大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下交通運(yùn)輸部門檔案管理優(yōu)化

徐秀娟

（承德市交通運(yùn)輸綜合行政執(zhí)法支隊(duì)，河北 承德 067000）

我國(guó)檔案學(xué)最早出現(xiàn)在20 世紀(jì)30 年代。新中國(guó)成立后，具有中國(guó)特色的檔案學(xué)學(xué)科體系開(kāi)始重新構(gòu)建。之后，陸續(xù)有相關(guān)法案法規(guī)頒布，逐步完善對(duì)檔案管理的指導(dǎo)工作。2019 年1 月1 日起施行《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》包括機(jī)關(guān)檔案管理基本任務(wù)、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和管理要求等內(nèi)容，對(duì)于機(jī)關(guān)檔案管理工作提出了明確的要求和具體指導(dǎo)意見(jiàn)，為新時(shí)代背景下機(jī)關(guān)檔案管理更好地服務(wù)社會(huì)主義建設(shè)提供了法律依據(jù)。

1 檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)亟待提升

1.1 檔案管理人員現(xiàn)狀

目前我國(guó)有二十幾所高校招收檔案學(xué)專業(yè)，為各層級(jí)的檔案管理部門提供專業(yè)性人才。檔案學(xué)專業(yè)培養(yǎng)具備檔案學(xué)基礎(chǔ)理論知識(shí)，掌握現(xiàn)代管理知識(shí)、信息技術(shù)和檔案管理專業(yè)技能，適合在各級(jí)檔案局、各級(jí)各類檔案館，機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位的檔案部門、信息部門、文秘部門從事文件管理、檔案管理、信息管理、秘書(shū)工作的復(fù)合型、應(yīng)用型和創(chuàng)新型專門人才。

但是實(shí)際上，由于各種歷史原因和客觀因素的影響，很多基層交通運(yùn)輸單位檔案管理工作人員并不具有專業(yè)的檔案學(xué)學(xué)習(xí)經(jīng)歷。很多交通運(yùn)輸單位，尤其是基層單位的檔案管理人員一方面缺乏專業(yè)知識(shí)，另一方面受到陳舊觀念的影響，認(rèn)為檔案管理工作只是對(duì)歷史資料的簡(jiǎn)單收集與保管。甚至是在部門領(lǐng)導(dǎo)的意識(shí)里，檔案管理也只是保存資料和存儲(chǔ)信息的后勤部門。所以在很多單位，檔案管理職位入職門檻低，在人事安排上沒(méi)有提升到一定的高度[1]。

以上原因?qū)е聶n案管理人員的日常工作主要集中在檔案資料的收入、歸類、保存和提供查詢等低層次的服務(wù)工作上。即使是在當(dāng)今社會(huì)，電腦和網(wǎng)絡(luò)辦公已經(jīng)成為各機(jī)關(guān)單位的主要辦公手段，檔案管理人員的工作也只是從處理紙質(zhì)版資料簡(jiǎn)單挪移到電腦上，僅僅在信息處理的手段上發(fā)生了變化，但是在信息處理的觀念上還停留在幾十年前的水平，遠(yuǎn)遠(yuǎn)跟不上時(shí)代的進(jìn)步。因此，有必要提升交通運(yùn)輸部門的檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，樹(shù)立全新的檔案管理理念和服務(wù)意識(shí)，為本部門的整體工作效率提升做出貢獻(xiàn)。

1.2 培養(yǎng)具有扎實(shí)專業(yè)知識(shí)的創(chuàng)新型檔案管理人才

檔案工作是一項(xiàng)管理性的、科學(xué)性的工作。交通運(yùn)輸部門檔案管理人員在具體工作中應(yīng)該具有該職位工作人員的基本能力，能夠勝任和檔案管理有關(guān)的日常工作。同時(shí)，他們還應(yīng)該適應(yīng)時(shí)代進(jìn)步，學(xué)習(xí)我國(guó)關(guān)于檔案管理的最新法律法規(guī)和管理規(guī)定，在工作中具有創(chuàng)新意識(shí)和探索精神，開(kāi)發(fā)檔案管理工作的新功能，為本部門的整體工作順利開(kāi)展做好服務(wù)。

