淺談民辦高校教學(xué)秘書應(yīng)具有的基本素養(yǎng)

黃舒鈺

（四川工商學(xué)院馬克思主義學(xué)院，四川 眉山 620000）

前言

教學(xué)秘書是指在高等院校及其他各類學(xué)校中輔助領(lǐng)導(dǎo)實(shí)施教學(xué)管理、服務(wù)教學(xué)運(yùn)行的工作人員。民辦高校和其他高校一樣，也擔(dān)負(fù)著立德樹人的重任。其中，做好教學(xué)工作更是重中之重。學(xué)校要提升教學(xué)質(zhì)量，不僅僅要有優(yōu)秀的教師隊(duì)伍，同時(shí)還需要具備一支高素質(zhì)、高水平輔助教學(xué)工作的管理隊(duì)伍。當(dāng)學(xué)校發(fā)展到一定規(guī)模時(shí)，為了教學(xué)工作更好地開展，下設(shè)的二級(jí)院系均會(huì)配備專職的教學(xué)秘書，他們要負(fù)責(zé)處理院內(nèi)有關(guān)的教學(xué)事務(wù)，保證本部門教學(xué)計(jì)劃的正常運(yùn)行。

1 教學(xué)秘書的角色定位

教學(xué)秘書作為學(xué)校教學(xué)管理中最基層的人員，是學(xué)校教學(xué)計(jì)劃任務(wù)落實(shí)的有機(jī)組成部分。其工作職能不僅僅是簡(jiǎn)單地上傳下達(dá)，同時(shí)擔(dān)負(fù)著聯(lián)絡(luò)員、助理和參謀等角色。工作任務(wù)龐雜苛細(xì)，有簡(jiǎn)單機(jī)械的體力勞動(dòng)工作，也有復(fù)雜深入的頭腦勞動(dòng)。更是銜接教務(wù)處、二級(jí)學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)與教研室、專任教師、學(xué)生之間聯(lián)系的重要紐帶，其各項(xiàng)工作完成的效率水平及質(zhì)量將直接影響到整個(gè)學(xué)校的工作進(jìn)度。因此，教學(xué)秘書無疑是學(xué)校教學(xué)計(jì)劃任務(wù)落實(shí)的有機(jī)組成部分，是學(xué)校整個(gè)教育管理體系里不可分割的一環(huán)。

2 教學(xué)秘書工作中存在的問題

2.1 碎片化的事務(wù)性工作體量大，崗位認(rèn)可度低

日常性管理工作的特點(diǎn)主要是大量的基礎(chǔ)性教學(xué)工作。各種日常性的教學(xué)教務(wù)與過程性問題協(xié)調(diào)解決、審核等。此類工作的特征是時(shí)效性強(qiáng)、精度要求高、信息量大、涉及面廣、處理需要投入大量的時(shí)間和精力，是一項(xiàng)十分細(xì)致的綜合性服務(wù)工作。此類工作重在維持教學(xué)穩(wěn)定，工作的完結(jié)標(biāo)準(zhǔn)通常是解決存在的問題，并回歸到教學(xué)運(yùn)行的正常狀態(tài)。這將導(dǎo)致以下二個(gè)現(xiàn)象：一是由于工作壓力和工作內(nèi)容負(fù)荷過大使得教學(xué)秘書產(chǎn)生身心疲憊的狀況，從而產(chǎn)生對(duì)工作效率的懈怠與無力，工作效率逐漸下降；二是教學(xué)秘書盡管始終以“紐帶”的形式存在，但工作成果不夠明顯，只是起到中間作用，自身價(jià)值得不到體現(xiàn)。職務(wù)替代性強(qiáng)，瑣碎繁雜的事務(wù)無法總結(jié)研究出教學(xué)成果，使得教學(xué)秘書對(duì)自身崗位的認(rèn)可度下降，嚴(yán)重挫敗了工作積極性。

