高職院校教學(xué)秘書職業(yè)化建設(shè)研究

[ 作者簡介 ]

馮曉娟，女，河南登封人，嵩山少林武術(shù)職業(yè)學(xué)院，講師，碩士，研究方向：職業(yè)教育、教學(xué)管理。

[ 基金項目 ]

本文系河南省民辦教育協(xié)會課題，民辦高校教學(xué)秘書職業(yè)化研究（編號：HNMXL20210013）的階段性研究成果。

[ 摘要 ]

教學(xué)秘書是高校教學(xué)管理中最基層的管理者與執(zhí)行者，而教學(xué)管理是高校教育教學(xué)工作的核心內(nèi)容。隨著高職院校工作重心的轉(zhuǎn)移，高職院校教學(xué)秘書的職業(yè)化建設(shè)已成為穩(wěn)定教學(xué)管理隊伍、維持教育教學(xué)秩序、保持基本教學(xué)運行、處理日常教學(xué)管理事務(wù)、實現(xiàn)人才培養(yǎng)目標的根本保證。

[ 關(guān)鍵詞 ]

高職院校;教學(xué)秘書;職業(yè)化建設(shè)

十八大以來，隨著我國高等職業(yè)教育事業(yè)的蓬勃發(fā)展，在習(xí)近平新時代中國特色社會主義思想的指導(dǎo)下，高職院校的工作重心開始從擴大招收學(xué)生數(shù)量向提高人才培養(yǎng)質(zhì)量方面轉(zhuǎn)變。而提高人才培養(yǎng)質(zhì)量的關(guān)鍵在于提高教學(xué)質(zhì)量，教學(xué)秘書是專門從事教育教學(xué)管理工作的人員，教學(xué)秘書的工作貫穿于教學(xué)管理全過程，是保障教學(xué)工作正常運行的基礎(chǔ)。高職院校對于教學(xué)秘書的要求也在不斷提高，教學(xué)秘書的職業(yè)化建設(shè)不僅關(guān)系到教學(xué)秘書個人能力的提高，也關(guān)系著教學(xué)管理隊伍的持續(xù)化發(fā)展，關(guān)系著教學(xué)管理隊伍的穩(wěn)定，關(guān)系著日常教學(xué)管理事務(wù)的正常運行。

1 高職院校教學(xué)秘書的工作職責(zé)

依據(jù)《教育大辭典》所述，教學(xué)秘書是指在高校二級學(xué)院設(shè)立的協(xié)助院系領(lǐng)導(dǎo)進行一線教學(xué)管理工作的人員，通常還兼任院系辦公室主任職務(wù)（類似于行政秘書）。主要職責(zé)包括：組織擬定和修訂各專業(yè)教學(xué)計劃、教學(xué)大綱，日常的教學(xué)管理工作和行政事務(wù)處理等;一般由具備一定教學(xué)經(jīng)驗的青年教師擔(dān)任。行政上由所在院系領(lǐng)導(dǎo)，并接受教務(wù)處的業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)，服務(wù)于師生。

在教務(wù)處和院系領(lǐng)導(dǎo)的帶領(lǐng)和指導(dǎo)下，落實教學(xué)計劃中所規(guī)定的各項教學(xué)任務(wù)，配合人才培養(yǎng)方案的制定與修訂，落實好專業(yè)課和公共課的開課計劃與教學(xué)任務(wù)，進行教師教學(xué)工作量的統(tǒng)計、核算。

在教務(wù)處和院系領(lǐng)導(dǎo)的領(lǐng)導(dǎo)下，開展教學(xué)評估，督促檢查本院系各門課程各個教學(xué)環(huán)節(jié)實施情況，開展好期中教學(xué)檢查工作;協(xié)助院系領(lǐng)導(dǎo)擬訂本院系的教學(xué)工作規(guī)劃、教學(xué)改革規(guī)劃和課程建設(shè)規(guī)劃。

協(xié)助院系領(lǐng)導(dǎo)做好日常的教學(xué)管理工作，處理日常調(diào)課事宜，參與考務(wù)及成績管理的工作，做好教學(xué)材料的歸類入檔工作和教材的選用與征訂工作，組織教師開展教學(xué)研究和業(yè)務(wù)能力培訓(xùn)工作，做好畢業(yè)生畢業(yè)資格審查工作和本院系教師日?？蒲泄ぷ鞯慕y(tǒng)計整理、匯編申報工作，做好院系領(lǐng)導(dǎo)交辦的公務(wù)接待，差旅報銷等行政事務(wù)。

