辦公室檔案工作優(yōu)化分析

雷鶴

（白城市疾病預(yù)防控制中心 吉林白城 137000）

基層服務(wù)體系的不斷完善使得單位工作范圍不斷增加，由此導(dǎo)致單位辦公室檔案形式及內(nèi)容等也發(fā)生了很大的改變，傳統(tǒng)檔案管理工作體系已經(jīng)無法滿足于當(dāng)下檔案管理的要求。面對檔案管理要求的不斷更新，應(yīng)采取多樣性的措施改進(jìn)辦公室檔案管理的體系，從而提升檔案管理的效率和水平，實(shí)現(xiàn)對于辦公室檔案管理的科學(xué)優(yōu)化，提升辦公室檔案管理效果。

1 單位辦公室檔案工作重要性

1.1 通過檔案工作明確單位歷史

單位檔案包含了單位在不同歷史時(shí)期制定使用的相關(guān)文件資料，是對單位發(fā)展歷程的標(biāo)記。通過單位辦公室檔案工作的開展，能夠有效地保障單位對本單位在不同發(fā)展階段制定的相關(guān)規(guī)劃有具體翔實(shí)的文件記錄，能夠?yàn)閱挝蝗粘９芾砉ぷ髦猩婕暗臍v史內(nèi)容查詢提供良好的數(shù)據(jù)支持。

1.2 通過檔案工作促進(jìn)單位發(fā)展

科學(xué)的檔案管理工作能夠?yàn)閱挝坏陌l(fā)展提供數(shù)據(jù)支撐。一方面，單位可以通過檔案管理工作對于發(fā)展過程中遇到的問題進(jìn)行歷史總結(jié)，從中汲取有益的經(jīng)驗(yàn)，為下一階段的發(fā)展提供重要的歷史指導(dǎo)，從而使單位今后的發(fā)展過程能夠更加科學(xué)完善。另一方面，通過完善的檔案管理工作，能夠有效地提升單位的工作效率。針對檔案查詢需求的快速響應(yīng)，能夠使得其他部門與檔案管理工作之間的合作更加協(xié)同高效，通過檔案工作為單位的運(yùn)行提供重要基礎(chǔ)，促進(jìn)單位的更好發(fā)展。

1.3 通過檔案工作更好服務(wù)社會(huì)建設(shè)

單位作為社會(huì)服務(wù)組織，其工作內(nèi)容對于社會(huì)發(fā)展有著重要的推動(dòng)作用，而檔案工作作為單位辦公室工作內(nèi)容中的重要組成，對于單位開展社會(huì)服務(wù)工作同樣具有非常重要的影響。單位辦公室檔案工作的完善對于社會(huì)建設(shè)工作能夠起到良好的信息記錄效果，為單位開展社會(huì)服務(wù)提供重要的依據(jù)，更好地服務(wù)于社會(huì)建設(shè)。

2 當(dāng)前階段辦公室檔案工作存在的問題

2.1 管理部門缺少對于檔案工作的重視

加強(qiáng)對單位辦公室檔案工作的重視，對于檔案管理工作的開展有著重要的影響。近年來，隨著單位管理細(xì)則的不斷優(yōu)化，單位日常管理體系得到了有效的完善，但是對于檔案管理工作重視不足制約了檔案管理的改進(jìn)優(yōu)化。檔案管理作為辦公室檔案管理工作的重要組成內(nèi)容，對于單位工作開展及后續(xù)發(fā)展有著積極作用。當(dāng)前階段，由于單位主管部門對于辦公室檔案管理內(nèi)容的忽視，一方面造成了檔案的日常管理工作運(yùn)行體系流程不夠細(xì)化，例如，檔案管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)流程銜接性不足、文件借閱并未按照規(guī)范嚴(yán)格執(zhí)行等現(xiàn)象頻發(fā)，影響單位良好運(yùn)行。另一方面，管理部門對于檔案管理的輕視會(huì)直接影響檔案工作人員的工作態(tài)度，造成其對于日常工作缺少重視，敷衍了事，影響部門的整體工作效率。

2.2 檔案管理的流程體系建設(shè)不夠完善

完善的管理體系能夠?yàn)闄n案管理工作的開展提供重要的指導(dǎo)作用。當(dāng)前階段，單位檔案管理流程細(xì)則不夠完善，對于檔案管理工作的開展也會(huì)產(chǎn)生非常嚴(yán)重的負(fù)面影響。管理制度及流程體系建設(shè)在單位內(nèi)部管理中發(fā)揮著重要的作用［1-2］。通過管理體系的建設(shè)，可以為檔案管理工作的進(jìn)行提供完善的規(guī)劃設(shè)計(jì)，建立檔案管理工作全面細(xì)化的流程脈絡(luò)。完善工作開展的流程體系，不僅能夠達(dá)到規(guī)范檔案工作開展流程的效果，還可以進(jìn)一步提升辦公室檔案管理的整體運(yùn)行效率及管理水平。單位辦公室檔案管理流程體系不夠完善，工作流程不完善的問題影響了檔案管理工作的開展，并沒有通過管理體系對于檔案工作的開展起到良好的規(guī)范作用［3］。

