水務(wù)類技術(shù)單位檔案管理信息系統(tǒng)的選型研究

唐偉鵬,古 莉

(廣州市水務(wù)規(guī)劃勘測設(shè)計研究院有限公司，廣州 510640)

2020年6月20日，新修訂的《中國人民共和國檔案法》(下文簡稱《檔案法》)正式發(fā)布，新增了“檔案信息化建設(shè)”整個章節(jié)，明確要求各單位應(yīng)當(dāng)積極推進(jìn)電子檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)，與辦公自動化系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)等相互銜接。中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳于2021年6月9日印發(fā)的《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》中指出“新一代信息技術(shù)廣泛應(yīng)用，檔案工作環(huán)境、對象、內(nèi)容發(fā)生巨大變化，迫切要求創(chuàng)新檔案工作理念、方法、模式，加快全面數(shù)字轉(zhuǎn)型和智能升級”。近年來，國家各項法律、政策等的發(fā)布，彰顯出國家對檔案信息化的建設(shè)與發(fā)展愈發(fā)重視，身處新時代，手工或半手工的檔案管理模式已與新特色社會主義的發(fā)展理念不相適應(yīng)，檔案信息化的管理模式為大勢所趨。

水務(wù)類技術(shù)單位是扎根于中國水務(wù)市場，專注于城市供水、排水等領(lǐng)域，以工程設(shè)計、勘察測量、規(guī)劃咨詢、科研試驗等為主營業(yè)務(wù)的一類單位，名稱較為多樣化，例如XX公司、XX院、XX所、XX中心。其在生產(chǎn)經(jīng)營活動中積累了大量的歷史記錄，這些檔案蘊(yùn)含了巨大的參考價值和憑證價值。目前來說，各大水務(wù)類技術(shù)單位的檔案管理水平和信息化程度參差不齊，在電子文件和紙質(zhì)文件混合歸檔的情形下[1]，普遍存在檔案管理水平不高、檔案利用率低以及檔案內(nèi)在質(zhì)量、外在規(guī)范與檔案完整度等方面的問題[2]，這與《檔案法》等法律法規(guī)對我國檔案事業(yè)的要求存在較大差異，并且提升水務(wù)類技術(shù)單位的信息化水平有利于提高市場競爭力，讓本單位和所屬行業(yè)能夠更好地發(fā)展，因而，水務(wù)類技術(shù)單位有必要提升自身的檔案信息化水平。然而，如何搭建起與單位辦公自動化系統(tǒng)、檔案全生命周期的信息集成以及其他系統(tǒng)相集成的檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案文件數(shù)字化、檔案存儲數(shù)字化、檔案利用網(wǎng)絡(luò)化，以適應(yīng)信息化帶來的發(fā)展機(jī)遇和挑戰(zhàn)，是水務(wù)類技術(shù)單位在未來的檔案管理工作中能否發(fā)揮信息技術(shù)作用和持續(xù)健康發(fā)展的關(guān)鍵[3]。

本文基于水務(wù)類技術(shù)單位的視角，以X公司為例，從檔案管理信息系統(tǒng)的查找、初選、比較各步驟層層深入，并結(jié)合選型過程與相關(guān)的參考文獻(xiàn)，對水務(wù)類技術(shù)單位的檔案管理信息系統(tǒng)的選型策略進(jìn)行提煉與總結(jié)，希望能為水務(wù)類技術(shù)單位或者相似類型，具有共通之處的單位的檔案管理信息系統(tǒng)的選型工作提供一定的參考。

