中心大局工作中檔案收集的理性思考＊

黃霄羽 管清瀠

（中國人民大學(xué)信息資源管理學(xué)院，北京，100872）

中心本意是指與四周距離相等的位置，亦指事務(wù)的主要部分；［1］大局是指總的局面和形勢。［2］從二者本意可以推斷，對黨和國家發(fā)展而言，中心大局分別指黨和國家的重點工作以及對經(jīng)濟社會發(fā)展全局具有重要影響或推動作用的工作。在不同語境中，中心大局呈現(xiàn)出不同的具體內(nèi)容。就檔案工作而言，《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》（下文簡稱《“十四五”規(guī)劃》）指出，“十三五”時期檔案工作服務(wù)中心大局精準(zhǔn)有力，主動融入和服務(wù)鄉(xiāng)村振興、區(qū)域協(xié)調(diào)發(fā)展等國家戰(zhàn)略成效顯著，在慶祝改革開放40周年、新中國成立70周年等重大活動以及脫貧攻堅、新冠肺炎疫情防控、黨內(nèi)主題教育等工作中發(fā)揮了積極作用。此外，在“十四五”時期應(yīng)開展脫貧攻堅、新冠肺炎疫情防控等檔案記憶項目，引導(dǎo)支持地方各級綜合檔案館重點圍繞“四史”教育、歷史研究、工業(yè)遺產(chǎn)保護、歷史文化遺產(chǎn)傳承、“一帶一路”與跨文化交流等進行專題檔案開發(fā)工作。［3］由此可見，《“十四五”規(guī)劃》揭示出當(dāng)前檔案工作應(yīng)該服務(wù)的中心大局包括：高質(zhì)量發(fā)展、鄉(xiāng)村振興、區(qū)域協(xié)調(diào)發(fā)展等國家戰(zhàn)略，“五位一體”總體布局和“四個全面”戰(zhàn)略布局，相關(guān)重大活動，脫貧攻堅、新冠肺炎疫情防控、黨內(nèi)主題教育、“四史”學(xué)習(xí)等重點工作，以及“一帶一路”倡議等。

國家檔案局始終重視中心大局工作中的檔案收集，陸續(xù)出臺了一系列政策指導(dǎo)相關(guān)工作。各級各類檔案部門也響應(yīng)政策要求，積極開展中心大局工作中的檔案收集，主動的工作態(tài)度和豐碩的工作成果值得肯定。但通過政策、文獻和實地調(diào)研，筆者發(fā)現(xiàn)中心大局工作中的檔案收集仍存在一些不足，由此產(chǎn)生了研究興趣。

就當(dāng)前研究成果而言，部分文獻肯定了中心大局工作中檔案收集的意義［4］；部分文獻關(guān)注中心大局工作中檔案收集策略［5］；部分文獻分析了中心大局工作中檔案收集的困難或問題。［6］整體來說，國內(nèi)對部分代表性中心大局工作中的檔案收集形成了一定的研究成果，但也有不足，主要體現(xiàn)在兩個方面：其一，缺乏宏觀視角。已有成果均針對某項具體工作檔案的收集進行探討，提出的意見不具有普遍性，未對整體中心大局工作中的檔案收集進行研究。其二，缺乏反思或批判視角。已有成果關(guān)注中心大局工作中檔案收集的意義和策略，缺乏總結(jié)中心大局中檔案收集工作的不足，并提出解決對策。因此，本文依據(jù)中心大局工作中檔案收集的現(xiàn)實案例，從理論角度分析其問題表現(xiàn)及可能后果，進而提出解決思路。

1 中心大局工作中檔案收集的現(xiàn)存問題

由于“中心大局工作”的范圍較為寬泛，筆者僅選擇近期的疫情防控、脫貧攻堅和黨史學(xué)習(xí)教育為代表，梳理分析我國各級檔案局館網(wǎng)站、中國檔案網(wǎng)、中國檔案報等媒體發(fā)布的這三項工作中檔案收集的政策和實踐案例，總結(jié)其中存在的共性問題。