《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》中明確指出：機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)積極采用數(shù)據(jù)分析、文本挖掘等新方法，擴(kuò)展檔案開(kāi)發(fā)的力度和深度。大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，交通運(yùn)輸部門的檔案內(nèi)容也由原來(lái)單一的紙質(zhì)版文字檔案或圖表檔案轉(zhuǎn)變?yōu)槎嘣男问剑F(xiàn)代多媒體、3D 等高科技技術(shù)為數(shù)字化資料的保存和使用提供了充分的可能。因此，和交通相關(guān)的檔案資源會(huì)更加豐富，來(lái)源更加廣泛，數(shù)據(jù)也迅速增加，網(wǎng)絡(luò)化背景下的檔案管理會(huì)要求管理者從多維度獲取信息和多種技術(shù)手段處理資料。

首先，檔案管理人員應(yīng)具有管理紙質(zhì)檔案與電子檔案的綜合能力。交通運(yùn)輸部門具有接觸范圍廣，交叉領(lǐng)域多，管理對(duì)象流動(dòng)性大、具有不穩(wěn)定性等特點(diǎn)。紙質(zhì)檔案主要由紙張、字跡材料以及字跡三個(gè)部分相互結(jié)合而成，整體結(jié)構(gòu)形式上，將資料檔案責(zé)任管理人的親自簽名進(jìn)行了保留，使資料的可信度得到了提升，同時(shí)內(nèi)容不會(huì)被輕易篡改。因此，原始性票據(jù)，簽名等傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在交通運(yùn)輸領(lǐng)域仍然在發(fā)揮很大的作用。另外，紙質(zhì)資料作為檔案存儲(chǔ)的原始資料在資料保存環(huán)節(jié)具有不可替代性的作用。所以檔案管理人員要具有妥善保護(hù)和保存紙質(zhì)材料的意識(shí)和能力。

和紙質(zhì)檔案相比，電子檔案的優(yōu)勢(shì)在于可以進(jìn)行快捷檢索，省去人們翻看紙質(zhì)檔案的過(guò)程，有效縮短查閱時(shí)間，提高工作效率。另外，電子檔案具有共享性和便攜性，交通運(yùn)輸部門內(nèi)部的資料共享可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)姆绞絺鬟f到使用者的電腦上，避免了相關(guān)人員必須到固定的地點(diǎn)在規(guī)定的時(shí)間查閱檔案資料，大大地節(jié)約了人力和物力[2]。

因此，在相當(dāng)長(zhǎng)的一段時(shí)間內(nèi)，交通運(yùn)輸部門的檔案管理人員必須具有同時(shí)處理兩種檔案管理模式的能力，構(gòu)建本部門紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理融合的工作平臺(tái)。

其次，檔案管理人員要對(duì)電子檔案管理與紙質(zhì)檔案管理在方法上的差異性有清楚的認(rèn)知，并且掌握相關(guān)的專業(yè)知識(shí)，在此基礎(chǔ)上開(kāi)展兩個(gè)平臺(tái)的檔案管理工作。既可以熟練開(kāi)展對(duì)紙質(zhì)檔案的分類、保存、調(diào)取等工作，又能夠充分利用電子檔案的優(yōu)勢(shì)，從以下兩個(gè)方面進(jìn)行電子信息的建設(shè)和使用：一是建立本部門檔案管理雙檔制，完成紙質(zhì)檔案的電子錄入，構(gòu)建本部門的基礎(chǔ)信息庫(kù)，完善檔案管理和方便信息查詢。二是利用電子檔案管理的優(yōu)勢(shì)，具有隨時(shí)對(duì)于電子檔案的材料進(jìn)行整合和再利用的能力，使本部門的歷史存檔內(nèi)容可以在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下為交通部門的信息管理和開(kāi)發(fā)利用等提供保障。檔案工作人員應(yīng)該具有利用數(shù)據(jù)分析、文本挖掘等新方法來(lái)擴(kuò)展檔案開(kāi)發(fā)的力度和深度的能力，使檔案管理工作滿足當(dāng)今社會(huì)發(fā)展對(duì)交通部門提出的新挑戰(zhàn)和新要求。

