計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)辦公自動化及安全策略研究

曾容

(衡陽幼兒高等?？茖W(xué)校耒陽學(xué)院 湖南耒陽 421800)

計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)辦公自動化能夠解決多部門、多人同時在線辦公的問題，并能夠?qū)崿F(xiàn)辦公數(shù)據(jù)信息的自動分析和同步存儲，要想實(shí)現(xiàn)計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)辦公自動化必須打造局域網(wǎng)和廣域網(wǎng)，對內(nèi)外網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行同步管理，并應(yīng)用符合單位自身辦公需求的系統(tǒng)平臺。一般來說，在基礎(chǔ)系統(tǒng)平臺上，很多功能都是可以進(jìn)行深度開發(fā)的，由此也可以大大節(jié)省從頭開發(fā)設(shè)計計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)辦公自動化系統(tǒng)平臺的時間和成本。各單位要形成與時俱進(jìn)的思想，充分認(rèn)識到計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)辦公自動化的優(yōu)勢，同時謹(jǐn)慎防范網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險，確保內(nèi)部數(shù)據(jù)信息的安全。

1 計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)辦公自動化概述

1.1 計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)辦公自動化的內(nèi)涵

計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)辦公自動化是依托計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)形成辦公系統(tǒng)架構(gòu)，并在系統(tǒng)上集成多種辦公數(shù)據(jù)信息處理功能的一種新型、自動化辦公方式。其在硬件系統(tǒng)方面需要光纖網(wǎng)絡(luò)、網(wǎng)關(guān)路由、網(wǎng)絡(luò)控制器、服務(wù)器、計算機(jī)、掃描儀、打印機(jī)、傳真機(jī)等，在軟件系統(tǒng)方面需要基于辦公需求來購買相應(yīng)的平臺服務(wù)，甚至可能需要開發(fā)一套辦公系統(tǒng)[1]。

1.2 計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)辦公自動化的現(xiàn)實(shí)意義

1.2.1 優(yōu)化任務(wù)流程，提高工作效率

計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)辦公自動化的發(fā)展有助于優(yōu)化工作任務(wù)流程，通過系統(tǒng)的合理規(guī)劃使得各項(xiàng)工作任務(wù)形成相應(yīng)的集合，工作人員可以直接在辦公自動化系統(tǒng)中，打開自己所負(fù)責(zé)的工作項(xiàng)目，根據(jù)項(xiàng)目既定的流程來進(jìn)行操作。這樣，各單位可以形成標(biāo)準(zhǔn)化的管理模式，工作人員到崗后先學(xué)習(xí)辦公自動化系統(tǒng)的操作，養(yǎng)成按照規(guī)定流程開展工作的良好習(xí)慣，從而提高工作效率。

1.2.2 減少冗余人員，降低辦公成本

計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)辦公自動化系統(tǒng)的應(yīng)用還可以幫助各單位減少冗余人員，減低辦公成本。因?yàn)樵谵k公自動化系統(tǒng)中，很多數(shù)據(jù)信息、材料整理、報表制造等工作任務(wù)、項(xiàng)目都可以自動完成，工作人員可以直接查詢，也可以導(dǎo)出相應(yīng)的數(shù)據(jù)報表或者圖表，大大節(jié)約了工作時間，也可以減少一些負(fù)責(zé)材料整理、數(shù)據(jù)分析方面的工作人員。

1.2.3 獲取準(zhǔn)確數(shù)據(jù)，輔助管理決策

計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)辦公自動化可以對接一些數(shù)據(jù)類的網(wǎng)站，自動收集獲取準(zhǔn)確數(shù)據(jù)，同時，自動化的數(shù)據(jù)分析功能相比人員測算來說要更為準(zhǔn)確。這些數(shù)據(jù)信息和報表可以直接作為管理人員開展工作的有效參考，輔助管理決策，提高單位內(nèi)部的管理效率[2]。

