公路行業(yè)人事檔案的管理及其利用

[ 作者簡(jiǎn)介 ]

彭皝，女，湖南長(zhǎng)沙人，長(zhǎng)沙市公路管理局城郊公路養(yǎng)護(hù)服務(wù)中心，助理館員，本科，研究方向：人事檔案。

[ 摘要 ]

歸納、整理公路行業(yè)人事檔案有助于提升檔案的管理與利用效率，尤其是在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)迅速發(fā)展的背景下，人事檔案的管理與利用工作正在經(jīng)歷變革。為了提升管理和利用檔案的效率，公路行業(yè)的檔案管理主體應(yīng)當(dāng)探究管理與利用檔案的細(xì)節(jié)，優(yōu)化檔案管理與利用體系。本文簡(jiǎn)述公路行業(yè)人事檔案管理的意義及作用，提出公路行業(yè)人事檔案管理存在的主要問題，探究規(guī)范化檔案管理過程，完善信息化檔案管理模式，提升檔案利用服務(wù)工作質(zhì)量，為推動(dòng)人事檔案管理及利用工作的轉(zhuǎn)型升級(jí)提供可靠建議。

[ 關(guān)鍵詞 ]

公路行業(yè);人事檔案;管理

公路行業(yè)人事檔案記錄著從業(yè)者的學(xué)歷、從業(yè)資質(zhì)等信息，這些信息與從業(yè)者的勞動(dòng)保障、信息待遇有著密切聯(lián)系。人事檔案應(yīng)當(dāng)全面、真實(shí)地記錄從業(yè)者的信息，檔案管理主體則要充分考慮公路行業(yè)的特點(diǎn)，對(duì)人事檔案進(jìn)行個(gè)性化管理。目前，公路行業(yè)的人事檔案管理及利用工作依然存在許多問題，解決這些問題才能推動(dòng)檔案管理和利用工作的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

1 公路行業(yè)人事檔案管理的意義及作用

1.1 有利于培育高素質(zhì)人才

公路行業(yè)的人事檔案管理工作涉及干部與員工檔案的安全性問題，人事檔案反映著不同主體的個(gè)人信息，其中包含著對(duì)不同崗位人員的評(píng)價(jià)及其工作狀態(tài)的反饋。公路主管部門在選擇人才的過程中，人事檔案作為重要依據(jù)被使用。主管部門不僅要考察人才的專業(yè)技能，還要嚴(yán)格審查其檔案，了解其能力、思想品德的發(fā)展歷程，從而更加全面地了解人才的綜合素質(zhì)。不同人才的檔案還可作為公路主管部門設(shè)計(jì)員工培訓(xùn)內(nèi)容與形式的主要依據(jù)，富有針對(duì)性的培訓(xùn)體系將在培育高素質(zhì)公路行業(yè)人才的過程中發(fā)揮重要作用。

1.2 有利于激發(fā)員工積極性

人事檔案客觀記錄著員工的工作狀態(tài)，一旦員工出現(xiàn)違規(guī)行為，檔案管理人員會(huì)迅速記錄下來(lái)，而這一違規(guī)行為將成為員工履歷上的污點(diǎn)。為防止此類現(xiàn)象的出現(xiàn)，員工將自覺約束個(gè)人行為，嚴(yán)格按照各項(xiàng)制度的要求開展工作。在這一過程中，人事檔案起著約束員工行為、激勵(lì)他們提升專業(yè)素養(yǎng)的作用。

2 公路行業(yè)人事檔案管理存在的主要問題

許多公路建設(shè)項(xiàng)目周期長(zhǎng)、投資額大且施工要求多。在公路系統(tǒng)中，身處不同職位的管理人員通常要負(fù)責(zé)多個(gè)項(xiàng)目的不同環(huán)節(jié)，這意味著公路行業(yè)人員管理難度大、涉及因素眾多。不同人員的檔案中可能包含多個(gè)職位的信息，檔案文件向著不同部門單獨(dú)傳輸，這會(huì)導(dǎo)致管理人事檔案的難度顯著提升。如今，公路行業(yè)正在引進(jìn)信息化的人事檔案管理系統(tǒng)，但由于檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)并未和系統(tǒng)更新速度共同發(fā)展，許多信息化管理系統(tǒng)的功能無(wú)從體現(xiàn)。在新的人事檔案管理形勢(shì)下，公路主管單位不僅要引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理軟件、硬件，還要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，推動(dòng)信息化系統(tǒng)功能的發(fā)揮。

