移動辦公模式下信息系統(tǒng)項(xiàng)目管理發(fā)展研究

郭遠(yuǎn)林

（OPPO 廣東移動通信有限公司，廣東 深圳 518101）

新冠肺炎疫情的全球蔓延，區(qū)域隔離、封鎖管控、交通停滯等措施，對全球各國政治、經(jīng)濟(jì)、文化、教育等各方面都產(chǎn)生了巨大的影響。得益于互聯(lián)網(wǎng)、通訊技術(shù)的飛速發(fā)展，以及硬件基礎(chǔ)設(shè)施的更新迭代，使得遠(yuǎn)距離信息傳遞、文件傳輸、線上音視頻溝通變得越來越貼近人們的生活與工作?；诨ヂ?lián)網(wǎng)的移動辦公作為一種不受物理區(qū)域約束、更加適應(yīng)突發(fā)情況而衍生出來的工作模式，備受大眾青睞。為了有效防止疫情交叉?zhèn)鞑?、感染，更多的?xiàng)目管理者開始安排員工在家里、酒店或者隔離區(qū)域進(jìn)行移動辦公以保證信息系統(tǒng)項(xiàng)目工作正常開展。

1 移動辦公與項(xiàng)目管理基本概述

1.1 移動辦公

“移動辦公”也可以稱之為“3A 辦公”，它允許工作者在任何時間（Anytime）、任何地點(diǎn)（Anywhere）處理與工作相關(guān)的任何事情（Anything）[1]。作為一種新型的工作模式，移動辦公可以使員工靈活、高效地共享公司辦公資源，包括但不限于訪問內(nèi)部企業(yè)管理軟件、文件服務(wù)器、內(nèi)部郵件等，使得遠(yuǎn)程客戶、合作伙伴等可以同時在線協(xié)同工作。

1.2 信息系統(tǒng)項(xiàng)目管理架構(gòu)

項(xiàng)目管理有助于提高企業(yè)信息系統(tǒng)項(xiàng)目成功的可能性，信息系統(tǒng)項(xiàng)目管理是企業(yè)信息化、數(shù)字化建設(shè)成敗的關(guān)鍵。美國項(xiàng)目管理學(xué)會對項(xiàng)目管理知識體系進(jìn)行規(guī)范化、結(jié)構(gòu)化后，將其分為十大知識體系，即項(xiàng)目整體管理、項(xiàng)目范圍管理、項(xiàng)目進(jìn)度管理、項(xiàng)目成本管理、項(xiàng)目質(zhì)量管理、項(xiàng)目資源管理、項(xiàng)目溝通管理、項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理、項(xiàng)目采購管理、項(xiàng)目干系人管理[2]。

1.3 SWOT 分析法

SWOT 分析法是企業(yè)戰(zhàn)略管理經(jīng)典的分析方法，通過對公司內(nèi)外部環(huán)境要素進(jìn)行綜合分析，結(jié)合企業(yè)的資源優(yōu)勢（Strengths）與劣勢（Weaknesses），了解其所面臨的機(jī)遇（Opportunities）與威脅（Threats），進(jìn)而在戰(zhàn)略與戰(zhàn)術(shù)方面采取調(diào)整措施，以保證企業(yè)戰(zhàn)略實(shí)施達(dá)到期望目標(biāo)。

2 基于SWOT 分析法的移動辦公模式下項(xiàng)目管理分析

2.1 優(yōu)勢

第一，資源共享，降低項(xiàng)目成本。移動辦公模式一個突出的特點(diǎn)是減少了辦公基礎(chǔ)設(shè)施成本，通過建立一個較為合理的移動辦公模式，超越空間、地域的限制，可以有效降低項(xiàng)目預(yù)算與成本。傳統(tǒng)辦公模式下，租建辦公場所、搭建基礎(chǔ)設(shè)施占項(xiàng)目成本很大比重，為了使員工溝通便捷順暢，項(xiàng)目管理者不得不將相關(guān)干系人都安排在同一辦公場所里，不能根據(jù)項(xiàng)目需求的不同靈活選擇更適宜、性價比更高的辦公場所。相比之下，移動辦公模式給項(xiàng)目組內(nèi)部信息傳遞、資源共享提供了一個便捷的方案，工作人員只需將手機(jī)、電腦、音視頻等移動設(shè)備通過互聯(lián)網(wǎng)聯(lián)結(jié)起來，就可以快速搭建起遠(yuǎn)程高清的音視頻連接，給項(xiàng)目組提供了更靈活的選擇空間。

