事業(yè)單位檔案管理信息化建設存在的問題及對策

馮文萍

（遼寧省營口市老邊區(qū)社會投資與民營經濟發(fā)展中心，遼寧 營口 115005）

引言

事業(yè)單位管理檔案的工作并非表面上看上去那么簡單，它需要管理者具備專業(yè)的管理技能，擁有豐富的檔案管理知識儲備量，這是檔案管理人員做好這項工作的基礎。如今信息飛速發(fā)展的時代，檔案管理工作的方式也發(fā)生了變化，管理者采用信息化管理方式提高了檔案管理工作的效率。檔案管理已經實現(xiàn)信息化，但就目前事業(yè)單位檔案管理信息化建設方面還存在小部分問題，相關負責人和管理者都應該重視這小部分問題的改進，以求單位內部檔案信息化管理的高效化。

一、淺析事業(yè)單位檔案管理信息化建設存在的問題

1.檔案管理信息化建設中投入的時間較少

事業(yè)單位作為為人民服務的單位，各部門的工作重心時常圍繞著“助民、利民，為人民辦實事”展開，正是因為職工們對中心工作負責任的態(tài)度，從上級領導到基層干部大都將時間花費在做實事上。檔案管理工作屬于單位內部的工作，內部人員有檔案文件的需要才會和檔案管理人員溝通，獲取自己所需的資料和文件，這些文件由內部職工消化、轉化再利用在工作中，解決工作問題，提高工作效率，所以，相比于為人民服務，和公民直接打交道的工作來說，檔案管理工作的價值似乎就靠后很多，因此，管理人員對此項工作并未投入太多時間，只要管理者能管理好檔案即可。然而，檔案是單位內部職工、單位事務和單位發(fā)展相關的重要資料，清除這些資料，能用好這些資料才是開展一些工作的前提，所以，檔案管理工作與其他部門的工作有同等重要的地位。尤其是信息化時代，檔案管理工作轉為線上進行，可通過在計算機上登錄網(wǎng)站，錄入資料信息等方式管理檔案，為了促進檔案管理信息化工作的有序開展，務必在其信息化建設中投入適量時間。

2.檔案管理人員的檔案信息化管理能力有待提高

關于當下的檔案管理信息化建設中存在的小部分問題，除了以上提到的投入時間相對較少的問題外，還有一方面問題，即管理人員的管理能力有待提高。每一份工作的正常開展，都需要工作人員有專業(yè)知識儲備和專業(yè)技能，這是所有人都清楚的道理，所以，事業(yè)單位招錄職工時，會詳細羅列出每一份工作需要的人才標準條件，比如，專業(yè)對口、有相關的資格證書、有相應的工作經驗等。應聘者在報考崗位時會根據(jù)個人情況選擇合適的專業(yè)，然后進行筆試、面試、考察等階段才能上崗工作，這是對工作崗位負責的表現(xiàn)，也是事業(yè)單位招錄人員的合理途徑。檔案管理人員也是通過筆試、面試等環(huán)節(jié)進入該崗位工作的，按理來說他們是具備該崗位所需的知識儲備和專業(yè)技能的，當然，事實上他們的確具備這些基本檔案管理能力。然而，受多方面因素的影響，管理人員的管理技能評判標準也是變化的，就比如當下采用了信息化檔案管理措施，很多管理者習慣了過去只依靠人力管理檔案的方式，還不習慣在計算機上操作檔案管理平臺，因為這一原因，檔案管理人員的信息化管理能力不高，應該進一步提高。

二、事業(yè)單位檔案管理信息化建設的作用

1.提高檔案管理工作人員的效率

在人們的印象中，檔案管理工作是完全憑人力開展的一項工作，工作內容主要是整理檔案、分類管理檔案、登記檔案信息等。每天，檔案管理人員在管理室內要整理大量的檔案資料，而且要將這大批量的檔案進行分類，職工的資料分為一類、單位內部事務相關資料分為一類、其他資料分為一類，并且每天要通過筆紙登記的方式錄入相關檔案信息，這些依靠人力管理檔案的方式不僅耗費時間長，還難以保證不會出差錯，因此，這種傳統(tǒng)的檔案管理方式效率很低。在信息化時代，事業(yè)單位應該利用可使檔案管理工作高效化開展的資源，提高工作人員的工作效率。在檔案管理信息化建設中，管理者投入時間和精力，重視檔案管理信息化建設工作，比如，擴大檔案管理信息化場地，增加信息化設備設施，邀請信息技術培訓師為檔案管理人員作信息技術上的培訓等，工作人員在優(yōu)越的環(huán)境條件下工作，學到了先進的技術，這將極大地提升檔案管理工作人員的效率[1]。

