6S精細(xì)化管理策略在醫(yī)院檔案管理中應(yīng)用價值

鄧穎

摘要：目的 分析找醫(yī)院檔案管理中應(yīng)用6S精細(xì)化管理的價值;方法 取常規(guī)管理方法管理的600份檔案作為對照組，取2020年1月—2020年12月采用 6S 精細(xì)化管理方法管理的 600份檔案作為研究組;結(jié)果 實驗組檔案缺失率0.013%、破損率0.183%低于對照組0.057%、0.08%，正常利用率94.67%高于對照組85.33%，檔案標(biāo)識規(guī)范、檔案室清潔程度、檔案管理安全性評分高于對照組，且P<0.05;結(jié)論 在醫(yī)院檔案中引入6S精細(xì)化管理策略，有助于提升檔案管理的質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案;6S精細(xì)化管理;應(yīng)用價值

【中圖分類號】R197.3 【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】A 【文章編號】1673-9026（2022）06--01

檔案作為醫(yī)院重要的臨床研究資料與歷史憑證，其能夠真實地反映出醫(yī)院各項工作及活動的開展情況，不但可以作為醫(yī)院開展醫(yī)療服務(wù)的基礎(chǔ)資料，同時還能為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)作出重要決策提供指導(dǎo)，從而確保醫(yī)院各項醫(yī)療業(yè)務(wù)工作的順利開展。6S技術(shù)是在5s管理的基礎(chǔ)上發(fā)展而來，最早被應(yīng)用在企業(yè)管理中，其目的是提升產(chǎn)品的質(zhì)量，此后該管理模式逐漸在各個領(lǐng)域中得以推廣[1]。本文就6s精細(xì)化管理策略在檔案管理中的應(yīng)用價值展開探討。

1.資料與方法

1.1一般資料

選取我院檔案管理處 2019年 1 月—2019年 12月采用常規(guī)管理方法管理的600份檔案作為對照組，其中病歷檔案194份、人事檔案114份、基建檔案162份、文書檔案102份、科研檔案28份;然后再選取2020年1月—2020年12月采用 6S 精細(xì)化管理方法管理的 600份檔案作為研究組，其中病歷檔案198份、人事檔案110份、基建檔案156份、文書檔案112份、科研檔案24份。兩組檔案無顯著差異（P>0.05），存在可比性。

1.2方法

對照組： 采取常規(guī)管理方法，即由檔案科專門負(fù)責(zé)人對其進(jìn)行管理，定期對檔案予以清潔和消毒，每年整理1次檔案，根據(jù)檔案的錄入時間進(jìn)行統(tǒng)計，每隔半年對檔案室的隱患進(jìn)行檢查，避免各種隱患引起的檔案缺損、破損等等。實驗組則是在檔案管理中應(yīng)用6S精細(xì)化管理手段，實施步驟如下：

1.2.1整理。由于醫(yī)院檔案涉及的類型較多，除了病歷檔案外，還包含人事檔案、基建檔案、文書檔案、科研檔案等等，而整理這一環(huán)節(jié)的工作重點(diǎn)就是逐一閱覽這些檔案資料，然后按照檔案是否存在保存的價值將其區(qū)分開來。針對不具備價值的檔案還需要組織相關(guān)部門開展評定，以免出現(xiàn)某個人或者某個部門判定該檔案無價值便不管理，制定不同類型檔案的評定標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格按照該標(biāo)準(zhǔn)開展，從而為檔案管理打好基礎(chǔ)。并且還需要根據(jù)檔案的類型進(jìn)行整理，不可出現(xiàn)大量檔案堆放在一起的現(xiàn)象?；?S的精細(xì)化管理模式便是要求檔案部門根據(jù)一定的標(biāo)準(zhǔn)將所有的檔案分類，及時舍掉沒有價值的調(diào)檔案，保留有用的檔案，確保檔案管理的有序。

1.2.2整頓。一是，不同科室形成的文書檔案應(yīng)該由檔案工作室指定專人負(fù)責(zé)，然后將其生成電子檔案，上傳至醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)中，待后臺審核通過生成對應(yīng)的電子檔案編碼，由工作人員將編碼打印出來并粘貼在檔案整理盒上，并將其送至檔案室存檔。二是，針對病例檔案，待患者離院后便需要將其整理好，交于主任醫(yī)師簽字，然后上傳至檔案管理系統(tǒng)生成病歷檔案板塊，以電子檔案的形式存檔。三是，針對人事檔案、文書檔案、科研檔案等類型的檔案資料，由對應(yīng)的科室進(jìn)行整理，后上傳至系統(tǒng)中保存。

