加強人事檔案管理工作的幾點思考

孫文靖

（常州信息職業(yè)技術學院，江蘇 常州 213164）

人事檔案管理是人力資源管理工作的重要基礎性工作，人事檔案是個人參與社會各項活動的記載和個人自然情況的真實反映，是單位全面考察、錄用、選聘、儲備和培養(yǎng)員工的重要依據(jù)。具有原始性、真實性和保密性等特點。人事檔案具有很高的查考使用價值，對單位人力資源管理工作具有極其重要的作用。

1 當前人事檔案管理存在的問題

（1）人事檔案歸檔材料和記錄信息不夠全面。人事檔案中僅保存了人員履歷、考核材料、學歷學位、專業(yè)技術職稱、政審、黨團、獎懲、工資、職務任免、工作經(jīng)歷等主要內容，反映該員工的人才類型、管理能力、技術專長、工作實績、心理素質、個性特點、道德素養(yǎng)等方面的內容較少。比如年度考核材料，填寫的內容也不夠全面，缺乏具體事例，無法反映出一個人的工作實績和能力。另外，補充材料不及時，信息更新不到位等現(xiàn)象，不能客觀地反映一個人的全貌。

（2）人事檔案被重視程度不夠，檔案意識淡薄。隨著社會人才流動的活躍，部分人員在重新?lián)駱I(yè)過程中側重自身價值的實現(xiàn)，認為人事檔案僅是單位人事部門的產(chǎn)物，過去保存的人事檔案材料到一個新單位已失去意義，放棄過去才有利于開創(chuàng)新的局面，所以新招聘人員的檔案長期滯留在原單位或人才機構、已解除勞動關系的員工檔案沒有及時轉遞等現(xiàn)象才會屢見不鮮。另外，由于人事檔案工作是一項默默無聞且不容易取得成績的工作，所以單位部門領導和工作人員對人事檔案工作的開展在主觀上比較忽視，認為一切重在現(xiàn)實表現(xiàn)，認為人事檔案沒有實際太大作用。

（3）人事檔案整理缺乏規(guī)范性，歸檔整理不及時。人事檔案比較注重時間排序和事由聯(lián)系，上級部門對人事檔案材料及時歸檔提出了很高的要求，自材料形成之日起一個月內就應及時歸檔，但現(xiàn)實中歸檔往往嚴重滯后，導致檔案中材料反映的信息和本人實際情況脫節(jié)。一些單位和部門在整理過程中，不能按照人事檔案的歸檔分類特點和有關部門要求進行科學分類整理，導致檔案材料排列混亂。有的單位因不能及時分類整理和組卷，隨意散放，久而久之往往不知去向。

（4）人事檔案服務手段落后，檔案利用率不高。當前有些單位人事檔案的利用大多是采取被動服務和傳統(tǒng)手工服務，只是等待檔案利用者上門查閱紙質檔案原件。檔案人員缺乏主動服務意識，管理手段比較滯后，沒有實現(xiàn)檔案數(shù)字化、信息化管理，使得人事檔案的作用得不到充分的發(fā)揮。另外，人員到崗和檔案轉遞不同步，導致用人單位不能及時全面了解人員過去相關信息，只能單方面通過人員主觀陳述和表現(xiàn)來決定是否錄用。

（5）民營企業(yè)人事檔案管理問題多，材料缺失嚴重。非國有企業(yè)員工人事檔案均托管在當?shù)厝瞬欧諜C構，企業(yè)本身人力資源管理部門缺乏人事檔案積累和歸檔意識，也沒有專人去負責收集和日常管理，形成材料基本分散在崗位工作人員手中，從而導致企業(yè)員工人事檔案中的材料缺失嚴重。后期調到國有企事業(yè)單位后，經(jīng)檔案專項審核而發(fā)現(xiàn)問題多多，不得不回原單位重新彌補，個別企業(yè)已經(jīng)破產(chǎn)關停的，則材料更加無法查找，后續(xù)給員工帶來諸多問題。

（6）人事檔案編研工作未開展。當前認為人事檔案內容信息是保密的，因此從未考慮人事檔案編研工作。其實人事檔案中有很多檔案信息通過檔案人員細心挖掘并匯編成冊，然后提供給人力資源管理部門工作查考，能為人力資源管理部門提供工作便利，減少頻繁查閱人事檔案的時間。人事檔案編研材料利用的確具有限定范圍，并不是向其他人員公開發(fā)布。

2 人事檔案管理存在問題的原因分析

（1）思想認識不到位。人事檔案管理工作是一項默默無聞工作，不顯山露水，屬于相對低調的工作性質。各級主管和工作人員認識不到這項工作的重要性，導致長期處于被動應付的層面，很難體現(xiàn)出人事檔案的價值和對其他工作的服務功能。

（2）工作機制有待完善。一是收集范圍不清晰。很多單位對上級文件內容不熟知，不知道要收集哪些材料，各崗位工作人員交多少收多少，導致很多重要的人事檔案材料散失。二是管理不嚴格。上級文件沒有嚴格執(zhí)行和落實，不按照人事檔案管理規(guī)定履行工作職能。在實際工作中隨意性較大，管理工作不規(guī)范、不嚴謹。三是規(guī)章制度不能與時俱進，嚴重滯后，沒有及時修訂和完善人事檔案管理制度，與當前人力資源管理工作脫節(jié)，人事檔案的作用得不到充分發(fā)揮。

