大數(shù)據(jù)背景下公立醫(yī)院人事檔案信息化管理的研究

郭春曉 多天嬌 時 光 董曉明 陳 鵬 王美玲

（齊齊哈爾醫(yī)學院附屬第二醫(yī)院 黑龍江·齊齊哈爾 161000）

大數(shù)據(jù)的出現(xiàn)，為醫(yī)院人事檔案信息化管理提供了更加有力的支持，對大數(shù)據(jù)背景下，醫(yī)院人事檔案信息化管理的相關內(nèi)容討論是十分必要的。

1 醫(yī)院人事檔案信息化管理問題及其意義

1.1 存在問題

1.1.1 信息化設施不完善

從目前醫(yī)院人事檔案信息化管理的情況來看，一部分醫(yī)院信息化設備構建還不夠完善，比如：網(wǎng)絡信息化管理平臺更新緩慢，相關設備配備不足等等，這些都在一定程度上阻礙了人事信息化檔案管理效果。

1.1.2 檔案管理欠缺規(guī)范

信息化人事檔案管理背景下，醫(yī)院檔案電子化已經(jīng)成為趨勢，而電子檔案管理必須要做好安全管理，檔案信息搜集、分類、歸檔等環(huán)節(jié)都要嚴格、規(guī)范，一旦有所疏忽，就容易導致檔案信息錯誤或者缺失。但是目前，一部分醫(yī)院人事檔案在管理時，往往缺乏規(guī)范性，從容導致檔案信息程度低下，人事檔案信息管理效果尚需提升。

1.2 現(xiàn)實意義

1.2.1 提高人事信息價值

在大數(shù)據(jù)背景下，人事檔案管理也逐漸向集中化數(shù)據(jù)化方向發(fā)展，這種現(xiàn)代化發(fā)展，可以大大降低傳統(tǒng)檔案管理的錯誤率，優(yōu)化紙質(zhì)版檔案管理的不足，提高人員檔案管理效率，降低檔案管理成本。另外，人事檔案的信息化，為人才的合理使用提供有利依據(jù)，也為人才發(fā)展戰(zhàn)略的制定提供數(shù)據(jù)，對醫(yī)院的人才可持續(xù)發(fā)展提供重要基礎保障[1]。

1.2.2 增強人事信息互聯(lián)性

醫(yī)院人事檔案信息化，打破傳統(tǒng)紙質(zhì)版檔案的限制，電子人事檔案的構建，為人事部門的人員管理提供快速準確的信息，也為人員管理和調(diào)動提供一定的參考，有助于領導進行科學決策。大數(shù)據(jù)背景下，人事檔案電子化，打破傳統(tǒng)紙質(zhì)版檔案“信息孤島”的現(xiàn)象，推動人事信息高度整合，實現(xiàn)資源最優(yōu)配置，構建信息共享機制，提升人事信息使用效率。

2 大數(shù)據(jù)背景下公立醫(yī)院人事檔案信息化管理策略

2.1 構建良好的數(shù)據(jù)管理平臺

2.1.1 延長人事檔案信息保存時間

傳統(tǒng)紙質(zhì)版檔案，很容易產(chǎn)生破損，長時間放置還會出現(xiàn)老化的問題，影響數(shù)據(jù)的完整性和準確性。電子化人事檔案管理比較方便，并且保存時間無限，不會因外界環(huán)境變化受到影響，管理起來更高效，使用起來更準確。

2.1.2 提高檔案管理時的工作效率

傳統(tǒng)紙質(zhì)版檔案管理時，需要花費大量的人工和資源，消耗的成本大，時間成本多。一旦出現(xiàn)人員調(diào)動，就會有大量的工作，管理效率不高。電子化信息檔案數(shù)據(jù)庫構建，可以利用電腦來實現(xiàn)數(shù)據(jù)管理，提高信息使用和管理的效率，大大節(jié)約工作時間和資源。并且電腦操作方便，可以及時更新人員信息，為人員管理提供十分準確的信息。所以，電子化信息檔案管理，能夠提高人事檔案管理的效率，同時保證人事信息的準確性[2]。

2.1.3 提高人事檔案管理信息的安全性

傳統(tǒng)的紙質(zhì)版檔案信息，保存環(huán)境要求十分高，并且安全性也比較低，很容易被損毀和修改。構建電子化人事檔案管理信息系統(tǒng)，能夠設置密碼，提高檔案的安全性，避免信息被修改，保證人事檔案信息的準確，為使用人員提供良好的安全性保障。

2.2 達到信息智能化管理

2.2.1 醫(yī)院領導重視電子化人事檔案管理工作，提高管理人員的綜合素質(zhì)

任何工作只要領導重視，就一定能夠取得良好的效果。針對醫(yī)院人事檔案智能化管理工作，領導要給予重視，定期組織管理人員進行專業(yè)培訓，提升管理人員的綜合水平，進而可以保證檔案管理過程中，軟件和硬件的有效使用，提高檔案管理效率，保證檔案管理質(zhì)量。基于此，在檔案管理的實踐進程中，應該注重卓有成效地提升以及優(yōu)化人們的檔案意識，全面優(yōu)化檔案管理實效，進一步加強檔案管理工作的人員配置工作，卓有成效地提升管理人員的素養(yǎng)以及認識，促使他們真正高效化地投身于檔案管理的實踐過程中，始終以科學且高效花的方法來保障檔案管理成效，不斷創(chuàng)新以及優(yōu)化檔案管理模式，更進一步地推動檔案管理的信息化以及流程化。

