智慧校園背景下高校檔案信息化平臺(tái)建設(shè)研究

詹慧琴

（閩南師范大學(xué)檔案館，福建 漳州 363000）

隨著智慧校園建設(shè)不斷推進(jìn)，校園信息化基礎(chǔ)設(shè)施不斷完善，為高校檔案信息化服務(wù)平臺(tái)建設(shè)提供了硬件基礎(chǔ)。同時(shí)，高校管理層也會(huì)對檔案信息化平臺(tái)建設(shè)給予更大關(guān)注，對云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)、APP和應(yīng)用集成現(xiàn)代信息技術(shù)進(jìn)行整合，致力于解決當(dāng)前高校在管理過程中各個(gè)部門“各自為政”問題，實(shí)現(xiàn)各個(gè)部門協(xié)同合作、信息共享。與此同時(shí)，高校檔案管理也應(yīng)成為智慧校園系統(tǒng)的一部分，助力推進(jìn)高校檔案管理部門與其他業(yè)務(wù)部門的信息暢通，實(shí)現(xiàn)人與物之間的互聯(lián)互通，進(jìn)而更好地發(fā)揮高校檔案信息化平臺(tái)的價(jià)值和作用，為高校戰(zhàn)略決策、未來發(fā)展提供更強(qiáng)有力支撐。

一、智慧校園背景下高校檔案信息化發(fā)展的必然趨勢

高校檔案信息化是智慧校園建設(shè)的重要組成部分，有助于提升校園管理質(zhì)量，能夠?yàn)閺V大師生提供全方位的智慧化服務(wù)，是高校高質(zhì)量發(fā)展的重要體現(xiàn)。高校在智慧校園建設(shè)過程中會(huì)形成大量有價(jià)值的數(shù)據(jù)，包含人事管理數(shù)據(jù)、教學(xué)數(shù)據(jù)、科研數(shù)據(jù)和后勤服務(wù)數(shù)據(jù)等等[1]，這些數(shù)據(jù)不僅反映著學(xué)校的教學(xué)科研情況，也對高校自身發(fā)展起著至關(guān)重要作用。智慧校園建設(shè)背景下，需要高校檔案管理部門結(jié)合智慧校園實(shí)際對這些信息資源進(jìn)行收集整理和保護(hù)。智慧校園建設(shè)是一個(gè)不斷優(yōu)化的運(yùn)營系統(tǒng)，同時(shí)也是一個(gè)完整的生態(tài)系統(tǒng)。在智慧校園建設(shè)過程中數(shù)據(jù)是最重要的資產(chǎn)，在推進(jìn)高校檔案信息化建設(shè)過程中通過對檔案數(shù)據(jù)的智能整理和分析，借助高校檔案信息化平臺(tái)能夠更好地服務(wù)智慧校園建設(shè)，進(jìn)一步提升智慧校園建設(shè)水平，發(fā)揮高校檔案信息化建設(shè)的獨(dú)特作用。

高校檔案信息化建設(shè)涉及體制機(jī)制建設(shè)、服務(wù)體系建設(shè)、檔案信息管理建設(shè)、安全體系建設(shè)、人才梯隊(duì)建設(shè)、信息資源建設(shè)等多個(gè)方面。智慧校園背景下，高校信息化建設(shè)需要具備全局視野，不能將檔案管理部門置身于智慧檔案校園建設(shè)體系之外，而應(yīng)該主動(dòng)地融入到智慧校園建設(shè)之中，充分發(fā)揮高校檔案信息化平臺(tái)建設(shè)的銜接作用。一方面，在推進(jìn)高校檔案信息化建設(shè)過程中，應(yīng)加強(qiáng)頂層設(shè)計(jì)，特別是高校主要領(lǐng)導(dǎo)要圍繞高校檔案信息化建設(shè)出臺(tái)相應(yīng)政策機(jī)制，完善相應(yīng)方案，將高校檔案信息化平臺(tái)建設(shè)納入到智慧校園建設(shè)的整體框架之中，充分考量學(xué)校各類數(shù)據(jù)的安全性、實(shí)用性、兼容性。通過整體規(guī)劃，分步驟實(shí)施，為高校檔案信息平臺(tái)建設(shè)提供扎實(shí)的載體和資源。另一方面，高校在推進(jìn)檔案信息化建設(shè)過程中，需要對高校在科研管理、教學(xué)過程中所涉及的各類檔案信息進(jìn)行收集，這就需要相關(guān)部門和學(xué)院協(xié)同配合，才能夠完成各類檔案信息收集工作。因此，需要檔案管理部門制定統(tǒng)一的檔案信息標(biāo)準(zhǔn)，通過搭建高校的信息化平臺(tái)重塑業(yè)務(wù)流程，形成新的檔案信息化管理體系和服務(wù)體系，加快存量檔案數(shù)字化，逐步地對檔案信息資源進(jìn)行整合、開發(fā)、利用和共享，更好地適應(yīng)新時(shí)期智慧校園建設(shè)的現(xiàn)實(shí)訴求。