1.2.3清掃。檔案室管理人員需要根據(jù)工作人員崗位劃分相應(yīng)的清潔責(zé)任區(qū)，小組組長應(yīng)當(dāng)做好清潔方法的指引，落實每一個人員的職責(zé)，作為小組成員便需要嚴(yán)格按照相關(guān)的要求每周一對檔案室進(jìn)行清掃工作，同時做好清掃記錄，保證檔案室環(huán)境的干凈，減少環(huán)境對檔案的影響。例如：當(dāng)檔案整理工作完畢后，需要立即對使用的物品進(jìn)行清潔、檢查、歸位，檔案室的物品、地面、設(shè)備等進(jìn)行清潔，保證檔案室的環(huán)境質(zhì)量與空氣質(zhì)量。清潔并非單單指的是打掃，每次清掃時，均需要濕式清潔檔案室的各個臺面與地面，同時在工作中也需要注意保持室內(nèi)的干凈與整潔，確保每一件物品或設(shè)備均處于整潔且完好備用的狀態(tài)。

1.2.4清潔。清潔主要是指將整理、整頓以及清掃三個環(huán)節(jié)實現(xiàn)制度化，從而確保上述環(huán)節(jié)具體可行，落到實處，維護(hù)到檔案室的整潔度。對檔案管理而言，清潔這一環(huán)節(jié)的主要目標(biāo)是確保職責(zé)明確，規(guī)范檔案管理各個環(huán)節(jié)，要求工作人員嚴(yán)格遵守相關(guān)的規(guī)章與制度。例如：為了確保各項打掃清潔工作落到實處，檔案室除了應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)基層設(shè)施建設(shè)外，還需要配合相應(yīng)的硬件設(shè)施，常見的如儲物柜、消毒工具、監(jiān)控設(shè)備、深度與濕度檢測儀、消防用品等等。在較長的節(jié)假日或者特殊天氣時，以文件的形式，將清潔任務(wù)落實到具體工作人員身上，開展全面檢查，及時排除安全隱患，將風(fēng)險降至最低水平。

1.2.5素養(yǎng)。將6S管理法應(yīng)用在檔案管理中，其主目的是督促廣檔案工作者自覺養(yǎng)成良好的習(xí)慣，從整體上提升其檔案管理水平。為了實現(xiàn)這一目標(biāo)，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)定期組織檔案工作者參與系統(tǒng)培訓(xùn)，學(xué)習(xí)檔案管理相關(guān)的規(guī)定與規(guī)則，不同類型檔案的收集、整理、存儲方法等等，從而提高檔案管理的效率。

1.2.3安全。信息化時代，醫(yī)院檔案也由以往的紙質(zhì)檔案逐漸轉(zhuǎn)變成電子檔案，同時也給檔案管理的安全帶來了各種威脅，因此如何確保檔案的完整性與安全性至關(guān)重要。而基于6S精細(xì)化的檔案管理，需要醫(yī)院組織檔案工作者參與各種安全教育活動，不斷提升檔案管理管理的意識，并將該意識轉(zhuǎn)變成自身的行為。例如：針對紙質(zhì)檔案，醫(yī)院檔案除了需要做好防潮、防蟲、防火等等，還需要對室內(nèi)溫度進(jìn)行實時監(jiān)控，并對防火設(shè)施進(jìn)行機(jī)場南，定期檢查紙質(zhì)檔案，以便發(fā)現(xiàn)問題時能夠及時解決。而針對電子檔案，這需要借助硬盤、U盤等予以備份，同時配合對應(yīng)的防護(hù)技術(shù)和防護(hù)軟件，確保醫(yī)院檔案的安全性。

1.3觀察指標(biāo)

（1）比較兩組檔案缺失率、破損率、正常利用率。

（2）比較兩組檔案管理質(zhì)量評分。關(guān)于檔案管理制定評分則是從檔案標(biāo)識規(guī)范、檔案室清潔程度、檔案管理安全性三個方面進(jìn)行，每項總分為100分，分值越高提示檔案管理質(zhì)量越高。