第二，靈活高效，節(jié)能減排。移動辦公是一種便捷高效的工作模式，工作人員能在任何時間、任何地點(diǎn)接入工作任務(wù)中。隨著新一代的年輕人陸續(xù)走入職場，在移動辦公模式下，可以實(shí)現(xiàn)資源共享、靈活快捷的支配時間，將工作任務(wù)、會議搬到酒店、隔離區(qū)、交通工具等地方，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)了辦公靈活、自主化。移動辦公模式省去了早晚高峰往返公司的時間，使得工作人員有充足的時間和精力來更加合理地安排工作任務(wù)，進(jìn)而可以提高工作效率。此外，工作人員往返公司所乘坐的交通工具帶來了大量的燃料消耗，增加環(huán)境污染，城市交通壓力也與日俱增，但是，隨著移動辦公的大范圍施行，不僅能有效緩解城市的交通壓力，還能減少化石燃料的消耗、減輕環(huán)境污染，是未來城市發(fā)展規(guī)劃的重要趨勢[3]。

2.2 劣勢

第一，項(xiàng)目信息安全風(fēng)險(xiǎn)。在通過互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行信息、資料傳輸時，信息安全威脅也在不斷增加，近年來，網(wǎng)絡(luò)信息安全事故、數(shù)據(jù)泄露等信息安全事件頻發(fā)。信息項(xiàng)目建設(shè)過程中，若是缺乏比較完善的信息安全管理措施，則可能出現(xiàn)項(xiàng)目資料傳輸丟失、溝通信息泄露等信息安全問題，嚴(yán)重情形下可能導(dǎo)致機(jī)密資料外泄進(jìn)而危害項(xiàng)目組的利益、影響項(xiàng)目建設(shè)正常發(fā)展。

第二，生活與工作時間界線不清。因?yàn)橐苿愚k公模式?jīng)]有固定的時間和地點(diǎn)，使得工作人員辦公時間可以無限拓展，同時也削減了工作日和休息日的區(qū)別，項(xiàng)目組成員生活和工作的界限開始變得模糊不清。項(xiàng)目組成員需要隨時隨地在線響應(yīng)項(xiàng)目組溝通信息、參加線上會議等，面臨著隨時準(zhǔn)備進(jìn)入辦公狀態(tài)的強(qiáng)大壓力，這可能會帶來工作與生活的矛盾沖突，在一定程度上降低了工作人員的幸福感。

第三，績效考核難，員工參與感低。移動辦公模式不利于項(xiàng)目管理者對工作人員進(jìn)行項(xiàng)目管理和進(jìn)度控制，因?yàn)檗k公場所各不相同，項(xiàng)目管理者不能有效地了解到員工工作情況，無法對異地辦公人員做出較為公平、全面的績效考核。通過網(wǎng)絡(luò)的溝通交流可能導(dǎo)致信息傳輸效果下降，引發(fā)信息傳遞者之間出現(xiàn)信息不對稱現(xiàn)象。此外，部分對社交需求較強(qiáng)的工作人員可能會失去參與感和歸屬感，項(xiàng)目成員缺乏與項(xiàng)目組相關(guān)干系人共同處事的機(jī)會，可能會引發(fā)團(tuán)隊(duì)內(nèi)默契度、凝聚力下降，也會降低對企業(yè)文化的理解和認(rèn)同。

2.3 機(jī)遇

第一，增加溝通渠道，增進(jìn)員工自我表達(dá)。項(xiàng)目管理者采用互聯(lián)網(wǎng)平臺，經(jīng)過網(wǎng)絡(luò)溝通的表達(dá)方式，給項(xiàng)目組成員提供了問題反饋、意見表述、自我情感表達(dá)的途徑，方便項(xiàng)目組成員更加自由地表達(dá)自己的心理訴求。在移動辦公模式中，采用便捷高效的企業(yè)內(nèi)部溝通軟件、移動辦公平臺等來弱化物理區(qū)域差異的局限性，讓這些工具、平臺成為項(xiàng)目組干系人之間溝通表達(dá)的橋梁，增加了更多溝通交流、增進(jìn)情感表達(dá)的途徑。

第二，信息化項(xiàng)目管理，科學(xué)管理項(xiàng)目。大數(shù)據(jù)應(yīng)用通過及時收集、分析員工工作相關(guān)數(shù)據(jù)，可以發(fā)掘項(xiàng)目組成員的工作潛力，進(jìn)而優(yōu)化項(xiàng)目組的人才組織構(gòu)建，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目人力資源管理的信息化、數(shù)字化。通過大數(shù)據(jù)分析體系，創(chuàng)立新型移動辦公管理模式，可以提升各崗位與能力的匹配度，提高項(xiàng)目組成員的工作效率和積極性?？茖W(xué)管理移動辦公還有利于吸引專業(yè)人才，為生活在不同城市、跨地域的專業(yè)人員接入工作提供了入口，也給社會上的特殊人群開辟了新的工作渠道。

