現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)黃河基層單位檔案管理的影響

王立紅 張玉雙

摘要：對(duì)于事業(yè)單位而言，日常產(chǎn)生的檔案不僅類型多樣，數(shù)量也較為龐大，因而急需對(duì)其進(jìn)行妥善管理，才能提升工作效率。傳統(tǒng)的檔案管理工作具有效率低、模式落后及易出現(xiàn)漏洞等缺陷。為緊跟時(shí)代發(fā)展步伐，摒棄陳舊的檔案管理理念、模式迫在眉睫，而最有效的方式莫過(guò)于合理運(yùn)用信息技術(shù)。有必要將檔案信息化建設(shè)作為當(dāng)前檔案規(guī)范化管理工作的主要方面，并堅(jiān)持問(wèn)題導(dǎo)向，厘清檔案信息化建設(shè)思路，給予檔案信息化建設(shè)足夠的支持，推進(jìn)檔案信息化建設(shè)步入正軌，為事業(yè)單位各項(xiàng)工作開(kāi)展提供強(qiáng)有力的檔案支持。要求事業(yè)單位在融合檔案管理及信息技術(shù)的過(guò)程中，必須加以創(chuàng)新，才能取得理想效果。

關(guān)鍵詞：現(xiàn)代信息技術(shù);黃河基層單位;檔案管理;影響

中圖分類號(hào)：G270? ? ? 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

引言

當(dāng)前，信息技術(shù)的應(yīng)用與普及深刻地改變了基層事業(yè)單位的檔案管理模式，如果依然沿用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方法，不僅會(huì)浪費(fèi)大量的人力、物力和財(cái)力，還會(huì)造成檔案丟失、老化等一系列問(wèn)題。因此，有必要將檔案信息化建設(shè)作為當(dāng)前檔案規(guī)范化管理工作的主要方面，并堅(jiān)持問(wèn)題導(dǎo)向，厘清檔案信息化建設(shè)思路，給予檔案信息化建設(shè)足夠的支持，推進(jìn)檔案信息化建設(shè)步入正軌，為事業(yè)單位各項(xiàng)工作開(kāi)展提供強(qiáng)有力的檔案支持。

1 基層事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的意義

1.1推動(dòng)事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)有助于提升事業(yè)單位檔案管理水平

當(dāng)前部分事業(yè)單位在檔案管理工作中依然沿用傳統(tǒng)的手工管理模式，面對(duì)大量的檔案信息資源，勢(shì)必會(huì)影響管理效果和管理水平。黃河基層單位在治黃工作中每年會(huì)產(chǎn)生大量文書(shū)檔案、會(huì)計(jì)檔案和科技檔案，如果這些檔案沿用傳統(tǒng)管理模式，會(huì)占用大量的人力、物力和財(cái)力。而隨著事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的不斷推進(jìn)，可以將上述檔案進(jìn)行掃描等操作，將其轉(zhuǎn)化成為數(shù)字檔案，并存儲(chǔ)到檔案管理系統(tǒng)，不僅會(huì)節(jié)省大量的紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)空間，在管理方面也能夠運(yùn)用檔案管理信息系統(tǒng)及先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)各類檔案的快速分類、快速整合、快速搜索利用，大幅度提升事業(yè)單位檔案管理水平和效率。同時(shí)也可以結(jié)合相關(guān)部門(mén)和廣大人民群眾對(duì)事業(yè)單位檔案的多樣化需求，為其提供有針對(duì)性的檔案信息服務(wù)，進(jìn)一步拓展事業(yè)單位檔案服務(wù)范圍，提升檔案服務(wù)質(zhì)量。

1.2推動(dòng)事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)有助于更好地挖掘檔案信息資源價(jià)值

基層事業(yè)單位有很多檔案具有重要的信息開(kāi)發(fā)價(jià)值。通過(guò)事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)，可以將大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)、人工智能技術(shù)融入到事業(yè)單位檔案管理之中，進(jìn)而為檔案信息資源開(kāi)發(fā)和利用提供更為完善的技術(shù)支撐。一方面，事業(yè)單位可以結(jié)合人才管理的具體需要，對(duì)事業(yè)單位所掌握的人才檔案信息進(jìn)行整合匯總，形成人才管理階段性成果，為政府人力資源管理和人才引進(jìn)提供檔案信息，進(jìn)一步提升政府人才引進(jìn)政策及方案制定的科學(xué)性和針對(duì)性。另一方面，事業(yè)單位也可以結(jié)合檔案管理的現(xiàn)實(shí)需要，對(duì)事業(yè)單位檔案信息資源進(jìn)行開(kāi)發(fā)和利用，主動(dòng)地利用事業(yè)單位信息化建設(shè)的有利契機(jī)，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成為數(shù)字檔案，并形成不同門(mén)類的檔案管理制度機(jī)制，為檔案信息資源開(kāi)發(fā)奠定扎實(shí)的制度保障。