做好學(xué)院各種教學(xué)管理文件、通知等的接收、送閱、承辦、歸檔、統(tǒng)計、上報等工作。

在黨辦和院系黨總支的領(lǐng)帶下，在本院系開展黨史學(xué)習(xí)教育等主題活動，并做好新聞稿件的撰寫和推送工作。

在人事處和院系領(lǐng)導(dǎo)的領(lǐng)帶下，根據(jù)教師流動情況做好教師引進計劃及教師的日?？记凇⒄堜N假管理。

在后勤處和院系領(lǐng)導(dǎo)的領(lǐng)帶下，做好本院系所有資產(chǎn)的申請、領(lǐng)取、發(fā)放、登記和管理等工作。

在學(xué)院疫情防控辦公室和院系領(lǐng)導(dǎo)的領(lǐng)帶下，做好常態(tài)化疫情防控工作，完成教師隊伍的日常健康管理、病因追蹤和康復(fù)后返崗管理。

2 高職院校教學(xué)秘書所面臨的職業(yè)化建設(shè)問題

教學(xué)秘書是二級學(xué)院里專門從事教育教學(xué)管理工作的人員，雖然人數(shù)較少，但卻是一個特殊而重要的群體;身在教學(xué)管理工作一線，面臨的卻是學(xué)校教務(wù)等業(yè)務(wù)主管部門、院系領(lǐng)導(dǎo)、教師、學(xué)生四個方面的交叉環(huán)境。一名職業(yè)化程度高的教學(xué)秘書可以使所在院系的教學(xué)工作開展得極為順暢，各項教學(xué)工作任務(wù)完成得相當(dāng)順利。所以高職院校教學(xué)秘書的職業(yè)化程度，將直接影響院系教學(xué)管理工作的績效?？稍诂F(xiàn)實中，高職院校教學(xué)秘書的職業(yè)化建設(shè)依然存在諸多問題。

2.1 在職業(yè)環(huán)境方面

高職院校教學(xué)秘書多以女性為主，且趨向年輕化，主要來自應(yīng)屆畢業(yè)生和引進人才家屬;部分學(xué)校認為教學(xué)秘書崗位專業(yè)性不強，可隨時轉(zhuǎn)崗，對教學(xué)秘書不夠重視，導(dǎo)致教學(xué)秘書崗位價值認可度不高;教學(xué)秘書工作量大，內(nèi)容繁重而瑣碎;教學(xué)秘書的工作沒有明確、規(guī)范的制度，且沒有形成系統(tǒng)的流程，多憑經(jīng)驗;整體來看，高職院校教學(xué)秘書在崗位招聘、崗位級別、深造學(xué)習(xí)、薪資待遇等方面都與專任教師存在較大差距，且工作時間長、業(yè)務(wù)范圍廣、勞動強度高、工作壓力大、工資收入低、晉升機會小。

2.2 在職業(yè)功能方面

高職院校為了節(jié)約經(jīng)費支出，在人員設(shè)置上不夠合理，教學(xué)秘書存在身兼多職的情況，工作職責(zé)不明，角色上存在沖突，不僅要從事教學(xué)秘書的日常工作，同時還要做行政秘書、辦公室主任等工作，甚至還有兼職代課;且要處理與學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、同事、學(xué)生及相關(guān)單位工作人員之間的關(guān)系，導(dǎo)致教學(xué)秘書的職場人際關(guān)系較為復(fù)雜。教學(xué)秘書的工作性質(zhì)屬于輔助性、從屬性、服務(wù)性，其工作的社會效益多具有隱蔽性，工作成果模糊，付出較大的努力而收效甚微，工作價值也不能得到直接體現(xiàn)，工作效能感較低。

2.3 在職業(yè)素養(yǎng)方面

高職院校教學(xué)秘書的職業(yè)環(huán)境不佳和職業(yè)功能的多樣性，致使其學(xué)習(xí)能力和主動學(xué)習(xí)意識不強。教學(xué)秘書的工作千頭萬緒，如果不具備較強的自我管理、自我約束能力和較強的事業(yè)心、責(zé)任感，沒有很強的服務(wù)意識，一旦因為工作中的摩擦或受情緒影響，很難做到以大局為重，更難做到愛崗、敬業(yè)、忠誠、奉獻。高職院校招聘的教書秘書在學(xué)歷層次上雖為碩士及以上學(xué)歷，但對專業(yè)要求不夠，只有少部分學(xué)校要求教學(xué)秘書所學(xué)專業(yè)與任職院系專業(yè)相匹配，或者要求是管理學(xué)、計算機專業(yè)，導(dǎo)致教學(xué)秘書缺乏管理學(xué)專業(yè)知識，計算機水平較低，很不利于日常工作的高效有序開展。

