數(shù)字化時(shí)代下檔案管理工作開展路徑

覃曉妮

（廣西壯族自治區(qū)食品藥品審評(píng)查驗(yàn)中心 廣西·南寧 530029）

0 前言

眾所周知，在企業(yè)的運(yùn)營(yíng)過程當(dāng)中，需要對(duì)各方的檔案進(jìn)行統(tǒng)一的管理，為了能夠保障企業(yè)的快速發(fā)展，給企業(yè)的決策提供科學(xué)的數(shù)據(jù)支持，而檔案管理目前也能夠直接影響企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展水平，作為新時(shí)代下企業(yè)發(fā)展的重要因素，其中很多檔案管理技術(shù)已經(jīng)被更新，更多的新方式運(yùn)用到了檔案管理當(dāng)中，不僅能夠提高檔案管理的工作質(zhì)量，還能夠提高企業(yè)工作效率，讓企業(yè)的管理層更快的拿到需要的檔案，了解自己想要查詢的數(shù)據(jù)，使檔案管理工作發(fā)揮出更大的作用，幫助企業(yè)發(fā)展。

1 數(shù)字化時(shí)代下檔案管理工作的現(xiàn)狀

1.1 企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀概述

在新的時(shí)代背景下，信息化的檔案管理包含了許多優(yōu)勢(shì)，首先能夠提高查詢檔案的效率。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式相比，信息化的管理方式檔案的查詢變得更加簡(jiǎn)單，而且查詢過程當(dāng)中也能夠避免對(duì)檔案做出損壞，減少了檔案的丟失情況，對(duì)各種可能出現(xiàn)的管理問題都做到了有效防范。但依然有很多的學(xué)者認(rèn)為，在目前的檔案管理工作中，許多的工作模式跟不上企業(yè)的高速發(fā)展步伐，而且長(zhǎng)期以來檔案管理工作一直處于被動(dòng)狀態(tài)，在工作內(nèi)容上缺乏新穎，而且需要增加更多新的活力，以職工檔案管理為例，作為社會(huì)保障工作的基礎(chǔ)，職工檔案管理在整個(gè)社會(huì)發(fā)展中扮演著更加重要的角色，也是政府落實(shí)相關(guān)政策的基礎(chǔ)。對(duì)于化解社會(huì)矛盾有著關(guān)鍵作用，也有利于維護(hù)社會(huì)的穩(wěn)定。在職工的檔案中會(huì)詳細(xì)記載員工企業(yè)受到的各種待遇，并且能夠查詢到員工是否參與社會(huì)保障情況，所以從員工個(gè)人的角度上來講，檔案的管理工作是保障自身合法權(quán)益的關(guān)鍵。但是對(duì)于檔案管理工作來說，許多的檔案管理者較為忽視這一類型的檔案，容易出現(xiàn)錯(cuò)誤。除此之外，在檔案中出現(xiàn)更加復(fù)雜的情況，不僅要關(guān)注企業(yè)的發(fā)展更要關(guān)注職工個(gè)人的發(fā)展，對(duì)各項(xiàng)工資的審批、晉級(jí)和五險(xiǎn)一金補(bǔ)貼發(fā)放情況，由于檔案中涉及到的問題越來越復(fù)雜，檔案管理人員很有可能會(huì)因?yàn)椴僮鞯氖д`而出現(xiàn)影響檔案的情況，增加檔案管理工作的難度。更有甚者，部分工作人員缺乏專業(yè)的檔案管理知識(shí)，也會(huì)拖沓檔案管理的工作進(jìn)度。

1.2 數(shù)字化檔案管理的條件

在如今的時(shí)代，發(fā)展信息化為檔案管理提供了必要的技術(shù)條件，而數(shù)字化的技術(shù)水平進(jìn)一步提高我國(guó)很多的企業(yè)和行政單位都開始通過計(jì)算機(jī)等移動(dòng)終端、大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等技術(shù)，推動(dòng)檔案管理工作的創(chuàng)新。在這種環(huán)境下，企業(yè)的檔案管理工作逐漸偏向于無紙化，多樣化的儲(chǔ)存方法并存。排除了傳統(tǒng)的紙質(zhì)儲(chǔ)存和光盤儲(chǔ)存，目前運(yùn)用云儲(chǔ)存的技術(shù)，通過通訊技術(shù)來實(shí)施，讓檔案管理工作變得更加穩(wěn)定，也成為未來發(fā)展的主要數(shù)字化工具。