2基于信息化時(shí)代檔案管理模式分析改進(jìn)

2.1利用大數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)檔案資源整合

傳統(tǒng)的檔案管理模式下，由于基層檔案信息涉及范圍非常廣，信息量巨大，因此在信息收集環(huán)節(jié)就存在較大困難。檔案管理工作開(kāi)展往往需要投入大量的人力和物力，管理工作也會(huì)受到人為主觀因素影響。在這種情況下無(wú)法充分保障檔案管理工作的準(zhǔn)確性和完整性，因此檔案管理工作的信息化轉(zhuǎn)變是一種趨勢(shì)。目前大部分基層單位檔案管理實(shí)踐中主要是以大數(shù)據(jù)信息技術(shù)和傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案文件結(jié)合的方式為主。在檔案信息的收集過(guò)程中充分利用大數(shù)據(jù)信息技術(shù)能夠保障檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性，具備相關(guān)軟件和硬件設(shè)施的基礎(chǔ)上，工作人員就可以快速的完成基礎(chǔ)檔案信息的整理和歸檔。但是在信息化時(shí)代下檔案管理工作人員在具備檔案管理技巧的同時(shí)，需要對(duì)各類信息技術(shù)的軟硬件熟練掌握，這樣才能有效避免因自身業(yè)務(wù)能力差而導(dǎo)致檔案信息丟失問(wèn)題。與此同時(shí)作為檔案信息管理人員也需要跟隨時(shí)代發(fā)展及時(shí)提升自身的新技術(shù)應(yīng)用和接受能力，這樣才能保障基層檔案管理工作的順利開(kāi)展。

2.2檔案安全制度建設(shè)

建章立制，用制度來(lái)管人管事。檔案室要要充分借鑒先進(jìn)單位的工作經(jīng)驗(yàn)，并根據(jù)單位實(shí)際情況建立安全組織體系，建立健全各項(xiàng)安全制度，并狠抓落實(shí)。默默無(wú)聞、踏實(shí)肯干是社會(huì)對(duì)檔案人員的固有印象。這誠(chéng)然是一種美德，但在新時(shí)期，檔案室工作人員更應(yīng)主動(dòng)作為，充分展現(xiàn)檔案的重要性，充分參與到單位的各項(xiàng)工作中，給單位中心工作予以充分支持，積極引導(dǎo)單位管理者重視檔案安全工作，將檔案工作列入單位發(fā)展計(jì)劃中，將檔案工作目標(biāo)考核有效融入到單位年終考核指標(biāo)中，并將單位內(nèi)各部門(mén)負(fù)責(zé)人納入制度體系的構(gòu)成部分，要形成事前有制度、事中有跟進(jìn)、事后有考核的全過(guò)程管理，這有利于制度的落實(shí)到位和檔案工作的整體推進(jìn)。天橋河務(wù)局為適應(yīng)天橋黃河治理能力和治理體系現(xiàn)代化需要，推動(dòng)“十四五”時(shí)期天橋黃河檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展，更好地服務(wù)新時(shí)代造福人民的幸福河建設(shè)，根據(jù)《“十四五”山東黃河河務(wù)局檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》和《“十四五”濟(jì)南黃河河務(wù)局檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》，研究制定了《“十四五”天橋黃河河務(wù)局檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》，促進(jìn)了天橋黃河檔案規(guī)范化管理工作了提升。

2.3建設(shè)檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)