1.1 檔案收集基本概念使用不準(zhǔn)確

當(dāng)前檔案收集的基本概念使用不準(zhǔn)確，存在將“檔案收集”“檔案接收”和“檔案征集”三個概念混淆的現(xiàn)象。

第一，部分地方中心大局工作中檔案征集公告規(guī)定的征集范圍名不副實。例如，H市檔案館面向社會征集的疫情防控檔案范圍包括，科研機構(gòu)攻關(guān)疫情防控形成的過程性記錄和數(shù)據(jù)，醫(yī)療物資生產(chǎn)企業(yè)、民生保障企業(yè)為抗擊疫情全力生產(chǎn)保供等資料等。這一范圍包括了行政機關(guān)、企業(yè)、科研機構(gòu)在有關(guān)工作中形成的各類文件、各類黨組織活動材料等，但這些材料屬于法定接收對象，不符合學(xué)界公認的社會征集范圍。

第二，部分地方中心大局工作中檔案收集部署未嚴格區(qū)分接收與征集。例如，A省對口支援湖北疫情防控工作指揮部要求重點抓好指揮部機關(guān)文書、治療方案、戰(zhàn)地日記、家書，各新聞媒體、自媒體及影視愛好者在采訪、直播過程中形成的紀(jì)實性資料和宣傳報道材料等的收集工作。其中機關(guān)文書和治療方案是接收對象；日記、家書、采訪愛好者形成的材料等則是征集對象。A省的工作部署并未區(qū)分接收對象與征集對象，盡管不存在概念使用錯誤，但也不夠嚴謹。

第三，部分地方中心大局工作中檔案收集的新聞報道混淆“接收”與“征集”概念。例如，《L市檔案館接收核酸提取儀進館》一文，介紹了L市某企業(yè)向市檔案館捐贈核酸提取儀和其他檔案資料。社會捐贈的各類檔案應(yīng)當(dāng)是征集對象，檔案館是受贈方而非法定接收方，這則新聞標(biāo)題中的“接收”是對檔案術(shù)語的誤用，更準(zhǔn)確的概念應(yīng)當(dāng)是“接受”或“獲贈”。

造成混淆“收集”“接收”與“征集”概念或錯誤使用術(shù)語的原因在于，部分基層檔案工作者對現(xiàn)行檔案政策規(guī)定和基本理論知識的學(xué)習(xí)不夠深入，尚未準(zhǔn)確理解檔案收集的含義及接收與征集的區(qū)別?；靖拍罨煜赡軐?dǎo)致中心大局工作中檔案收集的混亂，新聞報道中概念使用錯誤可能使社會各界對檔案工作產(chǎn)生錯誤認知和判斷，這都將影響中心大局工作中檔案收集的科學(xué)性和質(zhì)量。

1.2 征集對象不具備檔案屬性

當(dāng)前檔案征集的對象不完全具備檔案屬性，征集范圍存在一定問題。

我國中心大局工作中檔案征集對象大多包括文藝作品。M市檔案館面向社會各界征集的紅色檔案資料范圍便包括詩歌、書畫等文藝作品。社會各界也積極向檔案館捐贈文藝作品。檔案具有原始記錄性和信息確定性，所以缺乏清晰、確定信息內(nèi)容的文藝作品（如缺乏文字說明的繪畫、篆刻、剪紙等）并非檔案。

檔案館廣泛征集中心大局工作相關(guān)文藝作品的原因可能在于，其與其他文化部門在資源方面存在競爭。近年，圖書館、博物館等機構(gòu)也積極開展檔案收集，這導(dǎo)致大量檔案資源流向其他文化機構(gòu)。面對其他文化部門跨界收集檔案資源的現(xiàn)象，檔案部門逐漸樹立起“資源為王”的工作理念，廣泛收集各類文化資源，以維護自身“文化資源寶庫”的地位。檔案部門積極收集資源的態(tài)度固然有積極意義，但若不加區(qū)分地收集，可能導(dǎo)致檔案邊界模糊和檔案部門職責(zé)不明確。

