新時(shí)期做好國(guó)有企業(yè)行政管理工作的探討

趙文笑

摘要：改革開放促進(jìn)了國(guó)有企業(yè)的迅速發(fā)展。為了增加在經(jīng)濟(jì)市場(chǎng)中的競(jìng)爭(zhēng)力，國(guó)有企業(yè)內(nèi)部的行政管理工作也需進(jìn)行改革創(chuàng)新，使其更科學(xué)、高效地進(jìn)行管理，以提高國(guó)有企業(yè)管理工作的效率。行政管理是保證企業(yè)正常運(yùn)行的必要環(huán)節(jié)，承擔(dān)著“樞紐”的責(zé)任。以此為背景，文章主要針對(duì)國(guó)有企業(yè)行政管理現(xiàn)狀，提出其中不足，探討關(guān)于做好國(guó)有企業(yè)行政管理工作的對(duì)策，以期能夠?yàn)楸Ｗo(hù)國(guó)有企業(yè)的健康和可持續(xù)發(fā)展作出一點(diǎn)貢獻(xiàn)。

關(guān)鍵詞：國(guó)有企業(yè);行政管理;策略

一、新時(shí)期下國(guó)有企業(yè)行政管理工作現(xiàn)狀

（一）行政人員素質(zhì)有待提升

因?yàn)樾姓芾砉ぷ魇且豁?xiàng)所涉內(nèi)容繁多的工作，需要與多個(gè)部門、人員進(jìn)行持續(xù)的溝通協(xié)調(diào)，所以便需國(guó)有企業(yè)行政管理人員時(shí)刻秉持認(rèn)真的態(tài)度，具備過(guò)硬的專業(yè)技術(shù)素質(zhì)與較佳的服務(wù)意識(shí)，在不斷學(xué)習(xí)打牢理論知識(shí)、專業(yè)知識(shí)的基礎(chǔ)上，優(yōu)化自身的綜合素養(yǎng)，提高自身的服務(wù)能力水平。但是就實(shí)際來(lái)講，部分國(guó)有企業(yè)行政管理人員的工作態(tài)度較差，且責(zé)任心較低，對(duì)待領(lǐng)導(dǎo)交代的相應(yīng)工作不能按時(shí)、高質(zhì)量的完成，進(jìn)行服務(wù)過(guò)程中也導(dǎo)致被服務(wù)人員出現(xiàn)很多不滿，給企業(yè)內(nèi)部發(fā)展帶來(lái)負(fù)面影響，也不利于企業(yè)外部良好形象的樹立。

首先，國(guó)有企業(yè)人才選拔機(jī)制不靈活。在人才選用標(biāo)準(zhǔn)上明顯忽略了經(jīng)營(yíng)與管理人才的主要客觀性和內(nèi)在標(biāo)準(zhǔn)，仍然按照之前黨政領(lǐng)導(dǎo)班子的規(guī)定和條件來(lái)選拔經(jīng)營(yíng)與管理人員。選舉制度上，基本上沿襲黨政領(lǐng)導(dǎo)班子和干部選舉程序，采取的是由上而下的領(lǐng)導(dǎo)組織任命委任方式。沿用此模式對(duì)人才進(jìn)行篩選，導(dǎo)致被選出者的眼界和視野狹隘，真正精良的企業(yè)經(jīng)營(yíng)和管理人才很難從中甄別出來(lái)。因?yàn)閱T工在工作方面感覺(jué)不到緊迫感，所以在層次感方面的感受也較弱，由此在進(jìn)行評(píng)比工作時(shí)采用的大多是“輪流坐莊”模式，此類模式看似公平但實(shí)則屬于平均主義，無(wú)法很好地起到激勵(lì)效果，也造成了行政部門人員在工作方面的懶惰。因此，國(guó)有企業(yè)必須正確認(rèn)知，根據(jù)實(shí)際培養(yǎng)發(fā)展責(zé)任心強(qiáng)且敢擔(dān)當(dāng)?shù)娜瞬拧?/p>

其次，國(guó)有企業(yè)的工作具有很強(qiáng)的穩(wěn)定性，和民企進(jìn)行比較能夠發(fā)現(xiàn)其工作中大多是不存在緊迫感的，這樣便使得諸多員工的工作積極性下降，特別是對(duì)于部分行政管理崗位的人員來(lái)講，很多人均有“混日子”的心理，此種態(tài)度對(duì)于行政工作效率的提升來(lái)講十分不利，同時(shí)也會(huì)一定程度上影響其它部門的效率，長(zhǎng)遠(yuǎn)來(lái)看也是企業(yè)發(fā)展道路上的重要阻礙。