2.3 辦公室檔案工作的信息化水平不足

隨著科技的發(fā)展，以計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)為主的信息技術(shù)已經(jīng)成為了社會(huì)發(fā)展的重要基礎(chǔ)，對于社會(huì)生產(chǎn)力的提升起到了重要的促進(jìn)作用。在信息時(shí)代下，檔案工作也發(fā)生了實(shí)質(zhì)性的改變。

首先，檔案內(nèi)容形式不斷豐富。傳統(tǒng)的檔案內(nèi)容主要以紙質(zhì)信息為主，音頻、視頻信息占據(jù)的比重較少。隨著計(jì)算機(jī)的普及，以紙質(zhì)檔案為主題的檔案管理已經(jīng)轉(zhuǎn)變?yōu)榧堎|(zhì)、網(wǎng)頁、音視頻的多種形式的檔案管理。

其次，檔案管理方式也在不斷更新。針對紙質(zhì)檔案開展的管理工作主要是對于檔案的整理分類編冊，然后就是日常的維護(hù)工作。而現(xiàn)在多種形式的檔案內(nèi)容對于管理方式的要求也不斷提高，針對信息檔案的管理，需要在服務(wù)器中進(jìn)行保存。

最后，檔案工作的信息化程度不斷上升。通過設(shè)立計(jì)算機(jī)目錄，檔案管理的工作不斷細(xì)化。通過計(jì)算機(jī)索引，檔案的查找歸類更加科學(xué)高效。當(dāng)前階段，單位檔案工作的信息化水平不足，導(dǎo)致了檔案管理工作的管理效率及整體效果受到影響，限制了單位檔案工作水平的提升［4-5］。

2.4 開展檔案工作的人員專業(yè)素質(zhì)較低

管理部門負(fù)責(zé)檔案管理工作人員的技能水平對于管理工作的效果影響十分顯著。如果管理人員缺乏足夠的知識技能，那么相關(guān)管理流程實(shí)施效果也會(huì)大打折扣。對于檔案進(jìn)行管理，相較于單位日常管理工作，其專業(yè)性要求更強(qiáng)。針對檔案進(jìn)行的收檔、歸類、整理等，需要工作人員具備專業(yè)的知識技能，按照相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)開展檔案管理工作［6］。例如，針對檔案的重要程度進(jìn)行的保密等級分類、按照檔案涉及的管理內(nèi)容進(jìn)行的內(nèi)容分類等，按照不同的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檔案管理，需要建立對應(yīng)的目錄并且設(shè)計(jì)獨(dú)立的索引標(biāo)記。檔案管理具備一定的保密性質(zhì)，因此，除對人員技能素質(zhì)有要求以外，還需要員工具備較高的道德標(biāo)準(zhǔn)。檔案相應(yīng)的借閱工作必須按照流程嚴(yán)格進(jìn)行，針對保密等級較高的檔案，需要按照保密規(guī)定嚴(yán)格規(guī)范流程，不能因私人原因違反相關(guān)借閱規(guī)范。而現(xiàn)階段，辦公室檔案員工專業(yè)技能缺失影響了管理工作的正常開展，并且相關(guān)的檔案借閱操作還存在著對于規(guī)范流程的漠視，對于檔案的安全性及檔案管理成效造成嚴(yán)重破壞［7］。

3 針對辦公室檔案工作的優(yōu)化措施

3.1 提升對于檔案管理工作的重視

檔案管理是單位管理活動(dòng)的重要內(nèi)容，只有重視檔案相關(guān)的管理使用工作，才能實(shí)現(xiàn)對于流程的優(yōu)化調(diào)整。單位的管理部門首先需要提升對于檔案工作的重視。管理部門要明確檔案對于單位日常管理的重要作用，針對單位當(dāng)前階段檔案管理工作遇到的困難進(jìn)行及時(shí)的了解，然后制定相應(yīng)的解決措施。管理部門的表率作用能夠有效提升檔案工作在單位日常管理中的重要性，只有管理部門提高對檔案工作的重視，才能夠擴(kuò)大對于檔案工作開展的投入支持力度，為檔案管理工作的開展提供良好的保障。其次，提升工作人員對于檔案工作的重視，是更好地開展檔案工作的重要基礎(chǔ)。管理部門的重視能夠有效地提升部門工作人員對于自身工作的重要性的認(rèn)識，督促基層工作員工能夠具備更強(qiáng)的責(zé)任意識，投身到辦公室檔案管理工作體系中。單位管理部門提升對于檔案工作的認(rèn)知需要不斷升級單位辦公室檔案工作的技術(shù)，為工作開展提供重要的保障，從而提升檔案管理人員的積極性，使檔案工作能夠?yàn)閱挝话l(fā)展貢獻(xiàn)更大的力量［8-9］。

3.2 完善檔案管理工作制度體系建設(shè)

