國(guó)有企業(yè)科技檔案的管理與利用探析

張一雯

摘要：在當(dāng)前國(guó)有企業(yè)快速發(fā)展過(guò)程中，企業(yè)內(nèi)部的科技檔案逐漸增多，做好科技檔案的管理與利用，不僅是規(guī)范管理的體現(xiàn)，更對(duì)企業(yè)有很深遠(yuǎn)的戰(zhàn)略意義。在這種情況下，國(guó)有企業(yè)應(yīng)該充分重視科技檔案的管理與創(chuàng)新工作，同時(shí)還要結(jié)合實(shí)際情況進(jìn)行科技檔案管理的創(chuàng)新。當(dāng)前，國(guó)有企業(yè)科技檔案管理與利用還存在一些問(wèn)題，應(yīng)采取加強(qiáng)檔案信息資源集成等措施加以解決。

關(guān)鍵詞：科技檔案;國(guó)有企業(yè);管理;利用

引言

企業(yè)的科技檔案主要是指自然科學(xué)研究、生產(chǎn)技術(shù)設(shè)計(jì)等各個(gè)活動(dòng)中需要?dú)w檔的各類圖紙、文字、照片、影像等內(nèi)容。對(duì)于國(guó)有企業(yè)來(lái)說(shuō)，進(jìn)行科技檔案管理非常重要，直接關(guān)系著企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)戰(zhàn)略發(fā)展。這主要是因?yàn)楫?dāng)前的國(guó)有企業(yè)不再是“一家獨(dú)大”，在行業(yè)環(huán)境中的競(jìng)爭(zhēng)壓力逐漸增高，企業(yè)是否具有較高的創(chuàng)新水平直接決定了企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力。因此，企業(yè)科技檔案管理工作就應(yīng)該結(jié)合企業(yè)的實(shí)際情況進(jìn)行不斷的創(chuàng)新，同時(shí)還要做好檔案保密工作，使得企業(yè)科技檔案可以發(fā)揮更好的作用與價(jià)值。下面主要立足于這個(gè)層面，針對(duì)企業(yè)科技檔案管理模式的創(chuàng)新實(shí)現(xiàn)進(jìn)行深入的分析。

1國(guó)有企業(yè)科技檔案管理的原則

一是應(yīng)該強(qiáng)調(diào)在統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下做好分級(jí)管理工作。企業(yè)如果想要提升科技檔案管理的效果，將科技檔案的價(jià)值充分發(fā)揮出來(lái)，在進(jìn)行管理的過(guò)程中必須強(qiáng)調(diào)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，從全局角度做好管理工作，同時(shí)也需要依照科技檔案的內(nèi)容、作用等對(duì)其進(jìn)行分類，配合分級(jí)管理來(lái)提升管理的針對(duì)性。二是應(yīng)該對(duì)科技檔案的完整性和安全性進(jìn)行維護(hù)。調(diào)查顯示，很多企業(yè)在進(jìn)行科技檔案資料收集、整理、匯總和歸檔的過(guò)程中，都存在資料破損或者丟失的問(wèn)題，影響了檔案的使用價(jià)值。為了盡可能避免上述問(wèn)題，企業(yè)在針對(duì)科技檔案進(jìn)行管理的過(guò)程中，應(yīng)該關(guān)注檔案完整性和安全性的維護(hù)，做好必要的監(jiān)督工作，避免檔案丟失或者損壞的問(wèn)題。

2國(guó)有企業(yè)科技檔案管理模式存在的問(wèn)題

2.1檔案戰(zhàn)略性管理的認(rèn)識(shí)不足

當(dāng)前我國(guó)很多國(guó)有企業(yè)雖然已經(jīng)開(kāi)展了科技檔案管理體系，但并沒(méi)有真正能夠?qū)⑦@項(xiàng)活動(dòng)納入戰(zhàn)略層面上。這種情況也使得科技檔案管理活動(dòng)在企業(yè)內(nèi)部無(wú)法全面展開(kāi)，同時(shí)企業(yè)內(nèi)部各個(gè)人員對(duì)于科技檔案管理的認(rèn)知水平也存在顯著不足。之所以出現(xiàn)這種情況，一方面是因?yàn)槠髽I(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)者平時(shí)并沒(méi)有充分關(guān)注科技檔案管理，導(dǎo)致管理活動(dòng)的上層建筑不通達(dá)。另一方面也是因?yàn)楹芏鄧?guó)有企業(yè)在這方面的科研創(chuàng)新水平較低，產(chǎn)生的科技檔案信息比較低端，最終無(wú)法形成科學(xué)合理的戰(zhàn)略管理體系。