（二）檔案工作存在問(wèn)題

對(duì)于國(guó)有企業(yè)的行政管理工作來(lái)講，檔案工作是十分重要的內(nèi)容，其中所涉各類任務(wù)大多會(huì)通過(guò)檔案或是文檔的方式進(jìn)行下發(fā)。不過(guò)從實(shí)際方面來(lái)看，檔案工作當(dāng)中也存有很多問(wèn)題。第一，檔案方面的收集、整理工作規(guī)范度不夠。一些人員出于自身能力的限制、對(duì)工作的不了解等，最終造成了整體工作效率的低下，同時(shí)，還有很多人員針對(duì)檔案的核查、歸檔工作不及時(shí)，也因此產(chǎn)生了很多問(wèn)題。第二，檔案整理各個(gè)環(huán)節(jié)中人員并未進(jìn)行有效化的溝通，所以針對(duì)具有較高專業(yè)性的檔案內(nèi)容，相關(guān)人員無(wú)法進(jìn)行精準(zhǔn)識(shí)別，也造成了整體處理效率的低下。除此之外，進(jìn)行整理時(shí)一些工作人員的素養(yǎng)偏低，也無(wú)較強(qiáng)的保密意識(shí)，部分狀況下還會(huì)出現(xiàn)信息泄露的問(wèn)題。第三，即便中國(guó)當(dāng)下的文件查詢制度發(fā)展成效是較佳的，不過(guò)諸多人員還是選擇使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行文件查詢，這樣的方式也會(huì)一定程度上造成工作效率偏低。很多的工作內(nèi)容與文檔最后會(huì)通過(guò)紙質(zhì)文檔形式下發(fā)以及存儲(chǔ)。由此可見，當(dāng)下中國(guó)在行政管理當(dāng)中信息化水平整體偏低，無(wú)法匹配現(xiàn)有的各項(xiàng)信息化要求，這是導(dǎo)致行政管理工作效率低下的主要原因。

（三）行政人員的工作量過(guò)大

一般來(lái)講，國(guó)有企業(yè)方面的行政管理工作主要涉及兩點(diǎn)內(nèi)容，分別是協(xié)調(diào)、服務(wù)。對(duì)于大型國(guó)有企業(yè)來(lái)講，其內(nèi)部的人員構(gòu)成、工作內(nèi)容分配狀況是十分復(fù)雜的，尤其是涉及協(xié)調(diào)的工作內(nèi)容比重很大，無(wú)論是企業(yè)的會(huì)議安排、工作統(tǒng)計(jì)、文件傳送、各部門情況匯總、接待貴賓等承上啟下的工作內(nèi)容，均是行政工作人員進(jìn)行協(xié)調(diào)。除此之外，行政管理人員方面還需負(fù)責(zé)會(huì)議的組織、紀(jì)要的撰寫等工作，若此種狀況下工作人員數(shù)量較少的話，便可能會(huì)發(fā)生工作積壓的狀況。行政工作負(fù)擔(dān)加重了，其實(shí)際職能發(fā)生混亂，不僅充當(dāng)上級(jí)助理，而且承擔(dān)中層或下級(jí)溝通的多種角色，使得工作人員難以達(dá)到高標(biāo)準(zhǔn)的辦事效率。

二、新時(shí)期做好國(guó)有企業(yè)行政管理工作的舉措

（一）健全相關(guān)管理制度

構(gòu)建并完善部門規(guī)章制度，為整個(gè)辦公室工作的正常開展奠定制度基礎(chǔ)。同時(shí)，也需從制度方面入手分析其具體的有效性情況，確保實(shí)際、制度之間的匹配。保障制度的資金來(lái)源于實(shí)際，通過(guò)嚴(yán)格遵守制度提高了工作質(zhì)量。此外，工作履行能力也是需重要關(guān)注的內(nèi)容，由此便需針對(duì)工作人員進(jìn)行關(guān)于規(guī)章制度方面的優(yōu)化培訓(xùn)。建立有效的約束機(jī)制、監(jiān)督和激勵(lì)機(jī)制，根據(jù)實(shí)際定期就機(jī)制進(jìn)行監(jiān)督、完善，針對(duì)工作完成狀況較佳的個(gè)人、科室，可適當(dāng)對(duì)其進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，針對(duì)執(zhí)行能力較差且培訓(xùn)后仍舊沒(méi)法匹配工作崗位的人員，也可進(jìn)行適當(dāng)?shù)奶幜P。這樣在逐步優(yōu)化各大部門管理機(jī)制的基礎(chǔ)上便能很好的優(yōu)化管控制度，確保整個(gè)辦公室各項(xiàng)工作任務(wù)的正常開展。

