基于協同理論的高校實驗室資產管理內控制度優(yōu)化

黃金旺

基于協同理論的高校實驗室資產管理內控制度優(yōu)化

黃金旺

（廣西民族大學電子信息學院，廣西 南寧 530006）

我國高校實驗室普遍存在資產管理意識淡薄、規(guī)范性不足、資產使用效率效能及共享率偏低、資產管理質量不高等問題，這些問題不僅弱化了實驗室資產管理的執(zhí)行力度和效率，而且阻礙了實驗室資產的優(yōu)化配置和治理能力的提升，嚴重影響實驗室內涵建設效果。隨著協同理論介入社會治理在理論和實踐上的推進，協同理論在社會各層面的治理日益成為重要的研究領域。該理論所包含的主客體間協同性、管理規(guī)范性、目標效益性、共同行動、偶合結構和資源共享等手段，能有效推進社會治理的效果?；诖?，借助于協同理論的視角，依托社會治理的政策框架，文章提出了高校實驗室資產內控制度優(yōu)化的思路和基本原則，并從內控制度建設內容、形式及過程三個方面提供了實現高校實驗室資產管理的優(yōu)化路徑。

協同理論；資產管理；內部控制；路徑優(yōu)化

引言

健全的內部控制體系對實現國家治理體系和治理能力現代化有重要的推動作用，能有效促進全國行政事業(yè)單位的發(fā)展，高校實驗室的發(fā)展離不開內控制度的建立健全。資產管理是實驗室工作的重要組成部分，在學校內控制度實施下，實驗室資產管理取得了可喜的成績，但從實驗室內涵建設需要來看，當前實驗室資產管理仍存在管理意識淡薄、技術手段落后、規(guī)范性不足、管理質量不高尤其資產使用效率和共享率嚴重偏低、內控體系不健全等問題[1-4]，這些問題對資產管理工作來說都是存在的風險，嚴重影響和制約資產管理工作的開展。內部控制是因風險而產生，并對風險實施控制的一項全面的風險管理活動，是具有關注規(guī)章制度的具體執(zhí)行過程及效果的特征，并幫助企業(yè)對風險進行識別、分析和應對，幫助組織實現目標的過程[5]。因此，對當前高校實驗室資產管理內控制度重新審視，分析出現的問題及原因進而探究優(yōu)化途徑，以加強高校實驗室資產管理水平和治理能力，對于促進資產管理工作有序、有效地開展，促進實驗室內涵式建設發(fā)展具有重要現實意義。

1 高校實驗室內控制度釋義、建設現狀及原因分析

高校實驗室資產管理內控制度是指高校實驗室通過制定相關流程和崗位職責進行設置、約束、控制、規(guī)范和評價，對實驗室資產管理中的工作進行事前、事中和事后的監(jiān)督和控制，以規(guī)范實驗室資產管理工作，確保資產的安全性和完整性，規(guī)避其工作風險，促進有序、有效發(fā)展。高校實驗室資產管理內控制度的主體是在高校實驗室資產購置、管理、使用、銷毀等實驗室資產整個生命周期里相關的人員。主體來源具有多樣性特點，造成其個體的自身條件、認知能力、自覺性必然不同，在高校實驗室資產管理制度執(zhí)行上不可避免地存在認知偏差，造成資產內控制度執(zhí)行效果不同。高校實驗室資產管理客體是在實驗室資產管理工作中遇到的內外部因素總和，包括內外部環(huán)境、組織機構建設、各種控制手段及監(jiān)督機制等。由于事物在產生及發(fā)展過程中存在不確定性和動態(tài)性，實驗室資產管理內控制度在建設發(fā)展中具有可變特征。