二、高校檔案信息化平臺(tái)建設(shè)現(xiàn)狀及主要制約因素

新時(shí)期，高校在推進(jìn)檔案信息化平臺(tái)建設(shè)過程中還存在著一些亟待解決的問題，特別是當(dāng)前部分高校沒有將檔案信息化平臺(tái)納入智慧校園體系之中，致使高校檔案信息化平臺(tái)與其他業(yè)務(wù)部門出現(xiàn)了端口不兼容，信息數(shù)據(jù)收集不全面的現(xiàn)實(shí)困境。同時(shí)在推進(jìn)高校綜合檔案信息化平臺(tái)建設(shè)過程中，還缺乏必要的資金支撐和人才隊(duì)伍支持，在一定程度上限制了高校檔案信息化推進(jìn)效果。

1.檔案信息化平臺(tái)具有綜合性和系統(tǒng)性特征

高校檔案信息化平臺(tái)建設(shè)應(yīng)成為智慧校園建設(shè)的重要組成部分，需要高校給予足夠的人力、物力、財(cái)力支持，當(dāng)前在推進(jìn)智慧校園建設(shè)過程中應(yīng)將高校檔案信息化平臺(tái)建設(shè)作為智慧校園建設(shè)方面，充分認(rèn)識(shí)到檔案信息化平臺(tái)的綜合性和系統(tǒng)性特征[2]。一方面，通過高校檔案信息化平臺(tái)建設(shè)能夠形成由硬件、軟件和系統(tǒng)維護(hù)者和使用者構(gòu)成的完整的流程，通過對檔案信息收集存儲(chǔ)到檔案數(shù)據(jù)庫之中，隨時(shí)對這部分檔案信息資源進(jìn)行調(diào)用。另一方面，當(dāng)前部分高校將檔案信息化平臺(tái)建設(shè)作為智慧校園建設(shè)的突破口，通過高校檔案信息化平臺(tái)對各類智慧校園建設(shè)的數(shù)據(jù)進(jìn)行整合，并結(jié)合智慧校園建設(shè)的實(shí)際需要，形成專門的研究課題，為智慧校園建設(shè)提供全面的綜合性檔案數(shù)據(jù)支持。

2.現(xiàn)階段檔案信息化平臺(tái)面臨人員和資金掣肘

當(dāng)前部分高校在推進(jìn)智慧校園建設(shè)過程中出現(xiàn)智慧校園建設(shè)與高校檔案信息化平臺(tái)建設(shè)“兩張皮”問題，雖然在表面上同部署，同落實(shí)，但實(shí)際上高校將更多的資源放在了智慧校園建設(shè)，并沒有給予高校檔案信息化建設(shè)更多的支持，很多政策沒有落實(shí)到位，在硬件設(shè)施、軟件系統(tǒng)和后續(xù)數(shù)據(jù)兼容方面技術(shù)相對落后，出現(xiàn)了高校檔案信息平臺(tái)信息收集不全面，部分信息難以開發(fā)利用的現(xiàn)實(shí)困境。在高校檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)過程中也因與智慧校園建設(shè)存在著技術(shù)壁壘，出現(xiàn)了大量有價(jià)值的檔案信息無法收集的現(xiàn)實(shí)問題，嚴(yán)重影響了高校檔案信息化的推進(jìn)。一方面，高校檔案信息化平臺(tái)建設(shè)前期需要大量的資金投入，高校在推進(jìn)智慧校園建設(shè)過程中已經(jīng)耗費(fèi)了大量的財(cái)力和物力，難以在短時(shí)間籌夠大量資金用于高校檔案信息化平臺(tái)建設(shè)，加之在高校檔案信息化平臺(tái)建設(shè)完成之后還需要后續(xù)的硬件設(shè)施更換、系統(tǒng)升級和必要的資金維護(hù)，因其任務(wù)重，投資大，因此很多高校在推進(jìn)檔案信息化平臺(tái)建設(shè)過程中出現(xiàn)了猶豫和徘徊，一旦沒有后續(xù)的資金、人員、技術(shù)作為保障，高校信息化平臺(tái)在后期發(fā)揮的作用就十分有限。另一方面，在推進(jìn)高校檔案信息化平臺(tái)建設(shè)過程中還是缺少專業(yè)管理人員。很多從事高校檔案管理人員都是從其他崗位調(diào)配人員，或是沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案培訓(xùn)，或是本身對于高校檔案信息化平臺(tái)建設(shè)就存在著排斥心理。因此，無論是專業(yè)知識(shí)，還是具備的信息技能都難以契合智慧校園建設(shè)背景下高校檔案信息化平臺(tái)建設(shè)的實(shí)際需要。由于人才隊(duì)伍建設(shè)相對滯后，無法對高校檔案信息進(jìn)行全面收集，也無法結(jié)合智慧校園建設(shè)的實(shí)際需要對現(xiàn)有的檔案信息資源進(jìn)行加工和利用，難以為高校智慧校園建設(shè)提供必要的檔案信息支撐，相應(yīng)的高校檔案信息化平臺(tái)建設(shè)形同虛設(shè)，不僅弱化高校檔案信息化推進(jìn)步伐，也不利于高校智慧校園高質(zhì)量建設(shè)。

