淺談當(dāng)前高校行政管理模式

劉思奇，于 虹

（北京大學(xué)基建工程部，北京 100871）

引言

中國高校的行政管理組織架構(gòu)龐大，職能部門、直屬附屬單位繁多，包括黨政機(jī)關(guān)、后勤部門、院系行政部門等組成部分，大致可以統(tǒng)一稱為高校行政管理部門。行政管理一詞原是指政府對(duì)國家事務(wù)、社會(huì)公共事務(wù)及自身事務(wù)的一種管理行為[1]，中國公立高?；蛑睂儆谥醒氩课?，或直屬于地方政府，屬于事業(yè)單位，由國家行政機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，是具有一定政府職能，以公益服務(wù)為宗旨的教育活動(dòng)組織。高校的行政管理能力往往可以體現(xiàn)出高校的整體水平，而行政管理人員自身素質(zhì)的高低是影響行政管理水平的重要因素[2]。因此建設(shè)高水平大學(xué)需要高水平的行政管理工作，需要一流的行政管理團(tuán)隊(duì)的助力[3]。

消除行政本位的管理理念，樹立高校行政人員是學(xué)校、師生服務(wù)者的思想，進(jìn)行以服務(wù)為核心的管理改革[4]，這是近些年來一直在推行的理念，但將理念轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)實(shí)還需要長(zhǎng)時(shí)間的努力。目前我國高校普遍存在行政人員缺乏服務(wù)意識(shí)，工作熱情不足的情況，導(dǎo)致工作態(tài)度傲慢，工作效率較低，甚至存在對(duì)本單位工作職責(zé)、辦事流程不了解的情況。各職能部門對(duì)自己的工作界限劃分得十分清晰，導(dǎo)致一些歸屬不明確的工作無人認(rèn)領(lǐng)，嚴(yán)重影響辦事效率[5]，其深層次原因是高校行政人員對(duì)自身角色認(rèn)知不足。本文以高校當(dāng)前行政管理模式為例，分析高校行政工作現(xiàn)狀、存在問題，探究了相應(yīng)的解決辦法。

1 存在的問題

1.1 工作制度問題

目前中國高校的行政部門普遍采用早上八點(diǎn)上班，下午五點(diǎn)下班，周末雙休的工作模式。這種工作模式類似于政府機(jī)關(guān)的八小時(shí)雙休工作制，但高校一般沒有規(guī)范的考勤制度，也不像政府部門那樣要隨時(shí)接受人民群眾的監(jiān)督和意見，導(dǎo)致一些職能部門工作渙散，時(shí)常出現(xiàn)遲到早退的現(xiàn)象。并且由于缺少相應(yīng)的獎(jiǎng)懲措施，導(dǎo)致上述現(xiàn)象難以被遏制。

高校后勤系統(tǒng)中有一些工作性質(zhì)較為特殊的服務(wù)性部門，由于工作性質(zhì)的原因可能需要其夜間或節(jié)假日值班，但高校屬于傳統(tǒng)的事業(yè)單位，沒有調(diào)休制度，也沒有加班費(fèi)，值完夜班之后，還要應(yīng)對(duì)第二天連軸轉(zhuǎn)的艱難境地。這樣的額外工作難免讓人身心俱疲，工作積極性顯著降低。

1.2 工資分配制度問題

行政管理人員的工作內(nèi)容與從事教學(xué)科研的教師截然不同，教師的工作個(gè)人發(fā)揮的空間大，受流程、制度的約束較小，工作業(yè)績(jī)可以根據(jù)教學(xué)科研成果直觀地衡量，考核、激勵(lì)方法簡(jiǎn)單有效；而行政管理人員的工作往往是基礎(chǔ)性的工作，內(nèi)容瑣碎繁雜、重復(fù)性強(qiáng)，工作成果無法輕易量化，這些原因也造成行政管理體系缺少有效的激勵(lì)機(jī)制，工資收入普遍較低。長(zhǎng)期重復(fù)單調(diào)乏味的工作，缺乏調(diào)動(dòng)工作積極性的激勵(lì)政策，導(dǎo)致行政人員工作熱情下降，產(chǎn)生負(fù)面情緒，進(jìn)而影響日常工作[6]。

