新時代高校行政管理工作面對的挑戰(zhàn)與對策分析

劉 東

(南京森林警察學院，江蘇 南京 210023)

引言

在高校管理工作中，行政管理是重要組成部分之一。行政管理工作是校園內(nèi)部指揮、管理和協(xié)調(diào)各種事務的核心機構(gòu)，高效率高質(zhì)量的行政管理工作為教育和科研工作的順利開展提供了基礎保障。當前高校的行政管理工作面臨許多嚴峻的挑戰(zhàn)和復雜的問題。為了讓高校行政管理工作更加準確化、高效化和規(guī)范化，針對目前行政管理工作中面臨的挑戰(zhàn)，各大高校應結(jié)合時代的發(fā)展，創(chuàng)新思考積極有效的對策，及時改善當前的行政管理工作模式，制定相應的管理策略，推動行政管理工作取得快速的發(fā)展。

1 新時代背景下行政管理工作的內(nèi)涵

國家與政府十分重視高校的整體發(fā)展，在其中投入大量的人力資源與物質(zhì)資源，主要目的就是為了推進高校行政管理模式的整體發(fā)展。高校的管理工作主要在于兩個方面，一方面是校園組織管理工作，主要負責處理各種校園事件，保證教學和課外活動的有效開展。二是校園對學生的培養(yǎng)管理工作，主要負責為教師提供教學資源平臺，教師結(jié)合人才規(guī)劃培養(yǎng)目標開展教學活動管理。高校行政管理的主要內(nèi)容體現(xiàn)在三大關(guān)系之中，一是高校行政管理相關(guān)領(lǐng)導和教師、專家以及學生之間的關(guān)系；二是行政管理部門設置以及具體部門發(fā)揮的功能之間的關(guān)系；三是行政管理人員和行政管理系統(tǒng)之間的關(guān)系。實踐表明，高校的行政管理在校園中發(fā)揮的作用日益突出，為了適應時代的發(fā)展和管理信息化、教育現(xiàn)代化的要求，行政管理工作要及時更新相關(guān)理念，制定相應的對策，使得高校行政管理的工作實施更加精準與規(guī)范。[1]

2 當前高校行政管理工作面對的挑戰(zhàn)

第一，行政管理制度較為落后。政府開展的高校改革主要在于教學方式改革和科研工作改革兩項內(nèi)容，行政管理制度比較落后，相關(guān)管理制度已經(jīng)無法滿足管理的需求。[2]當前時代的發(fā)展以多元化為主要特點，教育部對于高校行政管理工作也提出了更高的要求，高效率的行政管理工作對教育和科研工作都有一定的影響。除此之外，總體綱領(lǐng)性制度在行政管理中占據(jù)有重要位置，導致行政管理的適應性較低，不利于行政管理工作的有效開展。長期以來，傳統(tǒng)的管理模式和固定的部門管理結(jié)構(gòu)，工作人員很容易喪失參與行政管理工作的積極性，進而影響整體的工作效率。各大高校要積極完善行政管理工作制度，以嚴格規(guī)范的工作制度切實要求每一名高校管理人員。

第二，沒有形成規(guī)范化的管理模式。目前許多高校的管理制度比較傳統(tǒng)，沒有形成較為規(guī)范的管理，主要表現(xiàn)在兩個方面：首先，沒有規(guī)范的文件管理。各大高校在處理行政管理工作時，隨著具體工作內(nèi)容的改變，工作理念也有著不同程度的變化，文件的整理是高校行政管理工作中的重要內(nèi)容之一。信息技術(shù)的應用提升了工作人員處理文件與信息的工作效率，隨著效率的提升，管理人員所要處理的文件也逐步增加，目前大多數(shù)行政管理工作部門并沒有意識到大量復雜、多樣的文件增加給實際工作帶來的困難，缺乏文件的精確分類和管理意識。盡管高校鼓勵工作人員利用信息技術(shù)開展工作，但由于缺乏對文件的精準管理，導致各個部門之間無法迅速交流和資源共享；其次，沒有形成較為規(guī)范的管理流程。根據(jù)對高校的調(diào)查分析，當前高校的行政管理中，各個部門并沒有制定較為明確的工作規(guī)范和工作細則。在執(zhí)行行政管理工作中各部門過于重視結(jié)果而忽略了工作過程，導致一部分管理人員并沒有掌握高效率的工作方式，管理過程過于復雜，大大降低了行政管理工作的質(zhì)量和效率，不利于行政管理的標準化和精確化發(fā)展。