1.1 高校實驗室資產管理內控制度問題現實呈現及其原因

（1）主體方面。在高校實驗室資產管理內控制度實施過程中，存在認識誤區(qū)：認為內控制度就是一系列規(guī)章制度和表單，忽視了內控制度在于注重具體執(zhí)行過程和效率效果及其動態(tài)屬性[5]；對風險管控認識片面，認為內控制度與風險管理是相互獨立的兩套系統(tǒng)；認為高校實驗室內控制度限制框架太多，影響其工作中主觀能動性的發(fā)揮，限制了個體自由，辦事效率低下，影響了正常工作的開展。例如，在實驗耗材招標采購中，執(zhí)行內部控制制度不堅決或變相執(zhí)行，其內控制度明確要求在符合資質的供應商中隨機選擇并詢價至少3家供應商提供報價，而在現實招標采購工作中，相關人員可能會先找一家符合資質的供應商，再讓供應商另找2家供應商參與投標事宜，極易造成串標嫌疑，違規(guī)嚴重，對實驗室建設與發(fā)展帶來風險。究其主要原因，一方面是部分人員缺乏對高校實驗室資產管理內控制度清晰認識，認為內控制度就是財務部門的事情；另一方面是部分人員只顧眼前蠅頭小利或不愿犧牲以往既得利益，故意不執(zhí)行或變相執(zhí)行，其職業(yè)素養(yǎng)有待提高。

（2）客體方面。內控制度的客體就是內控制度的實施對象，高校實驗室資產管理內控制度的客體主要包括實驗室資產以及圍繞資產生命周期管理過程中的相關信息及其載體。在高校實驗室資產管理內控制度實施中，從構成的主要要素來看，存在內部環(huán)境稍顯松散、建設力度不足的問題。風險評估體系不完善，缺乏風險識別、評估及反饋具體措施，難以及時發(fā)現潛在風險；信息溝通存在不通暢，控制手段簡單。原因是學校為教學科研等關乎學校聲譽方面投入不足。

（3）過程方面。高校實驗室資產管理在實驗設備、家具等資產處置時存在隨意性，報廢存在不經過審核、審批等流程就直接遺棄，以及無嚴謹的技術判定環(huán)節(jié)或鑒定流于形式的問題，缺乏對設備儀器的全面考量。在資產內控制度實施中雖設置了監(jiān)督部門，但只是形式上的存在，很多是為了應付上級檢查或文件要求而設置，難以實質性開展監(jiān)督工作，即使開展了監(jiān)督工作也不夠深入，缺乏分類整改等具體措施，難以實現全面、全過程的內部監(jiān)控體系。其原因在于領導層對內控制度的特性認識不足，內控制度建設除了要制定規(guī)章制度，更要注重規(guī)章制度的具體執(zhí)行過程及效率效果；同時內控制度建設是一個動態(tài)的、持續(xù)改進的過程，要根據事情發(fā)展中內外部環(huán)境的變化，即調整、修正內控體系。四個步驟閉環(huán)管理流程為：實施內部控制設計—內部控制實施與執(zhí)行—內部控制檢查督查及缺陷評估—內部控制缺陷修復機改進。

2 協同理論及其對實驗室內控制度建設的契合性分析

2.1 協同理論及其發(fā)展

協同理論又稱協同學或協和學，由1970年德國著名物理學家哈肯提出，他認為：“協同理論是一門在普遍規(guī)律支配下的有序自組織集體行為的科學?！眳f同理論認為，各個子系統(tǒng)或各子系統(tǒng)內部各要素之間的相互作用決定整個系統(tǒng)的運行狀態(tài)，各子系統(tǒng)之間或者各子系統(tǒng)內部要素之間的相互協同決定了系統(tǒng)的運行、更新、提升[6]。通過協同作用，系統(tǒng)對各要素進行新的構建與布局，能產生1＋1＞2的整體效應。隨著對協同理論的深入研究，該理論研究范圍也日趨寬廣。協同理論的研究范式與資產管理的研究范式具有契合性，因此用協同理論來研究高校實驗室資產管理的優(yōu)化問題具有可行性。

