大數(shù)據(jù)背景下企業(yè)檔案管理工作的創(chuàng)新模式解析

王莉

摘要：國(guó)有企業(yè)運(yùn)營(yíng)發(fā)展過(guò)程中，會(huì)不斷產(chǎn)生海量的數(shù)據(jù)信息，而企業(yè)檔案記錄了企業(yè)發(fā)展歷程，包含了企業(yè)各運(yùn)營(yíng)業(yè)務(wù)、人事變動(dòng)、客戶(hù)信息都能夠信息。在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，如果依舊采用傳統(tǒng)的檔案管理辦法，無(wú)法滿(mǎn)足企業(yè)檔案管理需求。因此，必須強(qiáng)化檔案管理創(chuàng)新，充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù)優(yōu)化檔案管理模式，提升檔案管理質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);國(guó)有企業(yè);檔案管理;創(chuàng)新

在科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展中，只有懂的創(chuàng)新才能促進(jìn)社會(huì)發(fā)展。對(duì)于企業(yè)檔案管理工作同樣應(yīng)該如此，在國(guó)有企業(yè)不斷發(fā)展過(guò)程中，其面臨十分激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)，對(duì)檔案信息服務(wù)的需求更高。大數(shù)據(jù)背景下，企業(yè)檔案管理必須強(qiáng)化創(chuàng)新，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)提高檔案管理服務(wù)質(zhì)量，為企業(yè)運(yùn)營(yíng)發(fā)展提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，為推動(dòng)企業(yè)健康發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

1.當(dāng)前企業(yè)檔案管理存在的不足

1.1檔案儲(chǔ)存問(wèn)題

以往，企業(yè)在開(kāi)展檔案管理工作過(guò)程中，通過(guò)依靠簡(jiǎn)單的輸入方式儲(chǔ)存檔案信息，但大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，國(guó)有企業(yè)運(yùn)營(yíng)中產(chǎn)生的信息種類(lèi)越來(lái)越多，信息數(shù)量也越來(lái)越龐大，增加了企業(yè)檔案信息存儲(chǔ)量。如果依靠傳統(tǒng)的信息錄入模式、存儲(chǔ)模式，則會(huì)給檔案管理工作造成極大的影響，檔案查詢(xún)、使用效率會(huì)下降，不利于企業(yè)檔案作用的發(fā)揮。

1.2缺乏現(xiàn)代化的檔案管理人才

大數(shù)據(jù)技術(shù)運(yùn)用到企業(yè)檔案管理中，能夠切實(shí)提升檔案管理效率。傳統(tǒng)的檔案管理模式與當(dāng)前企業(yè)發(fā)展格格不入，與當(dāng)下企業(yè)檔案管理需求不符。而利用大數(shù)據(jù)信息技術(shù)開(kāi)展檔案管理工作需要專(zhuān)業(yè)的人才，對(duì)檔案管理人員提出更高的要求，而目前很多企業(yè)缺乏現(xiàn)代化檔案管理人才，在數(shù)據(jù)收集、分析及處理能力上有很大欠缺，無(wú)法發(fā)揮大數(shù)據(jù)技術(shù)優(yōu)勢(shì)，也對(duì)企業(yè)檔案管理工作效率提升造成制約。

2.大數(shù)據(jù)背景下企業(yè)檔案管理重要意義

企業(yè)管理理念持續(xù)更新與發(fā)展，國(guó)有企業(yè)作為國(guó)家經(jīng)濟(jì)支柱型企業(yè)，在我國(guó)經(jīng)濟(jì)建設(shè)中具有重要的地位。大數(shù)據(jù)背景下，國(guó)有企業(yè)積極開(kāi)展現(xiàn)代化改革，引入先進(jìn)的企業(yè)管理理念與技術(shù)。同時(shí)，現(xiàn)代化企業(yè)發(fā)展中不僅需要依靠外部資源，同時(shí)更需要依據(jù)內(nèi)部長(zhǎng)期積累的檔案資料，企業(yè)管理者必須認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，能夠?qū)⑵髽I(yè)檔案作為企業(yè)發(fā)展重要資源，為企業(yè)重大決策提供參考。大數(shù)據(jù)技術(shù)在數(shù)據(jù)收集、處理以及分析方面具有較大的優(yōu)勢(shì)，將其運(yùn)用到企業(yè)檔案管理工作中，能夠切實(shí)提升檔案管理質(zhì)量與效率，發(fā)揮檔案資源的作用，為企業(yè)各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)決策提供參考依據(jù)，滿(mǎn)足現(xiàn)代化企業(yè)發(fā)展需求。