2.2 缺乏專業(yè)訓(xùn)練

現(xiàn)如今名辦本科院校數(shù)量不斷增加，已超過全國普通高校數(shù)量的三分之一，各大民辦高校已陸續(xù)開始聘用研究生等高學(xué)歷人員來擔(dān)任教學(xué)秘書一職，以期提高學(xué)校教學(xué)管理隊(duì)伍的整體素質(zhì)。研究表明，目前任職的人員大部分都不是教育類或管理類專業(yè)畢業(yè)，對(duì)崗位需要的專業(yè)知識(shí)、專業(yè)技能嚴(yán)重不足，且在入職前一般都沒有進(jìn)行過有針對(duì)性的培訓(xùn)。即便是學(xué)校每年入職培訓(xùn)和開學(xué)教職工培訓(xùn)，也多是把行政教輔和教師放在一起進(jìn)行培訓(xùn)，內(nèi)容更多注重于對(duì)教師的教學(xué)方法與專業(yè)技能培訓(xùn)，而忽視了現(xiàn)代高等教育教學(xué)管理方面的系列訓(xùn)練。目前，教學(xué)秘書對(duì)于教學(xué)管理技能的學(xué)習(xí)仍然以學(xué)習(xí)型、模仿型為主，這些方法都已無法適應(yīng)快速發(fā)展和現(xiàn)代高等教育改革發(fā)展的實(shí)際需求。

3 教學(xué)秘書應(yīng)具備的基本素養(yǎng)

為提升民辦高校教學(xué)管理工作質(zhì)量，針對(duì)存在的問題，教學(xué)秘書要?jiǎng)偃未隧?xiàng)工作，應(yīng)當(dāng)具備以下基本素養(yǎng)：

3.1 具有堅(jiān)定的政治站位和良好的職業(yè)道德

3.1.1 重視思想政治素質(zhì)的提升

具備過硬的思想政治素質(zhì)是成為一名優(yōu)秀教學(xué)秘書的必備條件。首先，要堅(jiān)持黨的教育方針、政策，忠于黨的教育工作，正確認(rèn)識(shí)自身所擔(dān)任崗位的重要性。認(rèn)真學(xué)習(xí)中央、省教育廳的相關(guān)文件精神，了解高校管理工作的新動(dòng)向新方法，認(rèn)真閱讀高校的教學(xué)管理規(guī)定和管理要求。熟悉學(xué)校的辦學(xué)定位和人才培養(yǎng)目標(biāo)，樹立“為黨育人、為國育才”的正確思想意識(shí)；其次，還要具備良好的職業(yè)道德，教學(xué)秘書所承擔(dān)的工作雖然是一些簡(jiǎn)單的或者是些瑣碎的日常工作，但是作為事業(yè)情懷和職業(yè)要求，教學(xué)秘書就必須要具有強(qiáng)烈的責(zé)任心和甘于奉獻(xiàn)的敬業(yè)精神。因此，教學(xué)秘書在平時(shí)一定要認(rèn)真學(xué)習(xí)上級(jí)的最新文件規(guī)定，領(lǐng)悟其中的精神，不斷提高政治站位，提升思想政治素養(yǎng)，改進(jìn)觀念意識(shí)和方式方法，分析、解決在具體工作中出現(xiàn)的新狀況、新問題，從而真正地做到為黨的教育事業(yè)服務(wù)、為學(xué)生成才服務(wù)、為學(xué)校的發(fā)展服務(wù)。3.1.2 敬業(yè)愛崗，提升服務(wù)意識(shí)

教學(xué)秘書必須要具有強(qiáng)烈的事業(yè)心、高度的責(zé)任感，愛崗敬業(yè)、真誠奉獻(xiàn)，這也是做好本職工作的前提條件之一。教學(xué)管理工作是一項(xiàng)既嚴(yán)謹(jǐn)又復(fù)雜的工作，工作中不能出現(xiàn)一絲偏差，必須時(shí)時(shí)刻刻提醒自己保持細(xì)心和耐心，并在堅(jiān)持原則的前提條件下與人為善，能夠包容并理解不同的看法。在工作上精益求精，遇到問題時(shí)需要嘗試尋找更好的解決方案，不斷提高效率，高質(zhì)量完成任務(wù)。

