對(duì)汽車公司存貨內(nèi)部控制的探究

王劍平 神龍汽車有限公司成都分公司

近些年來，我國汽車產(chǎn)業(yè)發(fā)展迅速，汽車制造業(yè)已經(jīng)成為國民經(jīng)濟(jì)重要支柱產(chǎn)業(yè)之一。經(jīng)過多年的持續(xù)高速發(fā)展，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)日趨激烈，市場(chǎng)容量日趨飽和，行業(yè)效益日趨平穩(wěn)，企業(yè)在保證產(chǎn)能的同時(shí)，要對(duì)自身的各項(xiàng)業(yè)務(wù)進(jìn)行精細(xì)化管理，為企業(yè)的生存和發(fā)展提供保障。汽車公司通常將工作重心放在市場(chǎng)推廣、產(chǎn)品開發(fā)領(lǐng)域，而對(duì)于存貨管理相對(duì)重視不夠，存在薄弱環(huán)節(jié)，這就造成存貨管理存在諸多問題，影響了企業(yè)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。因此，完善內(nèi)部控制體系，加強(qiáng)存貨風(fēng)險(xiǎn)管理控制，已經(jīng)成為汽車公司亟須解決的問題。

一、相關(guān)概念概述

（一）存貨管理風(fēng)險(xiǎn)

風(fēng)險(xiǎn)是客觀存在并且不可避免的，汽車公司的存貨管理中也存在著各種風(fēng)險(xiǎn)問題，比如違背有關(guān)法律法規(guī)而帶來的經(jīng)濟(jì)損失或者信譽(yù)損失風(fēng)險(xiǎn)，采購計(jì)劃不合理造成的資金積壓或者貨物短缺風(fēng)險(xiǎn)，驗(yàn)收流程不規(guī)范造成的產(chǎn)品質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)，倉儲(chǔ)管理不當(dāng)造成的產(chǎn)品價(jià)值貶損風(fēng)險(xiǎn)等。存貨風(fēng)險(xiǎn)管理就是為實(shí)現(xiàn)存貨風(fēng)險(xiǎn)管理目標(biāo)，對(duì)各存貨管理環(huán)節(jié)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別，對(duì)風(fēng)險(xiǎn)波及范圍和影響進(jìn)行預(yù)估，從而制定出應(yīng)對(duì)策略的管理過程。

（二）內(nèi)部控制

內(nèi)部控制體系主要包括對(duì)環(huán)境的控制、對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的評(píng)估、對(duì)活動(dòng)的控制、信息與溝通和內(nèi)部監(jiān)督五個(gè)要素。其中，對(duì)環(huán)境的控制是進(jìn)行內(nèi)部控制的基礎(chǔ)，對(duì)其他因素的運(yùn)行有著決定性影響。風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估主要是指對(duì)運(yùn)行的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估，幫助管理層和員工制定風(fēng)險(xiǎn)防范的政策和程序。信息與溝通主要是指對(duì)內(nèi)部的經(jīng)營等各類信息進(jìn)行準(zhǔn)確快速有效的收集和傳送，保證各級(jí)管理層和內(nèi)外部之間的信息暢通。內(nèi)部監(jiān)督是指對(duì)內(nèi)部控制系統(tǒng)進(jìn)行有效的監(jiān)測(cè)，對(duì)內(nèi)部控制存在的漏洞和缺點(diǎn)進(jìn)行及時(shí)優(yōu)化，以保證內(nèi)部控制目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

（三）存貨內(nèi)部控制關(guān)鍵點(diǎn)