1.3 檔案收集未考慮價值鑒定

當(dāng)前中心大局工作中的檔案收集多要求“應(yīng)收盡收”，價值鑒定存在不足。

在“應(yīng)收盡收”的指導(dǎo)思想下，我國檔案部門在中心大局工作中的檔案收集成效表面看來十分顯著。如B省檔案館在發(fā)布疫情防控檔案征集公告后的數(shù)十天內(nèi)，征集了全省社會團體和個人捐贈的200余件檔案資料。相關(guān)報道均聚焦于檔案收集工作成果，卻未能闡明檔案部門是否對征集到的大量檔案進行鑒定。筆者無意否定檔案部門在中心大局工作中檔案收集的成績，但若對數(shù)量龐大的檔案資料不加鑒定就一概收藏進館，會不會加重檔案館的保管負擔(dān)？會不會造成各地檔案館檔案內(nèi)容重復(fù)？

造成中心大局工作中檔案收集未考慮鑒定的原因在于“應(yīng)收盡收”的學(xué)界建議和政策要求。我國學(xué)者曾指出，健全檔案資源體系要突出“全”和“新”，要把各種新形成的檔案，全面建立起來，做到應(yīng)建盡建、應(yīng)歸盡歸、應(yīng)收盡收［7］，并強調(diào)在數(shù)字時代，我國檔案工作面臨從“選時代”到“全時代”的蛻變，具體表現(xiàn)為立檔單位全建檔、形成檔案全歸檔、歸檔檔案全留存、留存檔案全備份、所有檔案全開發(fā)。［8］但能否真正實現(xiàn)檔案“應(yīng)收盡收”，取決于檔案部門的庫房空間、人力資源、數(shù)字存儲空間及技術(shù)應(yīng)用能力等現(xiàn)實狀況。目前，我國檔案部門尚不具備保存全部檔案的現(xiàn)實條件，若不加鑒定地對全部檔案資源應(yīng)收盡收，可能給檔案部門的日常管理工作造成負擔(dān)。

1.4 檔案收集未考慮后續(xù)規(guī)范性要求

當(dāng)前中心大局工作中的檔案收集忽視了后續(xù)環(huán)節(jié)的規(guī)范性要求，前端控制考慮不夠周全。

第一，中心大局工作中檔案收集未考慮檔案保管的規(guī)范性要求。如前文提及的H市，其發(fā)布的《H市檔案館關(guān)于向全社會征集抗擊新冠肺炎疫情檔案的公告》未規(guī)定照片和音視頻檔案是否應(yīng)為原件，是否需確保未經(jīng)修改處理，是否統(tǒng)一文件格式、時長要求等內(nèi)容。這將無法確保收集的檔案材料格式統(tǒng)一，可能會對后續(xù)整理和長期保存造成困難，在數(shù)字環(huán)境下甚至可能導(dǎo)致相關(guān)檔案無法正常讀取。

第二，中心大局工作中檔案收集缺乏考慮檔案利用的規(guī)范性要求。如《C省教育廳關(guān)于征集脫貧攻堅工作檔案資料的公告》《M市檔案館關(guān)于征集建黨100周年紅色檔案的公告》均僅要求公眾對所提交的照片和視頻注明名稱、來源、時間等基本信息。然而，若不對照片檔案提供內(nèi)容說明，在未來則可能導(dǎo)致用戶無法了解檔案信息內(nèi)容，妨礙檔案的后續(xù)利用。

造成這一現(xiàn)象的原因在于，檔案部門未樹立前端控制思想。檔案部門未能將檔案管理視作一個前后關(guān)聯(lián)的完整流程，忽視各環(huán)節(jié)間的相互影響，在檔案收集中未考慮后續(xù)整理、保管、編研和利用服務(wù)等環(huán)節(jié)的需求，這將不利于后續(xù)環(huán)節(jié)的順利開展。

2 中心大局工作中檔案收集的解決對策

針對中心大局工作中檔案收集的上述問題，筆者認為可從四個方面著手解決。

2.1 檔案收集應(yīng)以科學(xué)概念為指導(dǎo)

針對基本概念使用不準(zhǔn)確的情況，筆者建議檔案收集的政策制定、工作部署和新聞報道均應(yīng)以科學(xué)概念為指導(dǎo)，準(zhǔn)確理解和使用專業(yè)術(shù)語。