第三，提升項(xiàng)目管理感知度，增加員工自主化管理。通常情形下，項(xiàng)目管理者比較難了解到員工的工作情況，而移動辦公模式提供了一個較好的平臺，員工可以采用移動辦公軟件來開展信息反饋，及時地進(jìn)行項(xiàng)目進(jìn)度跟蹤、質(zhì)量管理、風(fēng)險(xiǎn)管理等信息的傳輸。通過引入移動辦公平臺，在實(shí)踐中逐步完善軟件平臺和管理措施，不僅可以提升項(xiàng)目管理者的管理感知度，而且可以提高項(xiàng)目組成員的工作體驗(yàn)感，項(xiàng)目組成員幸福感的提升在一定程度上也能提高工作效率。在移動辦公模式中，項(xiàng)目組每個成員同時兼顧工作者與領(lǐng)導(dǎo)者角色，增加了項(xiàng)目組成員自主化管理。相比傳統(tǒng)辦公模式下，員工經(jīng)常依賴于項(xiàng)目管理者的監(jiān)督驅(qū)動，工作自主性、積極性相對較差；而移動辦公模式所帶來的自主管理權(quán)力，讓項(xiàng)目組成員自主分配時間、合理安排工作，而且相對比較扁平的組織管理模式，溝通交流快捷直接，項(xiàng)目管理者可以快速地獲取到項(xiàng)目的進(jìn)度、預(yù)算執(zhí)行率、項(xiàng)目質(zhì)量與存在的風(fēng)險(xiǎn)等信息，從而提升了項(xiàng)目管理的靈活度。

2.4 威脅

第一，受條件限制，缺乏項(xiàng)目管理溝通。因在線異地工作時間較為松散，項(xiàng)目組成員間溝通具有不穩(wěn)定性，人際關(guān)系沒有那么親密、默契，團(tuán)隊(duì)關(guān)系會逐漸淡化，容易失去參與感。異地辦公時，會議日程相比傳統(tǒng)模式要增加很多，項(xiàng)目控制溝通成本、頻率增加，因而，異地遠(yuǎn)程辦公人員有必要定期地到公司現(xiàn)場溝通交流。

第二，干擾性較強(qiáng)，項(xiàng)目質(zhì)量會降低。由于移動辦公比較容易受周邊環(huán)境的影響，如家人或朋友可能會分散項(xiàng)目組成員的注意力，項(xiàng)目組成員不能夠全身心投入到項(xiàng)目任務(wù)之中，不能按時完成項(xiàng)目要求，從而會影響項(xiàng)目進(jìn)度。遠(yuǎn)程辦公人員開始時可能都認(rèn)為移動辦公比較便利，可以同時兼顧工作與家庭，但實(shí)際情況可能沒這么理想，信息系統(tǒng)項(xiàng)目進(jìn)度可能會延期、項(xiàng)目質(zhì)量可能會因此而打折扣，項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)也可能會增加。

3 移動辦公模式下信息系統(tǒng)項(xiàng)目管理建議策略

3.1 項(xiàng)目管理圖形化

采用WBS、PERT 圖、Gantt 圖等方法用于信息系統(tǒng)項(xiàng)目管理，以清楚地說明相關(guān)活動的開始和結(jié)束與“重要活動”之間的關(guān)系，確定項(xiàng)目實(shí)施中的瓶頸，并確定每項(xiàng)活動對項(xiàng)目最終完成的影響。明確的項(xiàng)目狀態(tài)信息量化了項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)、客戶、供應(yīng)商之間的工作內(nèi)容，并評估和記錄了可能偏離原始項(xiàng)目計(jì)劃的情況，提前識別項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)，進(jìn)而開展風(fēng)險(xiǎn)分析與采取應(yīng)對措施。項(xiàng)目管理的圖形化還可以明晰工作時間與非工作時間段，從而有效規(guī)避生活與工作時間邊界模糊。

3.2 項(xiàng)目進(jìn)度跟蹤

第一，控制需求變更過程。信息系統(tǒng)項(xiàng)目的主要特點(diǎn)是，需求在項(xiàng)目期間發(fā)生變化，而需求在項(xiàng)目實(shí)施階段發(fā)生變化的風(fēng)險(xiǎn)幾乎是不可避免的，在這種情況下，應(yīng)控制變更要求的過程，并通過規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化項(xiàng)目變更過程來降低風(fēng)險(xiǎn)。