1.3 提升大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的保密意識(shí)和電子檔案管理能力

按照國(guó)家《保密法》規(guī)定，檔案管理人員應(yīng)該嚴(yán)守國(guó)家和黨的秘密，維護(hù)國(guó)家的安全和秘密，保證檔案開(kāi)發(fā)利用順利進(jìn)行。具體到交通運(yùn)輸部門的檔案管理工作上，檔案管理人員同樣應(yīng)該牢固樹(shù)立保密保衛(wèi)意識(shí)，確保機(jī)關(guān)檔案的安全。要嚴(yán)格遵守保密制度，不得擅自轉(zhuǎn)移、分散、銷毀檔案；不得擅自提供檔案或向他人泄露檔案內(nèi)容，不得擅自將無(wú)關(guān)人員帶入檔案室；嚴(yán)格執(zhí)行查閱、借用檔案管理制度，必須經(jīng)過(guò)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并且準(zhǔn)確完成記錄檔案查閱或借閱的具體信息。

但是，在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，檔案管理人員除了要繼續(xù)執(zhí)行傳統(tǒng)的保密制度，還要適應(yīng)大數(shù)據(jù)給檔案管理工作帶來(lái)的新變化，強(qiáng)化大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的保密意識(shí)。如果電子檔案管理人員的保密意識(shí)薄弱，保密工作不到位，就會(huì)造成信息外泄而不自知的嚴(yán)重后果。例如，在公共網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上查閱和傳輸文件檔案，將未設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限的檔案管理系統(tǒng)交由其他崗位人員臨時(shí)管理等，隨意在手機(jī)等個(gè)人電子設(shè)備上存儲(chǔ)或處理檔案文件等不良用網(wǎng)習(xí)慣都是安全隱患，容易造成信息流失。在技術(shù)層面，電子檔案的加密程度和防火墻或殺毒軟件設(shè)置是否到位直接決定了數(shù)據(jù)信息的安全程度。不法分子會(huì)通過(guò)計(jì)算機(jī)端口連接藍(lán)牙或外接USB 數(shù)據(jù)線等途徑對(duì)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行復(fù)制，或者在局域網(wǎng)環(huán)境下，對(duì)數(shù)據(jù)信息實(shí)行遠(yuǎn)距離復(fù)制與傳輸；病毒能夠?qū)﹄娮訖n案的數(shù)據(jù)信息加以復(fù)制[3]。以上問(wèn)題都會(huì)給交通運(yùn)輸部門的檔案管理的保密管理工作留下隱患。

對(duì)此，2019 年頒布的《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》有明確的說(shuō)明：“……電子檔案管理系統(tǒng)等級(jí)保護(hù)不得低于二級(jí)標(biāo)準(zhǔn)，分級(jí)保護(hù)等級(jí)應(yīng)當(dāng)與電子檔案最高密級(jí)相適應(yīng)。使用電子政務(wù)云服務(wù)的，應(yīng)當(dāng)與電子政務(wù)云管理機(jī)構(gòu)明確安全管理責(zé)任。”“機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)統(tǒng)籌開(kāi)展傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化、電子文件歸檔與電子檔案管理的安全保密工作，采取有效措施嚴(yán)防信息篡改、丟失、外泄。涉密檔案進(jìn)行數(shù)字化、涉密電子文件歸檔與電子檔案管理應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定?！庇纱丝梢?jiàn)，在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，數(shù)字化檔案管理的安全性問(wèn)題已經(jīng)得到主管部門的足夠重視。檔案管理人員應(yīng)該認(rèn)真領(lǐng)會(huì)規(guī)定精神，一方面戒除不良用網(wǎng)習(xí)慣；另一方面加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)維護(hù)，提升交通運(yùn)輸檔案信息的安全性，更好彰顯出數(shù)字化檔案管理模式的重要價(jià)值。

