī)知識(shí)以及網(wǎng)絡(luò)信息知識(shí)。

4.2 基礎(chǔ)設(shè)施

“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)將電子計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)有效結(jié)合。但是結(jié)合實(shí)際情況可知，“互聯(lián)網(wǎng)+”對(duì)硬件設(shè)施如計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)等提出較高的要求。要想順利地應(yīng)用“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)，必須保障計(jì)算機(jī)的靈敏度以及快捷的網(wǎng)絡(luò)[10]。而且，當(dāng)前時(shí)期“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)具有較大的信息存儲(chǔ)量，存儲(chǔ)的信息分類相當(dāng)精細(xì)。在此背景下對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)存儲(chǔ)功能同樣提出較高的要求。由此可見(jiàn)，“互聯(lián)網(wǎng)+”用于醫(yī)院檔案管理還必須具備專門的網(wǎng)絡(luò)以及專業(yè)的設(shè)備。

4.3 網(wǎng)絡(luò)安全

“互聯(lián)網(wǎng)+”下的檔案管理并非是簡(jiǎn)單地信息錄入、存儲(chǔ)和管理，還包含檔案的檢索輸出，這些都必須以網(wǎng)絡(luò)的安全和順暢為基礎(chǔ)。若醫(yī)院檔案管理受到黑客攻擊或感染病毒，必然造成較大的損失。由此可見(jiàn)，“互聯(lián)網(wǎng)+”醫(yī)院檔案管理對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全提出相當(dāng)高的應(yīng)用價(jià)值，很有必要在網(wǎng)絡(luò)安全中應(yīng)用“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)，促進(jìn)醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)高效、有序和安全地運(yùn)行提供便利。

4.4 系統(tǒng)維護(hù)

“互聯(lián)網(wǎng)+”檔案管理工作的開(kāi)展過(guò)程中無(wú)法避免系統(tǒng)運(yùn)行錯(cuò)誤和漏洞的問(wèn)題，必須加強(qiáng)維護(hù)。但是無(wú)論軟件還是硬件對(duì)系統(tǒng)維護(hù)都提出較高的要求。因此，醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)必須在規(guī)范維護(hù)下才能正常運(yùn)行。由此可見(jiàn)，醫(yī)院應(yīng)培養(yǎng)一批技術(shù)精湛的隊(duì)伍，為開(kāi)展“互聯(lián)網(wǎng)+”醫(yī)院檔案管理奠定良好的保障。醫(yī)院應(yīng)加強(qiáng)日常維護(hù)和檢測(cè)檔案管理系統(tǒng)，為順利開(kāi)展互聯(lián)網(wǎng)檔案管理奠定基礎(chǔ)。

5 “互聯(lián)網(wǎng)+”醫(yī)院檔案管理策略

針對(duì)上述提到的“互聯(lián)網(wǎng)+”醫(yī)院檔案管理存在的問(wèn)題，檔案管理人員可從幾個(gè)方面開(kāi)展“互聯(lián)網(wǎng)+”醫(yī)院檔案管理工作。

5.1 完善制度，提高數(shù)字化建設(shè)規(guī)范度

“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代醫(yī)院要想促進(jìn)檔案數(shù)字化就必須完善相應(yīng)的規(guī)則制度，為檔案管理人員指明未來(lái)的發(fā)展方向。首先，對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)分工進(jìn)行細(xì)化，明確各個(gè)部門的責(zé)任。檔案資料需要由業(yè)務(wù)部登錄檔案管理系統(tǒng)并錄入相關(guān)數(shù)據(jù)，之后給檔案管理部門留存?zhèn)浞菁堎|(zhì)文件;同時(shí)，針對(duì)復(fù)雜的檔案，可以交由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)，并給檔案管理部門送交有價(jià)值的信息。其次，對(duì)歸檔范圍進(jìn)行細(xì)化，促進(jìn)檔案資料的完整性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性。一般情況下，醫(yī)院基本上都是分類對(duì)檔案進(jìn)行管理，明確檔案的歸檔范圍，為檔案管理工作的開(kāi)展提供良好的指引。與此同時(shí)，醫(yī)院還要給檔案部門和業(yè)務(wù)部門細(xì)化檔案歸檔責(zé)任，進(jìn)一步增強(qiáng)績(jī)效考核中歸檔時(shí)限的比重，避免存在長(zhǎng)時(shí)間堆積檔案的問(wèn)題，提高檔案的全面性、連貫性乃至一體性。最后，對(duì)不同類型檔案歸檔標(biāo)準(zhǔn)、歸檔格式進(jìn)行明確，避免發(fā)生二次處理和二次加工的問(wèn)題。醫(yī)院應(yīng)及時(shí)出臺(tái)和《檔案數(shù)字化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》有關(guān)的規(guī)章制度，對(duì)不同類型檔案資源的種類、格式和分?jǐn)?shù)等進(jìn)行明確，確保檔案資料的完整性。