2 計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)辦公自動化的技術(shù)應(yīng)用

在新時代背景下，計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)辦公已經(jīng)成為一種新的辦公趨勢。計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)辦公自動化發(fā)展過程中需要得到多元技術(shù)手段的支持，這些技術(shù)的應(yīng)用直接關(guān)系到計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)辦公自動化效率的進(jìn)一步提升，關(guān)系到各類單位內(nèi)部控制及改革工作的開展，因此，有必要深入開發(fā)和探索技術(shù)應(yīng)用，推進(jìn)計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)辦公自動化的發(fā)展。

2.1 數(shù)據(jù)處理及分析功能

計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)辦公自動化系統(tǒng)中，數(shù)據(jù)處理及分析技術(shù)的應(yīng)用十分重要，在辦公自動化系統(tǒng)中，功能文件數(shù)據(jù)和信息數(shù)據(jù)是兩類主要數(shù)據(jù)內(nèi)容。在發(fā)揮數(shù)據(jù)處理及分析功能時，要做好相應(yīng)的數(shù)據(jù)準(zhǔn)備，一方面是由工作人員錄入數(shù)據(jù)，另一方面是從網(wǎng)絡(luò)中收集、抓取或者是深入挖掘數(shù)據(jù)，所獲得的數(shù)據(jù)可以開展聚類分析，并按照各部門、各項(xiàng)目的工作要求來進(jìn)行深入分析，再制作出數(shù)據(jù)圖表，完成同比分析等，從而在開展工作過程中獲得有效數(shù)據(jù)的支撐[3]。數(shù)據(jù)處理及分析功能的實(shí)現(xiàn)在后臺依托數(shù)據(jù)分析系統(tǒng)，可做好相應(yīng)的數(shù)據(jù)編程。在既定編程及后臺系統(tǒng)控制下，工作人員不需要過多的操作，只需要按照相應(yīng)的要求填寫數(shù)據(jù)、上傳文件證明即可；通過后臺，上級領(lǐng)導(dǎo)可以對材料數(shù)據(jù)進(jìn)行審核，系統(tǒng)可以自動實(shí)現(xiàn)對數(shù)據(jù)的收集和分析。

2.2 信息傳輸及存儲功能

計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)辦公自動化需要得到信息傳輸及存儲技術(shù)的支持。在辦公環(huán)境中，各類信息的傳輸需求較大，很多情況下，各部門工作人員之間需要進(jìn)行信息數(shù)據(jù)的傳輸，但是個體之間的信息傳輸存在重復(fù)性，也會耗費(fèi)一定的溝通交流時間，信息的更新可能也存在滯后問題，不同工作人員所獲得的信息可能存在差異，但是即便細(xì)微的差異也可能影響到其他工作的開展。在計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)辦公自動化的支持下，各部門的確定信息都可以由專人上傳到統(tǒng)一平臺中，該部門及其他部門人員都可以根據(jù)自身的權(quán)限來進(jìn)行信息的查詢或者下載，這樣可以實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一的信息傳輸，并確保所有工作人員所獲得的信息準(zhǔn)確一致。除此之外，在計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)辦公自動化系統(tǒng)中，所有人員關(guān)系信息方面的操作及傳輸都可以留下一定的痕跡，在出現(xiàn)問題時，可以根據(jù)工作人員的登錄和使用痕跡來查找責(zé)任人[4]。另外，電子信息的存儲技術(shù)應(yīng)用及存儲功能的發(fā)揮也十分關(guān)鍵，有助于工作人員隨時隨地調(diào)取信息。

2.3 資源共享及服務(wù)功能

計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)辦公自動化還需要得到資源共享及服務(wù)技術(shù)的支撐，從而實(shí)現(xiàn)有效發(fā)文管理，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部資源共享，為員工提供資源服務(wù)。比如：當(dāng)前倡導(dǎo)“無紙化辦公”，單位內(nèi)的所有文件都可以采用掃描成電子版，并在線下發(fā)文的形式，相關(guān)人員在下發(fā)文件時可以選擇文件的接收部門或者個人，從而快速實(shí)現(xiàn)文件資源共享，發(fā)文之后，需要接收文件的工作人員可以登錄辦公自動化系統(tǒng)進(jìn)行收文處理，沒被處理的文件會有提示。又如：單位內(nèi)部開展集體學(xué)習(xí)，在緊湊的工作節(jié)奏下，就可以通過計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)辦公自動化系統(tǒng)來實(shí)現(xiàn)學(xué)習(xí)資源的集體下發(fā)，還可以組織在線學(xué)習(xí)，對大型集團(tuán)公司來說，這種學(xué)習(xí)資源共享功能不僅可以解決員工分散、集體學(xué)習(xí)難的問題，還有效節(jié)約了工作時間[5]。