2.2 實驗室資產管理內控制度組成要素與協同理論相關性分析

按照COSO內部控制五要素法，內控制度由其內部環(huán)境、風險評估、控制活動、信息與溝通、內部監(jiān)督五大要素組成。

（1）內部環(huán)境是內部控制建立的基礎，是影響、制約高校實驗室內部控制建立與執(zhí)行各種內部因素的總稱，是內控制度實施的根本條件。通過加強高校預算編制、實施動態(tài)化管理模式、健全人事管理手段及維護內審制度獨立性與強制性等手段對實驗室資產管理內部控制環(huán)境實施優(yōu)化，不僅需要業(yè)務部門、財務部門、人事部門及審計部門的協調合作，還需要有共同價值追求且共同行動才能取得實效。

（2）風險評估是內部控制建立的起點，實驗室資產管理中在設備預算、招標、采購等過程中面臨風險，其風險識別、分析及應對均需要群策群力和共同行動才能取得實效。

（3）控制活動是內部控制建立的手段，控制活動要協調各部門，結合實驗室資產管理實際情況并遵循成本效益原則，設計具有可操作性，盡量減少人為干預及主觀因素的內控制度。

（4）信息與溝通是內部控制建立的載體，資產管理相關工作部門只有遵循管理規(guī)范性原則、協作配合且目標效益一致地推進資產管理工作，才能解決信息不對稱與“信息孤島”問題，實現資產共享。

（5）內部監(jiān)督是內部控制建立的保證。資產管理工作的內控監(jiān)督需要內部監(jiān)督與外部監(jiān)督相結合，這既是內控制度管理規(guī)范性的要求，也是實現實驗室長遠發(fā)展的需要。內審評價結果及相關問題跟蹤管理和時刻監(jiān)控，確保內控制度有效實施和執(zhí)行。綜上所述，內控制度的五要素與協同理論的特性息息相關，具有很強的關聯性。

2.3 協同理論與實驗室資產管理內控制度契合性分析

2.3.1 協同理論的普適性可以應用于高校實驗室內控制度建設

一方面，協同理論認為系統(tǒng)在自我發(fā)展過程中，各子系統(tǒng)或各要素之間是相互聯系和作用的，既存在競爭也相互合作，以達到最終目標。高校實驗室資產管理內控制度建設的初衷是降低資產管理在發(fā)展過程的風險，優(yōu)化配置資產、實現科學管理目標。另一方面，協同理論已應用到多學科領域及社會生活的各個方面，尤其在社會治理方面已經取得一定成效。高校實驗室資產管理內控制度是社會治理領域的一個方面，在高校資產管理內控制度建設中引入協同理論，能推動高校實驗室資產管理更好發(fā)展，同時也提供了新的思維模式和理論視角。

2.3.2 高校實驗室資產管理內控制度的性質可以用協同理論范式進行分析

協同理論認為：協同現象存在各個系統(tǒng)中，由大量子系統(tǒng)構成，具有復雜性、開放性和非線性。

首先，高校實驗室資產管理涉及資產使用部門、招標部門、財務部門、資產主管部門、監(jiān)督部門及資產供應商。為規(guī)范多部門參與實施的工作流程，需要涉及多個方面，其內控制度必然具有復雜性特征。

其次，高校實驗室資產管理工作既有與經濟相關的工作內容，如預算編制、招標采購等經濟活動，還有與管理相關的工作，如財務管理、資產管理、安全管理等，注定了其內控制度具有開放性的特點。

最后，由于實驗室資產管理工作具有可變性、不確定性，實驗室內控制度建設具有非線性和漲落性的特點。

3 協同理論視域下高校實驗室內控制度優(yōu)化思路與原則

3.1 高校實驗室內控制度優(yōu)化思路

高校實驗室內控制度建設的目的：通過一項全面風險管理活動，促進高校實驗室持續(xù)穩(wěn)健運營，實現其工作目標。因此要結合當前社會發(fā)展宏觀環(huán)境和高校實驗室所處的微觀環(huán)境，提出提高內控制度適應性的措施，著力解決執(zhí)行力偏弱的問題；加強文化環(huán)境建設，做好約束或控制，使內部監(jiān)控貫穿內部控制的全過程，確保高校實驗室內控制度順利實施并最終實現協同效應。