2.2資源整合力度不足

國(guó)有企業(yè)科技檔案管理的經(jīng)濟(jì)效益傾向較為突出，在管理與利用上重視不夠，在科技檔案的收集和整合上多面向成果性收集，對(duì)科技項(xiàng)目相關(guān)的過(guò)程性文件資料收集不足，成果文件、總結(jié)性文件較多，而圖紙、數(shù)據(jù)和原始記錄等信息的收集整合不多?？萍紮n案資源收集渠道及范圍較為狹窄，多為內(nèi)部的科技和管理資料，沒(méi)有充分依托互聯(lián)擴(kuò)大檔案采集范圍，這也導(dǎo)致科研檔案缺乏時(shí)效性，種類較少?？萍紮n案資源建設(shè)深度不足，大部分企業(yè)在科技檔案資源整合上仍采用簡(jiǎn)單的收集與分類，對(duì)于資源組織、專題數(shù)據(jù)庫(kù)涉足較少。

2.3利用形式單一

當(dāng)前，國(guó)有企業(yè)針對(duì)科技檔案管理與利用的開(kāi)發(fā)還較少，多數(shù)仍停留在簡(jiǎn)單的科技檔案信息查詢和傳輸上，對(duì)其個(gè)性化、模塊化、專題化的服務(wù)探索與應(yīng)用還較少，利用形式單一。其原因，一是用戶需求調(diào)研不足。很多企業(yè)在粗放式的資源整合上有豐富經(jīng)驗(yàn)，但在個(gè)性化的資源推送和專題科研檔案建設(shè)上經(jīng)驗(yàn)不足，自上而下的服務(wù)模式也在一定程度上與實(shí)際需求脫節(jié)。二是由于專題化和個(gè)性化的服務(wù)需要消耗較多資金，其管理和經(jīng)濟(jì)上的效益無(wú)法在短期內(nèi)顯現(xiàn)，阻礙了科技檔案價(jià)值的深度挖掘。

3國(guó)有企業(yè)科技檔案管理模式的創(chuàng)新策略

3.1完善管理制度

一是應(yīng)該從企業(yè)的實(shí)際情況著眼，制定出更加完善、更加可靠的科技檔案歸檔制度，確?？萍紮n案的及時(shí)有效歸檔，減少檔案資料丟失或者損壞的問(wèn)題。為了保證科技檔案歸檔的效果，企業(yè)應(yīng)該對(duì)科技檔案形成、數(shù)據(jù)資料積累、整理以及歸檔等相關(guān)制度進(jìn)行健全和完善，要求科技檔案產(chǎn)生于哪一個(gè)部門，就由哪一個(gè)部門進(jìn)行整理和歸檔，將責(zé)任落到實(shí)處，這樣在出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)，可以追究相關(guān)部門的責(zé)任。同時(shí)，應(yīng)該做好企業(yè)生產(chǎn)活動(dòng)、科研活動(dòng)、管理活動(dòng)等的監(jiān)督控制，確保其都能夠形成對(duì)應(yīng)的科技檔案，而且科技檔案需要具備完整性和系統(tǒng)性，依照具體而明確的歸檔制度，做好檔案的歸檔和管理工作;二是檔案管理部門應(yīng)該依照相關(guān)制度規(guī)范的要求，推動(dòng)科技檔案整理、分類、編目等相關(guān)工作的貫徹落實(shí)。企業(yè)應(yīng)該對(duì)自身科技檔案的數(shù)量和形式進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，結(jié)合實(shí)際情況配置檔案庫(kù)房和管理設(shè)施，重視檔案管理庫(kù)房的管理工作，制定出對(duì)應(yīng)的庫(kù)房管理制度，對(duì)庫(kù)房的溫度、濕度、防火性能、防盜性能等進(jìn)行調(diào)節(jié)，切實(shí)保證科技檔案的完整性和安全性。