2.4 在職業(yè)規(guī)劃方面

高職院校教學(xué)秘書在做職業(yè)規(guī)劃時，沒有對自己的興趣、愛好、能力、特長、經(jīng)歷及不足等各方面進行綜合分析與權(quán)衡，不能正確理解教學(xué)秘書的工作，夸大了自己的主觀因素，制定了過高的目標，甚至有些教學(xué)秘書在職業(yè)規(guī)劃中表現(xiàn)出迷惘和不知所措。高職院校教學(xué)秘書崗位沒有明確的職業(yè)發(fā)展階梯，鼓勵教學(xué)秘書進行繼續(xù)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)的機會也不多，教學(xué)秘書在長期從事教務(wù)工作，服務(wù)各級領(lǐng)導(dǎo)、專任教師和學(xué)生的過程中，不僅會感到身心俱疲，專業(yè)知識也荒廢嚴重，更沒有時間和精力從事課題研究，導(dǎo)致教學(xué)秘書重管理，輕學(xué)術(shù)，自身缺乏科研成果，容易錯失職級評定、提拔晉升等機會。

3 高職院校教學(xué)秘書的職業(yè)化要求

教學(xué)秘書在教學(xué)管理系統(tǒng)和行政事務(wù)處理過程中起著上傳下達、下情上報的重要作用，是院系領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，是協(xié)調(diào)部門關(guān)系的橋梁，也是聯(lián)系院系領(lǐng)導(dǎo)和師生的紐帶，是高校教學(xué)管理工作中的重要管理者、參與者、傳達者、匯總者、服務(wù)者和反饋者，是教學(xué)管理隊伍中的重要組成部分，是高校教學(xué)管理環(huán)節(jié)中不可缺少的重要角色。必須從個人和學(xué)校兩個層面共同滿足高職院校教學(xué)秘書的職業(yè)化要求。

3.1 在個人層面（自我認識、理論水平、業(yè)務(wù)能力、管理技巧、工作態(tài)度）

隨著高校教學(xué)管理日趨科學(xué)化、規(guī)范化和系統(tǒng)化，教學(xué)秘書自身的素質(zhì)也需要不斷提升。

一名高職院校的教學(xué)秘書，在自我認識方面：要結(jié)合自己興趣愛好及特長，適當(dāng)降低對自身的期望;要科學(xué)合理地進行職業(yè)規(guī)劃，不能僅僅把職業(yè)當(dāng)做一種謀生手段;要穩(wěn)定好自己的情緒，保持身心健康，積極樂觀向上。

在理論水平方面：高職院校教學(xué)秘書不僅要掌握所在院系所設(shè)學(xué)科的專業(yè)知識，還要掌握系統(tǒng)的教育學(xué)、心理學(xué)、管理學(xué)等相關(guān)教育管理的理論，并掌握教育管理的一般規(guī)律，從而能更好地適應(yīng)教務(wù)管理的特殊性和復(fù)雜性。

在業(yè)務(wù)能力方面：高職院校教學(xué)秘書要熟知教學(xué)管理的各個環(huán)節(jié)，掌握教務(wù)管理平臺的操作，合理安排課程及考務(wù)工作;還要熟練使用現(xiàn)代化辦公設(shè)備，掌握辦公軟件和數(shù)據(jù)處理軟件，應(yīng)用計算輔助管理，提高工作的效率和質(zhì)量，來滿足現(xiàn)代化和信息化的管理需要。并能對周期性事務(wù)能有預(yù)見性，能有效及時地處理突發(fā)性教學(xué)事件。如果具備較強的主動學(xué)習(xí)意識、信息處理能力、公文寫作水平，教學(xué)秘書工作做起來將得心應(yīng)手。

在管理技巧方面：高職院校教學(xué)秘書不僅應(yīng)具備較強的綜合管理能力、溝通協(xié)調(diào)技巧，也要學(xué)會站在院系的全局角度來思考和處理問題，擺正自己的位置和立場，熟悉學(xué)校相關(guān)的教學(xué)管理和規(guī)定，嚴格按章辦事。雖為管理人員，但要保持一種謙虛的狀態(tài)，不斷提高自己的服務(wù)意識和能力，把人際關(guān)系處理好，實施科學(xué)化管理，將有助于院系各項管理工作的順利開展。

在工作態(tài)度方面：高職院校教學(xué)秘書要樹立正確的職業(yè)觀，把職業(yè)當(dāng)作事業(yè)來追求，培養(yǎng)自己強烈的事業(yè)心和高度的責(zé)任感;并具備細心、耐心、和善的心態(tài)，以飽滿的工作熱情、旺盛的精力、樂觀的工作態(tài)度，認真對待教學(xué)秘書的各項工作。并不斷加強學(xué)習(xí)、自我提高，增強組織紀律，提升保密意識，尊敬和欣賞每一位老師和學(xué)生。