1 X公司的基本概況

X公司是極具典型的水務(wù)類技術(shù)單位，業(yè)務(wù)范圍廣泛，包括工程設(shè)計、勘察測量、規(guī)劃咨詢、科研試驗等。 X公司目前保存的檔案類型主要有文書檔案、人事檔案、合同檔案、技術(shù)檔案、財務(wù)檔案，采用的是某OA系統(tǒng)和自主研發(fā)的系統(tǒng)共同管理公司內(nèi)的檔案數(shù)字資源，基本能滿足除技術(shù)檔案外的信息化管理需求，這主要是因為技術(shù)檔案相對于其他檔案，第一是檔案時間跨度大，每個項目可能涉及多個階段，少則數(shù)月多則數(shù)年，圖紙與報告容易出現(xiàn)多版本的問題，ISO流程文件容易丟失；第二是項目人員復(fù)雜，每個項目可能包含不同的階段、專業(yè)，以圖紙為例，圖紙是以張為單位進(jìn)行管理，由于每張圖紙都需要相關(guān)人員進(jìn)行手簽和蓋章，因此涉及繁瑣、復(fù)雜的簽章檢查的問題；第三，技術(shù)檔案具有自己的專有格式DWG,普通的檔案管理信息系統(tǒng)難以便捷的查找與閱覽，因此，X公司技術(shù)檔案對檔案管理信息系統(tǒng)的要求高于公司內(nèi)其他類型的檔案，尋找一個能夠良好管理X公司技術(shù)檔案的檔案管理信息系統(tǒng)，就能滿足X公司所有檔案信息化管理的需求，緣此， X公司的檔案管理人員重點針對技術(shù)檔案牽頭在公司內(nèi)部展開了檔案管理信息系統(tǒng)的查找、初選、比較等一系列選型過程。

2 檔案管理信息系統(tǒng)的查找方法

在查找初期，X公司通過調(diào)研上級單位、同類型或者相似類型的技術(shù)單位的技術(shù)檔案信息化水平，了解其中優(yōu)秀單位所使用的檔案管理信息系統(tǒng)。并在互聯(lián)網(wǎng)上以“技術(shù)檔案管理信息系統(tǒng)”“水務(wù)工程檔案管理信息系統(tǒng)”“項目檔案管理信息系統(tǒng)”等關(guān)鍵詞作為檢索詞，了解網(wǎng)絡(luò)上有關(guān)的檔案管理信息系統(tǒng)的商業(yè)信息。通過運用實地調(diào)查法、詢問法、網(wǎng)絡(luò)搜尋法等科學(xué)方法盡可能地全面了解目前現(xiàn)有的檔案管理信息系統(tǒng)，并收集研發(fā)單位的信息。

3 檔案管理信息系統(tǒng)的初選

在檔案管理信息系統(tǒng)查找工作進(jìn)行的過程中，X公司邀請與本單位技術(shù)檔案信息化管理需求相匹配系統(tǒng)的研發(fā)單位于X公司內(nèi)就其系統(tǒng)作詳細(xì)的介紹。由于技術(shù)檔案的信息化管理水平不僅涉及檔案人員對歸檔后的技術(shù)檔案的管理，也涉及技術(shù)檔案歸檔前內(nèi)在質(zhì)量的把控和技術(shù)檔案移交等工作環(huán)節(jié)，因此，X公司創(chuàng)建了工作群，搭建了上至公司高層領(lǐng)導(dǎo)、總工，下至各技術(shù)部門、管理部門等有關(guān)科室的主要負(fù)責(zé)人聯(lián)合一體的選型團(tuán)隊。在各研發(fā)單位宣講本單位產(chǎn)品的過程中，X公司選型團(tuán)隊中的人員站在自己工作崗位的角度，向系統(tǒng)研發(fā)單位多方面多維度的詢問，使X公司更深入地了解了該檔案管理信息系統(tǒng)與該公司技術(shù)檔案信息化管理工作需求相匹配的程度。經(jīng)初選，挑選出3個符合需求的檔案管理信息系統(tǒng)。

4 檔案管理信息系統(tǒng)的比較

X公司目前在檔案信息化管理方面主要使用的某OA系統(tǒng)和自主研發(fā)的系統(tǒng)，另外經(jīng)初選選定了3個系統(tǒng)。X公司基于程麗麗在《檔案管理信息系統(tǒng)評價體系框架研究》一文中構(gòu)建的檔案管理信息系統(tǒng)的評價體系，并結(jié)合公司內(nèi)技術(shù)檔案信息化管理需求、檔案全生命周期過程、辦公自動化、技術(shù)檔案的特色性(相對于文書檔案、人事檔案等，包含了大量的工程設(shè)計圖紙)等要素，設(shè)計了較為詳細(xì)的檔案管理信息系統(tǒng)評價體系(見表1)。筆者就5個系統(tǒng)作了細(xì)致的比較。為了避免商業(yè)廣告的嫌疑，特隱去系統(tǒng)的名稱，以系統(tǒng)A(X公司OA系統(tǒng))、系統(tǒng)B(X公司自主研發(fā)系統(tǒng))、系統(tǒng)C、系統(tǒng)D和系統(tǒng)E代替。此外，由于系統(tǒng)價格涉及商業(yè)機(jī)密，本文在此不做比較。

