檔案信息化管理優(yōu)勢及相關(guān)安全問題

林曉躍

（中水珠江規(guī)劃勘測設(shè)計(jì)有限公司 廣東 廣州 510610）

檔案信息化管理模式可以有力地提供計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)等相關(guān)技術(shù)的保障和支持，可以實(shí)時(shí)為相關(guān)部門提供相關(guān)的服務(wù)。維護(hù)這個(gè)信息化管理模式，這樣可以最大限度地促進(jìn)其發(fā)展，對社會(huì)和企業(yè)的發(fā)展都做出最大的貢獻(xiàn)。工作人員在充分了解這個(gè)模式的運(yùn)作之后，對這個(gè)模式進(jìn)行了改善和創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)了信息管理的升級與發(fā)展。在信息化持續(xù)發(fā)展的背景下，利用這一條件，更好地加強(qiáng)信息管理，增長文件保存的時(shí)間，也保證檔案文件保存的完整性，可以很好地預(yù)防因設(shè)備故障或突發(fā)狀況而導(dǎo)致的文件丟失，增加了文件管理的安全性［1］。

1 檔案信息化管理的優(yōu)勢

1.1 搜索速度快，精準(zhǔn)度高

電子檔案是智能化信息管理的主體部分，這期間，只需借助搜索引擎，就可以實(shí)現(xiàn)對文檔信息的精確調(diào)用與管理，所以，其檢索速度很快，并且還可以保持比較高的正確性。與此同時(shí)，信息化發(fā)展背景下，無紙化的辦公模式減少了紙張使用，提高了對紙資源的保護(hù)，讓辦公的環(huán)保性有所提高，同時(shí)還可以增加電子檔案的使用頻率，讓社會(huì)和環(huán)境在一個(gè)更加友好的環(huán)境下進(jìn)行發(fā)展［2］。這幾年，社會(huì)的迅速發(fā)展讓人們對社會(huì)資源的索取更加頻繁，在市場發(fā)展需求和相關(guān)政策的影響下，很多行業(yè)累計(jì)的數(shù)據(jù)是人們所無法預(yù)料、無法想象的，以前傳統(tǒng)的紙質(zhì)儲(chǔ)存模式確實(shí)已經(jīng)很難滿足當(dāng)前人們的需求，因此，數(shù)據(jù)庫和智能化檔案管理技術(shù)的發(fā)展很好地滿足了現(xiàn)在的需求，在保障經(jīng)濟(jì)發(fā)展的同時(shí)，也很好地保護(hù)了環(huán)境，讓二者可以和諧發(fā)展。

1.2 工作效率高，質(zhì)量好

紙質(zhì)文件保存時(shí)間較短，不僅要預(yù)防外來人員的偷盜，其還對存放的環(huán)境有一定的要求，如要防蟲、防潮，因此，保管起來不是很方便［3］。而通過對信息技術(shù)和文件管理的開發(fā)，可以利用電子文檔來實(shí)現(xiàn)對文檔信息的集中管理，既安全又快捷。此外，電子檔案具有不受區(qū)域、時(shí)段局限等優(yōu)點(diǎn)，最重要的是，管理人員可以更加高效地找到目標(biāo)檔案，可以大大節(jié)省去尋找目標(biāo)檔案的時(shí)間，這是檔案智能化發(fā)展的最大驅(qū)動(dòng)力。

1.3 傳輸共享更便利，失誤偏差大大縮小

智能化檔案管理獨(dú)特的優(yōu)勢表現(xiàn)在它的智能管理方面，不僅給行業(yè)提供很大的方便，更是在節(jié)約時(shí)間和提高服務(wù)質(zhì)量上起到很大的作用。特別是在遠(yuǎn)程操作領(lǐng)域，現(xiàn)在很多信息化檔案管理可以實(shí)現(xiàn)多地聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行共享查詢，而且還可以達(dá)到一些空間上的傳遞，即使相隔萬里，在天南海北的不同地區(qū)，只要被授權(quán)，查詢就可以完成跨越地區(qū)、時(shí)間的限制，以此來實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程的工作需求［4］。

