數(shù)字時(shí)代構(gòu)建會(huì)計(jì)電子檔案管理體系研究

安 芳

（濰坊學(xué)院 計(jì)劃財(cái)務(wù)處，山東 濰坊 261061）

會(huì)計(jì)電子檔案目前得到相關(guān)法律法規(guī)的認(rèn)可和廣泛應(yīng)用，由于受電子化管理模式自身特點(diǎn)的影響，企業(yè)必須加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)電子檔案管理體系的不斷優(yōu)化與完善。從管理制度、信息系統(tǒng)、安全體系、人員的素質(zhì)等多元化角度入手，盡可能滿足管理體系在完善過程中提出的各項(xiàng)要求，使現(xiàn)代化企業(yè)財(cái)務(wù)生態(tài)更加完善，促進(jìn)智慧財(cái)務(wù)的積極建設(shè)與全面發(fā)展。

1 會(huì)計(jì)電子檔案的優(yōu)勢(shì)

與傳統(tǒng)紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案相比，電子檔案不僅減少了墨盒和紙張等辦公耗材的消耗量，而且能夠使企業(yè)檔案室的儲(chǔ)存空間占用率大幅度降低，減少成本的同時(shí)，實(shí)現(xiàn)環(huán)保目標(biāo)；電子檔案以數(shù)字信息技術(shù)為基礎(chǔ)，能夠?qū)⒏鞑块T之間的時(shí)空限制徹底打破，實(shí)現(xiàn)資源共享；電子檔案包含海量的數(shù)據(jù)資源，能夠?yàn)樨?cái)務(wù)人員調(diào)用數(shù)據(jù)提供便利的同時(shí)，使企業(yè)全面打造“數(shù)字化財(cái)務(wù)”新格局的目標(biāo)得到有效實(shí)現(xiàn)。

2 數(shù)字時(shí)代背景下構(gòu)建會(huì)計(jì)電子檔案管理體系的有效途徑

2.1 加強(qiáng)對(duì)電子檔案管理制度標(biāo)準(zhǔn)的建立健全

近些年，在我國會(huì)計(jì)數(shù)字化以及電子化程度不斷加深的帶動(dòng)下，政府部門緊跟時(shí)代發(fā)展腳步，從不同角度入手，對(duì)會(huì)計(jì)相關(guān)法律法規(guī)內(nèi)容進(jìn)行了多次修訂，特別是對(duì)會(huì)計(jì)電子檔案的建立以及管理要求給予了重點(diǎn)關(guān)注，為企業(yè)提高綜合競爭能力提供行之有效的法律引導(dǎo)。

2.1.1 嚴(yán)格遵循法律準(zhǔn)繩

企業(yè)應(yīng)該以《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等法律法規(guī)內(nèi)容為依據(jù)，結(jié)合自身實(shí)際情況，制定一套具有較高針對(duì)性的制度文件，文件內(nèi)容不僅要包括歸檔范圍內(nèi)容、數(shù)據(jù)傳遞移交、保管標(biāo)準(zhǔn)、儲(chǔ)存?zhèn)浞?、調(diào)用程序等方面的條款標(biāo)準(zhǔn)，而且還要進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)流程設(shè)定、崗位職責(zé)劃分、明確審批權(quán)限，從根源入手，確保各項(xiàng)制度規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)性[1]。

2.1.2 高度聚焦關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)

企業(yè)要加強(qiáng)對(duì)數(shù)字化以及一體化財(cái)務(wù)共享模式特點(diǎn)的深入了解與充分考慮，對(duì)數(shù)據(jù)在傳輸、儲(chǔ)存、調(diào)用等關(guān)鍵環(huán)節(jié)中存在的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)明確了解，不僅要對(duì)電子數(shù)據(jù)的儲(chǔ)存與傳遞標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行統(tǒng)一化設(shè)置，還要確保制定的編碼規(guī)則以及格式參數(shù)具有較高契合性，提高電子簽章審批流程規(guī)范性的同時(shí)，為提高會(huì)計(jì)電子檔案的真實(shí)性與完整性提供有力保障[2]。

2.1.3 具備與時(shí)俱進(jìn)的思想意識(shí)