2.1 人才流動(dòng)過程中存在扣檔現(xiàn)象

公路行業(yè)進(jìn)行人才選聘時(shí)，通常采用聘用制合同來(lái)對(duì)檔案材料合法性進(jìn)行有效印證。根據(jù)國(guó)家的規(guī)定和要求，當(dāng)出現(xiàn)人員調(diào)動(dòng)時(shí)要與單位解除勞動(dòng)關(guān)系，當(dāng)關(guān)系解除后才能調(diào)入新單位。如果勞動(dòng)人員尚未確定新單位，則需要將其檔案返回戶籍所在地，由當(dāng)?shù)氐膭趧?dòng)部門來(lái)保管。目前部分單位出于不正當(dāng)考慮，以培訓(xùn)費(fèi)和違約金等借口來(lái)扣留當(dāng)事人檔案，這種行為不但導(dǎo)致人才調(diào)動(dòng)過程受阻，同時(shí)也嚴(yán)重違背了國(guó)家法律法規(guī)的要求，不利于社會(huì)的穩(wěn)定發(fā)展。對(duì)于這種情況，事業(yè)單位要積極配合當(dāng)事人，采取正當(dāng)手段協(xié)助其進(jìn)行檔案的流轉(zhuǎn)，不得阻礙其工作調(diào)動(dòng)，同時(shí)如果勞動(dòng)人員在合同尚未解除階段辭職，避免采用扣檔方式來(lái)阻礙其工作調(diào)動(dòng)，避免發(fā)生檔案糾紛問題。

2.2 遺檔和死檔現(xiàn)象

在當(dāng)前社會(huì)快速發(fā)展的背景下，各行業(yè)中都有越來(lái)越多的人才選擇自主創(chuàng)業(yè)，對(duì)國(guó)家經(jīng)濟(jì)起到有效的推動(dòng)作用，同時(shí)也在很大程度上緩解了就業(yè)問題。但是由于在人事檔案管理工作上缺乏宣傳力度，導(dǎo)致很多勞動(dòng)人員缺乏對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)，對(duì)于檔案的重要性不是十分了解，造成了人才流動(dòng)過程中出現(xiàn)了遺檔和死檔現(xiàn)象，導(dǎo)致人才管理受到損害。

2.3 假檔現(xiàn)象較為嚴(yán)重

在當(dāng)前各行業(yè)中都存在著部分人員出于自身利益考慮而將個(gè)人經(jīng)歷和信息進(jìn)行篡改的現(xiàn)象，導(dǎo)致公路單位無(wú)法有效甄別檔案真實(shí)性，對(duì)于社會(huì)的發(fā)展產(chǎn)生不利影響。人事檔案體現(xiàn)著個(gè)人的成長(zhǎng)歷程，能夠全面、客觀地幫助單位進(jìn)行員工評(píng)判，如果相關(guān)人員私自篡改和捏造檔案，不但影響個(gè)人誠(chéng)信，嚴(yán)重時(shí)甚至要承擔(dān)刑事責(zé)任，因此要避免這種現(xiàn)象的發(fā)生，堅(jiān)守誠(chéng)信原則，為公路單位人才管理工作提供基礎(chǔ)。

2.4 檔案收集整理問題

在當(dāng)前社會(huì)的快速發(fā)展下，公路行業(yè)中檔案數(shù)量明顯增多，同時(shí)其管理內(nèi)容也更為復(fù)雜，在檔案的搜集工作上存在一定困難。另外檔案管理工作也存在著一定人事變動(dòng)問題，新的工作人員在檔案收集整理工作上經(jīng)驗(yàn)不足，導(dǎo)致工作效率不高，并且時(shí)常存在著工作方法不科學(xué)的現(xiàn)象。因此要針對(duì)檔案的收集整理問題進(jìn)行系統(tǒng)培訓(xùn)，提高工作能力和綜合水平。同時(shí)在檔案管理工作中部分工作人員對(duì)于收集整理工作不重視，甚至存在為了自身方便而私自存留應(yīng)當(dāng)歸檔的文件的現(xiàn)象。