三、智慧校園背景下高校檔案信息化平臺(tái)建設(shè)的做法和建議

智慧校園背景下，高校檔案信息化平臺(tái)建設(shè)符合學(xué)校未來發(fā)展的戰(zhàn)略布局。在推進(jìn)高校檔案信息化平臺(tái)建設(shè)過程中，一方面，要與學(xué)校發(fā)展規(guī)劃相結(jié)合，特別是要與智慧校園建設(shè)相融合。另一方面要，充分發(fā)揮高校檔案信息化服務(wù)平臺(tái)的服務(wù)職能，主動(dòng)的對接智慧校園建設(shè)，主動(dòng)的對接教學(xué)科研工作，為高校高質(zhì)量發(fā)展提供全面的檔案信息服務(wù)。

1.檔案信息化平臺(tái)建設(shè)與學(xué)校發(fā)展規(guī)劃相結(jié)合

要充分認(rèn)識(shí)的高校短信息平臺(tái)建設(shè)的價(jià)值和作用，主動(dòng)地與高校智慧校園建設(shè)相結(jié)合，并將其作為高校未來發(fā)展規(guī)劃的重要組成部分，為其提供必要的政策支持、財(cái)力支持和人才隊(duì)伍保障。新時(shí)期，隨著現(xiàn)代信息技術(shù)不斷發(fā)展，高校未來發(fā)展規(guī)劃也要主動(dòng)與信息技術(shù)進(jìn)行接觸，并將高校信息化作為未來規(guī)劃的重要導(dǎo)向[3]。在這一背景下，高校信息化發(fā)展應(yīng)覆蓋全域，相應(yīng)高校檔案信息化平臺(tái)建設(shè)應(yīng)成為高校信息化建設(shè)的重要組成部分。一方面，高校管理層應(yīng)圍繞檔案信息化平臺(tái)建設(shè)進(jìn)行廣泛調(diào)研，并組成專家小組對未來高校檔案信息化平臺(tái)建設(shè)可行性進(jìn)行詳細(xì)論，做好財(cái)務(wù)預(yù)算審批和確立措施方案等前期工作，并結(jié)合當(dāng)前高校檔案信息化平臺(tái)建設(shè)的現(xiàn)實(shí)訴求，積極推進(jìn)各項(xiàng)工作穩(wěn)步落實(shí)。另一方面，要對各項(xiàng)資源進(jìn)行統(tǒng)籌調(diào)度，對高校檔案信息化平臺(tái)建設(shè)堅(jiān)持動(dòng)態(tài)管理原則，有序地開展相關(guān)工作，確保高校檔案信息化服務(wù)平臺(tái)建設(shè)能夠?yàn)槲磥砀咝０l(fā)展提供助力。