另外缺少考勤制度，過于平均化的工資分配制度也進(jìn)一步降低了工作效率和工作積極性。歷史的經(jīng)驗(yàn)告訴我們按勞分配、多勞多得的生產(chǎn)分配制度可以顯著提高勞動(dòng)者的生產(chǎn)積極性，然而這在高校的行政系統(tǒng)內(nèi)鮮有體現(xiàn)，行政系統(tǒng)內(nèi)存在“大鍋飯”的怪相，獲得薪酬的多少與付出的勞動(dòng)量不成正相關(guān)，僅與所在單位與職務(wù)高低有關(guān)，久而久之，勤奮的勞動(dòng)者勞動(dòng)積極性不斷消減，怠工的勞動(dòng)者則變本加厲，工作更加不負(fù)責(zé)任，這就造成了一種惡性循環(huán)的不利局面，使得辦事效率明顯降低。

1.3 工作效率問題

行政管理部門辦事效率低的內(nèi)部原因有兩方面，一方面的原因是上文所述的個(gè)人勞動(dòng)積極性低下，另一方面是審批流程冗長(zhǎng)，文字資料格式等要求繁多。例如一個(gè)職能部門內(nèi)部某一科室要通過一項(xiàng)決議或做出某些決策需要其他不同科室的主任簽字確認(rèn)，所有分管領(lǐng)導(dǎo)的簽認(rèn)，就算此決策與其他科室、分管領(lǐng)導(dǎo)沒有任何關(guān)聯(lián)，也需要走這個(gè)所謂叫做轉(zhuǎn)簽的流程，若其中有一個(gè)人公事繁忙或有事外出，或負(fù)責(zé)轉(zhuǎn)簽的人沒有及時(shí)找到人簽字，一項(xiàng)決策可能要擱置很久，轉(zhuǎn)簽沒有完成，該決策就不能執(zhí)行。

各部門工作存在交叉重疊、職責(zé)劃分不清等外部原因也是影響行政工作效率的重要因素，一個(gè)簡(jiǎn)單事項(xiàng)的多頭管理有時(shí)會(huì)在不同部門間產(chǎn)生工作矛盾，內(nèi)耗現(xiàn)象嚴(yán)重。由于各部門間工作直接劃分不清，容易產(chǎn)生“不做不錯(cuò)，無過便是功”的消極不作為的工作態(tài)度，嚴(yán)重影響了工作效率[7]。

1.4 官僚主義問題

官僚主義作風(fēng)在高校行政體系中也是屢見不鮮，一些部門的行政權(quán)力大，得不到他們的行政審批工作就將被迫停止。官僚主義危害巨大，不光會(huì)降低辦事效率，還會(huì)阻礙行政系統(tǒng)運(yùn)行的流暢性，在不同部門間造成矛盾。

高校行政工資分配過于平均化，個(gè)人職務(wù)是提升待遇的直接途徑，但因?yàn)樾姓到y(tǒng)領(lǐng)導(dǎo)職位有限，晉升體制僵化，且高校一般情況下是奉行只上不下、論資排輩的原則。年輕人只有等待現(xiàn)有領(lǐng)導(dǎo)退休后，才能走上領(lǐng)導(dǎo)崗位。并且要得到領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)可的人才有機(jī)會(huì)晉升，領(lǐng)導(dǎo)自然傾向于提拔與自己辦事風(fēng)格相近，用得順手的人。由此一來，便容易出現(xiàn)上行下效，單位領(lǐng)導(dǎo)一言堂的現(xiàn)象，學(xué)校的整個(gè)行政系統(tǒng)的運(yùn)行也會(huì)受到顯著的影響，進(jìn)而波及正常的教學(xué)科研。

