固定資產(chǎn)管理現(xiàn)狀及改進策略

盛開 /航天東方紅衛(wèi)星有限公司

隨著以“雙驅(qū)動”支撐“雙循環(huán)”國策的逐步實施，國內(nèi)企業(yè)的創(chuàng)新投入特別是研發(fā)制造企業(yè)的科研投入將進一步加大，企業(yè)固定資產(chǎn)數(shù)量和價值在這個時期將保持快速增長態(tài)勢，長期使用的固定資產(chǎn)臺賬管理方法不再適合新態(tài)勢下的企業(yè)發(fā)展形式，不能滿足高質(zhì)量、高效率、高效益的發(fā)展要求。因此，筆者在落實中國航天科技集團有限公司管理信息化提升工程三年行動計劃的過程中，分析現(xiàn)行固定資產(chǎn)管理理念及存在問題，以固定資產(chǎn)信息化管理為基礎(chǔ)，引入RFID 技術(shù)探索固定資產(chǎn)動態(tài)管理，以期實現(xiàn)固定資產(chǎn)管理效能質(zhì)的飛躍。

一、存在的問題

目前，企業(yè)固定資產(chǎn)管理已基本實現(xiàn)初級信息化狀態(tài)，利用儀器設(shè)備管理軟件建立信息臺賬管理實物、使用財務(wù)軟件建立固定資產(chǎn)卡片管理價值。實物信息臺賬通常手工進行資產(chǎn)數(shù)據(jù)的采集和錄入，并制作條形碼粘貼于設(shè)備;固定資產(chǎn)卡片臺賬記錄資產(chǎn)原值信息，并計提折舊;定期組織人工盤點實物資產(chǎn)，實物賬、資產(chǎn)賬定期人工對賬，完成信息核對。這種固定資產(chǎn)管理是靜態(tài)數(shù)據(jù)信息的管理，是對歷史數(shù)據(jù)的復(fù)核。在管理過程中，特別是實物管理存在以下問題。

一是固定資產(chǎn)管理范疇不清晰，局限于實物管理與價值管理。固定資產(chǎn)管理是從取得時開始實施管理，即資產(chǎn)歸口管理部門進行實物入賬、分配調(diào)撥，財務(wù)部門維護資產(chǎn)價值信息。但是資產(chǎn)使用部門的年度需求計劃、財務(wù)部門的年度預(yù)算編制、固定資產(chǎn)日常維護等管理職能通常被單獨執(zhí)行，沒有與固定資產(chǎn)管理緊密聯(lián)系起來。

二是管理標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，狀態(tài)信息不完善，造成實物與賬面不符。固定資產(chǎn)通常是指符合會計準(zhǔn)則定義、在財務(wù)核算系統(tǒng)中計入固定資產(chǎn)科目的資產(chǎn)。實物資產(chǎn)除包含固定資產(chǎn)外，還有待移交專用設(shè)備資產(chǎn)、代建技改設(shè)備資產(chǎn)。專用設(shè)備和技改設(shè)備的價值直接計入相關(guān)成本，不能計入為固定資產(chǎn)。實物管理系統(tǒng)與價值管理系統(tǒng)關(guān)注和錄入信息存在差別，如固定資產(chǎn)原值不含稅金額，而實物資產(chǎn)登記的原值為采購金額（含稅金額），形成賬實原值不相符的現(xiàn)狀。

三是多部門分頭管理，資產(chǎn)信息分散。資產(chǎn)歸口管理部門按資產(chǎn)類別劃分為辦公營具管理部門和實物資產(chǎn)管理部門，采購辦公營具未納入實物資產(chǎn)管理系統(tǒng)建賬，以成本費用形式報銷未納入固定資產(chǎn)臺賬，造成實物資產(chǎn)管理系統(tǒng)、資產(chǎn)價值管理系統(tǒng)之外的資產(chǎn)，從而導(dǎo)致存在資產(chǎn)閑置、遺失、重復(fù)采購等浪費情況。

四是信息源分隔，信息溝通傳遞缺乏效率。實物管理與價值管理通過紙質(zhì)表單傳遞信息，信息互通存在時間延遲和人為錯誤，不能第一時間掌握實物資產(chǎn)準(zhǔn)確無誤的全局信息，使固定資產(chǎn)投資決策、預(yù)算制定、成本管理失去真實的信息支撐，造成管理失效。

五是資產(chǎn)清查盤點耗時費力，造成資產(chǎn)管理嚴重形式化。一方面，由于實物資產(chǎn)與財務(wù)固定資產(chǎn)的標(biāo)準(zhǔn)不一致，使得資產(chǎn)盤點從源頭上就產(chǎn)生分歧。另一方面，隨著科技創(chuàng)新、企業(yè)發(fā)展，新資產(chǎn)、新設(shè)備不斷增加，資產(chǎn)數(shù)量越來越多，單純依靠少數(shù)資產(chǎn)管理員，難以實現(xiàn)全面的清查盤點，以簽字表代替實地盤查的情況多有發(fā)生。