3.2 高校實驗室內控制度優(yōu)化原則

第一，堅持目標統(tǒng)領原則。目標代表著事務發(fā)展方向，反映的是其追求理想和價值導向。高校實驗室資產管理主要目標是優(yōu)化資產配置、提高使用效益和資產共享能力。在實驗室資產內控建設中，必須圍繞人才培養(yǎng)、科學研究等高校的總價值目標，科學設定協同任務，徹底摒棄內控制度僅是糾錯防弊、相互牽制的錯誤理念，只有形成合力的內控制度才能提升治理效能。第二，堅持問題導向原則。問題是實踐的起點，也是創(chuàng)新的起點。對現行高校實驗室資產管理內控制度建設進行全面規(guī)范確立、功能檢視和體系建構等審視，既要聚焦以往出現的問題，還要聚焦新產生的問題，從問題上把脈問診，科學有序地推動高校實驗室內控制度建設的發(fā)展，加速實現高校實驗室治理體系和治理能力的現代化。第三，堅持適應性原則。高校實驗室資產管理內控制度應當與高校實驗室的發(fā)展階段、發(fā)展規(guī)模、管理水平等相適應，結合發(fā)展狀況及時加以調整，使參與高校實驗室資產工作的各部門、各崗位劃分的工作范圍、職能范圍及其相應的權利和責任，做到有章可循、有據可依，通過各崗位、各部門協調配合實現內部控制。

4 協同視域下高校實驗室內控制度優(yōu)化路徑

根據前文論述的思路，結合協同理論具有推動系統(tǒng)朝著有序、穩(wěn)定上升方向發(fā)展，實現1＋1＞2的效果特點，本文提出高校實驗室內控制度優(yōu)化方案從內控制度的內容、形式及運行三個方面開展優(yōu)化工作。

4.1 資產管理內控制度內容優(yōu)化

當前高校內控建設從財務管理角度出發(fā)由學校財務部門主導，未能結合業(yè)務部門工作實際制定實施，缺乏全局統(tǒng)籌性。因此，內控工作實施部門與業(yè)務部門有效溝通，建立一套既能體現風險導向，覆蓋內控五要素，又能實現實驗室資產管理的目標至關重要。首先，對實驗室資產管理內控制度實施情況開展調研，查找現行內控制度在內容設計上的缺陷，協同學校與實驗室資產管理工作相關職能部門及使用單位著力解決資產管理內控制度存在的不系統(tǒng)、不適用、不合理、不完整、不對接、不到位、不準確、不統(tǒng)一等問題[7]，保證內控制度完整性、科學化、合理化、規(guī)范性和系統(tǒng)性特征。其次，優(yōu)化管理流程，流程具有內容最多、變化極快、工作量最大、可塑性最強的特點，能整合企事業(yè)單位的戰(zhàn)略、人員和資源三個重要的管理要素，起到承擔規(guī)范管理、提升效率的作用。一方面可以通過對高校實驗室組織機構、管理體制、文化理論等方面創(chuàng)新，從管理層面進行根本性改造、優(yōu)化。另一方面通過設立高校實驗室流程委員會，設立流程專員崗位，全面梳理現行的資產管理內部控制，對陳舊的資產管理流程制度和流程指導文件進行校正，將制度內容以業(yè)務流程的形式表現出來，明確流程中各個節(jié)點的責任部門、責任人員，做到流程責任明確，具有參考性和權威性，避免形式主義；同時加大對內控制度信息化建設的投入力度，將業(yè)務流程固化到信息系統(tǒng)之中，實現對業(yè)務流程的“硬約束”[8]，杜絕內控制度在實施中所謂的“靈活變通”等執(zhí)行亂象。