數(shù)字化檔案管理的模式相對(duì)于傳統(tǒng)的檔案管理需要更高的技術(shù)，而如今教育的實(shí)施讓許多的從業(yè)者有了更高水平的工作能力，學(xué)習(xí)現(xiàn)代化數(shù)字技術(shù)，并且具備了更高的操作能力，對(duì)于技術(shù)的變革，目前各方企業(yè)已經(jīng)對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培養(yǎng)，聘請(qǐng)高校中具備網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的檔案管理人員，人才數(shù)的增加，也使得目前檔案管理水平不斷提升。對(duì)現(xiàn)有員工進(jìn)行再培訓(xùn)，增強(qiáng)從業(yè)人員對(duì)數(shù)字化能力的掌握，為此良好的人力資源也為檔案管理工作提奠定了基礎(chǔ)，推動(dòng)了檔案管理工作順利進(jìn)行，為未來的發(fā)展提供了有力保障。

2 檔案數(shù)字化管理的研究

2.1 明確檔案管理的核心內(nèi)容

與傳統(tǒng)的檔案管理方式相比，如今信息化的檔案管理方式需要的工作流程更加復(fù)雜，為了能夠進(jìn)一步提高工作效率，工作人員需要將工作細(xì)節(jié)進(jìn)行強(qiáng)化，其中包括對(duì)檔案的整理工作，該階段的工作需要對(duì)檔案進(jìn)行拆卷裝、訂以及分區(qū)掃描。將各個(gè)檔案進(jìn)行明確的登記，這是數(shù)字化管理的基礎(chǔ)工作，第二步是需要建立檔案庫(kù)，根據(jù)數(shù)據(jù)格式做好目錄，同時(shí)也要檢查好檔案的質(zhì)量，防止信息數(shù)字不準(zhǔn)確的問題，最后需要對(duì)檔案和圖像進(jìn)行掃描處理，規(guī)范字跡的清晰度，設(shè)置檔案掃描后的分辨率及亮度，如果掃描頁(yè)數(shù)出現(xiàn)不一致，一定要及時(shí)的檢查處理好問題。對(duì)于圖像處理工作，工作人員也要做好裁邊、拼接的工作，這樣能夠有效的減少圖像的儲(chǔ)存空間，讓圖片更能更加清晰。之后對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行驗(yàn)收，工作人員也應(yīng)該對(duì)最后的數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行統(tǒng)一的檢查，通過隨機(jī)抽樣的方法，需要保證數(shù)據(jù)的合格率超過95%才可以達(dá)到預(yù)期的數(shù)字化保管效果。對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，對(duì)關(guān)鍵檔案進(jìn)行兩份備份，采用離線的方式進(jìn)行保管，降低檔案風(fēng)險(xiǎn)。

2.2 做好信息化檔案館里的前期準(zhǔn)備工作

單單依靠信息技術(shù)是無法做好檔案管理，而是需要通過工作的工作協(xié)調(diào)整個(gè)檔案管理工作的各方問題，從而加深檔案管理工作的有效性，在前期也要做好相應(yīng)的準(zhǔn)備工作，其中包括調(diào)研工作，對(duì)數(shù)字化檔案對(duì)象進(jìn)行調(diào)查，了解數(shù)字化的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，全面提高檔案管理的水平，掌握檔案中的年限數(shù)量以及載體，等通過分析了解到在建設(shè)當(dāng)中所需要的各項(xiàng)資源，形成標(biāo)準(zhǔn)的制度，結(jié)合目前我國(guó)的數(shù)字化規(guī)范相關(guān)內(nèi)容以及標(biāo)準(zhǔn)，來指導(dǎo)后期的工作。其二是要形成科學(xué)的管理流程，隸屬劃分?jǐn)?shù)字化建設(shè)當(dāng)中的崗位職責(zé)，同時(shí)數(shù)字化管理的工作量較大，而且工作周期較長(zhǎng)，為了能夠使數(shù)字化管理建設(shè)得到長(zhǎng)久的有效性，需要在人才隊(duì)伍上出力，培養(yǎng)數(shù)字化人才，解決檔案管理中出現(xiàn)的問題。