（二）加強(qiáng)人員管理培訓(xùn)

新員工未上崗之前，需由經(jīng)驗(yàn)豐富的員工為其開展培訓(xùn)，這樣才能夠讓新員工在最短的時(shí)間內(nèi)了解、熟悉、上手工作。以此在慢慢的鍛煉后便會(huì)形成較高的責(zé)任意識(shí)，也能夠在遵守各項(xiàng)規(guī)則的基礎(chǔ)上最大程度上提升工作效率。

此外，還需提升在職人員方面的培訓(xùn)水平。對(duì)此可設(shè)置相應(yīng)的時(shí)段，由工作人員就該階段內(nèi)發(fā)生的事情、出現(xiàn)的問(wèn)題予以集中探討，在相互學(xué)習(xí)、一同反思的基礎(chǔ)上優(yōu)化責(zé)任意識(shí)。也可設(shè)置專門的網(wǎng)上交流平臺(tái)，在綜合內(nèi)外部行業(yè)信息的基礎(chǔ)上進(jìn)行先進(jìn)理念的學(xué)習(xí)，以此優(yōu)化自身素養(yǎng)。因?yàn)閲?guó)有企業(yè)自身性質(zhì)相對(duì)特殊，所以行政管理人員也需具備很強(qiáng)的責(zé)任心，而這便需首先針對(duì)相關(guān)人員予以培養(yǎng)。不過(guò)行政管理工作也有很強(qiáng)的彈性，由此便造成上級(jí)管理人員無(wú)法很好的了解、確定出行政管理人員的工作量與工作效果。其中若無(wú)正確方法可以依據(jù)的話，便可能發(fā)生效率低下、質(zhì)量欠佳的狀況。因此，開展具體的管理工作時(shí)，應(yīng)首先提升工作人員的管理培訓(xùn)水平，在加強(qiáng)相關(guān)人員素養(yǎng)的基礎(chǔ)上增強(qiáng)責(zé)任感，優(yōu)化工作效率。

（三）加強(qiáng)行政信息管理

在社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)進(jìn)一步發(fā)展的基礎(chǔ)上，各個(gè)國(guó)有企業(yè)間的整體競(jìng)爭(zhēng)激烈度也有了大幅提升。同時(shí)，國(guó)有企業(yè)在信息技術(shù)方面的整體重視程度也有了相應(yīng)的提升，并開始把信息技術(shù)直接應(yīng)用至行政部門信息化的管理工作中。此種背景下，國(guó)有企業(yè)辦公室當(dāng)中的各類性質(zhì)管理工作也需與其它工作進(jìn)行區(qū)別，不能再繼續(xù)沿襲傳統(tǒng)紙質(zhì)辦公的形式，應(yīng)充分借助信息化手段，使企業(yè)的決策者和管理人員能夠從各方面掌握企業(yè)的相關(guān)資料，按照當(dāng)前的市場(chǎng)需求，進(jìn)行靈活處理。

（四）提升檔案管理效率

1.信息化。以更好地服務(wù)企業(yè)發(fā)展為目的，行政管理機(jī)關(guān)便需創(chuàng)新優(yōu)化目前的思路，通過(guò)信息化技術(shù)等方式來(lái)優(yōu)化行政管理質(zhì)量水平。關(guān)于檔案方面的具體管理方式，可創(chuàng)設(shè)相應(yīng)的電子數(shù)據(jù)庫(kù)，將辦公人員各項(xiàng)工作資料進(jìn)行綜合儲(chǔ)存，以便于查閱和收集文獻(xiàn)，提高檔案管理效率，減少辦公人員在工作方面需擔(dān)負(fù)的壓力。但是在這當(dāng)中最主要的是把控好檔案各項(xiàng)內(nèi)容，按照客觀標(biāo)準(zhǔn)、專業(yè)水準(zhǔn)確保檔案管理效率的最大化。

2.專業(yè)化。辦公室開展檔案管理工作時(shí)，針對(duì)檔案與文件方面的管理，二者屬于不同的內(nèi)容，但都同樣十分重要且具有很強(qiáng)的關(guān)聯(lián)。因此，檔案管理工作當(dāng)中需綜合把文件工作與檔案管理工作進(jìn)行關(guān)聯(lián)起來(lái)，不能直接獨(dú)立化的處理其中某個(gè)工作任務(wù)。對(duì)于各個(gè)地方政府來(lái)講，也需逐步優(yōu)化企事業(yè)單位方面的檔案管理制度與具體的操作流程，以此才能夠在提高工作人員工作效率的基礎(chǔ)上提高工作整體的質(zhì)量水平，構(gòu)建并完善與檔案文件歸檔程序相關(guān)的各個(gè)環(huán)節(jié)，確保工作人員按不同的檔案管理流程來(lái)進(jìn)行各種類型檔案的管理。