2 構(gòu)建交通運(yùn)輸部門內(nèi)部的統(tǒng)一檔案管理平臺(tái)

客觀來(lái)講，交通運(yùn)輸部門檔案管理工作處在逐步調(diào)整和完善的過(guò)程中，部門的管理者應(yīng)該提升意識(shí)，形成大局觀念，依托現(xiàn)代化的技術(shù)手段和信息平臺(tái)，構(gòu)建部門的網(wǎng)格化檔案管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)行業(yè)內(nèi)部的檔案信息統(tǒng)一管理的標(biāo)準(zhǔn)化和法治化。

2.1 構(gòu)建交通運(yùn)輸部門內(nèi)部的統(tǒng)一檔案管理平臺(tái)的必要性和緊迫性

眾所周知，檔案工作的服務(wù)性是檔案工作賴以生存和發(fā)展的基本因素。但是在我國(guó)，檔案工作不是一般的服務(wù)性行業(yè)，是保障社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)的重要組成部分，對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)不應(yīng)該僅僅停留在歷史資料的存儲(chǔ)上。交通運(yùn)輸涉及鐵路、公路、航空、水路等多個(gè)部門，每個(gè)部門又分管的子部門。由于歷史原因，不同部門的檔案管理和各部門下屬基層單位的檔案管理工作具有分散性、各自為政的特點(diǎn)，不同部門在管理檔案時(shí)所實(shí)施的方法是不同的，甚至出現(xiàn)矛盾和沖突之處。行業(yè)內(nèi)部缺乏統(tǒng)一的管理模式和標(biāo)準(zhǔn)，容易造成檔案重復(fù)管理和管理真空，這顯然不符合當(dāng)今社會(huì)對(duì)于檔案信息科學(xué)系統(tǒng)管理的要求。為了實(shí)現(xiàn)檔案工作重點(diǎn)切實(shí)地轉(zhuǎn)移到為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)的中心的目標(biāo)，實(shí)現(xiàn)從簡(jiǎn)單的檔案資料存儲(chǔ)功能逐步調(diào)整到專業(yè)人員利用數(shù)據(jù)平臺(tái)擴(kuò)展檔案開(kāi)發(fā)的力度和深度的能力，有必要建設(shè)交通運(yùn)輸部門內(nèi)部網(wǎng)格化管理平臺(tái)[4]。

當(dāng)今社會(huì)和經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展使和交通運(yùn)輸部門的有關(guān)的數(shù)據(jù)具有數(shù)量大、更新快等特點(diǎn)，對(duì)檔案管理工作也提出了前所未有的較高要求。檔案管理的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)建設(shè)可以幫助檔案的動(dòng)態(tài)管理，在更新和利用檔案、服務(wù)整個(gè)部門方面發(fā)揮重要作用。

當(dāng)前交通運(yùn)輸部門檔案管理主要機(jī)構(gòu)是各機(jī)關(guān)檔案室或檔案庫(kù)房，工作重點(diǎn)為收集管理工作活動(dòng)中所形成的文件資料以及人事檔案等檔案信息。這種實(shí)行分級(jí)、分專業(yè)管理檔案的工作原則，從一定程度上利于在專業(yè)系統(tǒng)內(nèi)實(shí)現(xiàn)檔案流轉(zhuǎn)，確保檔案的完整性、安全性。但是弊端是它們各自獨(dú)立，聯(lián)系不夠緊密，檔案管理的制度和檔案資料的調(diào)取也由各層級(jí)單位根據(jù)相關(guān)法規(guī)單獨(dú)制定，因此在某些具體操作環(huán)節(jié)上會(huì)有不同。