教學(xué)秘書首先要確立的觀點(diǎn)是：自身所從事的是服務(wù)型的工作，其實(shí)質(zhì)是為教學(xué)服務(wù)，以教學(xué)為中心。教學(xué)秘書作為老師與學(xué)生的服務(wù)者，為教師的講課和學(xué)生的學(xué)習(xí)提供協(xié)助與保障。這就需要教學(xué)秘書必須轉(zhuǎn)變過去那種注重管理而輕視服務(wù)的工作認(rèn)知，真正做到微笑服務(wù)，以熱情、誠懇的心態(tài)開展工作。在工作中，既要能“吃得苦、受得氣”，又要能學(xué)會(huì)調(diào)節(jié)、管理自己的情緒，使自己時(shí)常保持開朗、樂觀的狀態(tài)，用自己積極向上、任勞任怨的服務(wù)工作精神感染學(xué)生和教師。以友好、寬容的態(tài)度與人相處，把“服務(wù)師生，獻(xiàn)身教育”當(dāng)作自我成長的前提和基石，把“以身立教，為人師表”當(dāng)作自身品德的落腳點(diǎn)。

3.2 具備良好的業(yè)務(wù)綜合能力

一是管理能力。教學(xué)秘書是二級(jí)院系日常教學(xué)工作的管理人員，教學(xué)管理實(shí)際上也是一項(xiàng)需要較高管理能力的工作。對(duì)教學(xué)秘書而言，需要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)完成教學(xué)計(jì)劃的制定，課表的安排，教師教學(xué)質(zhì)量的監(jiān)測(cè)，課程課時(shí)統(tǒng)計(jì)，試卷檔案的裝檔、歸檔整理等，這些都需要通過熟練的操作才能提高工作效率。面對(duì)諸多繁雜的工作，為了避免各項(xiàng)事物的堆積，首先要進(jìn)行有條不紊地組織，妥善安排好事情的先后順序，分配好不同工作的時(shí)間，先集中處理最重要、最緊迫的工作。因此，為確保教學(xué)管理工作井然有序，彰顯計(jì)劃性和條理性，必須依據(jù)教務(wù)處等上級(jí)職能部門的要求制定本學(xué)院學(xué)期初、期中、期末或?qū)W年初、中、末的工作規(guī)劃，在教學(xué)環(huán)節(jié)和開展教學(xué)活動(dòng)中確保其科學(xué)化、合理化，使教師和學(xué)生能有章可循地順利完成教學(xué)任務(wù)。

二是輔助能力。教學(xué)秘書也是教學(xué)院長、教研室主任的重要參謀與得力助手，學(xué)院許多教學(xué)工作都需要教學(xué)秘書的共同參與并完成，在實(shí)際的教學(xué)管理工作過程中，為協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)更好地開展工作，教學(xué)秘書應(yīng)善于觀察分析，在平時(shí)的工作中要注重基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、資料的收集與整合，及時(shí)、準(zhǔn)確、客觀地反映教學(xué)過程中出現(xiàn)的問題，并提出改善建議反饋給相應(yīng)的老師和人員。教學(xué)秘書還應(yīng)該全面掌握本學(xué)院教師和學(xué)生的情況，了解學(xué)院各門課程的情況，掌握課程開設(shè)的動(dòng)態(tài)和教學(xué)計(jì)劃執(zhí)行進(jìn)展，不斷地探索和總結(jié)教學(xué)經(jīng)驗(yàn)。此外，還要注重搜集學(xué)校各教學(xué)職能部門和其他二級(jí)院系發(fā)出的各類消息，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供及時(shí)的客觀依據(jù)，并提出可供領(lǐng)導(dǎo)選擇的意見或建議。同時(shí)，對(duì)某些突發(fā)問題能夠給出自己的觀點(diǎn)和解決辦法供領(lǐng)導(dǎo)參考。