借助于大數(shù)據(jù)技術(shù)，能夠?qū)ζ髽I(yè)電子檔案文件進(jìn)行有效檢索、鑒定，有利于進(jìn)行信息整合，提升信息數(shù)據(jù)處理速度，為企業(yè)檔案管理工作奠定基礎(chǔ)。在大數(shù)據(jù)傳播過(guò)程中，企業(yè)檔案中電子文件數(shù)量持續(xù)增多，傳統(tǒng)企業(yè)管理模式無(wú)法對(duì)這些信息進(jìn)行高效率整合，通過(guò)大數(shù)據(jù)技術(shù)可以解決傳統(tǒng)模式弊端，進(jìn)一步推進(jìn)企業(yè)電子文件管理工作。同時(shí)，企業(yè)檔案數(shù)據(jù)中不僅包括結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，還包括大量半結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)、非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)是當(dāng)前企業(yè)檔案管理中常見(jiàn)數(shù)據(jù)內(nèi)容，對(duì)非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)處理也是一大難點(diǎn)。借助于大數(shù)據(jù)技術(shù)，能夠高效處理非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，對(duì)非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)整合、輸出提供幫助。隨著檔案資料數(shù)量增多，企業(yè)檔案數(shù)據(jù)量激增，給企業(yè)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)庫(kù)容量提出了更高要求，甚至可能出現(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)崩潰的情況。很多企業(yè)通過(guò)加蓋機(jī)房處理問(wèn)題，但這種方式未能從根本解決數(shù)據(jù)存儲(chǔ)問(wèn)題。利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，可以將數(shù)據(jù)傳輸?shù)皆破脚_(tái)當(dāng)中，極大的擴(kuò)充了數(shù)據(jù)儲(chǔ)存空間。

3.大數(shù)據(jù)背景下企業(yè)檔案管理工作策略

3.1創(chuàng)新企業(yè)檔案管理理念

大數(shù)據(jù)時(shí)代下，開(kāi)展企業(yè)檔案管理工作必須從理念創(chuàng)新入手，要求企業(yè)檔案管理人員能夠改變傳統(tǒng)的管理理念，緊跟時(shí)代發(fā)展步伐，創(chuàng)新工作理念?，F(xiàn)代化企業(yè)發(fā)展過(guò)程中，檔案信息種類(lèi)繁多，檔案數(shù)據(jù)量龐大，如果利用傳統(tǒng)檔案管理理念，則往往會(huì)消耗大量時(shí)間，檔案管理作用也無(wú)法發(fā)揮，無(wú)法達(dá)到預(yù)期的效果。企業(yè)檔案管理者必須充分意識(shí)到大數(shù)據(jù)帶來(lái)的變化，注重利用信息技術(shù)開(kāi)展檔案工作，促進(jìn)檔案管理工作效率提升。企業(yè)檔案管理工作開(kāi)展中，必須針對(duì)當(dāng)前企業(yè)檔案管理中存在的不足，提升自我服務(wù)意識(shí)，檔案管理部門(mén)開(kāi)展多元化的信息服務(wù)培訓(xùn)活動(dòng)，提升檔案人員信息服務(wù)水平，以人性化檔案管理方式為主，提升企業(yè)檔案管理的整體水平。

3.2優(yōu)化企業(yè)檔案管理辦法

具體實(shí)施檔案管理中，應(yīng)該善于利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，對(duì)企業(yè)檔案中的價(jià)值進(jìn)行挖掘。與傳統(tǒng)檔案管理相比，大數(shù)據(jù)技術(shù)可以進(jìn)行大規(guī)模數(shù)據(jù)搜集、處理與分析，在海量數(shù)據(jù)管理方面具有明顯優(yōu)勢(shì)。企業(yè)必須加大投入，構(gòu)建信息化檔案管理機(jī)制，將信息化檔案管理模式與傳統(tǒng)檔案管理結(jié)合起來(lái)，提升企業(yè)檔案管理信息化程度。企業(yè)需要建立完善的檔案管理制度，包括檔案工作流程、獎(jiǎng)罰制度等。其中，在檔案管理獎(jiǎng)罰制度中，對(duì)于在檔案管理中表現(xiàn)好的員工進(jìn)行及時(shí)表?yè)P(yáng)，可以通過(guò)物質(zhì)激勵(lì)、精神激勵(lì)結(jié)合的方式，激發(fā)檔案管理工作積極性，讓檔案管理工作質(zhì)量更高，對(duì)企業(yè)發(fā)展提供幫助。

3.3強(qiáng)化企業(yè)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)