4.2 資產管理內控制度形式優(yōu)化

高校實驗室資產管理內控制度首先要著力解決體系化問題，制定的資產管理內控制度具有覆蓋實驗室資產管理工作中的各種控制活動、各組織層級、各管理環(huán)節(jié)及其要素，做到全員、全過程、全方位的覆蓋，體現系統(tǒng)化的工作方式。首先，加強對實驗室資產管理人員實施內控制度全員定期培訓和有關人員內控制度的宣傳教育活動，堅實貫徹高校內控制度不能只停留在制定者和少數人員層面的知曉，更不能束之高閣，要求全體師生員工全面執(zhí)行內控制度并落地落實。其次，要建立激勵機制，實行嚴懲與重獎相結合，把內控制度的執(zhí)行效果與單位、個人的年度考核、績效考核掛鉤。最后，內控制度是一項系統(tǒng)工程，是需要全員、全方位和全過程的管理活動，財務部門是內控制度制定、實施的一個重要部門，但不是唯一負責部門。一方面財務部門在制定高校內控制度時，要深入調研，反復征求相關人員、單位的意見，從不同角度考慮問題，盡量做到制度的制定切合實際，財務部門既要為高校各項控制活動提供支撐，也要在信息與溝通、內部監(jiān)督等方面發(fā)揮作用。另一方面，實驗室工作的業(yè)務部門要認真研究財務部門發(fā)來的有關內控制度征求意見稿，主動與財務部門溝通，將風險降低到工作中可接受的風險水平，使風險和效益處于平衡，注意各種規(guī)章制度的具體執(zhí)行過程及效率效果，

4.3 資產管理內控制度運行優(yōu)化

高校實驗室資產管理內控制度得以良好運行需要良好的內控制度環(huán)境、完善的風險評估體系、有效靈活的控制手段和強大的內部監(jiān)督力量的支持。一是建立領導帶頭執(zhí)行制度，上行下效，維護內控制度的權威性。二是要建立完善制度執(zhí)行的保障性制度，確保內控執(zhí)行力管理制度不缺位。三是完善內控評價與監(jiān)督機制。按照《行政事業(yè)單位內部控制報告管理制度》等文件要求，通過內控評價及時發(fā)現并解決潛在問題。強化內部監(jiān)督與外部監(jiān)督相結合的方式，結合內部監(jiān)督評價結果及相關問題進行跟蹤、監(jiān)督，確保內控制度規(guī)范實施與執(zhí)行。

5 結束語

高校實驗室資產管理工作要以《行政事業(yè)性國有資產管理條例》為基本遵循，運用協同理論，不斷完善內控制度、優(yōu)化配置設備資產、加強制度建設，推動高校實驗室資產管理的革新，實現對高校教學、科研等工作的強大保障力量。

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Optimization of Internal Control System of University Laboratory Asset Management Based on Synergy Theory

In China's university laboratories, there are generally problems such as weak awareness of asset management, lack of standardization, low efficiency, efficiency and sharing rate of assets, and low quality of asset management. These problems not only weaken the implementation and efficiency of laboratory asset management, but also hinder the optimization of asset allocation and improvement of governance capacity of the laboratory, which seriously affect the effect of laboratory connotation construction. With the promotion of the theory and practice of collaboration theory in social governance, the governance of collaboration theory at all levels of society has increasingly become an important research field. The theory includes such means as coordination between subject and object, management standardization, target effectiveness, joint action, coupling structure and resource sharing, which can effectively promote the effect of social governance. Based on this, from the perspective of collaboration theory and relying on the policy framework of social governance, this paper puts forward the ideas and basic principles for the optimization of the internal control system of university laboratory assets, and provides the optimization path for the realization of university laboratory asset management from three aspects of the content, form and process of the construction of the internal control system.

synergy theory; asset management; internal control; path optimization

G48

A

1008-1151(2022)12-0172-03

2022-09-24

廣西教育科學“十四五”規(guī)劃2021年度廣西教育基本建設研究專項課題“廣西高校實驗室內控制度研究”（2021ZJY2019）；廣西民族大學2020年實驗技術創(chuàng)新與實驗管理重點項目“專業(yè)認證背景下西部高等學校實驗室管理路徑研究”（2020MDSY008）。

黃金旺（1975－），男，廣西民族大學電子信息學院經濟師，從事實驗設備管理、國有資產管理、內部控制研究工作。