2.4 權(quán)限控制及分層管理

計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)辦公自動化的實(shí)現(xiàn)還需要權(quán)限控制和分層管理技術(shù)的支持。從單位生產(chǎn)經(jīng)營活動來看，其都已經(jīng)形成了一定的內(nèi)部管理結(jié)構(gòu)，不同層級的管理人員以及不同部門的人員都具有不同的管理權(quán)限、職責(zé)權(quán)限，因此，要形成計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)辦公自動化的有效應(yīng)用，確保單位內(nèi)部數(shù)據(jù)信息的安全性，需要做好每名工作人員的系統(tǒng)賦權(quán)工作，并做好數(shù)據(jù)信息分析結(jié)果方面的分層管理，從而實(shí)現(xiàn)有效的辦公自動化運(yùn)轉(zhuǎn)。另外，雖然局域網(wǎng)的辦公只能在單位內(nèi)部，但是在相應(yīng)的權(quán)限控制下，可以有效實(shí)現(xiàn)廣域網(wǎng)的遠(yuǎn)程辦公，這可以讓一些工作的開展更為便捷，在遠(yuǎn)程辦公的權(quán)限設(shè)定上可以更為嚴(yán)格，以避免內(nèi)部數(shù)據(jù)信息的泄露。

2.5 數(shù)據(jù)備份及恢復(fù)技術(shù)

計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)辦公自動化的實(shí)現(xiàn)還依托于數(shù)據(jù)備份及恢復(fù)技術(shù)，一方面，計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)辦公自動化系統(tǒng)可以實(shí)時進(jìn)行數(shù)據(jù)的備份，在一些數(shù)據(jù)信息被誤刪除之后，能夠通過數(shù)據(jù)恢復(fù)技術(shù)來找回這些數(shù)據(jù)信息；另一方面，還具有一定的數(shù)據(jù)信息記憶功能，當(dāng)備份數(shù)據(jù)被損壞之后，系統(tǒng)可以根據(jù)以往的數(shù)據(jù)存儲和提取記憶來盡可能恢復(fù)一部分的數(shù)據(jù)信息，但是這種非備份數(shù)據(jù)的恢復(fù)具有隨機(jī)性，想要恢復(fù)全部數(shù)據(jù)十分困難[6]。因此，還是要做好數(shù)據(jù)備份及備份數(shù)據(jù)的保護(hù)，必要時做好備份數(shù)據(jù)的加密，保護(hù)內(nèi)部數(shù)據(jù)信息的安全。

3 計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)辦公自動化的安全風(fēng)險及策略

3.1 計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)辦公自動化的安全風(fēng)險

在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境中，計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)辦公自動化的應(yīng)用過程中難免存在一些安全風(fēng)險，這些安全風(fēng)險往往來自以下幾個方面。

3.1.1 網(wǎng)絡(luò)病毒

網(wǎng)絡(luò)病毒是最為常見的損壞計算機(jī)數(shù)據(jù)信息及應(yīng)用系統(tǒng)的程序，雖然計算機(jī)防火墻可以阻擋網(wǎng)絡(luò)病毒、殺毒軟件也可以查殺網(wǎng)絡(luò)病毒，但是網(wǎng)絡(luò)病毒的滲透和傳播形式非常多樣，網(wǎng)絡(luò)病毒的種類也在不斷增多，新的病毒層出不窮。網(wǎng)絡(luò)病毒還具有隱藏性的特點(diǎn)，有的病毒潛藏在電腦系統(tǒng)中，平時不會對電腦產(chǎn)生影響，但是會在后臺收集數(shù)據(jù)信息，并自動傳輸給病毒的制造或者傳播者，引發(fā)不可估量的損失。

