提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的方法與策略

史 菲

（法庫縣綜合事務(wù)服務(wù)中心，遼寧 沈陽 110400）

1 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展背景

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，信息技術(shù)已經(jīng)融入各行各業(yè)中，尤其是檔案管理工作。事業(yè)單位在日常工作中會產(chǎn)生豐富的檔案信息，這樣就增加了檔案信息管理工作的難度。在檔案管理工作中引入先進的信息管理技術(shù)能夠優(yōu)化檔案管理工作，提高信息管理效率以及工作精度。此外，事業(yè)單位合理應(yīng)用信息管理技術(shù)還能夠構(gòu)建信息共享與交流平臺，強化不同部門之間的協(xié)調(diào)合作關(guān)系，提高整個事業(yè)單位的工作效率。

2 檔案信息信息化管理的優(yōu)勢

2.1 存儲便利，共享性高

與傳統(tǒng)檔案資源管理模式相比，影像化與電子化的資料存儲更加方便，且存儲成本降低，能夠在提高信息管理效率的同時極大地降低信息管理和利用的成本。檔案信息信息化的載體比較豐富，互聯(lián)網(wǎng)體現(xiàn)出大容量、超便捷的特征，能夠突破傳統(tǒng)檔案信息存儲中存在的局限性，極大地提高檔案信息管理的效率，擴大檔案信息傳播的范圍。檔案信息的信息化存儲方式比較簡單，人們可以通過各種移動終端實現(xiàn)對檔案信息的上傳、存儲、管理、下載以及傳遞，只需要通過移動賬號和密碼就能夠隨時調(diào)動各種檔案信息，為人們提供了方便。尤其是在云存儲以及大數(shù)據(jù)技術(shù)出現(xiàn)之后，檔案信息化管理以及影像化傳播又進入了新的發(fā)展階段，極大地提升了信息管理的效率，開發(fā)了檔案信息的價值。與傳統(tǒng)檔案影像記錄傳播方式相比，信息化的數(shù)據(jù)庫具有開放性、共享性的特征，也更加容易進行資料的擴充，促進事業(yè)單位各個部門檔案信息化的發(fā)展。當(dāng)前檔案信息存儲與管理的數(shù)據(jù)庫也被稱為電子化的文件柜，由此可知，其為檔案信息提供了存儲的容器，同時提供了信息影像化、信息傳輸、更新處理等功能。信息數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)還能夠快速定位影像資料，在獲取相應(yīng)權(quán)限之后就能夠?qū)崿F(xiàn)多個用戶的快速共享，促進信息的傳播。

2.2 功能豐富，效率較高

檔案數(shù)字化能有效地保護檔案原件，擴大檔案的利用空間，使其不再受孤本限制。首先，檔案信息化能夠加強檢索和借閱的功能，有利于提高檔案管理工作的效率和現(xiàn)代化水平。其次，檔案信息化可以使檔案管理流程更加順暢，系統(tǒng)可為檔案的完整、準(zhǔn)確、安全提供有力保障，有利于實現(xiàn)檔案信息資源在事業(yè)單位不同部門之間的共享，為事業(yè)單位日常運營工作提供便利，改善文化資源開發(fā)以及交流工作現(xiàn)狀。另外，檔案信息化可以提高檔案信息化管理水平，有利于確保數(shù)字檔案永久保存和安全保管。在數(shù)字信息時代發(fā)展的背景下，檔案管理人員可以利用大數(shù)據(jù)處理技術(shù)對大量繁雜的檔案信息進行管理，進而不斷提升檔案管理工作的效率，實現(xiàn)對資料的分析以及管理功能。這樣的技術(shù)不僅能夠提升檔案管理效率，同時還能夠提高資源保存的質(zhì)量，防止出現(xiàn)資料丟失的現(xiàn)象。