5.2 完善硬件設(shè)施

若醫(yī)院想提高檔案管理效率，必須完善檔案管理硬件設(shè)施，尤其要引進(jìn)打印機(jī)、掃描儀和計(jì)算機(jī)，在此基礎(chǔ)上為提高檔案管理效率提供良好的環(huán)境。同時(shí)，醫(yī)院要注重完善構(gòu)建檔案管理系統(tǒng)，具體包含分析檔案、存儲(chǔ)檔案和建設(shè)檔案管理信息化。同時(shí)，構(gòu)建電子檔案系統(tǒng)，便于醫(yī)務(wù)人員在電子系統(tǒng)中查詢檔案資料，之后結(jié)合自身權(quán)限合理地調(diào)取、使用和修改檔案，促進(jìn)檔案利用率地提升。“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代醫(yī)院檔案管理工作不再局限于保持和收集，這就要求檔案管理人員將其當(dāng)做信息中心發(fā)揮檔案資料的價(jià)值和作用。由此可見(jiàn)，醫(yī)院要加大力度建設(shè)檔案管理信息化，合理應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)，促進(jìn)醫(yī)院檔案部門和其他部門的銜接，并通過(guò)構(gòu)建電子檔案系統(tǒng)促進(jìn)檔案管理效率地提升。但是檔案管理人員也要注意使用具有自動(dòng)編目、檢索和統(tǒng)計(jì)功能的電子檔案系統(tǒng)，比如說(shuō)HIS系統(tǒng)，在管理的過(guò)程中包含了多個(gè)方面的內(nèi)容，如資金流、物流、人力資源流動(dòng)等等，除此之外該系統(tǒng)還有效地連接了醫(yī)院手術(shù)室、門診和保險(xiǎn)等等。因此，應(yīng)用HIS系統(tǒng)后和電子檔案系統(tǒng)融合，構(gòu)建了醫(yī)院檔案信息資源共享平臺(tái)，最大程度發(fā)揮檔案管理的價(jià)值和作用，保障檔案資料的完整性和連續(xù)性。

5.3 提高檔案信息的安全性

“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代給醫(yī)院檔案管理工作提供了諸多發(fā)展機(jī)遇，但是也給信息安全問(wèn)題帶來(lái)諸多挑戰(zhàn)。因此，檔案管理人員首先應(yīng)增強(qiáng)自身對(duì)醫(yī)院檔案信息化安全管理的意識(shí)，并于檔案管理工作中樹(shù)立信息安全意識(shí)，逐步貫徹和安全監(jiān)管有關(guān)的事情。其次，保障醫(yī)院檔案系統(tǒng)安全的同時(shí)優(yōu)化檔案管理工作，不斷提高網(wǎng)絡(luò)環(huán)境工作中的檔案信息系統(tǒng)安全性，并在應(yīng)用和查詢檔案時(shí)設(shè)置認(rèn)證的身份問(wèn)題，從而不斷提升檔案管理的安全性。最后，對(duì)醫(yī)院檔案進(jìn)行信息化管理時(shí)計(jì)算機(jī)是相當(dāng)關(guān)鍵的一部分，必須對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)相關(guān)功能進(jìn)行完善，及時(shí)將網(wǎng)絡(luò)隱患排查，促進(jìn)檔案應(yīng)急整體工作水平地提升。如此才能保證在突發(fā)的情況下對(duì)信息數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，避免出現(xiàn)丟失檔案信息數(shù)據(jù)的問(wèn)題，提升檔案信息的安全水平。

5.4 健全檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)

“互聯(lián)網(wǎng)+”醫(yī)院檔案管理工作的改革很有必要建立檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)。目前紙質(zhì)資料是醫(yī)院檔案管理工作的主體，必須數(shù)字化處理紙質(zhì)資料。但是傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案數(shù)字化處理和網(wǎng)絡(luò)加工還必須建立完善的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，便于更好地應(yīng)對(duì)“互聯(lián)網(wǎng)+”檔案管理的挑戰(zhàn)，從而促進(jìn)醫(yī)院檔案管理整體水平地提升，這對(duì)日后做好檔案管理工作無(wú)疑奠定良好的基礎(chǔ)。由此可見(jiàn)，檔案管理人員在檔案管理中要合理利用自動(dòng)錄著目標(biāo)所應(yīng)技術(shù)和圖像文字識(shí)別技術(shù)促進(jìn)檔案管理工作逐步朝著數(shù)字化方向發(fā)展，促進(jìn)數(shù)據(jù)庫(kù)落地生根。總之，檔案管理人員應(yīng)注重完善硬件方面的設(shè)施，全面分析檔案資料，促進(jìn)檔案借閱、分發(fā)和存檔等工作的合理性和有序性，提高檔案管理工作效率，確保醫(yī)院檔案管理在“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)的作用下逐步朝著信息數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)方向發(fā)展，從而緊跟時(shí)代發(fā)展步伐。

6 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代讓醫(yī)院檔案管理工作的各個(gè)方面均發(fā)生改變。因此，檔案管理人員應(yīng)積極創(chuàng)新，更好地適應(yīng)“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的改革需要，創(chuàng)新醫(yī)院檔案管理，最大程度發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)優(yōu)化檔案管理，借助互聯(lián)網(wǎng)共享醫(yī)院檔案信息，提高檔案的利用率，為我國(guó)醫(yī)療事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

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