二、效能改進和提升分析

固定資產(chǎn)投資規(guī)模伴隨企業(yè)發(fā)展而不斷加大，資產(chǎn)信息數(shù)據(jù)激增，目前使用的資產(chǎn)臺賬管理模式，已無法適應(yīng)數(shù)據(jù)時代的要求，不能滿足信息完整性和數(shù)據(jù)有效性，那么資產(chǎn)數(shù)據(jù)越多，管理就越容易失效。因此，通過理解固定資產(chǎn)全生命周期，引入大數(shù)據(jù)管理方式和射頻管理技術(shù)，可以大幅提升固定資產(chǎn)的管理質(zhì)量和效率。

1.理解固定資產(chǎn)全生命周期

企業(yè)的固定資產(chǎn)管理常常被局限地認為是相互分離的實物資產(chǎn)管理和財務(wù)賬面價值管理，因此分別做好實物資產(chǎn)登記、建賬計提折舊便可達到固定資產(chǎn)管理要求。二者只在固定資產(chǎn)建賬和期末盤點時才會產(chǎn)生一點交集，如同屬固定資產(chǎn)管理的采購環(huán)節(jié)，在采購之前，需求部門對固定資產(chǎn)的指標(biāo)需求不明確，采購開始后，采購部門對固定資產(chǎn)的投產(chǎn)跟蹤不積極，造成預(yù)付賬款長期掛賬，反映出需求部門與采購部門對固定資產(chǎn)管理的理解不清晰。

固定資產(chǎn)全生命周期過程包括資產(chǎn)規(guī)劃、采購實施、到貨驗收、使用維護、技術(shù)改進、資產(chǎn)報廢等實物管理過程，涉及到資產(chǎn)預(yù)算、經(jīng)費籌集、折舊選擇、價值變更、盤盈盤虧、報廢處理等一系列財務(wù)管理過程。實物管理與價值管理二者關(guān)系緊密、缺一不可，如圖1 所示。這些過程不僅限于實物管理部門和財務(wù)部門，其它部門也應(yīng)充分理解并融入此管理過程。

圖1 固定資產(chǎn)全周期管理流程圖

2.規(guī)范固定資產(chǎn)管理標(biāo)準(zhǔn)

財務(wù)的固定資產(chǎn)原值大多數(shù)情況下是發(fā)票的不含稅金額，實物管理部門登記的資產(chǎn)原值是采購發(fā)票的含稅金額(即合同價格)，造成二者資產(chǎn)價值的不統(tǒng)一。因此，需規(guī)范資產(chǎn)價值概念，以財務(wù)固定資產(chǎn)原值為基礎(chǔ)價值，增加增值稅信息項，通過原值與稅金信息二者合計反映合同價格。

實物管理部門須對包括無所有權(quán)的諸如型號專用設(shè)備、技改設(shè)備等全部儀器設(shè)備登記實物資產(chǎn)，同時財務(wù)部門也在對這些無所有權(quán)的儀器設(shè)備增加資產(chǎn)卡片清單。雖然這些設(shè)備不形成企業(yè)資產(chǎn)、只計入相關(guān)項目成本，但是由于登記資產(chǎn)卡片，就會需要對其進行后續(xù)管理。然而這些設(shè)備在移交權(quán)屬時，實物部門與財務(wù)部門未同步變更信息，常常造成二者資產(chǎn)數(shù)據(jù)不一致。所以，對不形成固定資產(chǎn)的無權(quán)屬儀器設(shè)備，建議統(tǒng)一通過實物管理部門進行資產(chǎn)信息管理。

3.歸口管理確立資產(chǎn)信息唯一入口

由于部門職責(zé)劃分，固定資產(chǎn)一般由經(jīng)營部門負責(zé)采購付款、使用部門驗收、實物管理部門建賬，然而辦公營具卻被單獨劃分出來，由辦公營具管理部門采購、付款、驗收、建賬。儀器設(shè)備、辦公營具分由2 個部門進行資產(chǎn)登記，造成資產(chǎn)信息不集中，增加日常管理的復(fù)雜程度，為后續(xù)資產(chǎn)管理添加難度。因此，應(yīng)以實物管理部門為資產(chǎn)建賬信息的唯一入口，辦公室負責(zé)提出采購申請、驗收，采購部門實施采購付款，這樣既符合內(nèi)部控制管理要求，也便于資產(chǎn)信息的集中管理。