2.實現(xiàn)檔案的精細化管理

事業(yè)單位的檔案種類很多，有職工個人信息類檔案，有單位各崗位工作事務相關檔案，也有其他類別的檔案，檔案內容不同，管理方式也不盡相同。傳統(tǒng)的管理方式中，由于檔案資料太多，管理人員每天要整理大量文件，即使檔案室內有明確的分類管理區(qū)域，但是管理者在整理檔案時也有可能誤將不同類的檔案放在一起，比如將職工個人資料和單位工作事務類資料混淆在一起，這就會對后續(xù)工作造成麻煩。比如，有些人來查找功與工作內容相關的資料，該資料被管理者誤放入了職工個人檔案管理區(qū)域，管理人員花費了很長時間也沒有找到員工需要的資料，這不僅耽誤了雙方的時間，還耽誤了該崗位職工的工作。在如今的信息化時代，管理者重視檔案的信息化管理建設工作，就會為檔案管理人員提供各種先進的信息化管理設備或者方案等，檔案管理人員就可以利用信息設備錄入不通過檔案的信息資料，實現(xiàn)檔案的精細化管理。比如，在檔案管理網(wǎng)頁界面，可以清楚看到“職工個人檔案”“某某崗位檔案”“單位相關事務檔案”等，有需要的時候，只需要點擊相關的按鈕即可找到所需檔案。

三、事業(yè)單位檔案管理信息化建設策略

1.加強檔案管理人員的培訓工作

檔案管理者是管理檔案的主體，檔案管理信息化建設的第一步就是加強檔案管理人員的培訓工作，讓檔案管理人員接受最先進的管理知識和信息技術知識的培訓，然后才能高效地展開管理工作。培訓的內容包括管理知識培訓和信息化技術的培訓，負責人要為檔案管理人員提供學習管理能力的機會，并且可以邀請信息技術培訓師為檔案管理人員做信息技術培訓。

1.1 為檔案管理人員提供學習管理能力的機會。檔案管理人員的首要能力就是管理能力，要管理好檔案，他們就要清楚檔案的分類標準、如何快速地分類和整理檔案，也要清楚檔案管理的整個流程等，這都是管理工作中的基本內容。在檔案管理信息化建設中，要實現(xiàn)高效化管理，就要讓檔案管理人員學習先進的管理技術，可以提供給他們網(wǎng)絡課程，讓他們有時間學習這些管理課程；也可以購買管理類書籍，組織管理知識學習會，讓管理人員閱讀書籍學習相關的管理知識；還可以定期派管理者去管理類學校學習相關的檔案管理技術等。

1.2 邀請信息技術培訓師為檔案管理人員做信息技術培訓。檔案信息化管理中，除了要提高檔案人員的管理能力外，還要提高管理人員的信息技術能力，因為他們要用信息技術在網(wǎng)頁上進行檔案管理的操作步驟，比如，錄入信息、調節(jié)頁面大小、增添背景色等等，這些都是信息技術中包含的能力。負責人可以邀請信息技術培訓師為檔案管理人員做信息技術培訓工作，例如，邀請當?shù)馗咝５男畔⒓夹g教師來到事業(yè)單位內部教檔案管理人員信息技術操作技術，現(xiàn)場學習現(xiàn)場實踐，發(fā)現(xiàn)問題及時向教師提問，解決操作中遇到的一切疑惑問題，不給工作留任何難題。