2.2 構(gòu)建交通運(yùn)輸部門內(nèi)部的統(tǒng)一檔案管理平臺(tái)的可行性

信息化技術(shù)飛速發(fā)展和我國(guó)對(duì)于檔案管理專業(yè)人才的培養(yǎng)使交通內(nèi)部建立統(tǒng)一的行業(yè)管理平臺(tái)變?yōu)榭赡堋Ｐ畔⒓夹g(shù)的普及已經(jīng)給各行各業(yè)帶來(lái)了前所未有的變化。每年受過(guò)專業(yè)教育的大批的檔案管理專業(yè)人才進(jìn)入各個(gè)行業(yè)，包括交通運(yùn)輸部門，分別為行業(yè)內(nèi)部的平臺(tái)建設(shè)提供了技術(shù)、經(jīng)驗(yàn)和人員方面的保障。更重要的是“提高自主創(chuàng)新能力，建設(shè)創(chuàng)新型國(guó)家”已經(jīng)成為我國(guó)國(guó)家發(fā)展戰(zhàn)略的核心和提高綜合國(guó)力的關(guān)鍵，也為各行業(yè)的創(chuàng)新型工作提供了明確的方向。交通運(yùn)輸部門的檔案管理部門應(yīng)該抓住大好契機(jī)，打造全新工作模式，把檔案管理工作推向新的臺(tái)階，完成歷史性轉(zhuǎn)變[5]。

2.3 構(gòu)建交通運(yùn)輸部門內(nèi)部的統(tǒng)一檔案管理平臺(tái)的方式

1.加大進(jìn)行數(shù)字化管理的投入。雖然目前許多單位使用電子檔案，但是數(shù)字化水平不一，多數(shù)單位只是初步使用了檔案管理軟件進(jìn)行檔案目錄的著錄、編目、排序和檢索，并沒(méi)有把其擁有的檔案信息全部實(shí)現(xiàn)數(shù)字化。建立統(tǒng)一管理平臺(tái)，全部檔案信息數(shù)字化的前提還需要配套硬件的完善。

2.上級(jí)部門統(tǒng)一規(guī)劃和部署，搭建平臺(tái)，自上而下的將各層級(jí)檔案管理機(jī)構(gòu)在一個(gè)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上管理。

3.實(shí)現(xiàn)規(guī)范化檔案管理，統(tǒng)一檔案管理制度，統(tǒng)一檔案查閱和調(diào)取制度。

4.明確交通運(yùn)輸部門檔案保密層級(jí)，對(duì)應(yīng)不同層級(jí)的檔案管理部門使用權(quán)限。

5.定期培訓(xùn)專業(yè)技術(shù)人員，更新專業(yè)知識(shí)，提升專業(yè)素養(yǎng)，保障平臺(tái)運(yùn)轉(zhuǎn)更好地服務(wù)于交通運(yùn)輸業(yè)快速發(fā)展。

事實(shí)上，構(gòu)建交通運(yùn)輸部門內(nèi)部的統(tǒng)一檔案管理平臺(tái)的重要意義，除了在高效整合資源，提高工作效率，節(jié)約人力物力，降低成本投入等方面起到重要作用。更重要的是，通過(guò)科技手段創(chuàng)新服務(wù)平臺(tái)，規(guī)范技能，簡(jiǎn)化和優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，打造新型服務(wù)模式，為創(chuàng)建開(kāi)發(fā)檔案管理工作的新功能提供可能。

3 結(jié)論

作為新時(shí)代檔案管理工作的重要組成部分，交通運(yùn)輸部門檔案管理工作也應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，無(wú)論是領(lǐng)導(dǎo)層面還是檔案管理人員，都應(yīng)該更新觀念，改變工作方式，利用大數(shù)據(jù)優(yōu)勢(shì)，使檔案管理工作在新時(shí)代發(fā)揮新的作用。