第二，進(jìn)度管理措施。為了避免項(xiàng)目進(jìn)度風(fēng)險(xiǎn)，項(xiàng)目管理者必須監(jiān)控項(xiàng)目的實(shí)際進(jìn)度信息；另一方面，建立適當(dāng)?shù)睦锍瘫?、進(jìn)度監(jiān)控點(diǎn)，定期審查項(xiàng)目進(jìn)度，及時識別和更改項(xiàng)目計(jì)劃的實(shí)際進(jìn)度和偏差；此外，必須通過廣泛的資源調(diào)整及時獲得項(xiàng)目所需的資源、采取補(bǔ)救措施。

第三，質(zhì)量管理措施。項(xiàng)目質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)的防范主要體現(xiàn)在對項(xiàng)目質(zhì)量的控制上，質(zhì)量控制措施有以下幾個方面：清晰的質(zhì)量要求說明；科學(xué)可行的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)；組織和完善項(xiàng)目質(zhì)量體系；配備合格和必要的資源。項(xiàng)目管理者可以通過采用PDCA 循環(huán)不斷提高項(xiàng)目質(zhì)量。

3.3 采用OKR 考核績效

OKR（全稱為Objectives and Key Results）即目標(biāo)與關(guān)鍵成果。它是由英特爾公司前CEO 安迪·格魯夫首次提出，后被谷歌、微軟、通用電氣等企業(yè)引入，隨后，國內(nèi)大型公司如華為、字節(jié)跳動等企業(yè)紛紛開始借鑒這種管理模式。在筆者看來，OKR 與移動辦公的適配性有如下優(yōu)勢：

第一，給項(xiàng)目組成員充分賦權(quán)、構(gòu)建項(xiàng)目溝通框架。在OKR 管理方式下，項(xiàng)目組成員是從項(xiàng)目組總?cè)蝿?wù)中繼承自己特定的目標(biāo)，每個目標(biāo)下設(shè)定數(shù)個具有挑戰(zhàn)性的關(guān)鍵結(jié)果，即為了達(dá)成這個目標(biāo)必須要完成的具體任務(wù)。在設(shè)定目標(biāo)時，項(xiàng)目管理者需要跟項(xiàng)目組成員溝通其設(shè)定的目標(biāo)是否與項(xiàng)目組的總目標(biāo)契合、是否具有挑戰(zhàn)性。OKR 透明化程度高，它搭建了一個溝通框架，項(xiàng)目組成員可以看到團(tuán)隊(duì)內(nèi)任一成員的OKR，了解團(tuán)隊(duì)內(nèi)目標(biāo)的一致性，項(xiàng)目管理者可以通過OKR 來實(shí)時檢查目標(biāo)達(dá)成情況[4]。此外，OKR 還可以提升異地會議溝通效率，移動辦公過程中，在會前、會中及會后，與會人員都可以通過OKR 的內(nèi)容展開溝通，提升信息傳輸效率。

第二，可以有效激勵員工、促進(jìn)自我管理。OKR的績效考核方式強(qiáng)調(diào)通過設(shè)定有挑戰(zhàn)性、激勵性的目標(biāo)，讓項(xiàng)目組成員持續(xù)獲得內(nèi)驅(qū)力，目標(biāo)的設(shè)定標(biāo)準(zhǔn)之一就是員工的目標(biāo)必須與項(xiàng)目組的目標(biāo)相匹配。因此，在移動辦公模式中，OKR 可以驅(qū)動項(xiàng)目組成員以更加合理的方式分配自己的工作時間，項(xiàng)目組成員也可以切實(shí)地感受到自己存在的價值，員工自我實(shí)現(xiàn)的需求更容易得到滿足，從而有效促進(jìn)員工實(shí)現(xiàn)自我管理。

4 結(jié)語

疫情的反復(fù)及新冠病毒高頻變種、自然災(zāi)害的頻發(fā)、跨區(qū)域的信息系統(tǒng)項(xiàng)目建設(shè)等，使得異地辦公逐漸趨于常態(tài)化，移動辦公模式將越來越受項(xiàng)目管理者青睞。在未來，信息系統(tǒng)項(xiàng)目管理在移動辦公模式下將衍生出更多管理工具，以達(dá)到提高員工的工作效率、提高項(xiàng)目質(zhì)量、降低項(xiàng)目成本與風(fēng)險(xiǎn)的目標(biāo)。當(dāng)然，OKR 考核績效的模式也需要更長的時間在國內(nèi)企業(yè)落地，以檢驗(yàn)與各企業(yè)文化的適配性、兼容性。在互聯(lián)網(wǎng)、物聯(lián)網(wǎng)、5G 等高速發(fā)展的當(dāng)下，允許員工永久采用移動辦公模式將會成為大趨勢。