2.2.2 加強管理人員對檔案管理工作的重視，提升電子化檔案管理的質(zhì)量

電子人事檔案管理人員首先要正確認識此項工作的重要性，其次要提高管理水平，保證人事檔案管理的質(zhì)量。管理人員在日常工作中，不僅要保證各項數(shù)據(jù)的準確，還要及時做好數(shù)據(jù)備份，避免因為機器故障，出現(xiàn)信息丟失的問題，同時利用現(xiàn)代信息技術，實現(xiàn)人事檔案信息的智能化管理，借助各項軟件硬件設備，降低工作壓力，減少工作量，提高工作質(zhì)量，不斷提升人事檔案信息管理的效率，借助先進的管理方式，提高醫(yī)院的整體人事檔案管理水平。特別是在醫(yī)院檔案管理的實踐過程中，應該注重建立健全完善化的制度體系，積極有效地推動管理制度以及管理方案的完善以及優(yōu)化。檔案管理信息化是重要的發(fā)展趨勢，是系統(tǒng)的管理內(nèi)容，若缺乏精細化的管理制度和機制，不僅容易造成管理工作的整體混亂以及無序性，還有可能造成重要信息的丟失。為此，在檔案管理中，要結合新的管理內(nèi)容以及特征，積極全面地完善管理制度，確保檔案管理工作的整體規(guī)范性和嚴謹性。在努力優(yōu)化傳統(tǒng)制度的基礎上，也要注重對信息化管理進行創(chuàng)新以及完善，著力建構科學化的管理制度。

2.3 增加人事信息的安全

醫(yī)院在進行人事檔案管理過程中，在保證檔案的智能化管理的同時，還要確保檔案信息的安全。人事檔案資料是醫(yī)院的重要信息資源，所以一定要做好檔案信息管理工作，保證檔案信息的準確和完整。避免因為管理不到位或者其他問題，造成檔案信息被破損、泄露甚至是修改，進而影響醫(yī)院的正常工作。為了保證人事檔案信息的安全，在管理過程中，定期對檔案管理人員進行培訓，使得管理人員可以充分認識到檔案數(shù)據(jù)管理的重要性以及檔案信息安全的重要，增強其安全意識。

檔案管理人員在日常工作中，應該針對電腦和網(wǎng)絡可能出現(xiàn)的問題進行了解，如黑客、病毒等。充分利用防毒軟件，隔離病毒，保證檔案安全。由于人事檔案信息都屬于個人比較私密的信息，所以在進行管理時要尤為重視。雖然電子檔案能夠設置管理密碼，但是管理人員不能粗心大意，就此放松警惕，因為有些不法分子具有較高的技術能力，可以破譯密碼，所以管理人員設置密碼時，一定要升級難度，不能設置簡單的密碼，增加密碼被破譯的難度。管理人員在日常工作中，應該準確應用各類殺毒軟件，有效利用殺毒軟件建立保護屏障，每日定期檢查保護軟件的運行，為人事檔案數(shù)據(jù)構建強大的保護網(wǎng)[3]。

2.4 全面構建電子人事檔案

在大數(shù)據(jù)背景下，醫(yī)院構建信息化人事檔案，實現(xiàn)人事檔案的電子化，首先需要做好個人電子人事檔案的創(chuàng)建，將所有的個人信息進行整理，錄入到計算機的相關軟件中，并且保證錄入信息的完整和準確。醫(yī)院檔案管理人員，在進行檔案的錄入時，打印檔案資料過程中，可以現(xiàn)在計算機中搜索相關信息，如果存在相關的信息，可以直接打印，這樣能夠大大提高工作效率，降低工作難度，簡化工作流程。

另外，完成電子檔案建立后，還應該對所有檔案進行備份，可以將其存放在移動硬盤或者是一些軟件內(nèi)，增強檔案數(shù)據(jù)的安全性，同時要設置相應的密碼，提高檔案管理的安全性。最后，定期更新電子檔案的內(nèi)容，可以將電子化檔案信息和考核檔案相關聯(lián)，進而實現(xiàn)檔案的實時更新，有效提高檔案管理效率，為醫(yī)院的人員安排提供查詢數(shù)據(jù)，有效提高醫(yī)院的資源配置效率。

3 結束語

在大數(shù)據(jù)背景下，應該充分利用信息技術，構建人事檔案信息數(shù)據(jù)管理平臺，將各類人事信息進行整合，如圖片、數(shù)字等，借助現(xiàn)代信息手段，結合醫(yī)院的管理標準，劃分出多種類別，凸現(xiàn)醫(yī)院整體數(shù)據(jù)的特點，有效解決傳統(tǒng)檔案管理的問題，針對不同的部門，劃分不同的資源，做到公平合理，進而實現(xiàn)內(nèi)部信息共享，提高醫(yī)院人事檔案管理工作現(xiàn)代化、信息化進程。本文從兩大方面對公立醫(yī)院人事檔案信息化管理的相關內(nèi)容進行討論，旨在助力于我國公立醫(yī)院人事檔案管理進程和質(zhì)量。