2 解決方法

2.1 增強(qiáng)自我認(rèn)知

高校行政人員要做好自己的工作，首先要認(rèn)清自己在學(xué)校中所扮演的角色，明確自己的任務(wù)。高校的人員組成可以分為兩大類，學(xué)生和教職工。學(xué)生是學(xué)校的主體；而對(duì)于教職工這個(gè)概念近些年來的認(rèn)知越來越模糊，似乎凡是在學(xué)校里工作的人都會(huì)被稱作所謂的老師，而在筆者看來這是不正確的。

教職工這一詞組，實(shí)際是三個(gè)不同概念名詞簡(jiǎn)寫的組合，教、職、工分別表示教師、職員、工勤人員，這是三個(gè)截然不同的職業(yè)，工作性質(zhì)、工作內(nèi)容、創(chuàng)造價(jià)值有本質(zhì)的區(qū)別。其中教師與學(xué)生一樣是學(xué)校的主體，是學(xué)校的絕對(duì)核心，承擔(dān)著教學(xué)科研、輔導(dǎo)學(xué)生的任務(wù)，為學(xué)校創(chuàng)造了絕大部分的價(jià)值，具備著高學(xué)歷、高素質(zhì)、高修養(yǎng)的特點(diǎn)。逐漸的，老師這個(gè)稱謂被人們賦予了超越其原本概念的其他意味，更多的表達(dá)出對(duì)他人的尊重與敬仰。隨著時(shí)代的發(fā)展，不僅僅教書育人的人民教師被稱作老師，一些德高望重或業(yè)務(wù)能力突出的其他行業(yè)人士逐漸也被稱為老師，以表達(dá)人們對(duì)其的尊重和愛戴。

旁人出于禮貌將在高校工作的行政人員也稱作老師，表達(dá)了尊重，這本無可厚非。但無形中，部分行政人員在接受老師這個(gè)禮貌性稱謂的同時(shí)，他們的自我認(rèn)知出現(xiàn)了問題，心態(tài)也開始發(fā)生變化，并逐漸偏離服務(wù)者的角色。這樣的轉(zhuǎn)變使部分行政人員服務(wù)態(tài)度逐漸變差，自我意識(shí)增強(qiáng)，導(dǎo)致行政工作協(xié)調(diào)統(tǒng)籌能力變差[8]。高校行政人員最基本的準(zhǔn)則就是清楚認(rèn)知自己服務(wù)者的身份，將為師生服務(wù)擺在第一位，站在師生的角度考慮問題，把自身的利益放在后面，同時(shí)支持其他職工的工作，尊重他人的勞動(dòng)成果，遵守學(xué)校和部門的規(guī)章制度。

2.2 體制與制度改革

對(duì)于服務(wù)水平的提高、服務(wù)態(tài)度的轉(zhuǎn)變，職工自我認(rèn)知和服務(wù)意識(shí)的增強(qiáng)是至關(guān)重要的一方面，但單位體制和制度的約束也必不可少，且合適體制和制度不僅可以促進(jìn)服務(wù)意識(shí)、自我認(rèn)知的加強(qiáng)，還可以提高職工的工作積極性。

首先是設(shè)立行政人員考勤制度，保證在崗時(shí)間，改善松散工作狀態(tài)。教師有教學(xué)、科研任務(wù)的約束，工勤人員有每日工作量的約束，在崗時(shí)間和出勤率能夠保證；而行政人員的坐班工作制對(duì)職工約束作用不大，增加考勤制度可提升工作效率。加強(qiáng)對(duì)行政人員日常工作的監(jiān)督，設(shè)立日常工作業(yè)績(jī)的情況記錄，作為工資績(jī)效考核的依據(jù)[9]。對(duì)于出現(xiàn)遲到早退、消極怠工的行政人員處以一定的懲罰，制定有一定力度的措施，以達(dá)到警示的作用。