（3）人事檔案管理信息化未及時開展。工作人員網(wǎng)絡信息化技術缺乏，檔案工作現(xiàn)代化意識淡薄。很多人事檔案管理人員年齡較大，對新技術新知識很難掌握，主觀上無法同步接軌，直接影響到單位人事檔案管理信息化建設進程。

3 如何進一步做好人事檔案管理工作

（1）思想觀念要轉變。人事檔案是全面考察了解、儲備培養(yǎng)人才的重要依據(jù)，對一個單位的可持續(xù)發(fā)展發(fā)揮著重要作用。各級管理層要樹立正確的人事檔案管理意識，設置專職檔案人員管理好人事檔案。重視支持單位人事檔案工作，不能因為人事檔案工作不能直接產(chǎn)生經(jīng)濟效益而被邊緣化，更不能抱著“口頭上重視、實際工作中忽視、要查檔時感覺重要”的想法。一個單位若人事檔案工作長期處于被動和兼職管理狀態(tài)，甚至無人管理，勢必造成原始材料收集不完整、不齊全等問題的存在，那么就難以發(fā)揮出人事檔案應有的依據(jù)查考作用，也無法高質量地為人力資源管理工作服好務。

（2）樹立甘愿奉獻和服務意識。人事檔案工作性質決定著它不會像其他工作那樣突出自我、比較讓人關注，它就是一項默默無聞的工作。人事檔案工作崗位人員應淡泊名利，默默奉獻，才能勝任好這項工作。人事檔案工作也是一項服務工作，工作人員必須有強烈的積極服務思想，端正服務態(tài)度，時時刻刻為利用者考慮，盡職盡責做好單位人事檔案利用工作，堅持主動、熱情、周到、及時的服務工作原則。

（3）制度上要健全完善。規(guī)范人事檔案工作，最根本的就是要制定、完善、健全、執(zhí)行好人事檔案管理制度。當前人事檔案“棄檔”及圍繞“三齡兩歷一經(jīng)歷一身份和榮譽”造假問題屢見不鮮。如果不能嚴格把好人事檔案收集歸檔、轉進、轉出關口，不能認真執(zhí)行人事檔案審核鑒定制度，勢必會出現(xiàn)人事檔案材料缺失、內容不真實、信息涂改等不良現(xiàn)象。人事檔案因無法準確反映個人真實客觀情況，就為單位培養(yǎng)儲備人才和選人用人留下了隱患。

（4）強化規(guī)范管理及服務手段與時俱進。規(guī)范人事檔案管理工作，嚴格按照《人事檔案工作條例》《人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》及《人事檔案整理實施細則》要求，認真履行工作職能。做到細心收集、科學分類、合理組卷、及時著錄、主動服務；積極改善人事檔案保管環(huán)境和辦公設備，開發(fā)人事檔案管理系統(tǒng)，利用計算機、掃描儀等現(xiàn)代化設備將紙質材料逐步數(shù)字化。在確保人事檔案信息網(wǎng)絡安全和在線利用嚴格審批的前提下，利用網(wǎng)絡技術實現(xiàn)人事檔案信息資源共享，充分發(fā)揮人事檔案應有的作用，使得檔案的利用變得高效快捷。

（5）檔案隊伍要給予必要的保障。單位人事檔案管理的好壞，很大程度上取決于人事檔案管理隊伍及人員素質。因此，組織上要確保專業(yè)管理人員及時到位，可根據(jù)人事檔案數(shù)量組建一支政治素養(yǎng)高、專業(yè)技能強的專職人事檔案管理隊伍。明確其崗位職責和工作要求，并享有其他管理技術崗位應有的工資待遇和晉級資格，解決其后顧之憂，確保人事檔案專職隊伍的穩(wěn)定。

（6）制定科學人性化的檔案利用工作程序。目前人事檔案提供利用僅面向組織查考，個人不能查閱自己的人事檔案，讓人感覺人事檔案比較神秘，這樣不利于充分發(fā)揮人事檔案的作用。其實人事檔案的內容可根據(jù)實際需求，對其中不屬于保密范圍的材料，在經(jīng)過組織審批程序后，本人應該允許查閱，但禁止其他非組織人員查閱。通過這種人性化服務的實施，不僅能充分發(fā)揮人事檔案的價值，而且能增強社會公眾人事檔案意識。

（7）非國有企業(yè)人力資源部門應加強員工人事檔案材料的形成、收集、移交歸檔等工作。企業(yè)人力資源部門應設有專兼職工作人員負責企業(yè)員工在企業(yè)任職過程中形成的人事檔案材料收集和保管工作，編制材料目錄，并定期移交給當?shù)厝耸聶n案托管機構，及時放入其個人檔案中，確保該員工在企業(yè)工作過程中有形成的檔案記錄可查考。