1.4 節(jié)省人力，優(yōu)化資源配置

無法估計(jì)的大量數(shù)據(jù)還處在持續(xù)的增加中，這對檔案管理人員的工作水平提出了更嚴(yán)苛的要求。為了保障檔案管理的安全性和準(zhǔn)確性，很多企業(yè)會(huì)招聘很多員工來完成這項(xiàng)工作，這種方案確實(shí)可以對檔案管理的準(zhǔn)確性起到一定作用，但是很影響企業(yè)的資源配置?，F(xiàn)在，得益于不斷進(jìn)步發(fā)展的信息化技術(shù)，目前的檔案管理模式更加智能，在這樣的背景下，企業(yè)只需要少數(shù)有一定信息能力的人來進(jìn)行操作即可，這樣不僅可以提高檔案的保存與管理效率，還可以兼顧節(jié)約資源，為健康綠色的發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

2 在文檔信息化管理過程中存在的安全性問題

2.1 檔案管理者出現(xiàn)的安全問題

2.1.1 安全意識淡薄，素質(zhì)不達(dá)標(biāo)

現(xiàn)在，一些檔案管理人員的檔案安全意識還有待加強(qiáng)，這樣才能對改善工作品質(zhì)起到很大的作用。因?yàn)樗麄儧]有深刻地了解到檔案信息的重要性，所以，在工作期間，沒有十分嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度和極致的耐心，更重要的是，他們對檔案的安全性認(rèn)識不夠全面，在專業(yè)程度上，他們的工作能力沒有達(dá)到需要的水平。于是，在現(xiàn)實(shí)中出現(xiàn)了很多的突發(fā)狀況，對檔案的智能管理產(chǎn)生了很大的影響，導(dǎo)致了檔案安全性不高［5］。

2.1.2 歸類標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，管理混亂

大多數(shù)時(shí)候，為了管理工作人員高效地操作，檔案信息化會(huì)有一個(gè)十分詳盡的分類?？墒?，存在一些專業(yè)水平不夠的工作人員，他們沒有對信息管理能力引起重視，因此，存在管理不規(guī)范、工作態(tài)度不積極的現(xiàn)象。這樣就會(huì)增加信息檢索的難度，更嚴(yán)重的就是造成關(guān)鍵核心數(shù)據(jù)的丟失或者失效，給企業(yè)帶來不可估量的損失。

2.1.3 權(quán)限管理不明，保密性不強(qiáng)

企業(yè)中的人事檔案屬公司機(jī)密，其不僅對個(gè)人前途產(chǎn)生影響，甚至還會(huì)對整個(gè)公司造成不必要的影響，所以，只有在授權(quán)之后，才可以對人事檔案這個(gè)機(jī)密文件進(jìn)行查詢。但是，有些企業(yè)未能實(shí)現(xiàn)合理的權(quán)限設(shè)置和分類管理，這種情形盡管罕見，但還是對檔案安全管理工作造成了很大的不便。

2.2 管理過程中的安全問題

2.2.1 缺乏安全保障體系，系統(tǒng)安全性低

以前傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的歸檔過程十分繁瑣，所有經(jīng)手的人都要去找負(fù)責(zé)人進(jìn)行簽章的流程，這樣可以在一定程度上保障檔案的安全性?，F(xiàn)在，信息化技術(shù)不斷發(fā)展，其已經(jīng)深入到了檔案的領(lǐng)域中，文檔拷貝的風(fēng)險(xiǎn)非常高，再加上一些黑客對系統(tǒng)的襲擊，使得網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)穩(wěn)定性下降，沒有辦法保證電子文檔的安全性，所以更不能提供高質(zhì)量的服務(wù)［6］。