筆者依據(jù)專業(yè)教材和政策辨析檔案收集、接收和征集的概念?！稒n案管理學(xué)》指出，“檔案收集”是接收、征集檔案和文獻的活動。［9］從這一界定可知，檔案收集包括接收與征集。檔案政策則表明，接收與征集的對象和強制性有所不同?！稒n案館工作通則》規(guī)定，檔案館接收檔案的范圍包括：本級各機關(guān)、團體及所屬單位具有永久保存價值的檔案，省轄市（州、盟）和縣級檔案館同時接收其保存的檔案；屬于本館應(yīng)接收的撤銷機關(guān)、團體的檔案；屬于本館應(yīng)接收的中華人民共和國成立以前的各種檔案。［10］《檔案征集工作規(guī)范（征求意見稿）》規(guī)定，檔案征集是檔案館按照有關(guān)規(guī)定征收散存檔案、散失檔案和其他有關(guān)文獻的活動。此外，與本行政區(qū)相關(guān)的各個歷史時期政權(quán)機構(gòu)、社會組織、著名人物形成的檔案均可列入征集范圍。［11］由此可見，檔案接收是檔案部門的一項例行性工作，其對象是黨和國家規(guī)定范圍內(nèi)各行政機關(guān)、企事業(yè)單位的檔案材料；檔案征集則不具有強制性，其對象是法定范圍之外，組織、家庭（族）或個人形成的具有國家保存價值的檔案。

誤用基本概念反映出檔案人員對專業(yè)基礎(chǔ)知識掌握不充分，專業(yè)素質(zhì)有待提升。檔案人員需嚴格遵循政策規(guī)定，深刻理解專業(yè)理論，規(guī)范使用基本概念。如此既可避免基本概念混淆導(dǎo)致的溝通障礙，也有利于提高中心大局工作中檔案收集的質(zhì)量，保障檔案工作的權(quán)威性和科學(xué)性。

2.2 檔案收集應(yīng)明確專業(yè)邊界

針對收集對象不具有檔案屬性的問題，筆者建議檔案館在收集資源的同時，適當(dāng)“明確邊界”。首先，檔案部門應(yīng)當(dāng)明確檔案與文物、圖書、藝術(shù)品等相近概念的區(qū)別，劃清邊界，側(cè)重于收藏具有原始記錄性的檔案材料，考慮如何在后續(xù)利用服務(wù)工作中更好地發(fā)揮檔案的憑證、參考價值。其次，檔案部門可與圖書館、博物館等其他文化機構(gòu)建立合作機制，對于部分更適合保存于圖書館、博物館的中心大局工作相關(guān)文藝作品，可以適當(dāng)考慮分流館藏。

明確收集對象的邊界，能夠幫助檔案館明確與其他文化機構(gòu)的職責(zé)分工，突出館藏資源兼具文化性與政治性的獨特優(yōu)勢，更好地承擔(dān)起社會記憶構(gòu)建者的職責(zé)。否則，資源爭奪雖然可能在短時間內(nèi)引起社會各界對檔案館或檔案工作的關(guān)注，一定程度上能提升社會檔案意識，但長期來看混淆了檔案館與博物館、圖書館等其他公共文化機構(gòu)的館藏范圍、定位和職能，反而影響檔案館的職責(zé)發(fā)揮，未必有利于檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

2.3 檔案收集應(yīng)同步考慮鑒定要求

針對收集過程中未考慮價值鑒定的問題，筆者建議中心大局工作中檔案收集提前引入鑒定思想。中心大局工作中檔案收集應(yīng)遵循價值性原則，即在接收或征集檔案時，開展檔案保存價值的鑒定。

檔案部門應(yīng)當(dāng)依照時間、內(nèi)容和形式等鑒定標(biāo)準(zhǔn)對中心大局工作中收集的檔案材料開展鑒定，確定合理的收集范圍，避免盲目的應(yīng)收盡收。其一，中心大局工作中檔案收集應(yīng)注重特色。筆者建議將內(nèi)容獨一性作為檔案價值鑒定的重要標(biāo)準(zhǔn)，建議各地檔案部門立足科學(xué)研究，因地制宜明確中心大局工作中檔案價值鑒定標(biāo)準(zhǔn)，在確保完整性基礎(chǔ)上，留存具有本地區(qū)或本單位特色的歷史記憶。其二，中心大局工作中檔案收集應(yīng)設(shè)置合理的時間點。檔案接收對象應(yīng)依規(guī)定程序在形成單位歸檔，不宜盲目提前進館。對于檔案征集對象，檔案部門亦不宜盲目要求將其過快征集進館，應(yīng)經(jīng)過合理的時間沉淀，科學(xué)衡量檔案材料的現(xiàn)實使用價值和歷史參考價值，避免將尚有現(xiàn)實使用價值的實物檔案過早征集入館而造成資源閑置。