目前我國會(huì)計(jì)電子檔案整體發(fā)展水平正處于不斷上升的關(guān)鍵時(shí)期，相關(guān)制度與政策在時(shí)代環(huán)境不斷變化的過程中，不可避免的會(huì)與實(shí)際情況之間存在一定差異或出現(xiàn)背離現(xiàn)象。為了有效解決這個(gè)問題，企業(yè)應(yīng)該結(jié)合自身制定的戰(zhàn)略發(fā)展規(guī)劃和會(huì)計(jì)電子檔案管理流程，對(duì)相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行不斷更新，使具體制度文件的修訂效果更加完善，使企業(yè)具備充分適應(yīng)數(shù)字化時(shí)代發(fā)展需求與變化規(guī)律的能力[3]。企業(yè)在促進(jìn)紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案向電子會(huì)計(jì)檔案轉(zhuǎn)換的過程中，必然會(huì)經(jīng)歷一定時(shí)間的過渡期，而相關(guān)制度的修訂與完善也應(yīng)循序漸進(jìn)開展，避免由于過分激進(jìn)導(dǎo)致紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案向電子會(huì)計(jì)檔案轉(zhuǎn)變過程中存在眾多問題，從而為兩種不同檔案管理模式的更迭與演變提供積極引領(lǐng)[4]。

2.2 加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)電子檔案系統(tǒng)的積極構(gòu)建

電子化和數(shù)字化管理系統(tǒng)具有較高科學(xué)性和高效性，逐漸成為企業(yè)會(huì)計(jì)電子檔案管理體系的核心基礎(chǔ)，為企業(yè)實(shí)現(xiàn)智慧財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)型與升級(jí)提供源源不斷的技術(shù)支持。

2.2.1 確保設(shè)計(jì)的系統(tǒng)具有較高覆蓋率

會(huì)計(jì)電子檔案系統(tǒng)對(duì)前端把控較為重視，因此，應(yīng)該在系統(tǒng)的功能模塊中設(shè)置會(huì)計(jì)檔案管理目標(biāo)、管理流程、管理要求等內(nèi)容，在對(duì)具體崗位職責(zé)進(jìn)行設(shè)定的同時(shí)，使各項(xiàng)工作的角色應(yīng)用需求得到充分滿足。在此基礎(chǔ)上，對(duì)財(cái)務(wù)核算、檔案管理、審計(jì)調(diào)用等不同場(chǎng)景下相關(guān)數(shù)據(jù)的具體應(yīng)用規(guī)則進(jìn)行設(shè)計(jì)，對(duì)會(huì)計(jì)信息在采集、傳遞、儲(chǔ)存、應(yīng)用的全部過程進(jìn)行痕跡化管理，從而使會(huì)計(jì)電子檔案系統(tǒng)的管控能力進(jìn)一步提高、覆蓋范圍不斷擴(kuò)大[5]。

2.2.2 確保系統(tǒng)的流程功能具有較高數(shù)字化特征

在對(duì)會(huì)計(jì)電子檔案系統(tǒng)進(jìn)行設(shè)計(jì)的過程中，要加強(qiáng)對(duì)影像資料識(shí)別功能的積極開發(fā)，確保系統(tǒng)能夠充分支持電腦端和移動(dòng)設(shè)備對(duì)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的采集工作，使業(yè)財(cái)系統(tǒng)的接口徹底打通，從而確保數(shù)據(jù)信息具備跨部門、跨系統(tǒng)的無縫傳輸能力，最終轉(zhuǎn)變?yōu)槟軌虮挥行?chǔ)存的會(huì)計(jì)語言，使會(huì)計(jì)憑證轉(zhuǎn)化歸檔的完整性和準(zhǔn)確性得到進(jìn)一步提升；企業(yè)要加強(qiáng)對(duì)財(cái)務(wù)機(jī)器人等現(xiàn)代化人工智能工具的充分利用，將內(nèi)容簡單卻重復(fù)度較高的檔案分類、整理、歸檔等會(huì)計(jì)檔案業(yè)務(wù)交由財(cái)務(wù)機(jī)器人完成，利用對(duì)編程方式的合理設(shè)定，將會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行逐一編號(hào)并開展系統(tǒng)管理。對(duì)檔案信息和原始憑證之間的聯(lián)查功能進(jìn)行深入開發(fā)，為相關(guān)信息的查詢與調(diào)用提供便利，從而進(jìn)一步提高會(huì)計(jì)工作效率。