2.2.2 傳輸系統(tǒng)不合理，管理系統(tǒng)不完善

因?yàn)榇嬖诓恢匾暀n案管理工作的工作人員，所以，在對檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析時(shí)，會(huì)出現(xiàn)很多錯(cuò)誤的現(xiàn)象，甚至有一些檔案內(nèi)容與實(shí)際不符的現(xiàn)象，這就沒有辦法為單位的需求提供準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)。除此之外，檔案的交接工作一定要做到位，把細(xì)節(jié)都交代清楚，如果沒有及時(shí)更新數(shù)據(jù)，會(huì)對之后的查找參考產(chǎn)生很嚴(yán)重的不良影響。

2.3 網(wǎng)絡(luò)方面的安全問題

為實(shí)現(xiàn)檔案信息化安全性，防止病毒入侵是這項(xiàng)工作的重中之重，特別要對計(jì)算機(jī)病毒警惕起來，如果遭遇病毒，將有很大可能對文檔造成無法挽回的損害，給企業(yè)帶來無法預(yù)計(jì)的損失。更重要的是，在現(xiàn)實(shí)中的管理操作中，會(huì)有很多潛在的風(fēng)險(xiǎn)，如軟硬件的損壞等，管理部門一定要完善自身的工作流程，建立一套健全的技術(shù)來應(yīng)對這種現(xiàn)象的發(fā)生。針對這一點(diǎn)，可以肯定地說，檔案信息的安全性沒有受到完全保障，是因?yàn)樾畔⒒夹g(shù)本身就存在很多的漏洞，很多居心叵測的人會(huì)利用這些漏洞來非法獲取他人的隱私信息，還以此來威脅他人獲利，對檔案信息化的管理起到了很大的阻礙作用。

3 檔案信息化管理過程風(fēng)險(xiǎn)要素識別

3.1 組織風(fēng)險(xiǎn)要素

檔案信息化管理中的特別關(guān)照對象即組織風(fēng)險(xiǎn)，組織風(fēng)險(xiǎn)的出現(xiàn)主要有以下兩個(gè)原因。第一，相關(guān)部門沒有重視檔案信息化當(dāng)中可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)情況。以獲利為主要目的的公司來說，因?yàn)橄嚓P(guān)部門的輕視，對該項(xiàng)工作不夠積極，就會(huì)出現(xiàn)信息更新不及時(shí)的現(xiàn)象，存在一定的時(shí)延和滯后性，這就會(huì)影響企業(yè)的決策和發(fā)展。第二，還存在不完善的檔案安全管理制度。多數(shù)企業(yè)因?yàn)殚_展檔案信息化的時(shí)間不充足、準(zhǔn)備不充分，所以缺少了一些制度的制定，如一些為信息化的特點(diǎn)量身打造的相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)和完善的制度，少了這些制度的參照和指導(dǎo)，就讓很多實(shí)際操作與理論不相符合。

3.2 人員風(fēng)險(xiǎn)要素

人事的調(diào)動(dòng)也是影響企業(yè)電子檔案安全管理的一個(gè)核心原因?，F(xiàn)在，很多企業(yè)都存在人員流動(dòng)頻繁的問題，這會(huì)提高檔案信息的泄露風(fēng)險(xiǎn)。如果之前的工作人員沒有強(qiáng)烈的電子檔案安全意識，會(huì)對公司產(chǎn)生很多的不良影響。如果只是修改數(shù)據(jù)的話，那么還損失不大；如果利用數(shù)據(jù)進(jìn)行一些不正當(dāng)交易的話，那么甚至可能會(huì)對公司產(chǎn)生毀滅性的打擊。

3.3 技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)要素

首先想到的就是保存檔案的設(shè)備出現(xiàn)一些連接故障，這會(huì)造成電子文檔信息安全數(shù)據(jù)流失或者遭到破壞。保存檔案本身的設(shè)備出現(xiàn)問題是一個(gè)很嚴(yán)重的風(fēng)險(xiǎn)問題。隨之而來的問題就是，目前，電子檔案的發(fā)展歷程比較短，還沒有進(jìn)到成熟階段，所采取的相關(guān)信息技術(shù)還沒有發(fā)展完善，因此，無法完全防范多方面的風(fēng)險(xiǎn)因素。所以，當(dāng)企業(yè)在進(jìn)行檔案管理過程中，為了保證系統(tǒng)中的電子文檔安全，應(yīng)當(dāng)把企業(yè)內(nèi)部安全管理工作視為最重要，并選擇適當(dāng)?shù)南冗M(jìn)信息技術(shù)增強(qiáng)企業(yè)對電子文檔安全的保護(hù)力量。