存貨內(nèi)部控制的關(guān)鍵點(diǎn)主要包括以下幾個(gè)方面：1）采購環(huán)節(jié)。存貨獲取的主要風(fēng)險(xiǎn)管理措施是進(jìn)行預(yù)算的編制和對(duì)采購環(huán)節(jié)進(jìn)行控制，所以，要保證預(yù)算的科學(xué)性和采購內(nèi)部制度的有效落實(shí)。2）驗(yàn)收入庫環(huán)節(jié)。要保證驗(yàn)收流程的規(guī)范性，嚴(yán)格地執(zhí)行有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，保證入賬期限的及時(shí)性并反饋。3）倉儲(chǔ)環(huán)節(jié)。要對(duì)流轉(zhuǎn)憑證進(jìn)行有效的記錄和保存，對(duì)倉儲(chǔ)管理進(jìn)行加強(qiáng)，對(duì)監(jiān)督管理方式進(jìn)行規(guī)范[2]。4）領(lǐng)用出庫環(huán)節(jié)。要建立規(guī)范的審核制度，對(duì)手續(xù)的完整性進(jìn)行規(guī)范，對(duì)退庫流程進(jìn)行規(guī)范。5）盤點(diǎn)和處置環(huán)節(jié)。要建立定期盤點(diǎn)制度、對(duì)清查方法和流程進(jìn)行完善，對(duì)責(zé)任進(jìn)行明確。

二、A汽車公司存貨內(nèi)部控制現(xiàn)狀及問題分析

（一）A汽車公司存貨內(nèi)部控制現(xiàn)狀

A汽車公司是總公司于2014年在西南片區(qū)新建現(xiàn)代化工廠，投資大，工藝先進(jìn)，自動(dòng)化程度高，生產(chǎn)多款高端車型，銷售遍及海內(nèi)外。其總公司作為最早進(jìn)入國內(nèi)的外資車企之一，曾在2015年達(dá)到70萬輛的銷量高峰，然后遭遇連續(xù)挫折銷量逐年大幅下降，跌至2020年5萬輛。銷量銳減帶來產(chǎn)能過剩、工廠停擺、人員流失。雖然人員大幅精簡(jiǎn)，但組織架構(gòu)、流程制度卻并沒有隨之同步改革優(yōu)化。

A汽車公司生產(chǎn)工藝包含沖壓、焊裝、涂裝、總裝四大工藝。沖壓是將板料加工成各種車身零件，焊裝是將車身零件焊接成白車身，經(jīng)涂裝噴涂后形成油漆車身，最后進(jìn)入總裝生產(chǎn)線組裝發(fā)動(dòng)機(jī)、變速箱、車輪、內(nèi)飾及外飾等零部件下線入庫。由于零部件的種類與數(shù)量都較多，可以在各種信息系統(tǒng)的幫助下完成管理。這些系統(tǒng)主要包括：車身號(hào)過點(diǎn)信息系統(tǒng)、零部件實(shí)物管理系統(tǒng)、預(yù)批量系統(tǒng)、外銷系統(tǒng)、整車管理系統(tǒng)。這些系統(tǒng)最后與 SAP 系統(tǒng)集成、傳輸數(shù)據(jù)，形成物料憑證、會(huì)計(jì)憑證，構(gòu)成各類報(bào)表的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。存貨實(shí)物管理方面，外委供應(yīng)商管理外購零件、自制零件及半成品收發(fā)存，具體包括各類存貨收貨、系統(tǒng)錄入，倉儲(chǔ)保管，物流配送。同時(shí)，生產(chǎn)車間部分零部件集配與分裝也由外委供應(yīng)商負(fù)責(zé)。存貨賬務(wù)方面，除車間投入外購零部件、自制半成品和商品車入庫通過掃碼傳輸并按標(biāo)準(zhǔn)價(jià)計(jì)價(jià)外，A汽車公司主要工作是要完成不同工藝之間完工半成品材料成本結(jié)轉(zhuǎn)和投入下一工藝賬務(wù)處理。

（二）A汽車公司存貨內(nèi)部控制問題分析

1.采購不合理引起的存貨積壓與短缺風(fēng)險(xiǎn)