3.基礎(chǔ)化。辦公室檔案原始材料的收集、整理和保存工作也需要做好，檔案收集是辦公室檔案工作中十分關(guān)鍵的步驟，所以如果想優(yōu)化檔案管理工作水平，便需首先優(yōu)化辦公室檔案的收集、管理工作。第一，需針對(duì)檔案內(nèi)容與范文進(jìn)行嚴(yán)格規(guī)范，確保資料的正確歸類、編排，之后按照不同的類目予以梳理、保存;第二，確保檔案文書方面的操作規(guī)范性，當(dāng)完成資料類目劃分后，便需針對(duì)檔案設(shè)計(jì)文字編號(hào)、正文提要，從檔案當(dāng)中提出相應(yīng)的主題單詞，之后處理附件，為日后的查詢管理奠定基礎(chǔ);第三，完成第二個(gè)環(huán)節(jié)后，還需設(shè)置目錄編號(hào)，這樣才能方便日后的檢索查找。

（五）強(qiáng)化行政團(tuán)隊(duì)建設(shè)

第一，辦公室應(yīng)當(dāng)將上級(jí)部門和下屬組織機(jī)構(gòu)的布置與自身企業(yè)當(dāng)中不同部門領(lǐng)導(dǎo)的觀念關(guān)聯(lián)起來(lái)，這樣才能確保各項(xiàng)工作任務(wù)的正常開展，也需按照各項(xiàng)需求來(lái)確保任務(wù)的進(jìn)行，強(qiáng)化其對(duì)企業(yè)的監(jiān)督管理，確保實(shí)際工作的質(zhì)量。第二，辦公室是管理者輔助企業(yè)管理工作的重要一環(huán)，要緊緊圍繞公司核心事情，及時(shí)準(zhǔn)確地向員工提供全部領(lǐng)導(dǎo)需掌握的知識(shí)和信息。第三，國(guó)有企業(yè)的事務(wù)處于經(jīng)營(yíng)管理和生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)的工作中，必須負(fù)責(zé)承擔(dān)相應(yīng)的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)調(diào)控和保持其所在地區(qū)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展環(huán)境，及時(shí)向本地區(qū)政府部門或者地方各級(jí)政府機(jī)關(guān)和直系領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行匯報(bào)，確保不同部門之間關(guān)系的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。確保好信息的上下傳達(dá)工作，這也是上下級(jí)、領(lǐng)導(dǎo)與同事、同事與同事之間進(jìn)行溝通的重要依據(jù)。同時(shí)，工作氛圍同樣是不可忽視的內(nèi)容，良好氛圍的營(yíng)造能夠最大程度上提升員工的凝聚力與合作精神，進(jìn)而更高效的完成相關(guān)任務(wù)。第四，辦公室工作的服務(wù)性質(zhì)很強(qiáng)，所以樹立服務(wù)觀念也是所有辦公室人員需關(guān)注的內(nèi)容，這也直接與責(zé)任心掛鉤。關(guān)于服務(wù)，主要涉及到上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)任務(wù)的履行、不同部門間的協(xié)調(diào)、基層單位的溝通等。

三、結(jié)語(yǔ)

新時(shí)期下，在現(xiàn)代化國(guó)有企業(yè)的發(fā)展中，辦公室行政事務(wù)工作同樣屬于國(guó)有企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的重要內(nèi)容。目前，行政工作在國(guó)有企業(yè)中也占據(jù)了十分重要的地位，越來(lái)越被廣大民眾認(rèn)識(shí)和重視。辦公室的管理者在充滿機(jī)遇和挑戰(zhàn)的新階段，也應(yīng)該持續(xù)地更新觀念，在不斷學(xué)習(xí)政治科學(xué)、專業(yè)知識(shí)理論的基礎(chǔ)上，優(yōu)化自身的素養(yǎng)、道德水平，提高自身的綜合技術(shù)能力，通過(guò)一種全新的工作思路、模式與戰(zhàn)略，以及持續(xù)改進(jìn)和完善提高國(guó)有企業(yè)辦公室在行政管理領(lǐng)域各個(gè)方面水平的基礎(chǔ)上，提升行政部門管理的效率，為企業(yè)產(chǎn)業(yè)的可持續(xù)發(fā)展保駕護(hù)航。

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（作者單位：云南省投資集團(tuán)有限公司）

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