三是協(xié)調(diào)能力。教學(xué)秘書是教務(wù)處與二級(jí)學(xué)院之間、老師與老師之間、老師與學(xué)生之間開展教學(xué)活動(dòng)的重要紐帶。教學(xué)秘書要將學(xué)校的辦學(xué)思路、策略、總體布局和教學(xué)計(jì)劃等貫徹到與老師和學(xué)生的對(duì)接工作中去，同時(shí)也要通過輔導(dǎo)員收集掌握學(xué)生的現(xiàn)時(shí)情況，及時(shí)將學(xué)校和學(xué)院的工作要求傳達(dá)給師生。當(dāng)學(xué)生對(duì)老師、老師對(duì)學(xué)校、學(xué)生對(duì)學(xué)校的某些規(guī)定不理解時(shí)，教學(xué)秘書要第一時(shí)間做到溝通與協(xié)調(diào)，匯總問題清單，及時(shí)反映給學(xué)校教學(xué)管理行政部門，以便學(xué)校能夠根據(jù)出現(xiàn)的狀況，制定相應(yīng)的辦法加以解決。

四是辦公自動(dòng)化能力。使用電子文檔處理各類數(shù)據(jù)和信息，是現(xiàn)代信息化社會(huì)的基本需求。熟練地使用電腦、打印機(jī)、多媒體等現(xiàn)代辦公手段，這些都是作為教學(xué)秘書應(yīng)該掌握的必備技能。利用word文檔、Excel表格、PPT等辦公軟件，做好數(shù)據(jù)的編輯、處理與資料統(tǒng)計(jì)工作，形成完整的教學(xué)電子檔案。及時(shí)運(yùn)用恰當(dāng)?shù)姆椒ê透鞣N渠道（如電話、郵箱、聊天軟件等）來接收文件，快速選擇最合理、方便的方式來處理即時(shí)工作。在當(dāng)下，因?yàn)樾鹿谝咔榈乃僚?，更高效地進(jìn)行居家辦公、網(wǎng)絡(luò)辦公，改變傳統(tǒng)的辦公模式是對(duì)高校信息化教務(wù)管理工作所提出的必然要求。另外還由于部分高校存在多校區(qū)、多辦學(xué)點(diǎn)等具體情況，需要構(gòu)建起一種兼顧校內(nèi)外、校際間課程資源共享、技術(shù)數(shù)據(jù)共享的網(wǎng)絡(luò)化教學(xué)平臺(tái)，這也成為了當(dāng)前高等學(xué)校教務(wù)管理工作技術(shù)發(fā)展的新趨勢(shì)，而所有這些也對(duì)高校教學(xué)秘書工作的管理能力提出了新的挑戰(zhàn)。

3.3 具備一定的學(xué)習(xí)與創(chuàng)新意識(shí)

3.3.1 學(xué)習(xí)管理育人知識(shí)

作為新時(shí)代的民辦高校教學(xué)秘書還要不斷地學(xué)習(xí)，更新自身觀念。認(rèn)真學(xué)習(xí)有關(guān)政策、文件，以適應(yīng)教學(xué)中發(fā)生的變化，系統(tǒng)全面地掌握校情、院情，掌握教學(xué)運(yùn)行規(guī)律、學(xué)生學(xué)習(xí)規(guī)律等一系列知識(shí)，努力使教學(xué)工作更加科學(xué)化、規(guī)范化。作為教學(xué)輔助人員，與任課老師、學(xué)生接觸機(jī)會(huì)更多，交流更廣，更需要時(shí)刻檢查自己的一言一行是否符合一名教學(xué)秘書的身份，千萬不能有認(rèn)為教育學(xué)生就只是任課老師的責(zé)任，自己不承擔(dān)課堂教學(xué)任務(wù)，學(xué)院的課程特性知識(shí)與自己無關(guān)的錯(cuò)誤想法。對(duì)于學(xué)生來說，高校是一個(gè)半社會(huì)化的地方，校園里不是只有老師，還有教學(xué)管理人員、后勤保障人員甚至還有進(jìn)出校園的社會(huì)人員。上述所有人員的言談舉止都會(huì)影響到學(xué)生對(duì)學(xué)校、老師的總體印象，甚至直接影響到學(xué)生的成長。所以作為教學(xué)管理人員必須虛心學(xué)習(xí)，提高自身與人相處的水平，以真誠務(wù)實(shí)的狀態(tài)做好管理育人工作。