表1 檔案管理信息系統(tǒng)評價體系

4.1 系統(tǒng)比較之系統(tǒng)功能

見表2所示，基本上5個系統(tǒng)都具有業(yè)務(wù)功能和特色功能，但是相互之間存在若干差別。在檔案收集與歸檔方面，除系統(tǒng)B外，其他系統(tǒng)均能實現(xiàn)辦公自動化，能夠增強(qiáng)水務(wù)類技術(shù)單位的協(xié)同辦公能力，提高檔案收集與歸檔的效率。其中，系統(tǒng)A、C、D采取的是手動移交的方式，相比與自動移交的系統(tǒng)E，所移交的檔案經(jīng)過了人工篩選，更為準(zhǔn)確，能夠節(jié)省儲存空間。但是自動移交的方式，能夠避免檔案移交者漏交的情形，但是對數(shù)據(jù)庫的儲存容量有一定的要求。

表2 檔案管理信息系統(tǒng)功能對比

在檔案整編方面，系統(tǒng)A、C、D、E均能滿足檔案的整編要求，其中系統(tǒng)A、D、E能夠在系統(tǒng)內(nèi)生成條形碼或者二維碼，便捷地將檔案實體與檔案信息實現(xiàn)關(guān)聯(lián)，有利于檔案實體的整理與管理。

在檔案檢索方面，系統(tǒng)A、B只能實現(xiàn)關(guān)鍵字檢索，檢索功能較為單一。系統(tǒng)C可借助外部的OCR軟件實現(xiàn)全文檢索。而系統(tǒng)D、E的檢索功能較為豐富，特別是擁有圖形檢索的功能，可以直接檢索圖簽信息(針對技術(shù)檔案中的圖紙)，能夠提高檔案管理信息系統(tǒng)中技術(shù)檔案的檢全率和檢準(zhǔn)率。

在檔案利用方面，除系統(tǒng)B外，其他系統(tǒng)均能實現(xiàn)檔案在線借閱的功能。其中，系統(tǒng)D、E除了常規(guī)電子文件格式外，也能夠在線閱覽、下載DWG格式的圖紙，避免了轉(zhuǎn)格式的麻煩，極大方便了檔案利用者的借閱、下載。特別是系統(tǒng)E，能夠?qū)n案庫中的檔案信息自行組織，形成企業(yè)知識庫，深層次的挖掘檔案中的信息與價值。在檔案統(tǒng)計方面，系統(tǒng)A缺乏此環(huán)節(jié)的功能，系統(tǒng)B只能統(tǒng)計數(shù)字，而系統(tǒng)C、D、E均支持圍繞某一主題形成圖表形式的檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)，直觀且較為全面。

在特色功能上，5個系統(tǒng)各具特色，系統(tǒng)A、B的特色功能與提高技術(shù)檔案信息化管理水平的關(guān)聯(lián)性不強(qiáng)；系統(tǒng)C、D、E具有移動端的功能，能夠在線遠(yuǎn)程辦理檔案管理、借閱等業(yè)務(wù)，方便實用。其中系統(tǒng)D、E具有出圖管控功能，能夠為技術(shù)檔案歸檔前的內(nèi)在質(zhì)量和完整程度進(jìn)行把控，特別是系統(tǒng)E具有十分出色的出圖管控功能，極大地提高了技術(shù)檔案的歸檔效率。

綜上所述，除系統(tǒng)A、B外，其他系統(tǒng)均有較好的系統(tǒng)功能，符合水務(wù)類技術(shù)單位辦公自動化、檔案全生命周期的信息集成以及與其他系統(tǒng)相集成的要求，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案文件數(shù)字化、檔案存儲數(shù)字化、檔案利用網(wǎng)絡(luò)化。相對而言，系統(tǒng)C適合對檔案管理信息系統(tǒng)功能要求一般的水務(wù)類技術(shù)單位。系統(tǒng)D適合在檢索功能、出圖管控能力等系統(tǒng)功能有一定要求的水務(wù)類技術(shù)單位，而系統(tǒng)E的功能最為全面，適合對檔案管理信息系統(tǒng)的系統(tǒng)功能要求較高的水務(wù)類技術(shù)單位。