2.5 檔案的丟損問題

在公路行業(yè)中，除了檔案工作人員存在著人員流動(dòng)，隨著當(dāng)前經(jīng)營(yíng)規(guī)模和實(shí)際需求的不斷上升，單位自身也存在著搬遷升級(jí)的需求，在這過程中需要大規(guī)模移動(dòng)管理檔案，但是由于檔案存放不成系統(tǒng)，導(dǎo)致移動(dòng)過程中出現(xiàn)丟失損壞問題。另外，由于公路相關(guān)單位對(duì)于檔案管理工作不重視，檔案室中隨意堆放著檔案，并且缺乏恒溫處理，導(dǎo)致檔案損壞問題嚴(yán)重，因此必須要建立可行性較高的監(jiān)管制度，對(duì)檔案資料進(jìn)行妥善管理，提高保護(hù)效果。

2.6 檔案的交接和處置問題

在進(jìn)行檔案交接時(shí)，管理人員應(yīng)根據(jù)相關(guān)要求要整體移交檔案的目錄和紙質(zhì)資料，充分做好檔案的保護(hù)工作。但是在實(shí)際中往往缺乏較為明確的檔案監(jiān)交人和交接人，導(dǎo)致交接處置問題中出現(xiàn)問題。同時(shí)要詳細(xì)整理交接清單，認(rèn)真核對(duì)所需交接的檔案，保證交接工作的順利進(jìn)行;另外，由于檔案處置工作中缺乏充分的事前準(zhǔn)備，也時(shí)常發(fā)生處置不當(dāng)?shù)膯栴}。

3 公路行業(yè)人事檔案管理及利用的路徑

3.1 規(guī)范檔案管理過程

規(guī)范人事檔案管理過程能提升檔案管理的效率與檔案利用率。為提升公路行業(yè)人事檔案管理的規(guī)范化程度，管理主體應(yīng)當(dāng)做到多措并舉，優(yōu)化檔案管理過程的各個(gè)細(xì)節(jié)。首先，收集人事檔案的相關(guān)材料后，應(yīng)當(dāng)依據(jù)檔案的具體內(nèi)容、用途鑒別并篩選相關(guān)材料，對(duì)重要的材料進(jìn)行歸檔。在傳統(tǒng)的檔案管理過程中，由于管理人員專業(yè)能力不足，部分多余材料遺留在檔案之中。在新的檔案管理工作中，管理主體應(yīng)當(dāng)及時(shí)清理材料中無(wú)用的部分，并仔細(xì)篩選重復(fù)材料、補(bǔ)充缺失的材料。一旦出現(xiàn)檔案涂改、造假等問題，管理主體需及時(shí)上報(bào)，尋找合適的處理方法，保證檔案的真實(shí)性與完整性。如在黨團(tuán)材料中，入黨志愿書、組織推薦信與申請(qǐng)書等都是不可缺少的材料，但部分主體出于各種原因會(huì)找人代寫各類申請(qǐng)材料，使黨團(tuán)材料失去真實(shí)性。面對(duì)此類情況，檔案管理人員需及時(shí)上報(bào)組織，按照組織內(nèi)部規(guī)定重新整理檔案。其次，查找與使用檔案是歸納檔案的重要目的，為保證檔案能夠在需要時(shí)被及時(shí)調(diào)用，檔案管理主體需嚴(yán)格編排檔案順序，在排序和編目的過程中依據(jù)實(shí)踐順序或主次關(guān)系進(jìn)行整理。排序后，檔案管理人員應(yīng)重新檢查檔案材料的目錄，保證目錄順序與檔案內(nèi)容的順序相一致。一旦出現(xiàn)材料載體變質(zhì)、字跡模糊、文字不清等問題，檔案管理主體需安排專員抄寫、打印或復(fù)印檔案內(nèi)容，保證檔案的完整性。材料規(guī)格與統(tǒng)一裝裱的標(biāo)準(zhǔn)不一致時(shí)，管理人員需采用折疊、加邊、剪切、裱糊等方式統(tǒng)一檔案的規(guī)格，使檔案變得美觀而整齊，為日后保管、使用檔案奠定基礎(chǔ)。部分檔案中附有金屬制品，對(duì)此類檔案，管理人員在處理時(shí)應(yīng)當(dāng)拆除金屬制品，防止金屬制品影響檔案壽命。此外，已經(jīng)整理好的檔案應(yīng)當(dāng)及時(shí)裝訂成卷，使用統(tǒng)一的卷皮與卷盒，卷盒表面應(yīng)寫上完整的檔案信息。裝訂后，檔案管理人員進(jìn)行校對(duì)，在確保沒有任何質(zhì)量問題的情況下入庫(kù)。

