綜合辦公管理系統(tǒng)架構(gòu)設(shè)計(jì)及應(yīng)用分析

胡 楠，隋寶春，哈玲玲，張中湖

（山東省食品藥品檢驗(yàn)研究院，山東 濟(jì)南 250101）

檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)數(shù)字化轉(zhuǎn)型，實(shí)驗(yàn)室信息管理系統(tǒng)（LIMS）是主要抓手，但是無法全面覆蓋單位“人、機(jī)、料、法、環(huán)、測(cè)”以外的業(yè)務(wù)信息化需求，或者LIMS部分涉及，但是不全面、不深入、不專業(yè)。綜合辦公管理系統(tǒng)是將LIMS不專業(yè)、不方便、不需要管理的其他業(yè)務(wù)，全部涵蓋在信息化平臺(tái)，與LIMS分工協(xié)作[1]、數(shù)據(jù)共享，實(shí)現(xiàn)了檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)的數(shù)字化轉(zhuǎn)型。

1 建設(shè)必要性

隨著我院業(yè)務(wù)不斷擴(kuò)大，傳統(tǒng)模式下的管理機(jī)制消耗了大量的人力、物力、財(cái)力、精力，根據(jù)《國務(wù)院關(guān)于印發(fā)“十三五”國家食品安全規(guī)劃和“十三五”國家藥品安全規(guī)劃的通知》（國發(fā)〔2017〕12號(hào)）、《食品藥品監(jiān)管總局關(guān)于加強(qiáng)食品藥品檢驗(yàn)檢測(cè)體系建設(shè)的指導(dǎo)意見》（食藥監(jiān)科〔2015〕11號(hào)）、住建部、發(fā)改委《藥品檢驗(yàn)檢測(cè)中心（院、所）建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》（建標(biāo)187-2017）等文件要求，結(jié)合檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)實(shí)際，制定《藥品檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)能力建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》，要求建立食品藥品檢驗(yàn)B級(jí)實(shí)驗(yàn)室，包括LIMS系統(tǒng)和OA系統(tǒng)，缺一不可。我院組織架構(gòu)科室非常多，大致分為行政職能管理科室和檢驗(yàn)檢測(cè)科室，面對(duì)20多個(gè)科室的管理難度之高，從質(zhì)量管理精細(xì)化的角度出發(fā)，如何有效地對(duì)所有工作人員的工作流程進(jìn)行控制和記錄，將公文[2]流轉(zhuǎn)以及各種審批等從線下全部搬到線上，是我院需要從頂層設(shè)計(jì)到每個(gè)流程急需解決的問題。通過一期集成辦公的建成，二期建設(shè)初期，對(duì)一期建設(shè)的詳細(xì)可行性進(jìn)行研究，強(qiáng)化通用業(yè)務(wù)管理，建設(shè)單位人事、檔案、財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)。經(jīng)過三年勵(lì)精圖治、高屋建瓴，發(fā)展步入了快車道。新班子提出了“促進(jìn)內(nèi)生動(dòng)力、強(qiáng)化精細(xì)化管理”的新理念，認(rèn)識(shí)到法人治理結(jié)構(gòu)的實(shí)施都需要信息化助力。實(shí)行精細(xì)化管理，首先應(yīng)該滿足全方位的管理需求，不應(yīng)該在某一方面有欠缺，經(jīng)過兩年不懈努力，LIMS系統(tǒng)初具規(guī)模，人事、檔案、財(cái)務(wù)等通用業(yè)務(wù)管理成了短板，急需迎頭趕上。

2 綜合辦公管理系統(tǒng)架構(gòu)設(shè)計(jì)

2.1 辦公架構(gòu)

平臺(tái)職能管理模塊示意圖詳見圖1。

圖1 平臺(tái)職能管理模塊示意圖

2.2 網(wǎng)絡(luò)拓?fù)浼軜?gòu)

本項(xiàng)目部署在我院核心B級(jí)機(jī)房內(nèi)網(wǎng)環(huán)境下，辦公系統(tǒng)和LIMS應(yīng)用系統(tǒng)應(yīng)用模式是B/S架構(gòu)，基于TCP/IP網(wǎng)絡(luò)協(xié)議，Web技術(shù)采用單點(diǎn)登錄（Single Sign-On, SSO）技術(shù)，數(shù)據(jù)庫采用Sqlserver2012，中間件為Tomcat8，部署網(wǎng)絡(luò)在LAN（Local Area Network)上，開發(fā)語言為Java，操作系統(tǒng)是64位WindowsServer2012R2版本，有3臺(tái)國產(chǎn)服務(wù)器（其中一臺(tái)為數(shù)據(jù)備份），一臺(tái)存儲(chǔ)。開發(fā)人員采用駐點(diǎn)集中辦公+場(chǎng)外技術(shù)協(xié)助的工作環(huán)境，項(xiàng)目采用了強(qiáng)矩陣式組織結(jié)構(gòu)組建的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)[1]。如圖2所示。