3.4 過程管理風(fēng)險(xiǎn)

進(jìn)行中小企業(yè)的信息化企業(yè)檔案管理過程中，會(huì)面臨著一些風(fēng)險(xiǎn)，具體風(fēng)險(xiǎn)主要包括如下幾類。首先是加工公司的選擇。公司如果想完成紙質(zhì)文件向信息化文件的轉(zhuǎn)型，那么就一定要用到文檔掃描這個(gè)技術(shù)進(jìn)行處理，選擇一家可靠的加工公司是至關(guān)重要的。其次是合同風(fēng)險(xiǎn)。在企業(yè)將紙質(zhì)文件交給加工公司處理時(shí)，會(huì)簽訂一份協(xié)議書，里面會(huì)把很多過程事無巨細(xì)地記下來，這樣對雙方的利益都能起到一個(gè)保障作用。但是，如果在協(xié)議商議期間存在部分模糊不清的責(zé)任明確，那么就很有可能會(huì)有信息外露的風(fēng)險(xiǎn)。

3.5 檔案的保密風(fēng)險(xiǎn)

大多數(shù)情況下，文檔中都有一些比較私密的信息，一旦這些私密的信息不慎泄露，會(huì)給團(tuán)隊(duì)或者個(gè)人帶來一些不良的影響。另外，就是數(shù)據(jù)掛接的風(fēng)險(xiǎn)，在紙質(zhì)檔案經(jīng)過加工公司處理加工后，還沒有結(jié)束工作，需要把紙質(zhì)檔案和掃描后的信息化數(shù)據(jù)進(jìn)行核對掛接，這樣才能在后期對原文檔進(jìn)行再加工和共享時(shí)更加便捷，不至于帶來困難。但是，有些企業(yè)在對信息化檔案操作時(shí)，因不了解其中的掛接關(guān)系和檔案內(nèi)容，所以就出現(xiàn)了數(shù)據(jù)掛接和之前紙質(zhì)檔案不能完整銜接的問題。還有就是，對紙質(zhì)文檔進(jìn)行拆分、解析、再組合重裝面臨著不小的風(fēng)險(xiǎn)。在以前傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔時(shí)期，出于對紙質(zhì)文檔的機(jī)密保護(hù)，企業(yè)會(huì)對紙質(zhì)版文檔不定期地進(jìn)行拆分、重裝操作，在這個(gè)過程中，一些不當(dāng)?shù)男袨榫蜁?huì)對紙質(zhì)文檔造成一些不可逆的損傷，破壞了企業(yè)信息的整體性。

4 解決檔案信息化安全問題的策略

4.1 增強(qiáng)檔案管理人員素質(zhì)，提高安全意識

企業(yè)為了有效提高整體的電子檔案管理能力（包括電子檔案安全性問題），就必須培養(yǎng)管理部門工作人員的信息安全意識，要讓他們鍛煉自己的信息化技術(shù)，在工作中高效、快速地完成相應(yīng)工作。除了員工個(gè)人，企業(yè)的督促也不應(yīng)該僅限于口頭表述，單位要做實(shí)事，定期對電子檔案相關(guān)工作人員組織培訓(xùn)來提高大家的信息安全意識，這樣才能更好地實(shí)踐，不至于出現(xiàn)信息泄露的現(xiàn)象。

4.2 完善保障體系，為檔案信息化管理奠定基礎(chǔ)