3.2 完善信息化檔案管理模式

公路行業(yè)的檔案管理體系應(yīng)當(dāng)在保證一定獨(dú)立性的前提下實(shí)現(xiàn)與其他行業(yè)檔案管理的互聯(lián)互通，從而實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享。在建立專用檔案管理系統(tǒng)的過程中，管理主體應(yīng)當(dāng)先將紙質(zhì)檔案中的信息轉(zhuǎn)化成數(shù)字化信息并存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)當(dāng)中，為制作電子檔案提供可靠依據(jù)。電子檔案的信息應(yīng)當(dāng)較紙質(zhì)檔案更加完整，檔案的管理方式也應(yīng)當(dāng)更加有序。檔案材料信息庫(kù)和各類人力資源數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)當(dāng)緊密聯(lián)系起來(lái)，方便公路主管部門篩選優(yōu)秀行業(yè)人才，發(fā)揮檔案資源在人才篩選方面的作用，提升人事檔案的使用效率。在將紙質(zhì)檔案信息錄入數(shù)據(jù)庫(kù)的過程中，檔案管理主體需保證數(shù)據(jù)的真實(shí)性，信息錄入的全過程應(yīng)當(dāng)由專人進(jìn)行監(jiān)督、審查，防止出現(xiàn)錯(cuò)錄、漏錄等現(xiàn)象。

面向公路行業(yè)的人事檔案管理工作需做好分級(jí)、分層管理，借助信息化工具建立系統(tǒng)化的檔案管理模式，保證人事檔案的安全性與保密性。不同級(jí)別人員的檔案對(duì)保密性的要求不同，處于較高級(jí)別的人員，其檔案的保密性理應(yīng)更高。信息化管理系統(tǒng)中，不同檔案管理主體查看檔案的權(quán)限應(yīng)當(dāng)有所區(qū)分，保密級(jí)別較高的檔案應(yīng)當(dāng)只允許級(jí)別較高的檔案管理人員查看。在保證檔案安全性與保密性的前提下，檔案管理資源才能真正做到通用、共享。

3.3 提升檔案利用服務(wù)工作質(zhì)量

利用人事檔案的根本目的是開發(fā)檔案中的信息資源，要達(dá)到這一目的，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)關(guān)注檔案利用服務(wù)工作質(zhì)量的提升。一方面，檔案管理人員需明確使用檔案的范圍與方式。如管理公路行業(yè)的干部檔案時(shí)，明確各項(xiàng)規(guī)定的細(xì)節(jié)，嚴(yán)格按照規(guī)定管理檔案，不得擅自使用干部檔案。查詢和借閱人事檔案的過程也必須保證其規(guī)范性，嚴(yán)格記錄查閱、借閱人的信息，使檔案管理的過程有據(jù)可依。人事檔案管理的過程應(yīng)當(dāng)將被動(dòng)服務(wù)、主動(dòng)服務(wù)結(jié)合起來(lái)，檔案管理主體應(yīng)當(dāng)做好查閱、使用檔案的工作，同時(shí)，定期更新人事檔案的變動(dòng)狀況并進(jìn)行登記。在明確登記變動(dòng)信息的基礎(chǔ)上，為使用檔案的主體提供準(zhǔn)確信息。