第三，行政管理工作缺少人才培養(yǎng)與引入。目前各大高校的行政管理人才缺失主要體現(xiàn)在以下幾個方面：其一，部分崗位缺少人員配置。許多行政管理人員配置固定，導致一部分管理人員缺乏競爭意識和工作積極性，不利于高校管理工作的展開。在當前社會形式和科技發(fā)展的影響下，各個部門的管理人員要具備崗位競爭力和強烈的工作熱情，才能更好地在高校行政管理部門中得到發(fā)展。其二，行政管理部門的整體素質(zhì)仍然需要提升。許多高校對行政管理隊伍的認知存在誤區(qū)，認為行政管理人員只是負責教學之外的輔助人員，日常的工作較為簡單，主要負責處理校園內(nèi)部的瑣事。這導致行政管理隊伍沒有得到應有的重視，進而沒有形成較為完善的行政管理制度。在新時代，行政管理制度和行政管理模式需要不斷完善與改革，也應該增加相關(guān)的管理人員整體工作能力和信息化知識與技能的培養(yǎng)。許多高校沒有對管理人員進行相關(guān)的培訓，僅僅注重管理人員的技術(shù)和技能掌握能力，忽視良好思想和創(chuàng)新意識的重要性。在不同的部門之中，都存在部分年紀較長的人群，對信息知識的了解和掌握程度往往比不上年輕的工作人員。高校要加強對行政管理人員的培訓，針對學習能力較弱的工作人員要給予更多幫助和引導，從信息技術(shù)的運用、信息技術(shù)知識的掌握和信息意識的培養(yǎng)等方面引導工作人員積極學習。

第四，行政管理工作職責劃分不明確。高校行政管理的整體工作結(jié)構(gòu)通常是一種金字塔的形式，由領(lǐng)導開始對工作統(tǒng)籌規(guī)劃，根據(jù)管理目標分解細化為各個部門。每個行政管理部門都有自己的工作職責，都是以完成上級分配的任務為工作目的。[5]受到傳統(tǒng)的行政管理模式影響，各個職能部門之間劃分的責任和權(quán)利并不明確，有些部門直接由教授進行行政管理，嚴重影響行政管理人員的工作積極性。所以高校要明確各個部門的工作內(nèi)容，由領(lǐng)導將工作細分到每個人的工作職責上，要求管理人員要各司其職，促進行政管理工作的順利開展。

3 改善行政管理工作的具體對策

3.1 完善具體的行政管理制度

行政管理工作制度是保障工作順利實施的重要前提。傳統(tǒng)的行政管理工作由于沒有形成完善的管理制度，導致相關(guān)人員沒有明確自己的工作職責，部分管理人員可能會出現(xiàn)消極怠工等不良現(xiàn)象。針對行政管理制度，可以從兩個方面分析。首先，各大高校要設定綱領(lǐng)性制度。并在設定制度的同時要注重與目前行政管理工作中的不足之處相結(jié)合，以未來的工作目標為設定制度的前提，進而總結(jié)制定具體、準確的綱領(lǐng)性制度。高校方面在設定制度的同時，要注重為行政管理的服務工作提出指導意見，保證各部門的各項工作可以嚴格按照制度有理有據(jù)地展開，進而為高效率開展行政管理工作打下堅實的基礎；其次，在新時代的背景下，高校行政管理工作所面臨的挑戰(zhàn)具有多樣化和動態(tài)化的特點。各個管理部門要積極運用信息技術(shù)加強對校內(nèi)各種服務的管理，進而為校園的教育和科研工作提供便利條件。為激發(fā)教育工作者和行政管理工作者的積極性，各大高校要完善具體的獎懲制度，鼓勵在職工作人員樹立正確積極的工作態(tài)度，促進工作人員工作效率的提升，提高當前行政管理工作人員整體的工作質(zhì)量。

3.2 加強對相關(guān)文件的管理

行政管理工作的主要內(nèi)容以處理相關(guān)文件為主，確保行政管理工作質(zhì)量的提升就要保證文件管理的規(guī)范化。各大高校要將文件的分類管理作為行政管理的重點。明確規(guī)定各類文件在字號、字體和行間距等方面的寫作格式標準，確保文件內(nèi)容的簡潔性和規(guī)范性，進而提升管理人員處理文件的效率；其次，要完善相關(guān)的文件管理制度，針對不同高校的具體情況，引導行政管理工作利用統(tǒng)一的信息系統(tǒng)處理工作內(nèi)容，實現(xiàn)各部門之間文件資源的共享和互相交流。同時，高校要對文件進行檢索和分類，便于工作人員在處理工作時精準地找到相關(guān)文件。除此之外，高校要注重對文件系統(tǒng)的保護，針對重要的文件，要設定雙重備份等保護措施。針對行政管理人員，要控制好工作人員對文件的瀏覽、下載和使用權(quán)限，保證本校園內(nèi)部的文件資源只能被本校園的管理人員所打開。管理人員也要利用移動硬盤或紙質(zhì)文件等形式對重要文件及時拷貝存儲，以備不時之需。對于文件資源的保護，高校制定保護系統(tǒng)的同時也需要管理人員具有基礎的文件保護和存儲意識，保障校園內(nèi)部資源的保密性。[3]