3.1.2 黑客攻擊

網(wǎng)絡(luò)黑客同樣是計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)辦公自動化的一大安全威脅。現(xiàn)如今，網(wǎng)絡(luò)黑客的數(shù)量很多，而且很多網(wǎng)絡(luò)黑客身處國外，其可以通過多種技術(shù)手段直接攻擊到目標(biāo)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)或平臺，篡改網(wǎng)站數(shù)據(jù)信息，還可以遠(yuǎn)程植入木馬、病毒。一般政府部門、大型集團(tuán)公司等更容易遇到網(wǎng)絡(luò)黑客的攻擊，如果沒有把好網(wǎng)關(guān)節(jié)點(diǎn)，網(wǎng)絡(luò)黑客入侵之后，可以盜取單位內(nèi)部的數(shù)據(jù)信息，還可以破壞企業(yè)的網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)，導(dǎo)致系統(tǒng)癱瘓，極大地影響工作的正常開展。

3.1.3 系統(tǒng)漏洞

各單位所應(yīng)用的計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)辦公自動化系統(tǒng)不相同，系統(tǒng)設(shè)計開發(fā)公司的資質(zhì)、能力直接關(guān)系到系統(tǒng)的安全性，往往越規(guī)范的系統(tǒng)開發(fā)公司，其所研發(fā)的系統(tǒng)更為縝密，小公司開發(fā)的辦公自動化系統(tǒng)可能自身就帶有漏洞。但是，再好的系統(tǒng)也需要與時俱進(jìn)，定期進(jìn)行系統(tǒng)檢查和漏洞處理，才能避免系統(tǒng)漏洞帶來的安全風(fēng)險。實(shí)際上，由于系統(tǒng)漏洞的自動風(fēng)險防控比較薄弱，很多黑客攻擊都是從系統(tǒng)漏洞中突破、侵入的。

3.1.4 員工泄密

計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)辦公自動化的安全風(fēng)險中，員工泄密仍然是需要謹(jǐn)慎防范的一方面。當(dāng)每個員工都能夠獲得單位內(nèi)部的辦公自動化平臺的賬號和密鑰之后，雖然受到權(quán)限不一的影響，但是員工基本都能夠看到該部門的數(shù)據(jù)信息，也可以接收到面向全單位的發(fā)文，其中難免有一些內(nèi)部機(jī)密信息，如果員工不了解保密機(jī)制和規(guī)章制度的要求的話，可能因?yàn)槭韬龃笠庠斐芍匾獢?shù)據(jù)信息的泄露。另外，也不排除個別員工故意拷貝收集內(nèi)部機(jī)密信息并泄露的情況。

3.2 計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)辦公自動化的安全策略

計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)辦公自動化的數(shù)據(jù)安全等級可以劃分為4 個層次：第一層為主機(jī)安全，第二層為網(wǎng)絡(luò)安全，第三層為應(yīng)用安全，第四層為業(yè)務(wù)安全。在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下，尤其要注重網(wǎng)絡(luò)和應(yīng)用的安全，因?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)中病毒、黑客的攻擊可能隨時出現(xiàn)，數(shù)據(jù)的丟失或者被盜會造成難以估計的損失，因此，結(jié)合計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)辦公自動化的安全風(fēng)險來看，有必要從以下方面來提升安全等級，防范、化解風(fēng)險。

3.2.1 完善網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險識別預(yù)警系統(tǒng)

計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)辦公自動化的安全風(fēng)險防范需要從完善網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險識別預(yù)警系統(tǒng)著手，通過完善風(fēng)險識別庫的建設(shè)，及時識別各種網(wǎng)絡(luò)病毒，并自動辨別風(fēng)險來自網(wǎng)絡(luò)病毒還是黑客，從而發(fā)出相應(yīng)的預(yù)警；在預(yù)警發(fā)出之后，一方面充分發(fā)揮防火墻的功能，另一方面調(diào)動殺毒軟件等風(fēng)險防控系統(tǒng)進(jìn)行阻擋。風(fēng)險識別與預(yù)警系統(tǒng)可以提醒管理員風(fēng)險的到來，并及時采取有效措施，比如：對抗風(fēng)險，及時清除病毒，及時保存數(shù)據(jù)信息并做好備份，必要時可切斷外網(wǎng)。