汽車制造作為技術(shù)密集型企業(yè)，需在全球范圍內(nèi)與眾多廠家分工協(xié)作生產(chǎn)上萬個(gè)零件，最后組裝成一輛完整的商品車。BOM由自制車身零件、外協(xié)件與制造輔料三大類構(gòu)成。零部件供應(yīng)商首先進(jìn)入整車生產(chǎn)企業(yè)供應(yīng)商供應(yīng)體系，價(jià)格在采購框架協(xié)議中體現(xiàn)，生產(chǎn)計(jì)劃員據(jù)此訂貨生產(chǎn)。產(chǎn)量的大幅波動(dòng)重創(chuàng)了供應(yīng)體系。產(chǎn)量下滑，供應(yīng)減少或者供應(yīng)退出，商務(wù)談判地位下降；產(chǎn)量上升，供應(yīng)產(chǎn)能也難以快速恢復(fù)。新冠肺炎疫情加劇了供應(yīng)風(fēng)險(xiǎn)，芯片危機(jī)、零部件供應(yīng)短缺更是給汽車公司正常生產(chǎn)經(jīng)營帶來巨大挑戰(zhàn)。保供應(yīng)、保生產(chǎn)、保銷量成了首要工作，不可避免地帶來部分零件庫存積壓與大量資金占用；部分關(guān)鍵零件短缺則直接影響生產(chǎn)進(jìn)度安排并增加未下線整車庫存。庫存積壓不僅帶來過期變質(zhì)風(fēng)險(xiǎn)，帶來車型改款滯留風(fēng)險(xiǎn)，還影響場(chǎng)地面積占用、加大管理難度和管理成本。

2.倉儲(chǔ)與車間存貨管理差異風(fēng)險(xiǎn)

廠內(nèi)物流是汽車公司的一大特色。專業(yè)物流供應(yīng)商負(fù)責(zé)收貨、倉儲(chǔ)保管和物流配送服務(wù)，集配供應(yīng)商負(fù)責(zé)車間中轉(zhuǎn)區(qū)集配業(yè)務(wù)，汽車公司物流監(jiān)管部門負(fù)責(zé)指導(dǎo)、監(jiān)督外委供應(yīng)商工作。零件系統(tǒng)根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃指令，將BOM明細(xì)表拆分為各類零件生產(chǎn)需求，廠內(nèi)物流商據(jù)此打印形成備貨單，并按備貨單零件類型、數(shù)量發(fā)往車間中轉(zhuǎn)集配區(qū)域。集配供應(yīng)商根據(jù)整車系統(tǒng)管理的車身流水號(hào)依次集配各臺(tái)整車所需零件，通過AGV小車發(fā)往生產(chǎn)線各工位。各生產(chǎn)線工位員工按工序順次組裝。物流供應(yīng)商零件收發(fā)通過掃描零件二維碼標(biāo)簽可以完成對(duì)零部件在系統(tǒng)中的出入庫情況，并將數(shù)據(jù)同步到SAP系統(tǒng)。對(duì)于在制品的賬務(wù)處理當(dāng)零部件向車間發(fā)貨時(shí)可以通過對(duì)標(biāo)簽的掃碼記錄到零件管理系統(tǒng)中，并同樣傳輸?shù)絊AP系統(tǒng)中，形成在制品，整車裝配、返修、路試后也是掃碼入庫經(jīng)由整車管理系統(tǒng)傳輸SAP后將在制品轉(zhuǎn)入庫存商品。月底根據(jù)各車間完工數(shù)量結(jié)轉(zhuǎn)成本后，各車間投入零件、半成品扣減出庫的完工半成品或整車就是該車間在制品期末余額。因整車涉及零件種類、數(shù)量繁多，且各車型配置組合較多，線邊零件管理即車間零件管理一直以來都是汽車制造業(yè)管理的難點(diǎn)。有的車企嘗試開發(fā)相關(guān)系統(tǒng)，希望準(zhǔn)確計(jì)算出車間在制品零件種類、數(shù)量，為盤點(diǎn)提供依據(jù)，但大都推行一段時(shí)間后，陷入數(shù)據(jù)紊亂局面，最后被迫放棄。