1.4統(tǒng)計學(xué)方法

數(shù)據(jù)的統(tǒng)計分析應(yīng)用SPSS21.0數(shù)據(jù)統(tǒng)計軟件，檔案數(shù)量以n表示，計數(shù)用百分?jǐn)?shù)表示，用x2檢驗，計量以均數(shù)表示，用t檢驗，當(dāng)P值低于0.05時，提示差異顯著。

2.結(jié)果

2.1兩組檔案缺失率、破損率、正常利用率比較

實驗組檔案缺失率0.013%、破損率0.183%低于對照組0.057%、0.08%，正常利用率94.67%高于對照組85.33%，且P<0.05，見表1所示：

表1兩組檔案缺失率、破損率、正常利用率比較[n（%）]

組別 n 缺失率 破損率 正常利用率

實驗組 600 8（0.013%） 11（0.183%） 568（94.67%）

對照組 600 34（0.057%） 48（0.08%） 512（85.33%）

2.2兩組檔案管理質(zhì)量評分

實驗組檔案在檔案標(biāo)識規(guī)范、檔案室清潔程度、檔案管理安全性方面的評分高于對照組，且P<0.05，見表2所示：

表2兩組檔案管理質(zhì)量評分[（x±s），分]

組別 n 檔案標(biāo)識規(guī)范 檔案室清潔程度 檔案管理安全性

實驗組 600 92.54±3.45 91.18±2.31 93.28±3.21

對照組 600 82.15±4.21 81.15±5.31 85.11±3.47

3.討論

3.16S精細(xì)化管理概述

6S技術(shù)是在5s管理的基礎(chǔ)上發(fā)展而來，5S技術(shù)也可以被叫做五常法，最早是由日本提出，主要包含對人、機(jī)、料、環(huán)、法五個方面予以管理，其最早被應(yīng)用在企業(yè)管理中，其目的是提升產(chǎn)品的質(zhì)量，此后該管理模式被其他國家所認(rèn)可，并得以推廣。在應(yīng)用過程中，一些企業(yè)結(jié)合自身的發(fā)展需求，在5S管理的基礎(chǔ)上增加了“安全”這一要素，由此誕生力了6S管理，包含六個部分，分別是整理、整頓、清掃、清潔、素養(yǎng)以及安全[2]。

3.26S精細(xì)化管理在檔案管理中的價值

在本文中，對比了在醫(yī)院檔案管理中分別實施常規(guī)管理與6S精細(xì)化管理的價值，結(jié)果得出：實施6S精細(xì)化管理的檔案缺失率、破損率低于實施常規(guī)管理的檔案，實施6S精細(xì)化管理的檔案正常利用率、檔案標(biāo)識規(guī)范評分、檔案室清潔程度評分、檔案管理安全性評分高于常規(guī)管理的檔案，且P<0.05?？梢娫卺t(yī)院管理中，應(yīng)用6S精細(xì)化管理不僅可以減少檔案缺失率和破損率，而且還能提高檔案正常利用率、檔案標(biāo)識規(guī)范評分、檔案室清潔程度評分、檔案管理安全性評分。其主要是因為：檔案作為醫(yī)院管理的重要組成部分，隨著醫(yī)院醫(yī)療服務(wù)的范圍的不斷擴(kuò)大，對檔案管理的效率也提出了更高的要求，傳統(tǒng)的管理手段不再滿足現(xiàn)代信息化發(fā)展的需求，而在檔案管理中應(yīng)用6S管理手段，有助于減少檔案管理的工作量，要求檔案在管理過程中按照整理、整頓、清掃、清潔、素養(yǎng)、安全流程實施管理，確保了檔案管理有章可循，提高了工作人員的積極性[3]。

參考文獻(xiàn)：

[1]劉麗.6S精細(xì)化管理在醫(yī)院人事檔案管理中的應(yīng)用初探[J].現(xiàn)代醫(yī)院，2021，21（1）：68-69，73.

[2]王然.探討6S精細(xì)化管理在醫(yī)院檔案管理中的運(yùn)用[J].蘭臺內(nèi)外，2021（4）：16-18.

[3]孫丹丹，武海萍.6S精細(xì)化管理在醫(yī)院檔案管理中的運(yùn)用[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020（1）：128，130.