完善辦公室檔案內(nèi)容管理體系，保障管理具備體系基礎(chǔ)，能夠在明確的流程體系下開展。第一，要對檔案工作的責(zé)任體系進(jìn)行明確細(xì)化。通過對于管理體系的梳理，確保管理操作能夠在制度保障下進(jìn)行，從而改進(jìn)管理工作實(shí)施效果。通過針對性的考核活動(dòng)，能夠促進(jìn)檔案管理工作人員不斷提高自身的管理水平。在明確的責(zé)任體系下，一旦檔案管理工作出現(xiàn)問題，能夠按照責(zé)任體系對于相應(yīng)的責(zé)任人進(jìn)行處理，不斷提升檔案管理的工作水平，完善檔案管理工作制度體系建設(shè)。第二，要按照單位的實(shí)際情況進(jìn)行針對性的制度建設(shè)。依照單位的實(shí)際情況，設(shè)置相應(yīng)的規(guī)范管理制度，吸收先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)，使得管理體系能夠符合單位的發(fā)展實(shí)際。通過針對性的優(yōu)化，使單位的檔案管理工作能夠更加符合實(shí)際。例如，針對檔案管理專業(yè)人員不足的情況，可以開展相應(yīng)的技能培訓(xùn)活動(dòng)提升員工的技能水平。通過對于單位檔案管理實(shí)際制度的考察，針對其中的弱項(xiàng)進(jìn)行針對性的完善和強(qiáng)化，促進(jìn)檔案管理工作的開展［10］。

3.3 提高檔案工作的數(shù)字化水平

實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案管理，需要從硬件設(shè)施和軟件系統(tǒng)兩個(gè)方面入手，在這兩方面建設(shè)過程中，都需要重視安全意識在其中的指導(dǎo)作用。

針對硬件設(shè)施的建設(shè)，首先應(yīng)當(dāng)提升信息化水平。將內(nèi)容通過數(shù)據(jù)的形式保存在計(jì)算機(jī)內(nèi)部，實(shí)現(xiàn)對于檔案內(nèi)容的高效分類管理與使用。在檔案中設(shè)置信息化標(biāo)簽，如NFC近場通信技術(shù)，通過識別技術(shù)更快地完成檔案的查找錄入等工作。針對硬件基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)要保障安全性，例如，將檔案館內(nèi)部的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行隔離，以避免黑客攻擊。通過硬件基礎(chǔ)設(shè)施的完善，提升檔案工作的信息化水平。其次是要通過軟件系統(tǒng)的建設(shè)，促進(jìn)檔案管理工作的開展。一方面，可以健全完善的檔案管理系統(tǒng)，通過系統(tǒng)完成對于檔案的管理、維護(hù)及借閱工作。將單位的職工信息錄入檔案管理系統(tǒng)，員工可以在系統(tǒng)內(nèi)完成對于檔案的查閱申請等工作，提升檔案借閱效率，同時(shí)，可以對檔案的安全使用起到積極的監(jiān)督作用。另一方面，可以和其他單位開展合作，建立統(tǒng)一的檔案管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)不同單位之間檔案的高效利用，提升單位協(xié)作水平［11-12］。

3.4 加強(qiáng)對于檔案工作人員的技能培訓(xùn)

對于管理人員的專業(yè)技能進(jìn)行培育，能夠使其應(yīng)用更加科學(xué)的方式方法開展檔案管理工作。針對管理人員的技能培訓(xùn)應(yīng)當(dāng)包含以下3個(gè)部分的內(nèi)容。

首先是檔案管理技能培訓(xùn)。針對檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、利用這6個(gè)部分內(nèi)容的具體流程規(guī)范進(jìn)行細(xì)化，不斷提升工作人員檔案管理的專業(yè)知識水平。

其次是計(jì)算機(jī)應(yīng)用技能培訓(xùn)。隨著檔案內(nèi)容形式的不斷豐富，計(jì)算機(jī)等信息技術(shù)在管理活動(dòng)中的應(yīng)用更加廣泛，對于檔案管理人員的計(jì)算機(jī)水平提出了較高的要求。因此，需要開展相應(yīng)的計(jì)算機(jī)能力培訓(xùn)，使用信息技術(shù)提升管理水平，提高管理效率。

最后是重視對于管理部門員工責(zé)任意識的規(guī)范培訓(xùn)。工作人員的責(zé)任意識和職業(yè)道德意識對于檔案管理工作有著重要的影響，通過職業(yè)道德培訓(xùn)，提升員工對于檔案管理工作的認(rèn)同感，使其能夠擔(dān)負(fù)起檔案管理工作的重要職責(zé)，提高檔案管理的工作成效［13-14］。

4 結(jié)語

單位的檔案管理工作對于單位發(fā)展有著積極的促進(jìn)作用，能夠幫助單位更好地開展社會(huì)服務(wù)工作。通過提升對于整體管理工作的重視、完善管理制度體系建設(shè)、加強(qiáng)信息技術(shù)的應(yīng)用及提升工作人員的專業(yè)技能水平這4 個(gè)方面的措施，能夠?qū)Ξ?dāng)前階段單位辦公室檔案工作存在的問題進(jìn)行優(yōu)化，從而促進(jìn)單位辦公室檔案工作的發(fā)展。