另一方面，管理主體應(yīng)當(dāng)注重優(yōu)化使用人事檔案的環(huán)境，在建立信息化的人事檔案管理系統(tǒng)時(shí)，開發(fā)相應(yīng)硬件設(shè)施。如建立人事檔案查閱室，引導(dǎo)利用檔案的主體在相應(yīng)場(chǎng)所中查閱保密性較高的資料，以此保證檔案信息的安全性。實(shí)踐表明，建立檔案查閱室能有效降低檔案損壞、丟失的概率，并提升檔案服務(wù)的水平。檔案管理主體還可在檔案室中直接指導(dǎo)查閱檔案的人，引導(dǎo)他們高效使用檔案信息。

3.4 強(qiáng)化硬件設(shè)施建設(shè)

在當(dāng)前階段，大部分公路單位中在檔案管理方面缺乏有效的硬件條件支持，對(duì)此相關(guān)部門要在資金投入上加大力度，對(duì)硬件條件進(jìn)行有效改善，從而為人事檔案的信息化建設(shè)提供可靠支持。眾所周知，信息化建設(shè)涉及先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)和設(shè)備，同時(shí)還要進(jìn)行數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，如果在資金上得不到保證，缺乏計(jì)算機(jī)和數(shù)據(jù)庫(kù)方面支持，就無(wú)法實(shí)現(xiàn)信息化的認(rèn)識(shí)檔案管理。在當(dāng)前社會(huì)經(jīng)濟(jì)水平和科學(xué)技術(shù)水平快速發(fā)展的新時(shí)代下，人事檔案管理工作者必須具有一定的敏感性，對(duì)現(xiàn)有資源進(jìn)行有效整合，同時(shí)企業(yè)要加大力度進(jìn)行信息化設(shè)備的引進(jìn)，提供認(rèn)識(shí)檔案管理的支撐。與此同時(shí)，聘請(qǐng)專業(yè)人員來(lái)建立檔案的信息數(shù)據(jù)庫(kù)，為其管理工作做好保障。網(wǎng)絡(luò)服務(wù)管理是信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，人事檔案的信息化建設(shè)也必須要以數(shù)據(jù)庫(kù)的運(yùn)用為支撐，在數(shù)據(jù)庫(kù)中錄入人事基本信息，實(shí)現(xiàn)高度集成化管理。

3.5 加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)

要加強(qiáng)對(duì)于管理隊(duì)伍建設(shè)的重視，通過培養(yǎng)相關(guān)人才來(lái)充實(shí)隊(duì)伍，從而提高檔案管理水平。要積極引進(jìn)專業(yè)的人才來(lái)進(jìn)行管理工作，同時(shí)對(duì)現(xiàn)有人員進(jìn)行系統(tǒng)化和專業(yè)化的培訓(xùn)，樹立檔案管理意識(shí)觀念。不斷學(xué)習(xí)檔案管理的相關(guān)理論和知識(shí)，做到理論與實(shí)踐相結(jié)合，通過理論指導(dǎo)實(shí)踐，通過實(shí)踐鞏固理論，要更加注重現(xiàn)代化技術(shù)的運(yùn)用，提高技術(shù)水平，通過現(xiàn)代化技術(shù)來(lái)進(jìn)行檔案的處理。除此之外還要加強(qiáng)安全管理，避免出現(xiàn)檔案的泄露和丟失，確保其完整性。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，提升公路行業(yè)人事檔案管理效率對(duì)推動(dòng)公路行業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展有所幫助。新時(shí)期的公路行業(yè)人事檔案管理工作應(yīng)當(dāng)有新氣象，管理人員使用檔案的過程也應(yīng)當(dāng)朝著法制化、規(guī)范化的方向發(fā)展。隨著管理主體綜合素質(zhì)的提升與管理系統(tǒng)的升級(jí)，人事檔案管理工作將更加高效，檔案資源的使用效益也將有所提升。

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