對研究生招生工作中信息化建設(shè)的思考

潘甦，呂營

（北京化工大學(xué)，北京）

研究生招生考試一直是社會關(guān)注的熱點和焦點。數(shù)據(jù)顯示，自2016年起，我國碩士研究生報考人數(shù)在高位上保持高增長趨勢，2015年-2022年來7年平均增長15.8%[1]。同時，生源結(jié)構(gòu)趨于復(fù)雜，往屆生考生人數(shù)顯著增加，嚴(yán)峻的招生形勢伴隨著每年研招政策的調(diào)整，對研招工作人員的管理思維和管理能力提出了更高的要求，其中就包括運用信息技術(shù)手段進行招生管理。

2021年2月，教育部印發(fā)了《教育部2021年工作要點》，指出“積極推進教育信息化建設(shè)”“目標(biāo)任務(wù)是加快推進教育信息化高質(zhì)量發(fā)展，積極發(fā)展‘互聯(lián)網(wǎng)+教育’，全面保障教育系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)安全”[2]，包括印發(fā)《教育信息化中長期發(fā)展規(guī)劃（2021—2035年）》《教育信息化“十四五”規(guī)劃》和《關(guān)于推進“互聯(lián)網(wǎng)+教育”發(fā)展的指導(dǎo)意見》等相關(guān)文件，進一步明確了信息化建設(shè)在研究生教育中的重要地位，也推動各招生單位加強研究生教育信息化建設(shè)。

一 研究生招生信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

信息化建設(shè)既是技術(shù)問題，也是管理問題，貫穿于研究生招生全過程。研究生招生工作周期長，時間節(jié)點緊，環(huán)節(jié)多，涉及所有參加初試及復(fù)試調(diào)劑的考生，數(shù)據(jù)量大，具有較高的保密性。因此加強研究生招生工作的信息化建設(shè)具有重要意義。目前，信息化建設(shè)在我國研究生招生工作中的應(yīng)用主要體現(xiàn)在兩方面：一是“規(guī)定動作”，通常指各招生單位研招辦的常規(guī)工作；二是“新動作”，通常指順應(yīng)招生新形勢采用的各項信息化舉措。

（一） 信息化建設(shè)推進研究生招生“規(guī)定動作”不斷完善

從國家層面的“中國研究生招生信息網(wǎng)”（以下簡稱“研招網(wǎng)”），到各招生單位使用的研究生招生管理信息系統(tǒng)，均經(jīng)過多年探索和持續(xù)投入而不斷完善，在整合考生數(shù)據(jù)、促進招生工作規(guī)范化管理等方面發(fā)揮了積極作用。一方面，招生單位的研招管理信息系統(tǒng)雖然各不相同，但都包含了招生工作的基本流程，使研招人員脫離大量瑣碎的機械勞動，為提高工作效率打下了堅實的基礎(chǔ)。另一方面，“研招網(wǎng)”能對各招生單位的數(shù)據(jù)進行對比校驗，并實現(xiàn)和各類招生數(shù)據(jù)的縱向交換和信息共享，確保招生數(shù)據(jù)的科學(xué)性和準(zhǔn)確性，也為制定研究生招生計劃、推動研究生教育發(fā)展提供現(xiàn)實依據(jù)。

以我校為例，我校的研究生招生管理信息系統(tǒng)具備以下模塊及功能：

1.目錄管理：主要包括招生專業(yè)目錄采集和復(fù)試科目維護，既可通過此模塊生成研招網(wǎng)上報庫，也可在研招網(wǎng)專用目錄采集軟件采集后導(dǎo)入本系統(tǒng)。

2.報名管理：主要包括報名數(shù)據(jù)導(dǎo)入、導(dǎo)出及分析、考生編號編排、準(zhǔn)考考生管理等，同時根據(jù)近年工作需要開發(fā)了推免生預(yù)報名功能。研招辦及各學(xué)院可在此模塊中下載、統(tǒng)計考生報名情況。

3.考點管理：主要包括考生編號編排，考場維護、監(jiān)考人員編排管理、考試科目統(tǒng)計、考場缺考違紀(jì)數(shù)據(jù)錄入、試卷處理等。該模塊為研招初試工作的重點，可根據(jù)報考專業(yè)將大量復(fù)雜的自命題科目集中編排、管理，并自動生成各類考場信息標(biāo)簽、考生信息標(biāo)簽、監(jiān)考人員信息表等。考生也可通過考生端查詢考場安排和考試相關(guān)通知。