3.3.2 提高科研創(chuàng)新水平

在大學(xué)的教師群體中，有著濃郁的科學(xué)研究氛圍，這是一個(gè)很好的方面，民辦高校也不例外。教師不僅要在教學(xué)上完成定時(shí)定量的任務(wù)，在科研上也有要求，所謂教學(xué)與科研相長即是如此。同其他高校一樣，民辦高校也加大了獎(jiǎng)勵(lì)政策力度支持教職工開展科研工作，教師不斷取得的科研成果也有利于學(xué)校知名度的提升。作為教學(xué)管理人員的教學(xué)秘書，在科研上同樣也需要下功夫。但是教學(xué)秘書的研究能力與成果質(zhì)量在高等學(xué)校中來說相對(duì)偏弱，主要原因有二：一是由于教學(xué)秘書知識(shí)水平相對(duì)比較薄弱，研究能力不強(qiáng)；二是教學(xué)秘書在高等院校改革中所處的工作崗位，無法充分發(fā)揮其相應(yīng)的研究功能。為進(jìn)一步提高教學(xué)秘書的研究意愿與研究能力，首先需要學(xué)校相關(guān)部門在頂層設(shè)計(jì)中予以重視，結(jié)合教學(xué)秘書工作的實(shí)際情況，制定其在科研工作績效標(biāo)準(zhǔn)的定位上可與教師群體略有差異，即顧及到教學(xué)秘書的崗位工作性質(zhì)，又能充分調(diào)動(dòng)教學(xué)秘書進(jìn)行科研的積極性。其次，教學(xué)秘書自身也要有科研意識(shí)，提升自己的科研水平無疑也是十分必要的。在實(shí)際工作過程中也要做到善于發(fā)現(xiàn)新問題、分析新問題、解決新問題，把這些問題通過科學(xué)研究的方式呈現(xiàn)出來，形成自己的研究成果，并運(yùn)用這些成果改進(jìn)教學(xué)管理工作。除此以外，教學(xué)秘書還要不斷克服自身工作生活中遇到的實(shí)際問題，充分利用業(yè)余時(shí)間來提升自己的學(xué)歷，從而更進(jìn)一步提高業(yè)務(wù)能力與科研創(chuàng)新水平。

隨著我國教育事業(yè)蓬勃發(fā)展 ，學(xué)校教學(xué)管理工作也在探索中不斷前進(jìn)。國家、社會(huì)、用人單位對(duì)于高校培養(yǎng)的人才質(zhì)量要求不斷提高， 這也對(duì)民辦高校的教學(xué)秘書提出了新的要求?？傊?，不管是在什么性質(zhì)的高校，做好教學(xué)管理服務(wù)工作都要求教學(xué)秘書具有堅(jiān)定的政治站位和良好的職業(yè)道德、較高的業(yè)務(wù)知識(shí)水平和熟練的辦公操作能力、以及虛心學(xué)習(xí)的意愿和開闊的科研創(chuàng)新意識(shí)。此外，教學(xué)秘書還要積極進(jìn)取，從多方面不斷提高自己，這樣才能勝任新時(shí)代民辦高校的教學(xué)管理工作。