職業(yè)院校檔案館(室)在人才培養(yǎng)工作中的運(yùn)用研究

文/廣州幼兒師范高等?？茖W(xué)校 魯亞男 丘毅清

當(dāng)前職業(yè)院校檔案信息化發(fā)展保障機(jī)制得到進(jìn)一步完善，檔案信息化建設(shè)進(jìn)一步融入學(xué)校的信息化、智慧化校園建設(shè)，新一代信息技術(shù)在檔案工作中的應(yīng)用更加廣泛，信息化與檔案工作深度融合，檔案管理數(shù)字化、智能化水平得到有效提升。信息服務(wù)作為職業(yè)院校檔案館(室)的重要職能，是信息化條件下職業(yè)教育與崗位訓(xùn)練的重要保障，在推進(jìn)職業(yè)教育轉(zhuǎn)型升級發(fā)展中具有不可替代的作用。有效發(fā)揮檔案館(室)信息服務(wù)在職業(yè)院校人才培養(yǎng)工作中的作用，必須在強(qiáng)化信息服務(wù)意識、創(chuàng)新信息服務(wù)模式、完善信息服務(wù)配套建設(shè)等方面發(fā)現(xiàn)新問題，研究切實(shí)可行的解決措施。

一、適應(yīng)信息化、數(shù)字化時代檔案館(室)職能拓展需要，提升信息服務(wù)意識

(一)科學(xué)確立檔案館(室)的職能定位

以職業(yè)教育擴(kuò)招、職業(yè)教育支撐人才強(qiáng)國的需求為牽引，科學(xué)確立檔案館(室)信息服務(wù)的職能定位。職業(yè)院校檔案館(室)不僅是學(xué)校信息化建設(shè)的重要陣地、推動學(xué)校信息資源數(shù)字化建設(shè)的核心力量，也應(yīng)滿足學(xué)校人才培養(yǎng)、行政機(jī)關(guān)高效運(yùn)轉(zhuǎn)的迫切需要，并為其提供信息服務(wù)。

國家職業(yè)教育“雙高”評定加大了檔案館(室)服務(wù)能力指標(biāo)的權(quán)重，在更新信息服務(wù)內(nèi)容、豐富信息服務(wù)內(nèi)涵、提升信息服務(wù)能力等方面提出了新的要求。因此，在職業(yè)院校檔案館(室)的轉(zhuǎn)型發(fā)展中，必須適應(yīng)信息時代檔案工作職能轉(zhuǎn)變的需要，把握機(jī)遇，積極實(shí)現(xiàn)從教學(xué)、行政輔助機(jī)構(gòu)到成為育人主體機(jī)構(gòu)的轉(zhuǎn)變，不僅提供優(yōu)良的信息環(huán)境與豐富的信息資源，還應(yīng)提供更加主動與便捷的深層次信息服務(wù)。與此同時，還要不斷拓寬視野、主動作為，為其他院校、用人企業(yè)及公眾提供必要的信息資源。

(二)強(qiáng)化檔案館(室)的信息服務(wù)意識

適應(yīng)職業(yè)院校檔案館(室)信息服務(wù)職能拓展需要，不斷強(qiáng)化信息服務(wù)意識。

一是主動服務(wù)意識。在深刻把握職業(yè)教育鮮明的崗位指向性、對象的多元性、需求的多樣性等特點(diǎn)的基礎(chǔ)上，充分適應(yīng)職業(yè)教育教學(xué)倡導(dǎo)的實(shí)踐性學(xué)習(xí)、自主性學(xué)習(xí)以及專題式教學(xué)、案例教學(xué)等教學(xué)方法的需要，實(shí)現(xiàn)信息服務(wù)對象由以教研人員為主向教師、學(xué)生兼顧轉(zhuǎn)變，服務(wù)內(nèi)容由傳統(tǒng)的信息資源整合與傳遞為主向信息和知識產(chǎn)品的加工、開發(fā)與運(yùn)用為主轉(zhuǎn)變，服務(wù)方式由被動提供服務(wù)向主動推送服務(wù)轉(zhuǎn)變，并將服務(wù)延伸至其他院校、公眾，甚至是用人企業(yè)。

