醫(yī)院紙質(zhì)檔案與電子檔案的有效融合路徑分析

汪川虎

摘要：目的 探索如何實現(xiàn)醫(yī)院紙質(zhì)檔案與電子檔案的有效融合;方法 采用文獻研究結(jié)合我院檔案管理實際，就紙質(zhì)檔案與電子檔案的融合發(fā)表了幾點自己的看法;結(jié)果 紙質(zhì)檔案與電子檔案各有自己的優(yōu)點與缺點，醫(yī)院應(yīng)該在共存性與互動性原則基礎(chǔ)上，從信息化建設(shè)、制度保障、人才等方面實現(xiàn)二者的融合;結(jié)論 順應(yīng)時代發(fā)展潮流，實現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案的有效融合，是提高檔案管理水平與效率的重要舉措。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院;紙質(zhì)檔案;電子檔案;融合路徑

【中圖分類號】R197.3 【文獻標(biāo)識碼】A 【文章編號】1673-9026（2022）05--01

檔案作為醫(yī)院重要的臨床研究資料與歷史憑證，其能夠真實地反映出醫(yī)院各各項工作及活動的開展情況，不但可以作為醫(yī)院開展醫(yī)療服務(wù)的基礎(chǔ)資料，同時還能為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)作出重要決策提供指導(dǎo)，從而確保醫(yī)院各項經(jīng)營活動的順利開展。伴隨著信息技術(shù)的誕生與發(fā)展，醫(yī)院檔案也由以往的紙質(zhì)檔案逐漸轉(zhuǎn)變成電子檔案，但是無論是傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案還是具備信息時代特征的電子檔案，其自身均有自己的優(yōu)點與缺點，因此如何發(fā)揮這兩種檔案的優(yōu)點，實現(xiàn)二者的融合成為醫(yī)院檔案管理者關(guān)注的重要課題。

一、醫(yī)院紙質(zhì)檔案與電子檔案各自優(yōu)點與缺點分析

（一）醫(yī)院紙質(zhì)檔案的優(yōu)點與缺點分析

醫(yī)院紙質(zhì)檔案是以紙張作為信息載體，用文字是記錄組織或個人行為為操作的文字材料，是處理各種事物所用到的憑證。醫(yī)院文書檔案作為其臨床診療記錄與科研記錄的重要文件，詳細(xì)地記錄了醫(yī)院日常經(jīng)營與管理活動開展情況。紙質(zhì)檔案擁有很強的直觀性，因此具備較強的法律效力。紙質(zhì)檔案主要是全面收集醫(yī)院在經(jīng)營與服務(wù)過程中的相關(guān)信息，通過專門的檔案管理機構(gòu)對其進行歸納與分類，結(jié)合醫(yī)院的要求和標(biāo)準(zhǔn)，恰如其分地處理信息。縱觀傳統(tǒng)醫(yī)院檔案，紙質(zhì)檔案是最主要的載體，檔案的存在是對前人的肯定，體現(xiàn)了資料的人文價值，在紙質(zhì)檔案作用下，能夠?qū)崿F(xiàn)經(jīng)營、服務(wù)、管理等方面的傳承。隨著時間的不斷推移，紙質(zhì)檔案中記載的內(nèi)容的珍貴性將得以體現(xiàn)。由此可見，結(jié)合傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的本質(zhì)可以得出其最顯著的優(yōu)點便是較強的直觀性，方便了閱讀。紙質(zhì)檔案屬于一類資料類型，其擁有較強的可操作性，無需對頁面進行周密且準(zhǔn)確地設(shè)計，并且版面的要求較低，便于整理資料。另外，在形成紙質(zhì)檔案過程中，需要醫(yī)院管理者確認(rèn)檔案內(nèi)容，待確認(rèn)內(nèi)容無誤后再簽字蓋章，如此便保證了其內(nèi)容的準(zhǔn)確性與真實性，同時賦予了紙質(zhì)檔案一定的法律效力，可以當(dāng)作法律證據(jù)的存在。而醫(yī)院紙質(zhì)檔案的缺點也是不容忽視的，紙質(zhì)檔案所需的存儲空間較大，并且對存儲的環(huán)境要求較高，如果環(huán)境不佳、溫度控制不當(dāng)、防火防蟲等“八防”工作未做到位，便容易導(dǎo)致紙質(zhì)檔案被損害、褪色、碳化等等，除此之外，紙質(zhì)檔案數(shù)量大，增加了檔案利用者查找檔案的時間，也增加了檔案管理者的工作任務(wù)，同時在查找和利用過程中稍不注意便可能發(fā)生人為損害的現(xiàn)象，影響了紙質(zhì)檔案的價值[1]。