（1）主動(dòng)實(shí)行解決對策，保證信息環(huán)境安全性。企業(yè)要積極地不斷地對信息安全管理制度進(jìn)行調(diào)整、完善，只有這樣，才能更好地應(yīng)對電子檔案的業(yè)務(wù)辦理，更好地促進(jìn)電子檔案的合理優(yōu)化、標(biāo)準(zhǔn)化，只有不斷更新?lián)Q代，才能不斷適應(yīng)發(fā)展來建立一個(gè)安全的電子檔案管理流程。當(dāng)然，企業(yè)一定要落實(shí)明確的責(zé)任制度，之后才能在出現(xiàn)問題時(shí)有人可查。

（2）要時(shí)刻對電腦軟件安裝有所注意，對電子檔案及時(shí)進(jìn)行備份。電子檔案的管理人員要重視保存電子檔案設(shè)備的軟件殺毒工作，最大限度地減少電腦感染病毒的可能。企業(yè)要舍得出資金，支持設(shè)備的更新?lián)Q代，只有這樣，才能建立一個(gè)有力的支持。預(yù)防電子文檔被破壞，還有一個(gè)很有效的方式就是對電子檔案進(jìn)行不定期備份，這樣可以在數(shù)據(jù)受到破壞之后最快地恢復(fù)數(shù)據(jù)，保障企業(yè)信息的完整性。

（3）明確責(zé)任，加倍關(guān)注。建立一個(gè)健康正確的責(zé)任明確制度，這樣才可以清楚每個(gè)人的職能，將企業(yè)的資源最大化地利用起來，更好地解決企業(yè)問題。把責(zé)任落實(shí)到人，每個(gè)員工都會(huì)提高警惕，高度重視自己的工作，很好地避免推卸責(zé)任、無人承擔(dān)的現(xiàn)象，這樣也可以推進(jìn)電子檔案的安全發(fā)展。

4.3 以多樣化手段保護(hù)，提高檔案信息系統(tǒng)的安全性

（1）采用信息加密技術(shù)，筑起保護(hù)罩。對電子檔案進(jìn)行加密操作是提高其安全性的重要方法，這樣也可以最大限度地牽制員工的作業(yè)。公司可以利用一些密碼或者特殊規(guī)律，把電子檔案加工轉(zhuǎn)化為密文而不是顯而易見的檔案，再把它的打開方式遞交給特殊權(quán)限工作人員，這樣的話，電子檔案管理系統(tǒng)就會(huì)更加完備。

（2）規(guī)范簽署文件的流程，增加其有效性。親手簽名、個(gè)人專有印章、手指印泥等都可以證明文件的可靠性，只要有一套規(guī)范的流程，就可以很好地預(yù)防有心之人的修改。此外，使用授權(quán)控制，還可以控制使用登錄權(quán)限，防止無授權(quán)人員違規(guī)登錄。

（3）完整的監(jiān)控系統(tǒng)。企業(yè)花費(fèi)精力和財(cái)力來建立一個(gè)企業(yè)獨(dú)立的監(jiān)控系統(tǒng)是非常有必要的，把本地網(wǎng)絡(luò)和外部互聯(lián)網(wǎng)完全隔絕起來，并嚴(yán)禁訪問外網(wǎng)。硬件設(shè)備還應(yīng)設(shè)置防火墻，這樣才能更好地保證信息不被查詢、篡改，能夠提升電子檔案安全性。除了企業(yè)自身，政府也應(yīng)該投入更多資金來支持信息化安全的建設(shè)。

5 結(jié)語

電子檔案的建設(shè)會(huì)成為將來社會(huì)發(fā)展的一個(gè)大趨勢，我們一定要做好電子檔案的安全工作，并且也要保障其可靠性，這兩點(diǎn)也是我們在電子檔案領(lǐng)域需要繼續(xù)探尋的重難點(diǎn)。企業(yè)要把握這一發(fā)展趨勢，迎接時(shí)代的挑戰(zhàn)，在挑戰(zhàn)中不斷進(jìn)步，針對問題，想好解決方案，將信息化與檔案進(jìn)行更加有機(jī)的結(jié)合，開創(chuàng)一個(gè)更優(yōu)秀的電子檔案管理模式，推動(dòng)電子檔案管理再進(jìn)一步更好地發(fā)展。