在具體實(shí)施過程中，高校檔案信息化平臺(tái)建設(shè)也要形成自身遠(yuǎn)景規(guī)劃，特別是在軟硬件設(shè)施配置、人才隊(duì)伍建設(shè)、檔案科研項(xiàng)目方面應(yīng)有一定的前瞻性，應(yīng)結(jié)合智慧校園建設(shè)的現(xiàn)實(shí)訴求，為科研工作留有余地，檔案信息化平臺(tái)建設(shè)要充分考量自身能夠承載的范圍。一方面，要主動(dòng)向兄弟院校學(xué)習(xí)和借鑒相關(guān)經(jīng)驗(yàn)，派出專家團(tuán)隊(duì)和一線檔案管理人員學(xué)習(xí)其他學(xué)校在檔案信息化服務(wù)平臺(tái)建設(shè)的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，并將這些寶貴的經(jīng)驗(yàn)融入到本校的檔案信息化平臺(tái)建設(shè)之中。另一方面，要結(jié)合本校檔案信息化平臺(tái)建設(shè)現(xiàn)有的資源稟賦、政策措施，一步一個(gè)腳印地推進(jìn)高校檔案信息化平臺(tái)建設(shè)，既不能步子過大，給學(xué)校財(cái)政造成壓力；也不因與時(shí)代脫軌，影響高校檔案信息化平臺(tái)服務(wù)職能。

2.檔案信息化平臺(tái)建設(shè)要充分發(fā)揮信息服務(wù)職能

無論是高校檔案信息化平臺(tái)建設(shè)，還是對高校檔案信息資源進(jìn)行合理利用和開發(fā)，其實(shí)最終目的都是要滿足高校發(fā)展的現(xiàn)實(shí)訴求，為不同主體提供多種形式的檔案信息服務(wù)。因此，在推進(jìn)高校檔案信息化服務(wù)平臺(tái)建設(shè)過程中應(yīng)將信息服務(wù)職能作為重點(diǎn)工作加以推進(jìn)。一方面，要對現(xiàn)有的各類檔案數(shù)據(jù)資源進(jìn)行有效整合，特別是要對智慧校園建設(shè)的相關(guān)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行系統(tǒng)整理，高校主要領(lǐng)導(dǎo)要經(jīng)常過問檔案信息化平臺(tái)建設(shè)的具體情況，召開專門會(huì)議對當(dāng)前高校檔案信息化平臺(tái)建設(shè)的現(xiàn)實(shí)意義以及未來發(fā)展規(guī)劃進(jìn)行研究和探討，要求學(xué)校各個(gè)部門要密切配合高校檔案信息化平臺(tái)建設(shè)，并為高校檔案信息化平臺(tái)建設(shè)提供必要的財(cái)政支持和政策支持。另一方面，要加強(qiáng)高校相關(guān)與檔案管理部門的溝通和互動(dòng)，實(shí)現(xiàn)高校檔案信息化平臺(tái)與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)的有效對接，進(jìn)而為數(shù)據(jù)信息共享和流通創(chuàng)造有利條件。

隨著智慧校園建設(shè)的不斷推進(jìn)，高校信息化程度也越來越高，相應(yīng)高校院系和各個(gè)部門也形成了大量的檔案信息資料，對這些檔案信息資料也應(yīng)該成為高校檔案信息化平臺(tái)收集的重要對象，檔案管理部門要嚴(yán)格按照檔案管理相關(guān)要求對這些檔案資料進(jìn)行收集整理，并利用現(xiàn)代信息技術(shù)形成龐大的數(shù)據(jù)庫，形成多種類型的檔案分類。同時(shí)要對檔案信息化服務(wù)平臺(tái)的各項(xiàng)功能進(jìn)行優(yōu)化和完善，在服務(wù)不同主體過程中也要廣泛征求意見建議，為檔案信息化平臺(tái)建設(shè)和后續(xù)功能優(yōu)化提供重要方向和依據(jù)。智慧校園背景下，高校檔案信息化平臺(tái)建設(shè)具有其現(xiàn)實(shí)的必要性和應(yīng)然性，在建設(shè)過程中要進(jìn)一步凸顯其自身服務(wù)職能。

四、智慧校園背景下高校檔案信息化平臺(tái)建設(shè)的保障措施

智慧校園建設(shè)背景下，高校檔案信息化平臺(tái)建設(shè)還需要一系列保障措施。一方面，要圍繞檔案信息化平臺(tái)建設(shè)提供必要的資金支持，切實(shí)保障檔案信息化平臺(tái)建設(shè)能夠穩(wěn)步有序推進(jìn)。另一方面，也要為檔案員信息化平臺(tái)建設(shè)提供人才隊(duì)伍保障，實(shí)現(xiàn)對各類檔案信息的系統(tǒng)管理、合理開發(fā)、高效共享，更好地支持智慧校園建設(shè)。