以上可以看出，車間在制品難以管理，很難準(zhǔn)確獲得期末在制品包含零件種類、數(shù)量等信息，這就為車間盤點(diǎn)與差異分析帶來巨大障礙。零部件經(jīng)由物流配送商、集配供應(yīng)商、車間各班組工序，存在數(shù)量短差等異常狀況時(shí)很難發(fā)現(xiàn)，這也就很難界定各方責(zé)任，存在各環(huán)節(jié)零件數(shù)量管理差異風(fēng)險(xiǎn)。

3.存貨盤點(diǎn)清查與處置風(fēng)險(xiǎn)

因存貨種類數(shù)量大、價(jià)值高，處于庫存狀態(tài)的零部件，以及已投入車間處于在制品狀態(tài)的零部件，盤點(diǎn)清查難度都很大。倉庫的零部件，由廠內(nèi)物流商管理，綜合考慮零件種類、規(guī)格、型號(hào)、包裝、體積、重量等因素分類存放于高位貨架。受限盤點(diǎn)時(shí)間、人員安排、場(chǎng)地及安全影響，存在難以逐一清查風(fēng)險(xiǎn)；且抽盤人員不熟悉零件，存在盤點(diǎn)零件混淆風(fēng)險(xiǎn)、不能識(shí)別零件異常狀態(tài)甚至過期風(fēng)險(xiǎn)。車間在制品，有的原料投入已經(jīng)發(fā)生實(shí)物形態(tài)改變，沒有改變實(shí)物形態(tài)的零部件也因?yàn)樘幱诓煌a(chǎn)線、不同工序而核算尚未精確到工序而帶來盤點(diǎn)計(jì)量困難與盤點(diǎn)差異無法計(jì)算的風(fēng)險(xiǎn)。比如，處于不同工序的、尚未裝配完畢的、仍處于在制狀態(tài)的商品車，已經(jīng)無法對(duì)零部件進(jìn)行盤點(diǎn)，也不能按照約當(dāng)?shù)姆绞綄?duì)整車計(jì)價(jià)進(jìn)行計(jì)算，這種在計(jì)量上存在的困難與盤點(diǎn)之間存在的差異使得盤點(diǎn)失去了意義。

（三）強(qiáng)化汽車公司存貨內(nèi)部控制的策略

1.合理訂貨確保庫存處于最優(yōu)狀態(tài)

發(fā)揮企業(yè)戰(zhàn)略的導(dǎo)向功能，及時(shí)修正完善企業(yè)戰(zhàn)略。不管當(dāng)前業(yè)務(wù)處于萎縮階段還是擴(kuò)張階段，均需以戰(zhàn)略為導(dǎo)向，結(jié)合當(dāng)前經(jīng)營目標(biāo)，維護(hù)正常適當(dāng)?shù)墓?yīng)體系，使上游供應(yīng)富有彈性滿足生產(chǎn)需求。同時(shí)，要充分利用信息技術(shù)，認(rèn)真研究市場(chǎng)環(huán)境，準(zhǔn)確預(yù)測(cè)市場(chǎng)銷售，以銷定產(chǎn)，以銷訂貨，降低因銷量波動(dòng)帶來的零件訂貨需求誤判。當(dāng)銷售不及預(yù)期，要能快速研判應(yīng)對(duì)，盡量降低產(chǎn)量大幅波動(dòng)帶來的不利影響。要結(jié)合采購周期、庫存狀況、訂貨批量等信息，使庫存水平處于最優(yōu)狀態(tài)，最大限度地滿足生產(chǎn)需求；同時(shí)避免過量采購引起的庫存積壓和資金占用。