在對(duì)會(huì)計(jì)信息進(jìn)行儲(chǔ)存的過程中，應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)區(qū)塊鏈技術(shù)的充分利用，構(gòu)建一個(gè)由多部門共同合作對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)的分布式財(cái)務(wù)檔案共享數(shù)據(jù)庫，通過對(duì)電子簽名審批權(quán)限的科學(xué)設(shè)定以及對(duì)修改痕跡化管理措施的積極推行，確保每一份會(huì)計(jì)檔案備份都能在各部門的區(qū)塊鏈中找到對(duì)應(yīng)獨(dú)立節(jié)點(diǎn)。能夠?qū)τ捎跀?shù)據(jù)篡改導(dǎo)致的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行有效防范，確保會(huì)計(jì)工作具有較高完整性和真實(shí)性；在對(duì)會(huì)計(jì)信息進(jìn)行調(diào)用的過程中，可以通過利用大數(shù)據(jù)技術(shù)和云計(jì)算技術(shù)，在海量的數(shù)據(jù)庫中提取對(duì)應(yīng)數(shù)字信息進(jìn)行分析，并且將最終得到的分析結(jié)果和報(bào)告儲(chǔ)存到數(shù)據(jù)庫中，為后續(xù)各項(xiàng)工作的取用提供便利，使企業(yè)管理層能夠以此為依據(jù)制定各項(xiàng)決策。通過不斷加快數(shù)字資源價(jià)值的轉(zhuǎn)化，落實(shí)全方位數(shù)據(jù)賦能目標(biāo)，為企業(yè)培育品牌、開展市場(chǎng)營銷、改進(jìn)工作流程、制定戰(zhàn)略規(guī)劃提供具有較高精準(zhǔn)性的分析，確保數(shù)據(jù)信息能夠真正轉(zhuǎn)化為企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益和管理效益，使企業(yè)“得數(shù)據(jù)、得未來”的美好愿望得到充分實(shí)現(xiàn)[6]。

2.2.3 提高檔案保管與整理的智能化水平

通過對(duì)電子標(biāo)簽以及二維碼的充分利用，對(duì)紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案以及電子會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行一體化管理，確保檔案室內(nèi)部的紅外報(bào)警系統(tǒng)、溫濕度控制系統(tǒng)、門禁監(jiān)控系統(tǒng)、煙霧感應(yīng)系統(tǒng)能夠在物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的充分整合下互相融合、協(xié)調(diào)發(fā)揮作用，相關(guān)工作人員只需對(duì)系統(tǒng)檢查保管期限、歸檔內(nèi)容、儲(chǔ)存環(huán)境等檔案管理情況進(jìn)行定期查看即可，從而使會(huì)計(jì)電子檔案智能化管控目標(biāo)得到充分實(shí)現(xiàn)[7]。

2.3 加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)電子檔案安全保障機(jī)制的建立健全

在數(shù)字化時(shí)代背景下，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境具有較高的復(fù)雜性特征，企業(yè)在現(xiàn)代化發(fā)展過程中面臨的重要管理問題之一就是信息安全，作為能夠?qū)ζ髽I(yè)日常經(jīng)營管理活動(dòng)進(jìn)行客觀反映的關(guān)鍵資料，會(huì)計(jì)檔案內(nèi)容具有較高的價(jià)值和重要性。因此，企業(yè)在對(duì)會(huì)計(jì)電子檔案系統(tǒng)進(jìn)行開發(fā)和應(yīng)用的過程中，要對(duì)安全性、效率性、規(guī)范性進(jìn)行高度統(tǒng)一和統(tǒng)籌兼顧，最大程度確保相關(guān)數(shù)據(jù)信息的安全。

2.3.1企業(yè)要在內(nèi)部管理體系中為會(huì)計(jì)電子檔案管理工作設(shè)置專門的安全管理崗位

企業(yè)在制定會(huì)計(jì)電子檔案管理制度的過程中，應(yīng)該對(duì)安全管理工作的具體目標(biāo)、實(shí)際操作管理風(fēng)險(xiǎn)、人員責(zé)任劃分等相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行明確，并且設(shè)置專職專崗，負(fù)責(zé)系統(tǒng)信息安全的全面管理。不僅要指派專職人員對(duì)電子檔案管理工作的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)和系統(tǒng)漏洞進(jìn)行仔細(xì)巡查，而且還要定期組織管理人員開展專業(yè)培訓(xùn)和安全教育，對(duì)惡意篡改、網(wǎng)絡(luò)攻擊，泄密失密等事件進(jìn)行及時(shí)有效的處理，從而在企業(yè)內(nèi)部形成牢固的安全閉環(huán)管理模式[8]。