2.3 加強(qiáng)檔案管理工作中數(shù)字化信息加工能力

在具體的工作過程當(dāng)中，檔案管理人員需要根據(jù)檔案的情況形成規(guī)范的工作方案，其中不僅明確數(shù)字化檔案在加工過程當(dāng)中的職責(zé)，還應(yīng)該對(duì)驗(yàn)收的相關(guān)內(nèi)容加以明確，確定各方計(jì)劃中的進(jìn)度責(zé)任等技術(shù)要求，同時(shí)也要清晰準(zhǔn)確的保管檔案資料。在信息化管理過程中，需要工作人員投入更多的努力，注意核實(shí)檔案資料，避免出現(xiàn)檔案信息失真的問題，嚴(yán)格遵照數(shù)字化加工流程開展相關(guān)工作，以明確的章程制度審查整個(gè)檔案管理過程，提高工作的效率與質(zhì)量。

2.4 做好數(shù)字化管理的后期維護(hù)工作

在數(shù)字化檔案工作的建設(shè)過程當(dāng)中，工作人員應(yīng)該把后期的維護(hù)當(dāng)作重點(diǎn)工作，而其中的工作內(nèi)容主要包括強(qiáng)化維護(hù)管理，充分發(fā)揮出工作人員的主觀能動(dòng)性，分設(shè)驗(yàn)收小組，對(duì)檔案管理進(jìn)行抽查或其他方式的檢查查驗(yàn)檔案內(nèi)容。判斷對(duì)檔案的處理效果，在檔案驗(yàn)收過程后，也應(yīng)該對(duì)全體人員進(jìn)行相關(guān)能力的培訓(xùn)，結(jié)合企業(yè)的實(shí)際情況和以往的相關(guān)經(jīng)驗(yàn)。預(yù)見在數(shù)字化管理過程中可能出現(xiàn)的相關(guān)問題，采用專人專項(xiàng)的管理方法，降低出現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)的可能性，努力建設(shè)特色服務(wù)，結(jié)合數(shù)字化處理成果。檔案的真正價(jià)值在數(shù)字化技術(shù)當(dāng)中得到了進(jìn)一步的運(yùn)用，所以定期的維護(hù)工作是檔案數(shù)據(jù)庫(kù)保持正常運(yùn)行的有力保障。

3 強(qiáng)化檔案信息化管理的策略

3.1 強(qiáng)化數(shù)字化檔案管理的意識(shí)

企業(yè)必須將推動(dòng)數(shù)字化檔案管理，建設(shè)作為未來發(fā)展的重點(diǎn)內(nèi)容，對(duì)其提供人力和財(cái)力等資源方面的支持，在思想上也要培養(yǎng)工作人員呢?cái)?shù)字化意識(shí)，認(rèn)識(shí)到未來的發(fā)展進(jìn)程，檔案管理在數(shù)字化的幫助下有哪些工作優(yōu)勢(shì)，這樣能夠充分調(diào)動(dòng)工作人員的工作積極性。除此之外，企業(yè)也應(yīng)該提供更多的培訓(xùn)機(jī)會(huì)，讓檔案管理人員了解數(shù)字化檔案的建設(shè)思路與方案，通過其他的安全技術(shù)提高信息管理的安全。

3.2 運(yùn)用云計(jì)算技術(shù)

由于檔案管理涉及的內(nèi)容較多，而云計(jì)算的方式能夠有效規(guī)范檔案中各項(xiàng)信息的類別，構(gòu)建一個(gè)數(shù)據(jù)平臺(tái)。在這種廣闊的環(huán)境下有著更多顯著的優(yōu)勢(shì)，對(duì)于極大內(nèi)容的信息量可以不受硬件設(shè)施的限制。在信息化的檔案管理當(dāng)中，工作人員可以將檔案上傳到云端，而直接在云端進(jìn)行檔案分享，就可以拿到所需要的數(shù)據(jù)信息，自由的下載特定資料。云計(jì)算出現(xiàn)也使得信息化的檔案管理工作得到進(jìn)一步的提高，增強(qiáng)了各方性能，在瀏覽等過程當(dāng)中具備更高的便捷性。

4 結(jié)束語(yǔ)

從目前的情況來看，數(shù)字化檔案管理的工作建設(shè)已經(jīng)成為各大企業(yè)未來發(fā)展的主要方向。對(duì)于相關(guān)的從業(yè)人員而言，未來的工作當(dāng)中需要進(jìn)一步提高自己的業(yè)務(wù)水平，提升數(shù)字化技術(shù)，并且結(jié)合現(xiàn)有條件提高檔案管理的效果，完善信息化檔案建設(shè)的路徑，使企業(yè)可以更好的發(fā)展，用數(shù)字化的檔案管理為企業(yè)添加發(fā)展動(dòng)力。