二是成果共享意識。最大限度地實(shí)現(xiàn)信息共享，發(fā)揮支持校園多樣化學(xué)習(xí)與支持行政機(jī)關(guān)高效運(yùn)轉(zhuǎn)的雙重職能，是新形勢下職業(yè)教育對職業(yè)院校檔案館(室)信息服務(wù)的客觀要求。為此，職業(yè)院校檔案館(室)必須著眼提高信息服務(wù)的質(zhì)量效益，充分利用現(xiàn)有信息服務(wù)平臺，在完善信息資源建設(shè)的同時，建立信息共享協(xié)作機(jī)制，并有效發(fā)揮檔案館(室)在信息資源共享中的橋梁和紐帶作用，通過收集、加工、整合等方式，促成教師與學(xué)生之間、行政人員與教輔人員之間、不同院校之間，甚至院校與企業(yè)之間的成果共享。

三是集智攻關(guān)意識。高質(zhì)量的檔案信息服務(wù)靠檔案館(室)一家之力是不夠的，很多情況下需要多方協(xié)作，依靠集體的智慧集智攻關(guān)。職業(yè)院校檔案館(室)有責(zé)任協(xié)調(diào)各方資源，整合集體智慧，面向教學(xué)、行管信息需求，尤其是針對人才培養(yǎng)、機(jī)關(guān)決策、歷史傳承等與檔案工作密切相關(guān)的重點(diǎn)難點(diǎn)問題，提供優(yōu)質(zhì)信息咨詢服務(wù)。

二、適應(yīng)職業(yè)教育工匠人才培養(yǎng)需要，主動創(chuàng)新信息服務(wù)模式

職業(yè)教育的崗位指向性、知識需求多樣性、學(xué)習(xí)方式自主性、技能實(shí)用性等特點(diǎn)非常鮮明。然而，當(dāng)前職業(yè)院校檔案館(室)的信息服務(wù)在內(nèi)容體系設(shè)置、服務(wù)精細(xì)程度等方面還無法滿足新時期職業(yè)教育的需求。因此，要充分發(fā)揮檔案信息服務(wù)在支撐職業(yè)教育工匠人才培養(yǎng)工作中的推動作用，職業(yè)院校檔案館(室)必須建立、完善一套與之相適應(yīng)的信息服務(wù)模式。

(一)完善檔案信息服務(wù)的內(nèi)容、深度、層級

鑒于檔案承載歷史痕跡記錄的特殊屬性，職業(yè)院校檔案館(室)可能一時無法自由地利用新興技術(shù)面向公眾全面開展信息綜合服務(wù)，但是可以在完善信息服務(wù)的內(nèi)容、深度、層級上下功夫、做文章。在充分調(diào)研論證教學(xué)、行管人員需求的基礎(chǔ)上，按照職業(yè)院校教育向崗位聚焦、向企業(yè)靠攏的要求，不斷拓展培育職業(yè)色彩濃厚、貼合工作崗位需求、內(nèi)容形式多樣的信息服務(wù)項(xiàng)目，完善以職業(yè)教育為中心的檔案信息服務(wù)內(nèi)容體系。

一是跟蹤教輔人員教學(xué)、科研工作需要，定期或不定期編撰并推送相關(guān)主題的教育檔案資料。

二是了解學(xué)生學(xué)習(xí)、就業(yè)需要，及時匯編畢業(yè)生就業(yè)情況統(tǒng)計資料。

三是圍繞行政機(jī)關(guān)決策、運(yùn)轉(zhuǎn)需要，及時編撰與輸送所需的公文資料。

四是根據(jù)畢業(yè)生及企業(yè)需求，提供多領(lǐng)域、多學(xué)科、多類型的綜合性檔案咨詢服務(wù)。

(二)改進(jìn)信息服務(wù)方法

檔案信息服務(wù)的核心競爭力體現(xiàn)為提供給用戶憑借自身能力找不到或者找不全的史料，通過對各種載體、不同類型信息的篩選、梳理、整合與深度開發(fā)，及時、全面、高效地揭示相關(guān)領(lǐng)域的研究動態(tài)與創(chuàng)新成果。隨著檔案信息技術(shù)的發(fā)展普及，檔案服務(wù)對象獲取資源的渠道不斷拓展。因此，必須發(fā)揮職業(yè)院校檔案館(室)信息資源權(quán)威性、系統(tǒng)性等優(yōu)勢，著眼培養(yǎng)對象、服務(wù)對象的多樣化需求，在目標(biāo)定位上實(shí)現(xiàn)從提供信息向解決問題轉(zhuǎn)變，將信息資源的有用性、易用性、文化性等作為改進(jìn)信息服務(wù)的基本要求，將分散獨(dú)立的信息單元經(jīng)過深層加工、融合、提煉、升華，轉(zhuǎn)化為濃縮型、價值型的信息服務(wù)產(chǎn)品，最大程度滿足用戶的檔案信息需求。同時，盡可能降低服務(wù)或產(chǎn)品使用中的認(rèn)知負(fù)荷，努力提升服務(wù)的層次和效果，做出針對性強(qiáng)、影響力大的檔案史料信息產(chǎn)品，如單位定期發(fā)行的《百年幼師，涅槃重生》系列學(xué)校辦學(xué)育人成果匯編集。