2.3.2 企業(yè)要建立切實(shí)可行的安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估體系

在對(duì)會(huì)計(jì)電子檔案相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行分類的過程中，應(yīng)該結(jié)合檔案數(shù)據(jù)信息的具體價(jià)值、保密等級(jí)、成本費(fèi)用等不同維度，制定一套具有不同層次的檔案分級(jí)歸檔體系。通過對(duì)大數(shù)據(jù)技術(shù)的充分利用，對(duì)不同等級(jí)的檔案數(shù)據(jù)信息進(jìn)行安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，有針對(duì)性地落實(shí)各項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)管控措施，最大程度降低安全風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)的同時(shí)，進(jìn)一步提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率[9]。

2.3.3 企業(yè)要加強(qiáng)對(duì)全面保障機(jī)制的積極建立

在對(duì)線上檔案進(jìn)行管理的過程中，必須嚴(yán)格遵循電子審批制度的要求，加強(qiáng)對(duì)訪問控制措施的強(qiáng)化力度，通過利用防毒軟件、信息加密、防火墻等安全防護(hù)技術(shù)，對(duì)網(wǎng)絡(luò)的具體動(dòng)向進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控。在此基礎(chǔ)上，對(duì)網(wǎng)絡(luò)攻擊應(yīng)急預(yù)案進(jìn)行科學(xué)制定并有效實(shí)施，進(jìn)一步強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)安全應(yīng)急處置能力的同時(shí)，為企業(yè)組建一張集風(fēng)險(xiǎn)預(yù)防、風(fēng)險(xiǎn)跟蹤、風(fēng)險(xiǎn)處理為一體的防護(hù)網(wǎng)。對(duì)于線下檔案而言，企業(yè)要優(yōu)先選擇國產(chǎn)高質(zhì)量載體媒介對(duì)電子檔案進(jìn)行保存，確保檔案室的預(yù)警監(jiān)測(cè)功能、防火防盜功能得到有效提升，使電路得到優(yōu)化改善。在此基礎(chǔ)上，定期開展安全巡視檢查工作，嚴(yán)格鑒定儲(chǔ)存介質(zhì)的實(shí)際使用狀態(tài)，使電子檔案備份管理具有的穩(wěn)定性和安全性得到保障。另外，企業(yè)應(yīng)該圍繞工作人員、生產(chǎn)設(shè)備、評(píng)估體系、管理制度等眾多內(nèi)容，為會(huì)計(jì)電子檔案制定全方位的安全防護(hù)措施，形成立體化的安全保障體系，促進(jìn)數(shù)字化技術(shù)的效能得到充分發(fā)揮，使企業(yè)信息化管理水平得到進(jìn)一步提升[10]。

3 結(jié)束語

以互聯(lián)網(wǎng)和云計(jì)算為主的現(xiàn)代化信息技術(shù)整體發(fā)展水平不斷提升，不僅能夠使會(huì)計(jì)檔案管理工作在高效、便捷的電子化模式管理下，將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理成本較高、勞動(dòng)強(qiáng)度較大、信息傳遞分享效率較低等問題徹底解決，是現(xiàn)代社會(huì)企業(yè)實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展目標(biāo)的必然趨勢(shì)。在將會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)的重要性與互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的特征進(jìn)行充分結(jié)合時(shí)，會(huì)產(chǎn)生全新的控制風(fēng)險(xiǎn)，對(duì)企業(yè)提高自身競爭能力產(chǎn)生了一定影響。因此，必須加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)電子檔案管理體系的建立健全，將信息化和數(shù)字化技術(shù)具有的優(yōu)勢(shì)充分發(fā)揮到防范網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn)、化解安全風(fēng)險(xiǎn)相關(guān)工作中，對(duì)企業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展模式進(jìn)行積極探索，確保財(cái)務(wù)審計(jì)工作能夠以數(shù)字化和智能化為突破口全面轉(zhuǎn)變，促進(jìn)企業(yè)業(yè)財(cái)融合的同時(shí)，推動(dòng)各項(xiàng)信息技術(shù)的充分整合。在此基礎(chǔ)上，有效實(shí)現(xiàn)信息共享溝通目標(biāo)，使企業(yè)在大數(shù)據(jù)技術(shù)的輔助下創(chuàng)造更多價(jià)值。