其次是調(diào)整工資分配制度，建立有效的激勵(lì)制度，改變吃“大鍋飯”的現(xiàn)有局面。對(duì)于行政人員的工作分配制度可以學(xué)習(xí)類似于企業(yè)的基本工資加提成的靈活分配制度，單位根據(jù)各自工作性質(zhì)和工作特點(diǎn)制定相應(yīng)的按勞分配制度，真正達(dá)到多勞多得的目的。建立執(zhí)行性強(qiáng)的激勵(lì)制度如增設(shè)超時(shí)工作補(bǔ)貼等，可以有效提升行政人員的工作積極性和服務(wù)質(zhì)量[10]。對(duì)于有必要且又有效的額外工作時(shí)間給予相應(yīng)的補(bǔ)貼，可解決職工的后顧之憂，增加加班的正當(dāng)性。上述兩點(diǎn)改進(jìn)可以顯著增加職工的工作積極性，提升辦公效率，出多少力獲得多少回報(bào)，遏制渾水摸魚的負(fù)面思想。

接著還需要優(yōu)化工作流程，化繁為簡(jiǎn)，將責(zé)任落實(shí)到具體的個(gè)人。高校各職能部門辦事流程紛繁復(fù)雜，其根本目的是風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移，將部分責(zé)任轉(zhuǎn)嫁給他人。其表象基本上是辦一件事可能要牽扯眾多單位，一份文件經(jīng)多人簽字，多人共同承擔(dān)責(zé)任。而實(shí)際上，這導(dǎo)致辦事效率顯著降低，并且最終沒人承擔(dān)責(zé)任。只有將責(zé)任落實(shí)到具體單位的具體個(gè)人，減少無謂的簽字蓋章才能縮短辦事時(shí)間，提高辦公效率，減少行政資源的浪費(fèi)，并且增強(qiáng)行政人員的責(zé)任感。

最后為改善個(gè)別領(lǐng)導(dǎo)干部“一言堂”、官僚主義做派，優(yōu)化高校行政政治生態(tài)，高校行政系統(tǒng)應(yīng)引入競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制[11]。競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制原本是屬于市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)中一個(gè)有利于公平競(jìng)爭(zhēng)的市場(chǎng)基本運(yùn)行準(zhǔn)則，這個(gè)準(zhǔn)則有利于提高商品的品質(zhì)，促進(jìn)市場(chǎng)向好發(fā)展。這種管理體制目前已被廣泛應(yīng)用于部

分高校的教學(xué)與科研崗位的人才招聘中。被高校招進(jìn)來的人才并沒有獲得所謂的“鐵飯碗”，而是要通過自己的努力去創(chuàng)造價(jià)值，取得盡可能多的科研成果。在規(guī)定的時(shí)間段內(nèi)，取得成果通過綜合評(píng)判后進(jìn)行排名，排在末尾的幾個(gè)人將被解聘。這種管理體制能最大限度地調(diào)動(dòng)職工的主觀能動(dòng)性和工作積極性，職工出于主動(dòng)或迫于壓力將會(huì)努力提升自己的工作質(zhì)量。這種機(jī)制也應(yīng)該應(yīng)用于高校行政系統(tǒng)之中，打破所謂“鐵飯碗”的思想，處罰甚至解聘工作不能達(dá)到要求的行政人員。同時(shí)也應(yīng)該取締領(lǐng)導(dǎo)干部“只上不下”，提拔干部“論資排輩”的不良傳統(tǒng)，增強(qiáng)人員的流動(dòng)性，這樣才能將人才的能力發(fā)揮到極致，并營造風(fēng)清氣正的良好環(huán)境。

3 結(jié)語

在建設(shè)高水平大學(xué)的進(jìn)程中，為保證學(xué)校始終處在高速前進(jìn)的快車道上，行政管理部門要提供優(yōu)質(zhì)保障。高校行政管理部門存在的根本目標(biāo)是為教學(xué)和科研服務(wù)，對(duì)日常教學(xué)任務(wù)與科研工作形成有力的支撐。管理人員作為具體工作的執(zhí)行者，對(duì)自我身份的認(rèn)知與定位將直接決定工作效率和服務(wù)質(zhì)量。針對(duì)目前高校行政管理模式的現(xiàn)狀，還有很大的潛力發(fā)掘空間，管理人員意識(shí)和思想上的轉(zhuǎn)變，以及高校行政體制與制度的改革將對(duì)管理服務(wù)水平有極大的提升。