2.以數(shù)據(jù)分析與責(zé)任劃分促倉儲(chǔ)與車間存貨管理改善

倉儲(chǔ)狀態(tài)與車間在制狀態(tài)存貨管理是眾多汽車制造企業(yè)面臨的棘手問題。因其與生產(chǎn)緊密關(guān)聯(lián)，始終處于動(dòng)態(tài)周轉(zhuǎn)中，涉及鏈條長、責(zé)任不易區(qū)分、管理難度較大等問題。存貨管理在很多企業(yè)沒受到足夠重視，而存貨管理恰恰又是企業(yè)基礎(chǔ)管理能力的體現(xiàn)，直接影響著企業(yè)盈利能力。為改善存貨管理水平，提升企業(yè)自身競(jìng)爭(zhēng)力，需要重點(diǎn)關(guān)注幾個(gè)方面內(nèi)容。

一是改善企業(yè)存貨管理的內(nèi)部環(huán)境，構(gòu)建完善的存貨管理組織體系。要建立與企業(yè)業(yè)務(wù)特點(diǎn)相適應(yīng)的內(nèi)部機(jī)構(gòu)、崗位職責(zé)分工。既能保證信息有效傳遞、提升管理效能，又能相互牽制平衡。要重視企業(yè)文化建設(shè)，提高員工道德水平，遵紀(jì)守規(guī)，愛崗敬業(yè)，讓員工以主人翁的身份、以自身高度責(zé)任感和對(duì)企業(yè)高度認(rèn)同感參與工作，以規(guī)避各種缺陷可能導(dǎo)致的風(fēng)險(xiǎn)。而完善的存貨管理組織體系要發(fā)揮體系的作用，能反復(fù)檢視各環(huán)節(jié)設(shè)置與運(yùn)行是否有效，能否通過組織體系解決內(nèi)部管理中出現(xiàn)的各種問題。

二是重視信息化建設(shè)，運(yùn)用信息系統(tǒng)實(shí)施控制。汽車制造企業(yè)常用的備貨單模式就是信息系統(tǒng)控制的有效模式。各配置車型均有BOM明細(xì)表，根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃，系統(tǒng)自動(dòng)拆分一定期間生產(chǎn)所需零部件，外委廠內(nèi)物流商根據(jù)拆分所需零件形成的備貨單進(jìn)行備貨并發(fā)往車間，通過生產(chǎn)拉動(dòng)來消耗。這種本來比較完善的信息系統(tǒng)控制模式，理論上只要關(guān)注特殊出庫類型就能實(shí)現(xiàn)存貨異常管理。但是，在部分零部件短缺嚴(yán)重情況下，這種物流模式會(huì)造成生產(chǎn)與庫存完全混亂。對(duì)此，只能改用按車間實(shí)際生產(chǎn)需求領(lǐng)用出庫模式。

三是對(duì)存貨分類識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)，實(shí)施運(yùn)行分析控制。針對(duì)存貨實(shí)物流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)，按管轄范圍劃分責(zé)任。倉儲(chǔ)環(huán)節(jié)，廠內(nèi)物流商為責(zé)任主體；車間中轉(zhuǎn)集配環(huán)節(jié)，則集配供應(yīng)商為責(zé)任主體；車間生產(chǎn)線，則生產(chǎn)班組為責(zé)任主體。對(duì)于無法準(zhǔn)確劃分的，還可以共同為責(zé)任主體，按比例承擔(dān)責(zé)任。對(duì)沖壓、焊裝車間而言，存貨管理要進(jìn)行投入產(chǎn)出分析，以投入產(chǎn)出數(shù)據(jù)和報(bào)廢率為關(guān)鍵控制點(diǎn)；對(duì)于涂裝車間，則以生產(chǎn)輔料定額消耗差異為關(guān)鍵控制點(diǎn)；對(duì)于總裝車間，因零件數(shù)據(jù)量大、來源流向多元化，則按重要性原則，參考零部件價(jià)值標(biāo)準(zhǔn)、毀損丟失概率等，以投入產(chǎn)出為關(guān)鍵控制點(diǎn)，確保不因?yàn)楣芾礞湕l問題出現(xiàn)大的制度缺陷風(fēng)險(xiǎn)。通過投入產(chǎn)出分析，能檢視制度實(shí)施、系統(tǒng)設(shè)置、人員操作的有效性和可靠性，也能通過數(shù)據(jù)分析發(fā)現(xiàn)存在問題并查明原因加以改進(jìn)。