3.2.2 優(yōu)化升級網(wǎng)絡(luò)安全保障技術(shù)

計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)辦公自動化安全風(fēng)險防控效果的提升還需要進(jìn)一步優(yōu)化網(wǎng)絡(luò)安全保障技術(shù)，具體包括網(wǎng)絡(luò)防火墻技術(shù)、反病毒技術(shù)、身份認(rèn)證技術(shù)、加密技術(shù)等，這些技術(shù)層面的手段可以提高網(wǎng)絡(luò)的安全性與可靠性。特別需要注意的是，做好網(wǎng)關(guān)安全管理十分重要，把好關(guān)口可以大幅度降低網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險。另外，身份認(rèn)證可以設(shè)置多重保障，除了賬號密碼之外，還可以設(shè)計指紋識別、面部識別等方式，由此可以進(jìn)一步保障數(shù)據(jù)信息的安全性，同時也可以記錄下更為全面的登錄信息，出現(xiàn)問題可以查找到源頭。

3.2.3 檢查修復(fù)平臺系統(tǒng)安全漏洞

計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)辦公自動化系統(tǒng)需要進(jìn)行日常維護(hù)，包括檢查和修復(fù)平臺系統(tǒng)漏洞，以確?？梢约皶r查找問題，這種檢查修復(fù)工作同樣可以設(shè)計自動化的方案，比如：系統(tǒng)需要定期進(jìn)行更新，每當(dāng)系統(tǒng)更新一段時間之后，可以對系統(tǒng)平臺的安全漏洞進(jìn)行檢查，因?yàn)樾孪到y(tǒng)需要在運(yùn)行過程中檢驗(yàn)可靠性，一旦發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)漏洞就可以及時進(jìn)行修復(fù)調(diào)整。通過日常檢查而找出的安全風(fēng)險漏洞并不足以為懼，只要及時修復(fù)即可。這比出現(xiàn)安全風(fēng)險之后再進(jìn)行查缺補(bǔ)漏的效果要好得多。

3.2.4 加強(qiáng)保密規(guī)程及系統(tǒng)培訓(xùn)

計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)辦公自動化的安全等級需要進(jìn)一步提高，這還需要全體工作人員的支持：一是要求工作人員必須提高保密意識，組織集體學(xué)習(xí)保密規(guī)程，要求員工按照規(guī)章制度開展工作，確保內(nèi)部數(shù)據(jù)信息不泄露、不外傳；二是要加強(qiáng)計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)辦公自動化系統(tǒng)培訓(xùn)，讓工作人員了解該系統(tǒng)的各項(xiàng)功能，從而能夠在開展工作時有效應(yīng)用系統(tǒng)功能，并且不會將一些安全風(fēng)險帶入工作中，比如不打開來歷不明的郵件、不打開垃圾廣告、不隨意下載軟件、不接入存在安全風(fēng)險的U 盤、不通過微信或者QQ等傳輸機(jī)密文件。

4 結(jié)語

綜上所述，計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)辦公自動化已經(jīng)成為提高辦公效率、優(yōu)化人員結(jié)構(gòu)及管理的重要手段，數(shù)據(jù)分析、信息傳輸、資源共享、權(quán)限控制以及數(shù)據(jù)備份方面的技術(shù)支撐著計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)辦公自動化系統(tǒng)。同時，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，還要時刻防范各類安全風(fēng)險，做到系統(tǒng)風(fēng)險識別預(yù)警、優(yōu)化升級網(wǎng)絡(luò)安全保障技術(shù)，做好日常維護(hù)修復(fù)，并加強(qiáng)面向工作人員的保密規(guī)程及系統(tǒng)培訓(xùn)，從而滿足各單位的辦公改革需求，提高工作及溝通效率。