4.試卷管理：主要包括初試成績錄入、成績校對、考試情況統(tǒng)計、考生成績復(fù)核管理等。研招辦可在該模塊分析、統(tǒng)計各門類的科目成績分布，為下一年度科學(xué)命制自命題試題提供重要參考。

5.復(fù)試管理：主要包括學(xué)校及院系復(fù)試線維護、復(fù)試名單確定及查詢、考生復(fù)試材料維護、調(diào)劑考生數(shù)據(jù)管理等。該模塊為研招復(fù)試工作的重點，國家線公布前，研招辦及各學(xué)院可在此模塊進行模擬劃線，分析生源上線情況；調(diào)劑工作開始后，通過導(dǎo)入研招網(wǎng)的調(diào)劑考生名單進行統(tǒng)一管理?？忌部赏ㄟ^考生端提交復(fù)試科目信息和復(fù)試電子材料，查詢復(fù)試成績。

6.錄取管理：主要包括擬錄取名單審核、打印錄取通知書、錄取數(shù)據(jù)統(tǒng)計及分析等。各學(xué)院在該模塊核對、提交擬錄取數(shù)據(jù)，研招辦審核后，可導(dǎo)出擬錄取數(shù)據(jù)直接上報研招網(wǎng)，也可根據(jù)擬錄取考生的地區(qū)、院校、成績等信息進行生源質(zhì)量分析，同時可根據(jù)學(xué)籍管理部門需求導(dǎo)出學(xué)籍預(yù)備庫，為研究生培養(yǎng)管理打好基礎(chǔ)。

（二） 信息化建設(shè)為研究生招生“新動作”創(chuàng)新管理方式

近年來，隨著計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)的高速發(fā)展，信息化建設(shè)程度某種程度上也反映出招生單位的管理特色，體現(xiàn)了研究生招生管理工作水平，尤其自2020年新冠肺炎疫情發(fā)生以來，多種網(wǎng)絡(luò)技術(shù)手段廣泛運用于招生工作。例如，招生單位積極將本單位研招管理信息系統(tǒng)與一些軟件平臺（釘釘、騰訊會議、Zoom等）結(jié)合起來，開展網(wǎng)絡(luò)遠程復(fù)試、在線筆試等考核工作。不同于線下復(fù)試的形式，網(wǎng)絡(luò)遠程復(fù)試對題庫質(zhì)量、復(fù)試導(dǎo)師管理及培訓(xùn)、考場紀(jì)律等方面都提出了更高的要求。復(fù)試前，各二級院系建立相關(guān)考試科目的綜合題庫，通過適當(dāng)組合，供考生隨機抽取試題。復(fù)試時，導(dǎo)師集中在相應(yīng)的考場，以在線會議的方式與全國各地的考生面試，通常要求考生采取“雙機位”或“三機位”，在不降低招生工作質(zhì)量的前提下確保復(fù)試的保密性和公平性，也減少了考生復(fù)試調(diào)劑的經(jīng)濟成本，避免考生大規(guī)模流動。再如，為精確目標(biāo)生源、提高招生宣傳工作的有效性，不少招生單位及二級院系運用新媒體手段（微博、微信公眾號、QQ、各大直播平臺等），采用網(wǎng)絡(luò)直播與考生互動、或組織開展網(wǎng)絡(luò)專題宣講會，及時解答考生具有代表性和針對性的問題，既有助于招生單位精準(zhǔn)把握目標(biāo)生源，也有助于考生更好地了解報考院校，實現(xiàn)信息共享，達到精準(zhǔn)宣傳的目標(biāo)。

此外，部分招生單位已開始探索網(wǎng)上評卷的辦法，將考生的答卷掃描成電子文檔、分配給評卷人員，并建立配套的評分、復(fù)核機制。評卷人員給出各小題的分值后，系統(tǒng)自動計算出總分，一定程度上避免了成績錄入過程中的人為失誤，提高了成績登統(tǒng)的準(zhǔn)確性。