3.2 在學(xué)校層面（崗位設(shè)置、職責(zé)劃分、配套制度、福利待遇）

教學(xué)秘書是高職院校提升教學(xué)管理水平的重要組成部分，高職院校應(yīng)重視教學(xué)秘書的工作，尊重教學(xué)秘書群體。如何促進教學(xué)秘書職業(yè)化的提升已成為高職院校教學(xué)管理工作的重要任務(wù)。

高職院校在崗位設(shè)置方面：普遍存在用人機制過分精簡的現(xiàn)象，教學(xué)秘書還兼行政秘書或辦公室主任的工作，其所面臨的是“管理者”與“被管理者” “監(jiān)督者”與“被監(jiān)督者”“協(xié)調(diào)者”和“失調(diào)者”的角色沖突，嚴重影響院系的教學(xué)管理工作。即使不按照教學(xué)秘書與學(xué)生不高于1∶200的比例進行配備，也應(yīng)該避免一人多崗;如果條件允許，可以在專業(yè)數(shù)量、教師隊伍、學(xué)生人數(shù)多的院系多配備一名教學(xué)秘書，或設(shè)置單獨的行政秘書崗位。

在職責(zé)劃分方面：高職院校教學(xué)秘書的工作已呈現(xiàn)多樣化狀態(tài)，就像院系里面的勤雜工。應(yīng)完善院系內(nèi)正副主任、辦公室主任、教學(xué)秘書、教研室主任、專業(yè)學(xué)術(shù)帶頭人等管理人員的職責(zé)分工，細化崗位職責(zé)內(nèi)容，這樣不僅有助于大家各司其職，各負其責(zé)，提高工作效率;還可以把教學(xué)秘書從繁雜的行政事務(wù)中解放出來，以便其全身心地投入教學(xué)事務(wù)的工作中，從而提高教學(xué)秘書的工作效率。

在配套制度方面：高職院校應(yīng)對教學(xué)秘書職業(yè)制定出合理的晉升制度，健全職業(yè)培養(yǎng)體系，避免教學(xué)秘書邊工作、邊摸索、邊學(xué)習(xí)的現(xiàn)象，從政策上對教學(xué)秘書的職業(yè)發(fā)展給出明確的指引;通過組織培訓(xùn)班、研討會、交流會、參觀學(xué)習(xí)等形式完善培訓(xùn)制度，加強崗前培訓(xùn)，開展日常培訓(xùn)，拓展專題職業(yè)培訓(xùn)，使教學(xué)秘書學(xué)習(xí)新的理念、新的思維，開闊視野，從而提高業(yè)務(wù)水平;健全考核激勵機制，應(yīng)把日?？己撕湍甓瓤己擞袡C結(jié)合，制定獎罰分明的激勵機制，建立有效的競爭平臺，務(wù)必打破“干多干少一個樣兒，干好干壞一個樣兒”的局面;實施教務(wù)管理崗位輪換制，通過統(tǒng)籌考量，尊重本人意愿，進行崗位輪換，在教務(wù)系統(tǒng)內(nèi)進行輪崗鍛煉，對優(yōu)秀的教學(xué)秘書進行重點培養(yǎng)，優(yōu)先提拔，使教務(wù)管理崗位更有活力，從而提升整體工作水平。

在福利待遇方面：高職院?？梢愿鶕?jù)各自的實際情況，從物質(zhì)、經(jīng)濟、職稱評審等方面給予教學(xué)秘書實惠。為教學(xué)秘書提供優(yōu)質(zhì)的辦公硬件條件，如配置較好的電腦、先進的打印復(fù)印機、內(nèi)外線電話等，在教學(xué)秘書工作繁忙時，幫助其提高工作效率;也可設(shè)立“教學(xué)秘書崗位津貼”，不在于錢的多少，這是對教學(xué)秘書崗位的認可，更是體現(xiàn)高校對于基層教學(xué)管理的尊重和重視;在職稱評審方面單列計劃或放寬條件，鼓勵教學(xué)秘書通過職稱晉級提高收入，從而促進其創(chuàng)新能力的發(fā)展，激發(fā)其工作熱情。

4 結(jié)語

隨著我國高等職業(yè)教育事業(yè)的快速發(fā)展，高職院校對教學(xué)秘書的要求愈來愈高，教學(xué)秘書的工作任重而道遠。高職院校教學(xué)秘書的職業(yè)化建設(shè)程度，直接影響著二級學(xué)院各項工作和學(xué)校教務(wù)工作的整體效率。在高職院校，要想成為一名合格、優(yōu)秀的教學(xué)秘書，不僅個人要從自我認識、理論水平、業(yè)務(wù)能力、管理技巧、工作態(tài)度等方面來提高自己的職業(yè)化程度，學(xué)校也要從崗位設(shè)置、職責(zé)劃分、配套制度、福利待遇等方面來促進教學(xué)秘書的職業(yè)化建設(shè)。

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