1.為檔案信息化平臺(tái)建設(shè)提供資金支持

高校檔案信息化平臺(tái)建設(shè)并不是憑空出現(xiàn)的，而是一項(xiàng)需要長期投入，不斷優(yōu)化和完善的系統(tǒng)工程。高校管理層要重視高校檔案信息化平臺(tái)建設(shè)，并明確其具有長期性、艱巨性特點(diǎn)，在資金投入上要形成長期規(guī)劃，要圍繞高校檔案信息平臺(tái)建設(shè)的實(shí)際需要，配齊硬件設(shè)施，包含各類電子計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、掃描儀等設(shè)施，同時(shí)還要支持各類軟件更新，切實(shí)保障檔案信息化平臺(tái)能夠與時(shí)代發(fā)展接軌。同時(shí)要圍繞檔案信息化平臺(tái)建設(shè)完善相應(yīng)的制度機(jī)制和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，強(qiáng)化高校檔案信息化平臺(tái)管理質(zhì)量。此外，要依托智慧校園建設(shè)，進(jìn)一步提升高校檔案信息化平臺(tái)特色，依托智慧校園網(wǎng)與行政部門、教學(xué)部門、人事部門、學(xué)生管理部門進(jìn)行有效的數(shù)據(jù)傳輸和互動(dòng)，并為相關(guān)部門業(yè)務(wù)工作開展提供必要的檔案信息服務(wù)。

2.加強(qiáng)檔案信息化平臺(tái)維護(hù)人員的培養(yǎng)

智慧校園背景下，檔案管理人員和平臺(tái)維護(hù)人員能力和素質(zhì)直接決定了高校檔案信息化平臺(tái)工作水平和服務(wù)效果。因此，在推進(jìn)高校檔案信息化平臺(tái)建設(shè)過程中應(yīng)將加強(qiáng)檔案信息化平臺(tái)維護(hù)人員教育培訓(xùn)作為重要方面，進(jìn)一步提升高校檔案信息化平臺(tái)維護(hù)人員的綜合素質(zhì)和能力。高校檔案信息化平臺(tái)建設(shè)是一項(xiàng)長期工程，如果缺少了平臺(tái)維護(hù)人員就可能因?yàn)榧夹g(shù)問題和功能問題造成檔案信息泄露，甚至出現(xiàn)平臺(tái)崩潰。為此，一方面要加強(qiáng)對平臺(tái)維護(hù)人員專業(yè)能力培訓(xùn)，在培訓(xùn)之前對平臺(tái)維護(hù)人員的專業(yè)知識(shí)結(jié)構(gòu)和現(xiàn)有能力進(jìn)行研究和分析，選擇合適的培訓(xùn)方案，有針對性地提升平臺(tái)維護(hù)人員的專業(yè)素養(yǎng)，將其打造成為能夠適應(yīng)檔案信息化建設(shè)的優(yōu)秀人才，為后續(xù)高校檔案信息化平臺(tái)維護(hù)工作提供扎實(shí)的人才保障。另一方面，要圍繞檔案信息化平臺(tái)建設(shè)實(shí)際需要，建立針對維護(hù)人員科學(xué)合理的績效考評機(jī)制，通過各種各樣的激勵(lì)方式，進(jìn)一步提升高校檔案信息化平臺(tái)維護(hù)人員的工作積極性和主動(dòng)性，主動(dòng)地提升自身業(yè)務(wù)能力，適應(yīng)智慧校園建設(shè)背景下高校檔案信息化平臺(tái)維護(hù)業(yè)務(wù)需要，更好地發(fā)揮高校檔案信息化平臺(tái)維護(hù)人員的主觀能動(dòng)性，切實(shí)保障高校檔案信息化平臺(tái)正常運(yùn)轉(zhuǎn)。

總之，智慧校園背景下，高校檔案信息化服務(wù)平臺(tái)建設(shè)具有其現(xiàn)實(shí)必要性，通過對各類檔案信息資源的有效整合，能夠圍繞智慧校園建設(shè)形成專門課題和檔案研究成果，助力智慧校園建設(shè)。為此，在具體實(shí)施過程中，一方面，高校管理層要改變傳統(tǒng)的思維定式，結(jié)合高校檔案信息化服務(wù)平臺(tái)建設(shè)實(shí)際需要，為其提供必要的政策支持、人力支持和基礎(chǔ)設(shè)施保障。另一方面，要求高校檔案信息化服務(wù)平臺(tái)要充分發(fā)揮自身服務(wù)職能，要關(guān)注廣大師生和教學(xué)科研的現(xiàn)實(shí)訴求，不斷的優(yōu)化高校檔案信息化平臺(tái)功能，為廣大師生和高校高質(zhì)量發(fā)展提供高質(zhì)量的檔案信息資源服務(wù)，使高校檔案信息化服務(wù)平臺(tái)建設(shè)邁上新臺(tái)階。