（二）醫(yī)院電子檔案的優(yōu)點與缺點分析

首先，醫(yī)院電子檔案的優(yōu)點主要體現(xiàn)在以下幾個方面：第一，電子檔案具備快速存儲的要求，能夠迅速提取、查詢、使用信息，并且檔案占據(jù)的空間較小。第二，電子檔案在信息技術(shù)的支撐下，極大地保證了資料的安全性與完整性，避免了人為因素導(dǎo)致的信息丟失。第三，電子檔案的傳播與接收流程十分簡單，極大地提升了信息交換速度，實現(xiàn)了信息的共享。第四，在應(yīng)用電子檔案時，能夠迅速查詢所需信息，同時具備定向搜索功能，滿足了用戶的個性化信息需求，同時還能動態(tài)掌握信息以及永久保存信息，并結(jié)合信息變化情況予以及時調(diào)整。其次，醫(yī)院電子檔案的缺點主要體現(xiàn)在以下幾個方面：第一，電子檔案的信息安全方面存在缺點，特別是伴隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷進步和發(fā)展，增加了檔案信息泄露的風(fēng)險，導(dǎo)致電子檔案容易遭受黑客、病毒等攻擊導(dǎo)致信息外泄，黑客會惡意篡改、盜取重要的醫(yī)院檔案信息，增加了信息安全維護的難度。第二，電子檔案無論是形成還是發(fā)展均是建立在計算機設(shè)備這一基礎(chǔ)上的，因此一旦計算機設(shè)備發(fā)生故障時，便直接影響電子檔案的使用[2]。

（三）醫(yī)院紙質(zhì)檔案與電子檔案融合的必要性

通過上述分析，我們已經(jīng)得出無論是醫(yī)院紙質(zhì)檔案還是電子檔案均存在自身的優(yōu)點與缺點，而積極探尋二者融合的有效路徑，發(fā)揮優(yōu)勢互補的作用，是進一步提升檔案管理效率與質(zhì)量的重要途徑，也是檔案“雙套制”的必然要求。醫(yī)院檔案管理要想發(fā)展，那么便需要打破傳統(tǒng)管理思維的束縛，不斷創(chuàng)新，制定出更加科學(xué)且合理的管理方案，在努力實現(xiàn)紙質(zhì)檔案電子化的過程中，還應(yīng)當(dāng)做好紙質(zhì)檔案的保管，來提升電子檔案的法律效力，從而為檔案的使用者提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

二、紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理融合發(fā)展的原則

（一）共存原則

不容置否紙質(zhì)檔案擁有諸多的優(yōu)勢，但是其始終是建立在紙質(zhì)檔案這一基礎(chǔ)上的。因此醫(yī)院檔案管理工作者可以以信息技術(shù)為支撐提升檔案管理的效率。但是這并非意味著可以用心的檔案形式完全取代傳統(tǒng)的形式。再加上電子檔案面臨著信息容易泄露和丟失的問題，為了提升檔案信息的安全性，便需要將紙質(zhì)檔案與電子檔案有機融合起來，應(yīng)用紙質(zhì)檔案對一些重要的電子檔案信息進行備份。另外，個別基層醫(yī)院由于地處偏遠(yuǎn)，在電子信息技術(shù)的應(yīng)用方面還不夠全面，檔案管理者依然沿用的是傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式，突然將紙質(zhì)檔案管理全面轉(zhuǎn)變成電子檔案不僅會增加成本支出，并且短時間內(nèi)管理人員也無法適應(yīng)，針對這樣的現(xiàn)狀，便需要基于共存原則積極探尋二者的融合發(fā)展路徑。

（二）互動性原則

上述已經(jīng)詳細(xì)闡述了紙質(zhì)檔案與電子檔案各自的優(yōu)缺點，若想將在融合二者優(yōu)點的同時規(guī)避二者的缺點，那么便需要加強二者的互動，要結(jié)合醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀確定管理的方式以及輔助性手段，以更好地實現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案相互促進以及自我完善。以紙質(zhì)檔案為例，便可以參考電子檔案管理模式來優(yōu)化管理流程，也可以利用電子檔案具備的快速檢索功能來方便檔案使用者快速找到所需的檔案內(nèi)容。而電子檔案則可以參考紙質(zhì)檔案管理具備的實體化優(yōu)勢來對檔案信息進行備份，提升檔案信息的安全性[3]。