4.建立大數(shù)據(jù)提升管理效能

使用表單流程或軟件進行不同階段的固定資產(chǎn)管理，雖然表單流程已在OA 辦公系統(tǒng)中電子化，但表單的使用僅限于流程審批，未形成對數(shù)據(jù)庫的進一步開發(fā)運用；不同管理軟件形成數(shù)據(jù)庫之間也存在間隔，形成信息孤島，不能將數(shù)據(jù)信息實時同步。表單之間基本沒有自動傳輸數(shù)據(jù)，軟件之間、表單與軟件之間的信息溝通多數(shù)情況下沒有通過信息化手段直接推送流轉(zhuǎn)，而是以傳統(tǒng)紙質(zhì)表單或excel 文件完成流轉(zhuǎn)，并手工錄入到另一個軟件系統(tǒng)內(nèi)。例如，由于固定資產(chǎn)實物管理軟件與價值管理軟件的分離，資產(chǎn)信息須通過紙質(zhì)的固定資產(chǎn)建賬通知單向財務(wù)部門傳遞，財務(wù)部門確定固定資產(chǎn)原值、殘值及折舊年限信息后，未反饋給實物管理軟件，造成雙方信息不對稱。固定資產(chǎn)信息在多個分離的系統(tǒng)之間相互傳遞數(shù)據(jù)，使用傳統(tǒng)的紙質(zhì)材料傳遞，難免出現(xiàn)信息中斷或中轉(zhuǎn)錯誤，這也是多年來賬實年年對賬，年年有差異的原因。因此，建立快速的信息傳輸通道，將相對孤立的信息數(shù)據(jù)源連接起來，或者合并各數(shù)據(jù)庫，形成企業(yè)內(nèi)部的信息大數(shù)據(jù)，可以極大地提升管理效率和管理質(zhì)量。

5.引入RFID 射頻技術(shù)提高盤點效率

隨著企業(yè)規(guī)模的增長，資產(chǎn)數(shù)量日趨龐大，僅僅依靠專職或兼職的幾名資產(chǎn)管理人員進行管理的難度可想而知。因此，固定資產(chǎn)的清查盤點往往流于形式，盤點過程反映在通知、表單、流程上，實物管理部門與財務(wù)部門進行賬賬核對，其它部門看表畫勾簽字，并未實地盤點。正是固定資產(chǎn)的賬實不相符、家底摸不清，嚴重影響企業(yè)資產(chǎn)的安全性，也很難為決策提供真實的數(shù)據(jù)支持。RFID 射頻技術(shù)的無接觸式、快速遠距離讀取條碼信息的特點，可以精準(zhǔn)地完成固定資產(chǎn)的清查盤點，提高資產(chǎn)管理效率。

三、信息化結(jié)合RFID實現(xiàn)固定資產(chǎn)全生命周期動態(tài)管理

1.RFID 射頻技術(shù)

RFID 系統(tǒng)運用無線識別技術(shù)，通過手持讀取設(shè)備發(fā)出射頻信號，電子標(biāo)簽接收信號并反饋自身編碼信息，實現(xiàn)無接觸識別實物的目的。利用RFID 技術(shù)對固定資產(chǎn)進行管理，可以快速準(zhǔn)確地采集資產(chǎn)標(biāo)簽信息用于分析研究，使分析結(jié)論更及時、真實、可靠。

2.信息化結(jié)合RFID 實現(xiàn)管理轉(zhuǎn)型

企業(yè)現(xiàn)有的軟件信息系統(tǒng)，不論是儀器設(shè)備管理系統(tǒng)，還是財務(wù)系統(tǒng)，更重視對購入固定資產(chǎn)時初始信息的錄入和管理，系統(tǒng)內(nèi)的信息一經(jīng)錄入即處于靜止?fàn)顟B(tài)，對其進行分析形成的結(jié)論在一定時期內(nèi)幾乎一成不變。結(jié)合RFID 的資產(chǎn)管理系統(tǒng)可對管理制度及流程進行固化，通過固定資產(chǎn)的線上申請和審批、入庫建賬、領(lǐng)用變更、維修維護、盤點及注銷全過程的動態(tài)管理，提高資產(chǎn)的管理效率及質(zhì)量。

一是資產(chǎn)申請與購置。資產(chǎn)需求使用部門在RFID 資產(chǎn)管理系統(tǒng)中提交資產(chǎn)采購申請，系統(tǒng)確認是否符合預(yù)算計劃，自動比對現(xiàn)有資產(chǎn)信息，提示現(xiàn)有符合要求的資產(chǎn)和其使用狀態(tài)，資產(chǎn)需求部門確認是否可協(xié)調(diào)使用，減少盲目投建新資產(chǎn)。通過相關(guān)審批的采購申請，流轉(zhuǎn)至采購實施部門落實采購。