3.3 重視對行政管理人才的培養(yǎng)

根據(jù)調(diào)查分析，各大高校行政管理工作者的綜合素質(zhì)仍然需要提升。許多高校一味地重視相關(guān)制度的完善和設備的提供，忽視管理工作者的整體人員素質(zhì)。大多數(shù)管理人員沒有接觸過相關(guān)培訓，這就導致他們在實際的工作過程中很難掌握高效率的工作方式，更難提出創(chuàng)新的工作理念。高校的行政管理人員在開展工作之前，要以良好的政治素養(yǎng)和文化素養(yǎng)為基礎，保證每一名管理人員具有過硬的職業(yè)技術(shù)能力。高校方面首先應該建立完善的人才選拔制度，在選拔管理人員時，不僅要注重其知識理論體系的掌握程度，更要重視其實踐經(jīng)驗，進而選擇綜合素質(zhì)較強的專業(yè)人才。對于校園內(nèi)部的行政管理人員，也要提升具體要求，使其通過學習和實踐逐步具備創(chuàng)新思維和思考意識，并在實際的工作當中形成善于發(fā)現(xiàn)問題并解決問題的實際能力。對于管理人員的培養(yǎng)，要從思想和技能兩方面入手，確保管理人員的思想與時代緊密結(jié)合。通過自我學習，完善管理人員的具體思想，實現(xiàn)管理理念的明確性和管理實踐的高效性。[4]

3.4 避免傳統(tǒng)理念，運用信息技術(shù)處理工作

高校必須轉(zhuǎn)變已有觀念，重新認識與定位行政管理工作在高校工作中發(fā)揮的重要作用。在傳統(tǒng)的行政管理模式之中，通常以管理人員的工作經(jīng)驗衡量其能力的高低。這種衡量形式是片面的，不利于有效激發(fā)行政管理人員的工作積極性。伴隨著信息時代的到來，互聯(lián)網(wǎng)和信息技術(shù)的不斷應用，信息技術(shù)加速了社會的發(fā)展進程，此時傳統(tǒng)行政管理形式已經(jīng)不能適應當前社會的需求。高校要迅速轉(zhuǎn)變工作理念，在進行行政管理的人才培養(yǎng)工作時，將培養(yǎng)方向以行政管理人員的信息技術(shù)應用、信息思想的掌握和創(chuàng)新為主，并根據(jù)時代的發(fā)展及時變更行政管理工作中設定的制度與條例。除此之外，教師要注重對于先進設備的引入，使得具體的軟件設備和硬件設備符合當前管理系統(tǒng)的需求。管理人員也要加強對信息技術(shù)的學習和運用，積極利用計算機等先進電子設備對信息進行收集與處理。比如，各大高?？梢苑e極利用信息采集系統(tǒng)，以便后續(xù)工作的高效率開展，充分發(fā)揮信息技術(shù)在行政管理中的作用。同時管理人員要注意文件處理的準確性，處理相關(guān)信息與文件之后及時地進行檢查，確保文件內(nèi)容準確無誤。經(jīng)過信息技術(shù)的應用，最大程度上減輕管理人員的工作壓力，提升管理人員的工作效率。

4 結(jié)語

在新時代發(fā)展的大背景下，科學、標準和規(guī)范的管理模式是開展行政管理工作的大勢所趨。傳統(tǒng)的行政管理模式受到各方面的限制，面臨著許多問題與挑戰(zhàn)。行政管理的效果直接影響了校園內(nèi)部的教學和科研工作的開展，各大高校應該積極響應現(xiàn)階段時代發(fā)展對行政管理工作提出的需求，加強行政管理工作在理論和實踐的改革，思考探究出應對挑戰(zhàn)的具體對策。從完善行政管理制度、加強對相關(guān)文件管理、重視行政人才的培養(yǎng)、轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念、應用信息技術(shù)等方面推動行政管理工作的整體發(fā)展，運用高質(zhì)量的行政管理工作服務于高校教育和科研工作之中，促進各大高校的不斷進步。