三、醫(yī)院紙質(zhì)檔案與電子檔案的有效融合路徑分析

（一）加強信息化建設(shè)，為紙質(zhì)檔案與電子檔案的融合提供基礎(chǔ)保障

信息技術(shù)的誕生與廣泛使用極大地提升了人們生產(chǎn)與生活的信息化水平，特別是伴隨著無紙化辦公的推出與實施，各種現(xiàn)代管理手段的應(yīng)用、多媒體文件的制作等等進一步提升了醫(yī)院工作效率與工作質(zhì)量，這便需要醫(yī)院加強信息化建設(shè)。首先，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)進一步加大基礎(chǔ)設(shè)施的資金投入。開展紙質(zhì)檔案與電子檔案的融合必須要依靠充足的資金支持，例如：在檔案收集工作中，檔案管理工作人員需要大范圍進行收集，這樣才能夠確保檔案的完整性，才能夠保證檔案能夠全面，而此項工作必須要充足的經(jīng)費予以支撐。所以應(yīng)當(dāng)進一步增加對檔案管理工作的資金支持，而基于檔案管理工作所需硬件條件來說，檔案管理信息化建設(shè)的不斷推進，要求配置更加完善的信息化管理設(shè)備，才能夠?qū)崿F(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案的高效融合。例如：醫(yī)院應(yīng)該結(jié)合自身的資金現(xiàn)狀適當(dāng)購置計算機、掃描儀、照相機、去濕、控溫等設(shè)備，進而保證紙質(zhì)檔案與電子檔案的融合工作的有序開展。然后，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)積極引進的先進軟件和技術(shù)，踐行科學(xué)理念，不斷進行創(chuàng)新實踐;最后，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)憑借檔案信息化建設(shè)，對傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案材料予以有機的整合，一方面要積極探尋紙質(zhì)檔案信息材料的共享機制，借助信息技術(shù)提升檔案管理的效率，從而實現(xiàn)各類檔案識別、分別、傳輸?shù)臏?zhǔn)確性，另一方面醫(yī)院要積極探尋檔案信息的整合方式，實現(xiàn)檔案管理的多元化整合。值得注意的是：醫(yī)院在信息化建設(shè)進程中，要遵循“雙套制”的原則，所謂“雙套制”即紙質(zhì)檔案與信息化檔案共同開展，將紙質(zhì)檔案作為正本，將信息化檔案作為副本。實現(xiàn)檔案信息化建設(shè)的“雙套制”不僅能夠?qū)崿F(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案的雙重備份，同時還有助于提升檔案檢索與查詢的安全性。除此之外，還需要實現(xiàn)檔案的全周期管理。縱觀傳統(tǒng)的檔案管理模式，僅僅是在存儲與使用檔案過程中實施管理，但是檔案的全周期應(yīng)當(dāng)涵蓋檔案的形成、存儲、使用、銷毀等整個過程，因此檔案管理工作中必須結(jié)合檔案管理的客觀要求，如此才能實現(xiàn)不同檔案的全周期管理這一工作目標(biāo)，提升檔案管理的準(zhǔn)確性與科學(xué)性。

（二）完善檔案管理制度，為紙質(zhì)檔案與電子檔案的融合提供制度保障

紙質(zhì)檔案與電子檔案的融合同樣也離不開管理制度的保障。首先作為醫(yī)院的檔案管理工作者，要深刻意識到在信息化時代下，電子檔案管理的重要性。要在醫(yī)院現(xiàn)有檔案管理模式的基礎(chǔ)上，通過構(gòu)建相互協(xié)調(diào)、相互補充的檔案管理機制，來推動紙質(zhì)檔案與電子檔案的順利融合。其次，醫(yī)院還應(yīng)該針對檔案構(gòu)建統(tǒng)籌管理模式，實現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案二者既相互獨立，又緊密聯(lián)系。在紙質(zhì)檔案與電子檔案共存這一形勢下，分別構(gòu)建兩個獨立的數(shù)據(jù)庫管理，確保兩種檔案形式能夠?qū)崟r對接。作為醫(yī)院檔案管理工作者要充分發(fā)揮電子檔案與紙質(zhì)檔案各自的優(yōu)點，在檔案的收集、存儲、使用等環(huán)節(jié)構(gòu)建相應(yīng)的管理模式，然后針對兩類檔案構(gòu)建相應(yīng)的管理系統(tǒng)，從而確保紙質(zhì)檔案與電子檔案在使用與存儲過程中能夠快速且靈活的切換，從而實現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案高效、快捷融合。