二是資產(chǎn)入庫建賬與領(lǐng)用變更。資產(chǎn)需求使用部門在系統(tǒng)中確認驗收，實物管理部門確認如類別名稱、品牌型號、使用存放等基礎(chǔ)信息，財務(wù)部門確認如資產(chǎn)原值、發(fā)票金額、增值稅、其他分攤費用等價值信息。完成入庫建賬后，由RFID 打印機按編碼規(guī)則自動生成、打印資產(chǎn)標(biāo)簽，資產(chǎn)使用部門當(dāng)場粘貼并領(lǐng)用，以確保每項資產(chǎn)編碼的唯一性。資產(chǎn)使用期間如遇人員調(diào)整、狀態(tài)變化等情況時，可先在系統(tǒng)中做暫時變更，待盤點時由盤點人員通過手持閱讀器確認變更信息。

三是資產(chǎn)維修維護。實物管理部門在系統(tǒng)預(yù)置維修維護計劃(大維或普通維修)，資產(chǎn)使用部門根據(jù)資產(chǎn)使用情況判斷提出維修申請，財務(wù)部門根據(jù)維修類型變更原值或確認費用，實現(xiàn)資產(chǎn)價值和維修費用的動態(tài)管理，支持后期維修的決策判斷。

四是資產(chǎn)盤點。資產(chǎn)盤點可按需設(shè)置，事先將選擇的盤點列表下載至手持讀取設(shè)備，按區(qū)域、部門實施高效盤點，同時可通過手持讀取設(shè)備記錄盤點差異情況，產(chǎn)生包含所有變更情況的盤點信息，最后匯總反饋到系統(tǒng)中形成盤點分析報告。

五是資產(chǎn)注銷。對于盤虧或無法維修的資產(chǎn)報廢，由實物管理部門在系統(tǒng)中提出資產(chǎn)報廢，財務(wù)部門確認資產(chǎn)報廢，可以保證報廢資產(chǎn)的唯一性，實現(xiàn)資產(chǎn)的閉環(huán)管理。同時還可避免實物報廢與資產(chǎn)價值處置不一致，確保報廢資產(chǎn)賬實相符。

結(jié)合RFID 技術(shù)建立的固定資產(chǎn)信息化管理系統(tǒng)，可以對固定資產(chǎn)全生命周期進行管理，通過設(shè)計合理的內(nèi)部控制程序，既能提高管理自動化程度，也能降低人為操作風(fēng)險。前期將固定資產(chǎn)采購申請和付款執(zhí)行納入審批管理流程，通過與預(yù)算系統(tǒng)的信息交互，實現(xiàn)自動化審批；中期將固定資產(chǎn)調(diào)撥和日常維護納入管理系統(tǒng)，實施固定資產(chǎn)的動態(tài)管理，對每項固定資產(chǎn)的狀態(tài)實現(xiàn)可視化，全面提升固定資產(chǎn)盤點效率和質(zhì)量；后期將資產(chǎn)報廢與價值處置統(tǒng)一起來，完成資產(chǎn)的閉環(huán)管理，而且可進一步與后續(xù)資產(chǎn)采購計劃聯(lián)系起來，形成有序循環(huán)。

在航天科技集團提出的管理信息化提升工程中，將信息化作為高質(zhì)量發(fā)展的重要生產(chǎn)力和核心能力的重要組成部分，要通過信息化推動企業(yè)創(chuàng)新發(fā)展。但是目前固定資產(chǎn)的信息化管理仍停留在初級水平，大量數(shù)據(jù)如海底的沉積巖，產(chǎn)生即沉沒不再被關(guān)注。因此，需要以航天東方紅衛(wèi)星有限公司全局的視野，重新審視固定資產(chǎn)管理的流程和技術(shù)實現(xiàn)的工具，充分考慮整體性、系統(tǒng)性和協(xié)同性，通過信息化結(jié)合RFID 技術(shù)來改變固定資產(chǎn)靜態(tài)管理現(xiàn)狀，動態(tài)管理生命周期全過程，最終實現(xiàn)管理效能的提升。

結(jié)合RFID 技術(shù)建立的固定資產(chǎn)信息化管理系統(tǒng)，可以對固定資產(chǎn)全生命周期進行管理，通過設(shè)計合理的內(nèi)部控制程序，既能提高管理自動化程度，也能降低人為操作風(fēng)險。前期將固定資產(chǎn)采購申請和付款執(zhí)行納入審批管理流程，通過與預(yù)算系統(tǒng)的信息交互，實現(xiàn)自動化審批；中期將固定資產(chǎn)調(diào)撥和日常維護納入管理系統(tǒng)，實施固定資產(chǎn)的動態(tài)管理，對每項固定資產(chǎn)的狀態(tài)實現(xiàn)可視化，全面提升固定資產(chǎn)盤點效率和質(zhì)量；后期將資產(chǎn)報廢與價值處置統(tǒng)一起來，完成資產(chǎn)的閉環(huán)管理，而且可進一步與后續(xù)資產(chǎn)采購計劃聯(lián)系起來，形成有序循環(huán)。