四是加強(qiáng)內(nèi)部監(jiān)督。汽車公司要將存貨運(yùn)行流轉(zhuǎn)職責(zé)和日常監(jiān)督管理職能進(jìn)行分離，保證監(jiān)督管理職能的獨(dú)立性。對(duì)監(jiān)督管理人員的責(zé)任和權(quán)力進(jìn)行明確，使監(jiān)督管理能夠得到重視和支持。其次，要建立內(nèi)部完整的監(jiān)督體系。日常監(jiān)督管理部門在確定責(zé)任以后，要對(duì)整改方案進(jìn)行審核，督促責(zé)任部門在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成整改。同時(shí)，要建立責(zé)任追究機(jī)制，提高業(yè)務(wù)部門履行崗位職責(zé)的積極性。再次，要定期針對(duì)內(nèi)部控制監(jiān)督進(jìn)行培訓(xùn)和教育，將內(nèi)部控制納入企業(yè)文化當(dāng)中進(jìn)行落實(shí)，提高業(yè)務(wù)部門對(duì)內(nèi)部控制重要性的認(rèn)識(shí)。

3.改進(jìn)盤點(diǎn)組織程序以提升盤點(diǎn)質(zhì)量

存貨盤點(diǎn)工作是存貨價(jià)值核實(shí)的有效方式，必須站在存貨經(jīng)營質(zhì)量的高度重視盤點(diǎn)工作。首先要精心準(zhǔn)備、考慮周全，組織安排充足的人員、時(shí)間開展盤點(diǎn)工作。年終全面盤點(diǎn)清查，要準(zhǔn)確記錄盤點(diǎn)存貨的數(shù)量與狀態(tài)。其次，要以存貨盤點(diǎn)質(zhì)量要求安排合適的存貨狀態(tài)。對(duì)汽車制造企業(yè)而言，將生產(chǎn)線組裝整車都裝配完畢、僅保留以單個(gè)零部件或者少量分總成件形式存在的在制品，這樣才便于盤點(diǎn)和計(jì)量。最后，做好存貨盤點(diǎn)分析，出具盤點(diǎn)報(bào)告。要結(jié)合盤點(diǎn)清查數(shù)據(jù)，對(duì)于發(fā)現(xiàn)的盤盈、盤虧、毀損、變質(zhì)、閑置和需要報(bào)廢的存貨，查明原因并追究責(zé)任。結(jié)合賬齡分析，做好存貨減值測(cè)算。

三、結(jié)語

存貨管理是企業(yè)正常運(yùn)行的基礎(chǔ)和保證。企業(yè)要加強(qiáng)對(duì)存貨的管理，改善存貨內(nèi)部控制環(huán)境并優(yōu)化存貨管理組織體系。充分利用存貨管理信息系統(tǒng)優(yōu)勢(shì)，全面跟蹤各類存貨實(shí)物流和信息流，通過投入產(chǎn)出分析促管理改善；持續(xù)實(shí)施內(nèi)部監(jiān)督，使存貨管理制度完善、運(yùn)行有效。定期開展存貨資產(chǎn)清查，提升存貨盤點(diǎn)質(zhì)量。通過對(duì)存貨內(nèi)部控制的有效實(shí)施，為汽車公司持續(xù)健康發(fā)展提供保障。