4.2 系統(tǒng)比較之系統(tǒng)性能

據(jù)表3所示，5個系統(tǒng)在配置要求、可擴(kuò)展性、安全性能方面均表現(xiàn)性良好，其中系統(tǒng)D、E具有水印功能，能夠較好地保護(hù)技術(shù)檔案的知識產(chǎn)權(quán)。在操作性能方面，系統(tǒng)C、D、E表現(xiàn)優(yōu)良，均是依據(jù)《中化華人民共和國檔案法》等有關(guān)的法律法規(guī)，合理規(guī)劃了檔案的管理流程，界面簡潔，操作簡單。系統(tǒng)A、B表現(xiàn)一般，但是均不影響操作。

表3 檔案管理信息系統(tǒng)性能對比

綜上所述，5個系統(tǒng)基本滿足系統(tǒng)性能的要求。但是系統(tǒng)C、D、E的系統(tǒng)性能更為突出。

4.3 系統(tǒng)比較之系統(tǒng)效益

用戶群在一定程度上可以反映系統(tǒng)效益[4]。由于各系統(tǒng)用戶較多，為凸顯針對性，筆者選擇水務(wù)類技術(shù)或者相似單位，有共通之處的單位以及綜合性檔案管理機(jī)構(gòu)作為典型用戶進(jìn)行對比。此外，系統(tǒng)A與系統(tǒng)B不是專門的檔案管理信息系統(tǒng)，在此環(huán)節(jié)不參與比較。

如表4所示，系統(tǒng)C和系統(tǒng)D典型用戶個數(shù)較少，僅為個位數(shù)，且均未涉及水務(wù)類技術(shù)單位，而系統(tǒng)E的典型用戶群是各類技術(shù)單位，其中含有水務(wù)類。因此，系統(tǒng)E在系統(tǒng)效益的比較上優(yōu)于前兩者，更加適合水務(wù)類技術(shù)單位作為候選系統(tǒng)。

表4 檔案管理信息系統(tǒng)典型用戶情況對比

5 檔案管理信息系統(tǒng)的選型策略

通過以上的比較與分析，不難看出5個系統(tǒng)既有共性也有特性。系統(tǒng)C、D、E都能較好地滿足水務(wù)類技術(shù)單位的檔案在收集、整編、檢索、利用、統(tǒng)計等基本工作流程中的信息化需求和在配置、安全、操作、可擴(kuò)展方面的性能需求，并且部分系統(tǒng)更是結(jié)合了技術(shù)檔案的特色性，對于工程圖紙這一類的檔案資料實現(xiàn)了質(zhì)量把控和提高了歸檔效率。

系統(tǒng)A是綜合性辦公系統(tǒng)，不是專門針對檔案管理業(yè)務(wù)所開發(fā)，大量的功能需要二次開發(fā)，需要耗費不少的金錢與時間，而且操作界面較為復(fù)雜，需要檔案歸檔人員和管理人員花費時間摸索，個人的檔案意識和責(zé)任感參差不齊，能否做到規(guī)范的歸檔難以把控。

通過自主研發(fā)的系統(tǒng)B的優(yōu)勢在于沒有顯性的金錢成本，但是XX公司需要專業(yè)的研發(fā)團(tuán)隊。團(tuán)隊成員中不僅需要計算機(jī)方面的人才，也需要熟悉檔案管理業(yè)務(wù)的人才，對于非專門的檔案系統(tǒng)研發(fā)單位難以保證。即使存在，也難以在XX公司內(nèi)專職開發(fā)檔案管理信息系統(tǒng)，從研發(fā)、試運行到正式上線需要較長的周期[5]。

由此可見，較之系統(tǒng)A一類的綜合性辦公系統(tǒng)和系統(tǒng)B一類的自主研發(fā)系統(tǒng)，選擇系統(tǒng)C、D、E這類由專門的檔案系統(tǒng)研發(fā)單位所開發(fā)的專業(yè)性強(qiáng)、技術(shù)成熟的檔案管理信息系統(tǒng)對于盡快提高XX公司一類水務(wù)類技術(shù)單位的檔案信息化的水平更為適合[6]。但是專門開發(fā)檔案管理信息系統(tǒng)的研發(fā)單位不在少數(shù)，若想選出心儀的系統(tǒng)，需要按照一定的步驟，對系統(tǒng)做好綜合評估。