3 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的意義

3.1 符合現(xiàn)代化發(fā)展要求

事業(yè)單位日常運營中會產(chǎn)生大量信息，而這些信息資源將會如實反映單位的經(jīng)營狀態(tài)，為單位發(fā)展戰(zhàn)略的制定、行政服務(wù)的優(yōu)化、日常運營的調(diào)整提供準(zhǔn)確的依據(jù)。檔案信息在事業(yè)單位運營管理中體現(xiàn)出較高的價值，尤其是在經(jīng)濟新常態(tài)發(fā)展的背景下。當(dāng)前信息技術(shù)與大數(shù)據(jù)技術(shù)被廣泛應(yīng)用于電子檔案管理工作中，這就增加了信息安全隱患與風(fēng)險，比如常見的惡意篡改、木馬病毒攻擊等，都是當(dāng)前檔案管理工作的重要防范內(nèi)容。對此，事業(yè)單位在落實信息化管理體系構(gòu)建的時候應(yīng)實現(xiàn)全程跟蹤監(jiān)控，完善系統(tǒng)軟硬件配置，實現(xiàn)對檔案信息的加密保護與備份管理。

3.2 提高整體工作效率

隨著時代與社會的不斷發(fā)展，事業(yè)單位的發(fā)展形勢也發(fā)生了變化，逐漸加入到市場競爭中去，對日常經(jīng)營管理提出了更高的要求。對此，事業(yè)單位應(yīng)該加強對信息技術(shù)的應(yīng)用，提升自身的行政服務(wù)水平與運營管理水平，這樣才能提升事業(yè)單位的核心競爭力，促進其現(xiàn)代化發(fā)展。人們對事業(yè)單位的要求逐漸提高，為了滿足社大眾的需求，事業(yè)單位應(yīng)該提升自己的管理水平，利用信息技術(shù)推動改革發(fā)展。檔案信息化管理就是事業(yè)單位現(xiàn)代化改革發(fā)展的一個重要內(nèi)容，通過對檔案管理工作的信息化改革，可提高事業(yè)單位整體的管理效率，進而提升行政服務(wù)的水平，滿足人們的需求。

3.3 實現(xiàn)資源協(xié)調(diào)配置

事業(yè)單位不僅在日常運營的過程中不斷形成新的信息與檔案，其檔案信息中還包含大量過去發(fā)展中的信息，這些信息都是單位有形資產(chǎn)的重要證明，同時也是單位知識產(chǎn)權(quán)等無形資產(chǎn)的證明。事業(yè)單位檔案管理人員應(yīng)當(dāng)明確該部分檔案信息的傳播意義，仔細記錄單位日常管理、經(jīng)驗以及運營活動內(nèi)容，將其作為單位持續(xù)發(fā)展的依據(jù)和動力。以上資源能夠在事業(yè)單位經(jīng)濟建設(shè)中起到重要的作用，促進事業(yè)單位的創(chuàng)新發(fā)展，啟示管理人員不斷提升單位核心競爭力，將行政服務(wù)、產(chǎn)品創(chuàng)新轉(zhuǎn)化為單位經(jīng)營的經(jīng)濟效益，促進事業(yè)單位的持續(xù)發(fā)展[1]。

3.4 打造獨特文化氛圍

從某種方面來看，事業(yè)單位之所以出現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)不足的問題，就是因為單位管理者并未意識到檔案管理與單位發(fā)展之間的關(guān)系。事業(yè)單位的檔案資料中記錄了不同部門取得的經(jīng)營成就，通過對檔案資料的分析能夠明確展示不同部門的經(jīng)營成就、人才專業(yè)分布情況以及產(chǎn)品創(chuàng)新成果等內(nèi)容。面對以上檔案資料，事業(yè)單位管理者應(yīng)該加強相關(guān)檔案資料的開發(fā)與宣傳，構(gòu)建單位特色文化氛圍，打造事業(yè)單位產(chǎn)品品牌，獲取客戶的支持，加強公眾對事業(yè)單位技術(shù)優(yōu)勢以及經(jīng)營特色的了解，這樣的營銷策略更加符合市場發(fā)展的要求，在市場中打響單位自身的名號，形成品牌效應(yīng)，吸引更多顧客，最終促進單位整體經(jīng)濟收入的增長，形成良性循環(huán)。

4 當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理中存在的問題

4.1 信息化管理意識不足

部分事業(yè)單位管理人員并沒有意識到檔案管理工作對于單位管理發(fā)展的重要性，因此在進行人員管理與安排時存在不夠嚴(yán)謹(jǐn)?shù)那闆r，導(dǎo)致檔案管理部門人員的專業(yè)素質(zhì)不高，管理水平較低下，進而影響檔案管理工作的開展。除此之外，由于事業(yè)單位管理人員不夠重視檔案信息化管理工作的建設(shè)與開展，對于單位檔案部門信息化建設(shè)的支持不足，導(dǎo)致其信息建設(shè)工作浮于形式，并未真正落實高技術(shù)人才的引進以及檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)化，這樣就會嚴(yán)重影響事業(yè)單位的檔案管理效率，進而影響單位的正常經(jīng)營管理活動開展。