3.2加強(qiáng)科技檔案人才和經(jīng)費(fèi)管理

不斷加強(qiáng)企業(yè)科技檔案管理人員的隊(duì)伍素質(zhì)，提升業(yè)務(wù)能力，是企業(yè)提高科技檔案管理工作水平的重要措施，應(yīng)著重從檔案法律法規(guī)、道德修養(yǎng)、基本理論、業(yè)務(wù)能力、信息化技能等多方面、多角度綜合考察科技檔案管理人員的職業(yè)技能。在企業(yè)中建立檔案專業(yè)技術(shù)職稱評(píng)聘制度，鼓勵(lì)檔案管理人員業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)熱情，建立科技檔案人員職業(yè)上升通道，鼓勵(lì)科技檔案管理人員參加各類培訓(xùn)，在企業(yè)中培養(yǎng)出一批專業(yè)化的科技檔案管理人才。同時(shí)，應(yīng)適當(dāng)增加科技檔案管理工作經(jīng)費(fèi)投入，在企業(yè)管理經(jīng)費(fèi)中適當(dāng)撥出用于科研檔案管理，保證企業(yè)檔案庫(kù)房、設(shè)備和工具齊套。

3.3構(gòu)建源頭管理的創(chuàng)新模式

對(duì)于國(guó)有企業(yè)來(lái)說(shuō)，在后續(xù)時(shí)間里也應(yīng)該要全面貫徹源頭管理的創(chuàng)新模式，提高科技檔案管理的規(guī)范性與完整性。第一，企業(yè)各個(gè)部門應(yīng)該積極配合檔案管理人員進(jìn)行科技檔案的歸檔工作，保證各個(gè)部門的科技檔案相關(guān)信息內(nèi)容能夠得到較完善的整合，最終形成整套的科技檔案信息數(shù)據(jù)體系。第二，企業(yè)還要全面貫徹科技檔案文件分級(jí)管理，特別是各個(gè)科技檔案信息的前端控制。即在進(jìn)行科技檔案采集的時(shí)候，就應(yīng)該對(duì)數(shù)據(jù)信息的類型進(jìn)行分析，并預(yù)先做好數(shù)據(jù)信息的分類，將不同級(jí)別的檔案信息歸到不同類別體系中。第三，科技檔案管理人員應(yīng)該加強(qiáng)自身跟企業(yè)科研部門和生產(chǎn)部門的溝通，同時(shí)還要讓部分科研人員參與到科技檔案管理體系中，最終就可以較好實(shí)現(xiàn)科技檔案資源的有效歸檔與動(dòng)態(tài)管理?？傮w來(lái)說(shuō)，基于源頭管理的科技檔案創(chuàng)新模式主要就是聯(lián)動(dòng)科研人員和公司內(nèi)部其他各個(gè)部門，在科技檔案信息產(chǎn)生的源頭進(jìn)行全面管理，并結(jié)合公司的各項(xiàng)創(chuàng)新項(xiàng)目和科研成果，實(shí)現(xiàn)科技檔案信息的動(dòng)態(tài)管理。這樣，以后企業(yè)科技檔案信息就具有了更強(qiáng)的管理有效性與靈活性，更容易發(fā)揮檔案管理的戰(zhàn)略成效。

4結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，企業(yè)要充分認(rèn)識(shí)到科技檔案管理工作的重要性，建立科技檔案資產(chǎn)觀、轉(zhuǎn)變以需求為導(dǎo)向、明確電子檔案的認(rèn)可程度和注重過(guò)程性文件的存檔。積極改進(jìn)科技檔案管理的制度措施，健全企業(yè)科技檔案管理規(guī)范、優(yōu)化科技檔案管理權(quán)責(zé)關(guān)系、完善科技檔案管理模式、加強(qiáng)科技檔案人才和經(jīng)費(fèi)管理。從多維度改革創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)企業(yè)科技檔案管理提升。

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