基于價值鑒定有選擇地開展中心大局工作中的檔案收集，可以減輕檔案部門后續(xù)整理和保管壓力，也能夠更有針對性地對館藏資源進行開發(fā)。這將有利于檔案部門形成具有地方或行業(yè)特色的檔案資源開發(fā)成果，為其他中心大局工作提供更精準(zhǔn)的資政服務(wù)，為社會輸出更優(yōu)質(zhì)的公共文化服務(wù)。

2.4 檔案收集應(yīng)實施前端控制

針對檔案收集未考慮后續(xù)環(huán)節(jié)規(guī)范性的不足，筆者建議中心大局工作中檔案收集適當(dāng)借鑒前端控制思想，做到“前端規(guī)范”。前端控制思想本是電子文件管理工作的指導(dǎo)思想，它要求對整個檔案管理過程的目標(biāo)、要求和規(guī)則進行系統(tǒng)分析和科學(xué)整合，把需要和可能在文件形成階段實現(xiàn)或部分實現(xiàn)的管理功能盡量在文件形成階段實現(xiàn)。［12］借鑒此思想，檔案部門應(yīng)把“前端規(guī)范”作為中心大局工作中檔案收集的重要指導(dǎo)思想，并提前引入。只有“前端”收集明確提出檔案材料格式、內(nèi)容的規(guī)范要求，才能保障“后端”保管和利用環(huán)節(jié)的規(guī)范與順利開展。

檔案收集是檔案管理的起點環(huán)節(jié)，如缺乏后續(xù)環(huán)節(jié)的規(guī)范性要求，可能造成前端收集質(zhì)量不高，進而導(dǎo)致后端問題頻出：檔案材料命名不規(guī)范將加大檔案整理和著錄的工作量、數(shù)字檔案格式不規(guī)范可能導(dǎo)致數(shù)字檔案不可用、圖片檔案內(nèi)容注釋不規(guī)范可能阻礙開發(fā)利用環(huán)節(jié)中對檔案內(nèi)容的解讀等。

我國已有部分檔案部門在新冠肺炎疫情檔案收集過程中注重前端控制。如新冠肺炎疫情暴發(fā)后，武漢市檔案館參與起草《全市新冠肺炎疫情防控文件材料收集歸檔工作實施方案》《疫情防控文件材料收集歸檔實務(wù)》等規(guī)章制度，為疫情防控檔案收集工作提供了制度保障和科學(xué)指導(dǎo)，為后續(xù)疫情檔案的管理環(huán)節(jié)奠定基礎(chǔ)。［13］這啟示我國檔案部門在其他中心大局工作的檔案收集過程中必須注重規(guī)范性，以明晰的制度確保收集到的檔案內(nèi)容清晰、格式規(guī)范，避免給整理、保管、開發(fā)利用后續(xù)工作造成不便，節(jié)約后續(xù)工作時間與成本。

3 結(jié) 語

中心大局工作中檔案收集對記錄歷史和構(gòu)建記憶具有重要意義。各級各類檔案部門在中心大局工作中積極開展檔案收集，凸顯出檔案工作作為一項利國利民、惠及千秋萬代的崇高事業(yè)的重要性。但中心大局工作中檔案收集注重的不僅是完整性，更應(yīng)當(dāng)具備科學(xué)性；強調(diào)的不僅是熱情，更應(yīng)當(dāng)是理性。在實踐工作中，學(xué)界的理性思考和批判精神不宜缺位，應(yīng)以學(xué)術(shù)研究助力中心大局工作中檔案收集更加科學(xué)和規(guī)范。