大數(shù)據(jù)下企業(yè)檔案管理工作要求更高，對(duì)檔案管理人員素質(zhì)提出新的要求。為了能夠適應(yīng)大數(shù)據(jù)下檔案管理工作需求，必須培養(yǎng)檔案管理人員責(zé)任感、使命感，強(qiáng)化相關(guān)人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)，幫助其積累更多專(zhuān)業(yè)知識(shí)，提升其對(duì)相關(guān)軟件操作水平，滿(mǎn)足現(xiàn)代化企業(yè)檔案管理工作需求。檔案管理人員必須樹(shù)立創(chuàng)新意識(shí)，提高學(xué)習(xí)意識(shí)，端正工作態(tài)度，能夠緊跟時(shí)代發(fā)展主動(dòng)學(xué)習(xí)信息化技術(shù)，能夠從龐大復(fù)雜的信息數(shù)據(jù)庫(kù)中提取有價(jià)值的信息，為企業(yè)各項(xiàng)決策提供參考，發(fā)揮檔案管理工作的價(jià)值。另外，企業(yè)檔案管理人員還需要加強(qiáng)法律方面知識(shí)的學(xué)習(xí)，確保在工作開(kāi)展中認(rèn)真履行自身職責(zé)，嚴(yán)格遵守相關(guān)法律法規(guī)，保證檔案資料的安全性、完整性與真實(shí)性，為促進(jìn)企業(yè)發(fā)展奠定檔案隊(duì)伍基礎(chǔ)。

3.4切實(shí)提升企業(yè)檔案利用率

對(duì)于現(xiàn)代化國(guó)有企業(yè)來(lái)說(shuō)，檔案的內(nèi)容有很多，包括人事檔案、會(huì)議檔案、技術(shù)檔案、業(yè)務(wù)檔案、客戶(hù)檔案等，其中很多檔案信息具有機(jī)密性特點(diǎn)，對(duì)于這些檔案信息也設(shè)置了較為嚴(yán)格的調(diào)閱權(quán)限;而普通的檔案資料不設(shè)機(jī)密，企業(yè)員工都可以查閱，鼓勵(lì)員工查閱企業(yè)檔案資料，利用檔案資料開(kāi)展自身工作，這對(duì)于提升檔案利用率有很大幫助。大數(shù)據(jù)背景下，電子化檔案已經(jīng)成為企業(yè)檔案管理中的主要形式，在推動(dòng)企業(yè)檔案管理發(fā)展中，必須保證電子信息安全性，通過(guò)設(shè)置防火墻、數(shù)字密鑰等保證企業(yè)檔案數(shù)據(jù)的安全性。

3.5構(gòu)建企業(yè)檔案信息資源整合平臺(tái)

大數(shù)據(jù)背景下，人們對(duì)于大數(shù)據(jù)技術(shù)有了更加全面的了解，越來(lái)越多檔案創(chuàng)新理念涌現(xiàn)出來(lái)。而企業(yè)檔案管理工作要求不斷提升，如何提升海量信息資源利用率，是企業(yè)檔案管理者必須思考的問(wèn)題。構(gòu)建企業(yè)檔案信息資源整合平臺(tái)過(guò)程中，需要根據(jù)用戶(hù)需求制定需求分析報(bào)告，確保能夠滿(mǎn)足用戶(hù)需求，增強(qiáng)用戶(hù)體驗(yàn)，保證平臺(tái)功能可以滿(mǎn)足企業(yè)檔案管理工作需求。同時(shí)，在檔案信息資源整合平臺(tái)設(shè)計(jì)中，應(yīng)該保證操作便捷、服務(wù)全面，能夠通過(guò)簡(jiǎn)單的操作為檔案管理者提供最大程度服務(wù)，讓資源整合平臺(tái)具有更大的受眾群體;另外，強(qiáng)化企業(yè)各業(yè)務(wù)平臺(tái)的聯(lián)系，大力推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，確保企業(yè)各項(xiàng)工作之間相互配合，提高檔案信息資源的共享性。

3.6挖掘檔案信息價(jià)值

利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，能夠挖掘企業(yè)檔案信息潛在價(jià)值，發(fā)揮企業(yè)檔案信息的優(yōu)勢(shì)。與傳統(tǒng)的信息技術(shù)相比，大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠用于海量數(shù)據(jù)收集、存儲(chǔ)、管理與分析，而企業(yè)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中，人力、資產(chǎn)、成本、財(cái)務(wù)、投資收益、利潤(rùn)等內(nèi)部檔案數(shù)據(jù)，以及市場(chǎng)環(huán)境、行業(yè)變化、政策變化等外部數(shù)據(jù)，都可以通過(guò)大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行深入分析，能夠?yàn)槠髽I(yè)決策提供有力依據(jù)，是企業(yè)管理工作開(kāi)展中的重要參考。

4.總結(jié)

通過(guò)上述分析可知，檔案管理是企業(yè)管理中一項(xiàng)重要工作，涉及到方方面面的內(nèi)容，強(qiáng)化企業(yè)檔案管理工作對(duì)提升企業(yè)整體管理質(zhì)量有很大幫助，能夠?yàn)槠髽I(yè)決策提供參考。尤其是在大數(shù)據(jù)背景下，企業(yè)檔案管理工作更需要強(qiáng)化創(chuàng)新，發(fā)揮大數(shù)據(jù)技術(shù)優(yōu)勢(shì)，提升企業(yè)檔案管理的規(guī)范性、科學(xué)性，為提高企業(yè)決策能力、創(chuàng)新能力奠定基礎(chǔ)，是現(xiàn)代化企業(yè)改革與發(fā)展的重要路徑。

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