5.1 建立選型團(tuán)隊

檔案信息管理系統(tǒng)并非孤立，它要與水務(wù)類技術(shù)單位辦公自動化相結(jié)合，與其他系統(tǒng)相集成，因此選型的過程不可只涉及單位的檔案管理人員，否則結(jié)果可能片面，還應(yīng)包括單位的檔案產(chǎn)生部門與其他相關(guān)的管理部門的骨干人員以及作為主要決策者的高層領(lǐng)導(dǎo)。即使高層領(lǐng)導(dǎo)難以抽身，也需定期作匯報演示，獲取決策層的分析和判斷。

5.2 明確選型目標(biāo)

水務(wù)類技術(shù)單位提升自身的檔案管理水平，絕不是無的放矢。除了積極響應(yīng)國家的政策外，更重要的是提升自身的信息管理能力，一方面有利于水務(wù)類技術(shù)單位形象、名譽(yù)的提升，另一方面能夠讓水務(wù)類技術(shù)單位充分利用檔案，加強(qiáng)業(yè)務(wù)水平，從而提升單位的行業(yè)競爭力[7]，這便是水務(wù)類技術(shù)單位的首要選型目標(biāo)。因此備選的檔案管理信息系統(tǒng)的品牌、檔案信息管理系統(tǒng)的研發(fā)單位甚至是其的合作伙伴應(yīng)具有一定的知名度，作為提升水務(wù)類技術(shù)單位形象的“軟保障”，然而，具有過硬的功能、性能，與水務(wù)類技術(shù)單位檔案信息化需求匹配度較高，能夠提升水務(wù)類技術(shù)單位業(yè)務(wù)能力，加強(qiáng)競爭優(yōu)勢的“硬保障”系統(tǒng)更是選型的關(guān)鍵因素所在，因此備選系統(tǒng)功能與性能的現(xiàn)有水平、系統(tǒng)在水務(wù)行業(yè)或者相關(guān)行業(yè)的市場占有率、系統(tǒng)提供商的實施水平、服務(wù)水平與售后保證方面作為選型過程中的重點考核內(nèi)容。如果可以，盡量選擇國產(chǎn)的品牌[8-9]，支持國內(nèi)企業(yè)的發(fā)展。其次，備選系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)具有實惠、合適的價格，只顧及需求不考慮成本的盲目選型科學(xué)性較差，應(yīng)當(dāng)在滿足水務(wù)類技術(shù)單位首要選型目標(biāo)的前提下盡力使成本最小化[3]。

5.3 科學(xué)選型

1) 充分了解系統(tǒng)供應(yīng)商和系統(tǒng)的情況?？梢岳秒娫捇蛘呔W(wǎng)絡(luò)聊天工具獲取有關(guān)信息，最好采用調(diào)查問卷的形式，方便信息的收集與比較。

2) 以選型目標(biāo)為導(dǎo)向，結(jié)合實際。始終秉持“沒有最好，只有最適合”的信念，結(jié)合水務(wù)類技術(shù)單位的規(guī)模、檔案的數(shù)量、檔案的管理現(xiàn)狀與水平、經(jīng)濟(jì)情況等各方面因素，多維度地進(jìn)行比較，在主要選型目標(biāo)與成本之間尋求平衡點。

3) 具備前瞻性。備選系統(tǒng)能適應(yīng)水務(wù)類技術(shù)單位未來可能在規(guī)模、結(jié)構(gòu)、制度、工作流程等上發(fā)生的變化[10]。

5.4 試運行

待綜合考慮選出心儀的檔案管理信息系統(tǒng)后，如果條件允許的情況下，盡量要求商家提供演示版系統(tǒng)在單位內(nèi)部進(jìn)行試運行工作，防止決策失誤。周期可以選定為1個月到3個月[11]。

5.5 決策和合同談判

1) 確認(rèn)需要購買的功能和服務(wù)。

2) 確認(rèn)最終報價和商議合同細(xì)節(jié)，包括系統(tǒng)價格與相關(guān)費用的確定、保密協(xié)議的內(nèi)容、開發(fā)功能知識產(chǎn)權(quán)歸屬性問題等[12]。

3) 合同簽訂完成，選型工作結(jié)束。

6 結(jié)語

水務(wù)類技術(shù)單位如若重視檔案管理信息系統(tǒng)的選型過程，科學(xué)、有序、系統(tǒng)地進(jìn)行選型過程的管理，就一定可以做出正確的決策，使單位內(nèi)的檔案信息化建設(shè)有一個良好的開端。