4.2 信息化管理能力不足

從傳統(tǒng)的檔案管理方法來看，很多人對于現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展理解不足，因此對于檔案影像化、信息化發(fā)展建設(shè)的重視程度不足，在檔案管理與傳播工作中存在人員管理與安排不夠嚴(yán)謹(jǐn)?shù)那闆r，工作人員并不清楚檔案資源開發(fā)以及影像化傳播對于其自身發(fā)展的意義，因此工作中存在管理雜亂的現(xiàn)象。除此之外，管理人員在進行檔案管理工作時對于之前的檔案處理不夠科學(xué)，對于應(yīng)該完善或者清理的檔案分類認知不足，這樣就會導(dǎo)致檔案出現(xiàn)泄漏以及丟失的情況，造成單位的損失。檔案管理不是任何人都能夠勝任的，各單位應(yīng)該招聘具有較高專業(yè)水平的工作人員參與管理，同時不斷增強管理人員的先進知識培訓(xùn)，不能直接任用沒有檔案管理工作經(jīng)驗的退休人員參與工作，這樣會嚴(yán)重影響事業(yè)單位檔案管理工作的質(zhì)量。

4.3 信息化管理安全性差

隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的普及，人們已經(jīng)生活在了信息時代中，在享受著信息技術(shù)帶來的生活便利的同時，人們也無時無刻不在承擔(dān)著信息泄露的威脅。信息時

代中，檔案信息都以信息的方式存放在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，除了個人信息，還有單位的財務(wù)信息、技術(shù)信息等都通過互聯(lián)網(wǎng)進行存儲和傳遞，因此，有的不法分子會通過信息技術(shù)將這些信息盜取出來以達到非法的目的。這樣的行為會嚴(yán)重影響網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全，甚至可能導(dǎo)致機構(gòu)的網(wǎng)絡(luò)癱瘓，對個人、單位甚至國家造成巨大的傷害和損失。網(wǎng)絡(luò)安全問題已經(jīng)成為了當(dāng)前人們面臨的共同問題，一旦檔案管理系統(tǒng)遭遇黑客的攻擊出現(xiàn)檔案系統(tǒng)癱瘓的現(xiàn)象，就會對單位經(jīng)營造成極大的影響，甚至?xí)?dǎo)致嚴(yán)重的經(jīng)濟損失。因此，單位應(yīng)該重視網(wǎng)絡(luò)安全防范工作，不斷加強檔案管理系統(tǒng)的安全防護，提高單位的檔案管理水平。

5 提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的方法與策略

5.1 創(chuàng)新檔案管理模式

要想落實事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)，就應(yīng)該借助科技手段，完善軟硬件投入，落實信息化建設(shè)。無論是傳統(tǒng)檔案管理工作還是信息化檔案管理工作，都離不開有效且強大的軟硬件設(shè)備的支持。針對部分事業(yè)單位存在的軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不足的問題，單位領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)當(dāng)深化對檔案管理信息化建設(shè)工作的認知，增加基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的經(jīng)費，為高效檔案管理工作提供物質(zhì)基礎(chǔ)。具體來說，事業(yè)單位首先應(yīng)當(dāng)增加基礎(chǔ)設(shè)施的投資比重，同時建立專門的檔案管理部門，提高檔案管理工作的專業(yè)性。與此同時，單位還應(yīng)該積極引進先進的設(shè)備，與時俱進，提高檔案管理工作的效率。其次，單位應(yīng)該主動創(chuàng)新檔案管理模式，積極借鑒同行業(yè)的成功經(jīng)驗，在檔案管理工作中使用現(xiàn)代化管理技術(shù)以及信息技術(shù)，實現(xiàn)無紙化辦公，提高檔案管理的效率，進一步提升單位檔案管理效能，降低人工管理成本，規(guī)范辦公管理流程，促進事業(yè)單位的現(xiàn)代化發(fā)展。

5.2 加強人員技術(shù)培訓(xùn)