可見，信息化建設(shè)不僅確保了研究生招生工作順利開展，更體現(xiàn)了研招人員管理思維的轉(zhuǎn)變，促進招生工作規(guī)范化發(fā)展。

二 研究生招生信息化建設(shè)面臨的困難

（一） 部分招生單位對信息化建設(shè)不夠重視

研招管理部門是信息化工作的主要承擔(dān)者和關(guān)鍵部門[3]。即使在信息技術(shù)快速發(fā)展的今天，部分招生單位未能充分重視信息化建設(shè)的優(yōu)勢，對其認(rèn)識局限在硬件設(shè)施方面，而未在思想意識中融入信息化管理的思維，這就導(dǎo)致雖然使用了管理信息系統(tǒng)，卻沒有真正發(fā)揮其應(yīng)用價值。同時，研招人員的信息化思維差異較大，有些人員仍習(xí)慣采用傳統(tǒng)的手工編排、表格處理等方式開展工作，往往造成重復(fù)勞動，管理效率低，在工作量逐年加大的情況下還容易造成工作失誤，這也體現(xiàn)出了不同招生單位的管理水平。

（二） 新的信息技術(shù)手段存在一定的風(fēng)險

研究生招生信息管理系統(tǒng)的設(shè)計應(yīng)遵循可拓展性、安全性和易用性三個原則[4]。因此信息化風(fēng)險管理是信息化建設(shè)的重要部分。產(chǎn)生風(fēng)險的原因有多種，主要包括信息化自身存在的風(fēng)險以及研究生招生特有的風(fēng)險。從信息化自身來說，系統(tǒng)規(guī)劃不周、設(shè)計不佳、管理監(jiān)控不力、人員使用不當(dāng)?shù)鹊纫蛩囟紩斐尚畔踩L(fēng)險。從研究生招生角度來說，它對系統(tǒng)的安全等級和數(shù)據(jù)保密要求相對于研究生教育管理的其他環(huán)節(jié)更高，稍有不慎便會引發(fā)招生事故，而招生事故對學(xué)校聲譽、學(xué)科發(fā)展和學(xué)生切身利益的影響極大，極易引發(fā)輿情。再加上研究生招生工作時間節(jié)點緊，工作任務(wù)集中，往往前一年工作尚未結(jié)束、第二年工作又已開始，致使部分想采取新方式的招生單位不敢輕易嘗試，甚至在某些情況下仍需采取手工方式處理數(shù)據(jù)。

（三） 研究生招生信息化建設(shè)缺乏標(biāo)準(zhǔn)化管理

從組織角度看，一是部分招生單位尚未針對研招信息化建設(shè)建立相關(guān)規(guī)章制度，沒有站在全校角度統(tǒng)籌管理、協(xié)調(diào)信息化建設(shè)，致使各部門之間缺乏溝通、各自為政，所采用的信息化手段多數(shù)只用于某件具體任務(wù)，任務(wù)完成后即告一段落。二是缺乏穩(wěn)定的、專業(yè)的技術(shù)人員長期參與研招工作。由于研招工作隊伍普遍人手不足，很多時候人員配備僅能保證按時完成各環(huán)節(jié)工作，而難以有精力在信息化建設(shè)方面精益求精。對于依托第三方軟件公司開發(fā)管理系統(tǒng)的招生單位來說，須與系統(tǒng)開發(fā)者保持密切溝通，督促其根據(jù)政策調(diào)整及時更新相關(guān)功能；系統(tǒng)開發(fā)者也須密切關(guān)注招生政策變化，這對招生單位和軟件公司來說難度都很高，我校即面臨此類困境。

從操作角度看，一是招生數(shù)據(jù)與學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)仍未達到完全對接，考生的某些字段或代碼在招生庫與學(xué)籍庫的含義不同，學(xué)籍管理部門無法直接使用招生數(shù)據(jù)，這就造成了數(shù)據(jù)的重復(fù)采集；二是在博士招生管理方面不統(tǒng)一，目前有的單位使用研招網(wǎng)，而有的招生單位使用學(xué)校的研究生招生管理信息系統(tǒng)，因此在與研招網(wǎng)的數(shù)據(jù)對接方面存在個別字段不統(tǒng)一、擬錄取照片格式不統(tǒng)一的問題。