圖2 業(yè)務(wù)內(nèi)網(wǎng)與外網(wǎng)拓?fù)浼軜?gòu)

2.3 架構(gòu)安全防護(hù)

隨著物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算、三網(wǎng)融合、大數(shù)據(jù)等新一代信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，給信息安全提出了新的挑戰(zhàn)和需求，我院高度重視內(nèi)外網(wǎng)絡(luò)安全，圖3是我院內(nèi)網(wǎng)架構(gòu)防護(hù)拓?fù)洹?/p>

圖3 內(nèi)網(wǎng)架構(gòu)防護(hù)拓?fù)?/p>

2.4 全院業(yè)務(wù)管理架構(gòu)

全院業(yè)務(wù)領(lǐng)域詳見圖4。

圖4 全院業(yè)務(wù)管理架構(gòu)

2.5 邏輯層架構(gòu)

邏輯層結(jié)構(gòu)詳見圖5。

圖5 邏輯層結(jié)構(gòu)圖

3 工作效能分析與模塊介紹

3.1 工作效能分析

本文以儀器設(shè)備管理模塊為例進(jìn)行分析，該模塊有助于設(shè)備管理科室進(jìn)行精準(zhǔn)統(tǒng)籌管理，明確工作重點(diǎn)和工作中心。利用該模塊可以實(shí)現(xiàn)工作流程制定，確保了儀器數(shù)據(jù)庫字段數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性；權(quán)限角色的劃分，使檢驗(yàn)科室每個(gè)檢驗(yàn)人員都有自己管理的機(jī)器負(fù)責(zé)人；儀器的使用記錄和使用頻率，以及分布情況和儀器檢定等可給領(lǐng)導(dǎo)者提供決策，例如，某儀器使用頻率較低，但維修價(jià)格較高，領(lǐng)導(dǎo)者會(huì)通過系統(tǒng)信息，依據(jù)實(shí)際情況，做出不維修采取購買的決定。應(yīng)用該模塊可根據(jù)儀器折舊自動(dòng)計(jì)算出檢驗(yàn)科室的績效統(tǒng)計(jì)，從而便于領(lǐng)導(dǎo)能夠及時(shí)了解和掌握全院業(yè)務(wù)工作情況以及儀器利用情況[4]。

3.2 模塊介紹

3.2.1 財(cái)務(wù)內(nèi)控系統(tǒng)簡介

院里設(shè)財(cái)務(wù)科，財(cái)務(wù)工作由科主任主管，對(duì)財(cái)務(wù)科工作全面負(fù)責(zé)，為保障所有支出、收入、預(yù)算、合同、基建、固定資產(chǎn)等資料合法、真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，財(cái)務(wù)內(nèi)控系由開發(fā)財(cái)務(wù)處理管理、基礎(chǔ)資料管理、憑證處理、財(cái)務(wù)報(bào)表管理、預(yù)算業(yè)務(wù)控制、固定資產(chǎn)管理、合同管理、基建管理、收支管理、政采管理模塊組成。

3.2.2 績效統(tǒng)計(jì)系統(tǒng)簡介

績效統(tǒng)計(jì)系統(tǒng)由績效統(tǒng)計(jì)模塊構(gòu)成，其主要用于院內(nèi)績效工資的統(tǒng)計(jì)以及管理等功能。

3.2.3 檔案管理系統(tǒng)簡介

檔案管理系統(tǒng)包括檔案目錄管理、整理編目、檢索查詢、借閱管理、鑒定與銷毀、報(bào)表管理、后臺(tái)與其他、紙質(zhì)檔案數(shù)字化、檢驗(yàn)報(bào)告管理、設(shè)備檔案管理、檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)管理、公文管理、圖書管理、檔案編研、系統(tǒng)管理模塊。

3.2.4 黨群管理模塊簡介

黨群管理模塊主要由黨務(wù)工作組織管理、黨員管理、入黨積極分子管理、紀(jì)檢、工會(huì)、婦委會(huì)、共青團(tuán)審批電子化構(gòu)成。