(三)拓展信息服務(wù)范圍

近年來，地方公共檔案館(室)和一批數(shù)字型檔案館(室)已開始了信息延伸服務(wù)方面的探索，目的是為更廣泛的社會群體提供服務(wù)。隨著國家“十三五”期間對檔案工作發(fā)揮育人功能的正確方向指引及充分的資源投入，職業(yè)院校檔案館(室)信息服務(wù)的重要性日益受到關(guān)注，并開始在人才培養(yǎng)工作中發(fā)揮積極作用，但大多以本校的信息用戶作為服務(wù)對象，信息服務(wù)范圍受到很大限制。隨著檔案信息化建設(shè)的不斷發(fā)展與職業(yè)教育改革的不斷深入，職業(yè)院校檔案館(室)信息服務(wù)的范圍延伸是大勢所趨。為此，一方面，要著眼不同層次與不同類別的信息需求，夯實(shí)拓寬信息服務(wù)范圍的資源基礎(chǔ)。在完善本校檔案信息資源建設(shè)的同時，要加強(qiáng)對外聯(lián)系，努力實(shí)現(xiàn)資源共享，建立長期有效的資源與服務(wù)共享機(jī)制。另一方面，通過調(diào)研，主動了解企業(yè)、社會用人需求，充分發(fā)揮信息獲取、整合、提煉、傳遞的功能，努力探索一條鮮活實(shí)用的檔案信息服務(wù)常態(tài)化道路，主動輸送畢業(yè)生信息資源，拓展畢業(yè)生的服務(wù)范圍，宣傳服務(wù)理念，通過專題數(shù)據(jù)庫開發(fā)、編輯畢業(yè)生就業(yè)數(shù)據(jù)等手段，為更廣泛的檔案服務(wù)對象提供信息、史料和智力支持。

三、著眼提升檔案信息服務(wù)質(zhì)量，推動信息化建設(shè)再上新臺階

目前，職業(yè)院校檔案館(室)的共享協(xié)作水平、人才隊(duì)伍建設(shè)與地方相比仍有差距，因此，提高職業(yè)院校檔案館(室)信息服務(wù)質(zhì)量與效益，需要同步開展制度、條件及人才隊(duì)伍建設(shè)。

(一)建立信息服務(wù)協(xié)作機(jī)制

全國頗具影響力的研究型檔案館——國家檔案館與駐京高校、部委機(jī)關(guān)合作就是一個成功的范例。國家檔案館憑借一流的信息服務(wù)團(tuán)隊(duì)，為政府、高校和企業(yè)提供具有重要價值的信息決策支持。學(xué)習(xí)借鑒他們的經(jīng)驗(yàn)做法，建立職業(yè)院校檔案館(室)信息服務(wù)協(xié)作機(jī)制，一方面，需要加強(qiáng)院校內(nèi)部的協(xié)作。以職業(yè)教育需要為重點(diǎn)的信息服務(wù)越來越依賴于相關(guān)專業(yè)，特別是工匠專業(yè)知識的支撐，因此，職業(yè)院校檔案館(室)必須積極與教學(xué)管理部門、學(xué)科系及地方企業(yè)建立長期的合作關(guān)系，實(shí)現(xiàn)檔案館(室)與院校各部門在專業(yè)知識結(jié)構(gòu)和資源體系上的互補(bǔ)，與企業(yè)經(jīng)常分享畢業(yè)生、在校生的培養(yǎng)史料，進(jìn)而提供真正符合用戶需要、用戶滿意、專業(yè)性強(qiáng)的信息服務(wù)產(chǎn)品。另一方面，需要加強(qiáng)與院校外部的合作，建立更加廣泛的信息服務(wù)合作關(guān)系。

(二)加強(qiáng)檔案信息服務(wù)平臺建設(shè)