建設(shè)檔案信息資源庫(kù)，是事業(yè)單位應(yīng)用信息技術(shù)階段的首要任務(wù)，以此更便捷、迅速地對(duì)全部檔案資源進(jìn)行集成、整合。但就我國(guó)的實(shí)際狀況來(lái)看，大部分事業(yè)單位都對(duì)此尤為重視，且數(shù)據(jù)庫(kù)及電子系統(tǒng)二者都能起到維護(hù)檔案資源完整性、共享性的作用。另外，事業(yè)單位在開(kāi)展各項(xiàng)工作時(shí)，每個(gè)部門(mén)都能利用該優(yōu)勢(shì)，便捷、快速地獲取信息，進(jìn)而統(tǒng)一步調(diào)，共同為提升事業(yè)單位工作效率而奮斗。檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)所涉及的內(nèi)容較多，具體包括：存檔時(shí)間、檔案類型及檔案信息規(guī)格等。為使信息更加準(zhǔn)確、全面，就必須指派專人和管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)庫(kù)，并對(duì)各類檔案信息及時(shí)更新。在信息技術(shù)快速發(fā)展的今天，可供選擇以建設(shè)信息數(shù)據(jù)庫(kù)的信息技術(shù)種類越來(lái)越多，事業(yè)單位應(yīng)第一時(shí)間意識(shí)到此種變化，擇定先進(jìn)的信息技術(shù)以保障數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的安全性和完善性，進(jìn)而提升數(shù)據(jù)庫(kù)的信息水平。

2.4為提升事業(yè)單位溝通的質(zhì)量和效率，應(yīng)及時(shí)對(duì)軟件進(jìn)行更新

信息技術(shù)若想在檔案管理工作中發(fā)揮出良好效果，往往離不開(kāi)相應(yīng)輔助軟件的支持。所以，事業(yè)單位必須意識(shí)到這點(diǎn)，定期維護(hù)及更新軟件，為獲取長(zhǎng)遠(yuǎn)利益而專注于系統(tǒng)功能的改進(jìn)事項(xiàng)。如此，事業(yè)單位內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)便可在數(shù)據(jù)服務(wù)器的郵件抄送和轉(zhuǎn)發(fā)下，儲(chǔ)存、管理各類檔案信息、數(shù)據(jù)，并確保其完整及準(zhǔn)確性。例如：部分事業(yè)單位會(huì)將檔案軟件歸納到辦公軟件范疇，進(jìn)而為檔案管理工作的開(kāi)展提供便利，再通過(guò)維護(hù)、更新等手段，更好的完成數(shù)據(jù)檔案管理工作，且保障其有序性、規(guī)范性。另外，公文、檔案的存儲(chǔ)、收發(fā)等“任務(wù)”，都將在經(jīng)過(guò)維護(hù)、更新的軟件的影響下，更高效地完成，最終實(shí)現(xiàn)整合檔案的目標(biāo)。2018年在上級(jí)部門(mén)的支持下，天橋黃河安裝了檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了檔案的計(jì)算機(jī)全文利用，在以后的工作中還要加強(qiáng)維護(hù)，及時(shí)更新，提升檔案的信息化水平。

結(jié)束語(yǔ)

新時(shí)代，基層事業(yè)單位應(yīng)充分認(rèn)識(shí)檔案信息化建設(shè)的重要作用，轉(zhuǎn)換思想觀念，緊跟時(shí)代步伐，給予檔案信息化建設(shè)足夠的政策支持和資金保障，強(qiáng)化檔案信息化建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)施，完善檔案信息化建設(shè)制度機(jī)制，針對(duì)檔案信息化建設(shè)出現(xiàn)的各項(xiàng)問(wèn)題提出具體解決思路，全面提升檔案信息化建設(shè)水平。事業(yè)單位應(yīng)將合理運(yùn)用信息技術(shù)，并作為日常工作的重點(diǎn)，加快與檔案管理的融合步伐，才能免受傳統(tǒng)檔案管理模式的困擾，體現(xiàn)其信息化特征。如此，事業(yè)單位的檔案管理工作將更順利、高效地開(kāi)展，意義重大。

參考文獻(xiàn)

[1]許加迎.基層單位檔案信息化建設(shè)存在的問(wèn)題及策略[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020（16）：76-77.

[2]暴峰.新形勢(shì)下基層單位如何加強(qiáng)檔案管理[J].信息記錄材料，2019，20（12）：58.DOI：10.16009/j.cnki.cn13-1295/tq.2019.12.032.

[3]武德鳳.淺談基層檔案管理信息化工作[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（03）：95.

[4]叢國(guó)華.新形勢(shì)下基層單位檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的思考[J].才智，2018（34）：198.

[5]趙銳.基層檔案管理信息化建設(shè)途徑和策略分析[J].蘭臺(tái)世界，2018（11）：73-75.DOI：10.16565/j.cnki.1006-7744.2018.11.17.