3.2.5 數(shù)據(jù)共享情況分析

同行業(yè)國內(nèi)檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)技術(shù)創(chuàng)新，智慧管理+智慧檢驗(yàn)，實(shí)現(xiàn)辦公系統(tǒng)和LIMS系統(tǒng)儀器數(shù)據(jù)共享，應(yīng)用系統(tǒng)之間的儀器數(shù)據(jù)跨架構(gòu)、跨平臺(tái)、跨應(yīng)用，通過接口、規(guī)程、技術(shù)實(shí)現(xiàn)等完全建立了一個(gè)主數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)體系，特征唯一、識(shí)別唯一、長期有效、業(yè)務(wù)穩(wěn)定等，辦公平臺(tái)為儀器主數(shù)據(jù)，調(diào)用LIMS系統(tǒng)接口推送每一臺(tái)儀器相關(guān)數(shù)據(jù)信息以下為一臺(tái)液相色譜儀（編號(hào)：HA-01-75）在LIMS系統(tǒng)展示和辦公平臺(tái)管理分別見圖6和圖7。

圖6 智鑒LIMS系統(tǒng)儀器界面截圖

圖7 辦公平臺(tái)儀器信息截圖

4 可視化技術(shù)應(yīng)用數(shù)據(jù)展示分析

4.1 儀器分布情況相關(guān)數(shù)據(jù)可視化

圖8 儀器分布情況餅狀圖（部分截圖）

4.2 一期建設(shè)辦公平臺(tái)數(shù)據(jù)可視化

圖9 科室主任審批情況

圖10 單個(gè)流程審批流轉(zhuǎn)歷史

應(yīng)用數(shù)據(jù)量前3名：職工加班審批，支出報(bào)銷審批，目錄內(nèi)采購審批。

4.3 二期建設(shè)平臺(tái)數(shù)據(jù)可視化

各個(gè)科室職工加班情況通過數(shù)據(jù)集抓取可圖形化展示詳見圖11。

圖11 科室職工加班天數(shù)統(tǒng)計(jì)查詢

4.4 儀器數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)審批和流程可跟蹤可視留痕

（1）儀器檢定提醒每月1號(hào)至24號(hào)提醒該月25號(hào)至下月25號(hào)待檢定儀器信息。

（2）每月25號(hào)至月底提醒下月25號(hào)至下下月25號(hào)待檢定儀器信息。

（3）儀器檢定情況可視化詳見圖12。

圖12 辦公平臺(tái)單個(gè)儀器檢定申請(qǐng)記錄

5 應(yīng)用存在問題分析

（1）數(shù)據(jù)應(yīng)用歸集缺乏統(tǒng)一平臺(tái)。數(shù)據(jù)查詢和LIMS業(yè)務(wù)利用整合信息平臺(tái)，可視化技術(shù)應(yīng)用不足，例如應(yīng)用流程可視化，業(yè)務(wù)流程可視化，數(shù)據(jù)查詢展示可視化[6]。

（2）“一鍵式”數(shù)據(jù)應(yīng)用信心不足。根據(jù)對(duì)省內(nèi)16地市調(diào)研分析，同行業(yè)我院信息化建設(shè)無論從硬件和軟件都走在了省內(nèi)前列，辦公平臺(tái)系統(tǒng)+LIMS系統(tǒng)已然成為我院信息化建設(shè)的“左膀右臂”，減少了審批流程的煩瑣，簡化了科研申報(bào)手續(xù)，大大提高了工作效率，目前來看唯一遺憾的是該系統(tǒng)未有數(shù)據(jù)倉庫體系，隨著時(shí)間的積累，數(shù)據(jù)沉淀依托數(shù)據(jù)集市可視化查詢工具、報(bào)表工具、分析工具、數(shù)據(jù)挖掘的應(yīng)用開發(fā)工具，以滿足中高層管理人員預(yù)測(cè)、決策分析的需要[7]。

6 結(jié)束語

以上架構(gòu)設(shè)計(jì)、模塊設(shè)計(jì)、網(wǎng)絡(luò)搭建、應(yīng)用情況數(shù)據(jù)涵蓋了綜合辦公管理系統(tǒng)業(yè)務(wù)邏輯，從業(yè)務(wù)角度出發(fā)定制開發(fā)，將線下工作流程全部搬到線上運(yùn)行，可以根據(jù)需要進(jìn)行修改、跟蹤、管理、查詢、統(tǒng)計(jì)、打印，使工作效率上得到了大大提高，與LIMS系統(tǒng)協(xié)同辦公，實(shí)現(xiàn)了規(guī)范管理，使管理系統(tǒng)更科學(xué)、更嚴(yán)謹(jǐn)，為將來數(shù)據(jù)可靠性提供了有力的支撐作用。