隨著職業(yè)院校檔案館(室)信息化、智能化建設(shè)的全面推進(jìn)，檔案信息服務(wù)平臺建設(shè)持續(xù)良性發(fā)展?！笆奈濉比珖鴻n案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃要求：“機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織將檔案信息化納入本單位信息化發(fā)展規(guī)劃，保障檔案信息化建設(shè)依法依規(guī)開展。”職業(yè)院校檔案館(室)應(yīng)在此基礎(chǔ)上，全面建立網(wǎng)絡(luò)安全與信息化工作組織協(xié)調(diào)機(jī)制，切實(shí)加強(qiáng)檔案信息化工作指導(dǎo)、推進(jìn)和監(jiān)督力度。推進(jìn)檔案館構(gòu)建系統(tǒng)完備、高效實(shí)用、安全可靠的檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施，提升檔案信息化能力。進(jìn)一步可加強(qiáng)專用局域網(wǎng)絡(luò)建設(shè)及設(shè)施設(shè)備配備，實(shí)施檔案信息化強(qiáng)基工程，在學(xué)校的檔案信息化基礎(chǔ)性關(guān)鍵性領(lǐng)域開展專項(xiàng)建設(shè)，推動檔案信息化固本強(qiáng)基邁上新臺階。

(三)加強(qiáng)檔案信息服務(wù)人才隊(duì)伍建設(shè)

目前，職業(yè)院校檔案館(室)基本上隸屬辦公室管理，屬行政機(jī)關(guān)的附屬機(jī)構(gòu)。近年來，隨著檔案工作重要性的不斷提升，以及國家針對職業(yè)院?！半p高”評價對檔案工作的剛性要求，不少單位陸續(xù)引進(jìn)了一批檔案學(xué)、情報學(xué)方面的專業(yè)人員，現(xiàn)已成為部分職業(yè)院校檔案館(室)的中堅力量，初步具備了開展更高層次檔案信息服務(wù)的智力條件。不過，客觀地講，其整體服務(wù)質(zhì)量、效益與職業(yè)教育深層次需求還有一定的差距。其中一個重要的制約因素是職業(yè)院校檔案館(室)的信息服務(wù)人才隊(duì)伍建設(shè)步伐與信息服務(wù)需求提升不相適應(yīng)。因此，必須從多方面提升檔案信息服務(wù)人才隊(duì)伍建設(shè)水平。

一是遷移普及隱性知識。當(dāng)前，職業(yè)院校檔案館(室)信息服務(wù)大多局限于公文傳遞、專題檢索、資料匯編等方面，雖然該部分服務(wù)需要檔案學(xué)、情報學(xué)領(lǐng)域的專業(yè)知識作為支撐，但基本屬于操作層面的工作，易于掌握。因此，有必要將該部分信息服務(wù)所需的知識、技能與實(shí)現(xiàn)流程進(jìn)行隱性知識的顯性化處理，并通過檔案館(室)內(nèi)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，在本單位范圍普及推廣，將由館員掌握的知識技能傳授、擴(kuò)散給其他辦公人員，努力實(shí)現(xiàn)淺層信息服務(wù)全館參與、深層信息服務(wù)專人承擔(dān)的人力資源優(yōu)化配置。

二是鼓勵用戶自主學(xué)習(xí)。積極將自研、引進(jìn)新型檔案管理系統(tǒng)、智能化檔案管理平臺作為解放信息服務(wù)人力資源的重要抓手。針對簡單、重復(fù)性強(qiáng)的檔案信息咨詢，通過構(gòu)建智能服務(wù)平臺，由需求方在網(wǎng)絡(luò)交互環(huán)境中自助解決；另一方面，通過在線或離線等形式的檔案培訓(xùn)，從信息意識、信息知識、信息技能等方面提高檔案服務(wù)對象的信息獲取和利用能力；通過建立虛擬學(xué)習(xí)交流空間，方便檔案服務(wù)對象實(shí)時參與感興趣的學(xué)習(xí)討論，營造多方資源共享、知識交流、智慧碰撞的信息環(huán)境。

三是全力打造精英隊(duì)伍。適應(yīng)信息服務(wù)發(fā)展新變化，加大對職業(yè)院校檔案館(室)信息服務(wù)專職人員的培養(yǎng)力度，優(yōu)化職稱評選、聘任機(jī)制，促使其努力掌握檔案學(xué)科前沿知識以及檔案信息化建設(shè)領(lǐng)域的相關(guān)知識，研究探索具有職業(yè)院校檔案館(室)信息服務(wù)特色的新途徑、新方法、新手段，提供更深層次、更高質(zhì)量的檔案信息服務(wù)項(xiàng)目，從而逐步形成一支檔案專業(yè)知識精深，并具有相關(guān)學(xué)科專業(yè)知識素養(yǎng)的檔案信息服務(wù)人才隊(duì)伍。