由于檔案資源管理與開發(fā)過程中需要融入先進的科學(xué)技術(shù)，比如信息技術(shù)、大數(shù)據(jù)處理技術(shù)、信息縮微電子技術(shù)等，才能夠?qū)崿F(xiàn)檔案電子化管理，增強檔案資源的作用和價值。因此，除了要加強創(chuàng)新理論的開發(fā)，加強檔案信息研發(fā)以及數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)發(fā)展，事業(yè)單位還需加強對檔案現(xiàn)代管理人才的培訓(xùn)?，F(xiàn)有的管理人員如果不進行知識學(xué)習(xí)以及專業(yè)培訓(xùn)，很難對龐大的單位檔案信息進行管理，對于信息技術(shù)在檔案資源管理中的應(yīng)用與操作過程也不甚理解，無法實現(xiàn)對檔案資源的有效管理。因此，事業(yè)單位應(yīng)該重視檔案人員的專業(yè)能力培訓(xùn)工作，通過開設(shè)專題培訓(xùn)以及組織知識講座等形式提高檔案人員的知識水平與道德品質(zhì)，加強檔案資源的管理與開發(fā)。最后，單位還應(yīng)從人才招聘方面提高對技術(shù)人員的要求，為單位各部門引進具備基礎(chǔ)管理知識與信息技術(shù)知識的綜合性人才，促進檔案資源的開發(fā)與利用，提升單位的核心競爭力，創(chuàng)造更高的社會價值。

5.3 完善檔案管理體系

在構(gòu)建事業(yè)單位檔案信息化管理體系時，管理人員應(yīng)切實按照“五位一體”以及“四個全面”的相關(guān)要求開展工作，保障檔案管理信息化建設(shè)的有效性，完善檔案信息化管理系統(tǒng)的功能，實現(xiàn)信息化系統(tǒng)的有效銜接。經(jīng)過初步改革之后，當(dāng)前事業(yè)單位檔案信息化管理系統(tǒng)功能包括檔案加工、信息查詢、系統(tǒng)設(shè)置、系統(tǒng)管理與登記等，管理人員在開發(fā)以上功能時應(yīng)注意不同系統(tǒng)模塊之間的銜接。比如，公立醫(yī)院的檔案加工系統(tǒng)中具有檔案轉(zhuǎn)換、排序、質(zhì)檢、統(tǒng)計等功能，而檔案查詢系統(tǒng)則具有信息查詢、質(zhì)量查詢、模塊查詢等功能，以上兩個系統(tǒng)之間的聯(lián)系與銜接能夠擴展檔案信息系統(tǒng)的功能，為不同部門提供更方便的檔案信息管理服務(wù)，實現(xiàn)事業(yè)單位檔案信息的共享。

5.4 構(gòu)建檔案保密機制

盡管事業(yè)單位檔案信息的共享能夠提高各部門工作效率，但在運用電子檔案管理技術(shù)時也應(yīng)該注意信息保密管理與安全管理。單位在檔案管理的同時應(yīng)遵循相關(guān)信息安全保護規(guī)范，以免增加信息泄漏的風(fēng)險，保障檔案管理的安全化。比如，公立醫(yī)院應(yīng)對患者病歷、自身經(jīng)營情況以及重大醫(yī)療成果進行保密管理，合理應(yīng)用先進的保密管理技術(shù)，保障醫(yī)院自身以及患者的合法權(quán)益。事業(yè)單位可以使用VPN虛擬專用網(wǎng)絡(luò)構(gòu)建專屬于單位內(nèi)部的網(wǎng)絡(luò)交流管理系統(tǒng)，為各部門以及用戶創(chuàng)建專門的信息管理界面與通道，進一步保障單位各信息檔案的安全性。另外，事業(yè)單位還可以使用信息加密技術(shù)保護其檔案信息，保障其內(nèi)部文件、口令以及控制信息的有效性，同時保障檔案信息傳輸?shù)耐暾院头€(wěn)定性。

6 結(jié)束語

綜上所述，事業(yè)單位管理人員應(yīng)該明確當(dāng)前市場的發(fā)展形勢，意識到檔案管理對于單位建設(shè)發(fā)展的積極意義，融合信息技術(shù)提高檔案信息管理工作效率，完善檔案管理工作體系，創(chuàng)新檔案管理方法，組織開展管理專業(yè)培訓(xùn)活動，提升事業(yè)單位的市場競爭力，促進事業(yè)單位經(jīng)濟建設(shè)與持續(xù)發(fā)展。