三 完善研究生招生信息化建設(shè)的相關(guān)建議

（一） 轉(zhuǎn)變工作思路，培養(yǎng)信息化思維

多年實踐已經(jīng)證明，管理方式與信息技術(shù)手段相融合更有助于提升工作質(zhì)量。當(dāng)前，研究生招生的工作量隨著考研人數(shù)的大幅增加而不斷加大，管理人員應(yīng)將工作重點放在改進管理方式、提高生源質(zhì)量上，逐步培養(yǎng)通過系統(tǒng)解決程式化問題的工作思路，實現(xiàn)對數(shù)據(jù)的精確管理，也可避免手工統(tǒng)計或多次修改大量表格帶來的數(shù)據(jù)混亂。要加強研招人員隊伍建設(shè)，設(shè)置專人負責(zé)研招管理信息系統(tǒng)及各類軟件平臺。例如，在人員管理方面，各單位可定期開展信息技術(shù)指導(dǎo)和相關(guān)培訓(xùn)，使他們充分學(xué)習(xí)新知識、新技術(shù)，提高其運用信息技術(shù)手段進行管理的能力；在招生宣傳方面，應(yīng)繼續(xù)推動以經(jīng)驗為主轉(zhuǎn)變?yōu)橐詳?shù)據(jù)為支撐[5]，加強數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析，為挖掘招生單位需要的優(yōu)質(zhì)生源提供準(zhǔn)確的依據(jù)。

（二） 結(jié)合招生單位需求，逐步推進信息化建設(shè)

信息化建設(shè)必須遵循實用性、科學(xué)性、規(guī)范性的原則，是一個長期的系統(tǒng)過程，應(yīng)循序漸進。各招生單位辦學(xué)特色和招生需求各不相同，研招工作人員作為招生信息化平臺的主要操作者，應(yīng)熟練掌握招生政策變化和招生系統(tǒng)使用方法，及時調(diào)整、完善系統(tǒng)的相應(yīng)功能。因此，在系統(tǒng)設(shè)計方面，應(yīng)從本單位實際出發(fā)，由研招人員親自參與、設(shè)計所需模塊和流程，盡量減少本單位不需要的功能；確定信息化系統(tǒng)設(shè)計需求和分步實施階段，逐步實現(xiàn)招生全過程信息化覆蓋[6]；研究生招生信息化還要對數(shù)字化招生信息進行深度挖掘，找尋規(guī)律，為各級部門人才選拔提供可靠的科學(xué)決策依據(jù)[7]。在應(yīng)用其他軟件平臺方面，應(yīng)多實踐、多嘗試，將本單位研招管理系統(tǒng)與其他平臺有機結(jié)合，根據(jù)不同的工作內(nèi)容選擇不同的信息化管理方式，從而提高招生工作效率。

（三） 強化部門協(xié)同，完善信息標(biāo)準(zhǔn)化管理

首先，要建立系統(tǒng)思維，樹立全局一盤棋的思路。信息技術(shù)是一種手段，歸根到底要通過人的主觀能動性發(fā)揮其作用。研究生招生不僅是招生部門的工作，各單位的二級院系、保密辦、信息化辦公室等職能部門也應(yīng)積極參與、獻計獻策，從本部門的角度提出信息化建設(shè)的相關(guān)建議，協(xié)助研招辦不斷完善信息系統(tǒng)建設(shè)。其次，招生單位要嚴(yán)格遵守國家教育信息化管理規(guī)范，建立招生信息相關(guān)規(guī)章制度，加大軟、硬件投入，逐步完善研究生招生信息標(biāo)準(zhǔn)化管理[8]。同時在國家層面進一步推動招生數(shù)據(jù)和學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)的對接，減少重復(fù)勞動。第三，要加強信息安全管理。信息安全既包括系統(tǒng)安全和數(shù)據(jù)安全，也包括使用者的安全保密意識。在不斷完善信息系統(tǒng)建設(shè)的同時，進一步加強對研招人員的保密宣傳和政策培訓(xùn)，多方保障信息安全。

四 結(jié)語

我國高等教育已進入普及化發(fā)展。“十四五”時期，面對社會各界對研究生教育的關(guān)注和研究生招生新形勢，如何進一步推進信息化建設(shè)、有效利用信息技術(shù)帶來的便利，使其服務(wù)于研招工作，是所有招生單位需要長期思考的問題。招生單位更應(yīng)充分借助科技發(fā)展帶來的成果，培養(yǎng)系統(tǒng)思維，豐富技術(shù)手段，創(chuàng)新管理方式，提高管理水平，為選拔大量德智體美勞兼?zhèn)涞膬?yōu)秀創(chuàng)新型人才提供有力保障。