（三）注重紙質(zhì)檔案與電子檔案的共存性與互動性

相信在未來很長一段時間內(nèi)，紙質(zhì)檔案與電子檔案會長期共存，電子檔案不會完全取代傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，紙質(zhì)檔案依然占據(jù)主導(dǎo)地位，但是伴隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，二者的融合也將越來越深入。結(jié)合當(dāng)前現(xiàn)狀，醫(yī)院若想實現(xiàn)二者順利融合，首先要注意提升紙質(zhì)檔案與電子檔案的共存性與活動性。其中共存性，指的是紙質(zhì)檔案與電子檔案分別以兩種形式同時存在。由于先有紙質(zhì)檔案后有電子檔案，因此要將紙質(zhì)檔案是主本，將電子檔案作為副本。針對音頻或者視頻等資料，在信息時代通過數(shù)字存儲設(shè)備進行存檔時，還需要注重光盤的刻錄，通過實物存儲的方式，通過這樣的方式實現(xiàn)二者的共存，同時還能提高檔案信息的安全性。紙質(zhì)檔案與電子檔案在共存性這一基礎(chǔ)上，還需要加強彼此之間的互動與聯(lián)系性。紙質(zhì)檔案的長期存在能夠為電子檔案的發(fā)展提供堅實的基礎(chǔ)，為此醫(yī)院應(yīng)該充分借助紙質(zhì)檔案的優(yōu)勢，借鑒電子檔案的管理新方法彌補自身的缺點。在未來很長時間內(nèi)，電子檔案均可能是紙質(zhì)檔案的一項輔助功能，在信息查詢方面提供了便利，實現(xiàn)二者的互動性，也將成為未來醫(yī)院檔案管理的一大重要方向。

（四）提升檔案管理人員專業(yè)水平，為紙質(zhì)檔案與電子檔案的融合提供人才保障

紙質(zhì)檔案與電子檔案的融合對檔案管理人員的專業(yè)水平提出了更高的要求，具體而言可以采取以下措施：第一，醫(yī)院要定期組織從事檔案管理工作的人員系統(tǒng)地學(xué)習(xí)檔案管理專業(yè)知識，掌握檔案管理的新技術(shù)、新手段，并邀請相關(guān)領(lǐng)域的專家到醫(yī)院中開展演講，幫助檔案管理人員提高檔案的認(rèn)知，增強責(zé)任意識，明白紙質(zhì)檔案與電子檔案的融合的意義。第二，醫(yī)院應(yīng)該聘請相關(guān)專業(yè)的人才投身到檔案管理工作中，促進紙質(zhì)檔案與電子檔案順利融合，通過提高薪資待遇等留住優(yōu)秀的人才，從而不斷壯大檔案管理隊伍，提升檔案管理部門的綜合能力，保證熟練地應(yīng)用信息技術(shù)開展檔案的管理工作，提升檔案管理的水平。第三，作為檔案管理人員自身，要樹立活到老，學(xué)到老的意識，要積極主動學(xué)習(xí)檔案管理專業(yè)技術(shù)知識等，不斷為自己充電，緊跟時代發(fā)展步伐，積極探尋現(xiàn)代社會下檔案管理的新模式和新手段，提升文書檔案管理的質(zhì)量和效率[4]。

四、結(jié)論

綜上所述，伴隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，紙質(zhì)檔案與電子檔案的融合將成為未來檔案建設(shè)的一大重要方向。作為醫(yī)院，應(yīng)當(dāng)結(jié)合自身檔案管理現(xiàn)狀，充分挖掘紙質(zhì)檔案與電子檔案的優(yōu)勢，將二者有機融合起來，實現(xiàn)優(yōu)勢互補，不斷提升檔案管理的水平與效率，將檔案的價值充分發(fā)揮出來。

參考文獻：

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[4]王宗勇. 試論紙質(zhì)檔案與電子檔案的融合[J]. 商品與質(zhì)量，2020（40）：37.

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