2.建立檔案信息化管理場地，完善先進設備設施

雖然檔案管理已經信息化，但紙質版的檔案還要收錄和保管，因為管理者錄入信息時就是對照著紙質版的檔案內容錄入的，而且紙質版的檔案是由人手寫的，信息更為真實和全面，所以，檔案信息化管理和紙質版的檔案管理要結合在一起，確保檔案管理工作的高效化。紙質版檔案管理室本身就存在于事業(yè)單位中，現(xiàn)在要增加檔案信息化管理室，就要合理規(guī)劃檔案信息化管理場地的建立方案，并且要完善先進設備設施，結合檔案管理和信息化管理經驗完善檔案信息化管理設備設施。

2.1 合理規(guī)劃檔案信息化管理場地建立方案。事業(yè)單位所在的區(qū)域是由國家劃分建設而成的，場地的劃分是按照相關事業(yè)單位需求標準進行的，是科學合理的劃分方式，檔案管理室屬于單位內的區(qū)域，是按照檔案管理的工作需求標準建立的區(qū)域?，F(xiàn)在要進行檔案信息化管理，就要考慮建立信息化檔案管理室，那么就要建立管理場地，合理規(guī)劃檔案信息化管理場地，不能隨意擴展或在不適合的地方建立。如果當下的檔案管理室面積合理就可以對當下的管理室進行改造，如果面積較小，可以考慮換場地重新建立。

2.2 結合檔案管理和信息化管理經驗完善檔案信息化管理設備設施。檔案管理人員在事業(yè)單位從事檔案管理工作多年，已經積累了豐厚的工作經驗，知道如何對各類檔案進行管理，在信息技術教師的指導下，這些檔案管理人員也會在計算機上操作檔案管理界面，利用現(xiàn)代信息對開展檔案管理的工作，也具備了信息化管理經驗。那么，檔案管理人員可以將這兩項經驗結合，考慮檔案信息化管理過程中所需的設備設施，完善檔案信息化管理設備設施。例如，需要計算機、打印機、多媒體設備等，有需要的都可以在檔案管理室內添加。

3.加強檔案信息化管理工作的安全性

信息技術的發(fā)達給人們的生活增添了無窮的樂趣，所有人只要有智能設備，可隨時隨地在網(wǎng)絡上搜索自己感興趣的內容，比如，娛樂類視頻、關于民生的文章、或者教育資源等都可在網(wǎng)絡上搜索到。然而，正因為資料的多樣性，人們在觀看信息時可能是不是就會跳出一些無關的內容，如果不注意辨別誤點擊，有可能對個人信息造成損害。考慮到這些問題，管理者要加強檔案信息化管理工作的安全性，要確保檔案管理工作環(huán)境的安全性，要凈化有關檔案管理的網(wǎng)絡空間。

3.1 確保檔案管理工作環(huán)境的安全性。檔案文件十分重要，管理工作容不得一絲馬虎，因此，在檔案管理工作中，首先要確保管理工作環(huán)境的安全性，即管理室內部和外部都必須安全。就內部的管理工作來說，應該在室內各個角落安裝監(jiān)控，這樣就能夠看到管理室內一切工作狀態(tài)運轉情況，有需要的時候可以調監(jiān)控尋找信息；此外，對于每一臺計算機設備都要加密保管，不能任人打開查看相關檔案資料等。除了室內之外，室外也要安裝監(jiān)控，這樣就能看到一切來訪人員，如有工作需要，調看監(jiān)控即可。

3.2 凈化有關檔案管理的網(wǎng)絡空間。加強檔案信息化管理工作的安全性除了第一條所說的確保檔案管理工作環(huán)境的安全性之外，還要考慮到檔案管理網(wǎng)絡空間的安全性。管理人員要凈化有關檔案管理的網(wǎng)絡空間，不能讓計算機產生有害垃圾，不能讓網(wǎng)絡無關的信息侵害到檔案管理網(wǎng)站，造成檔案信息丟失，給管理工作帶來麻煩等問題。例如，在電腦內安裝防火墻，安裝清理電腦垃圾的軟件等，打開檔案管理網(wǎng)頁中心時，要關閉其他不相關的網(wǎng)頁，使檔案管理工作在健康的計算機環(huán)境中進行[2]。

4.實施管理監(jiān)督機制

檔案管理信息化建設中，除了做好前三方面的工作之外，還要考慮到工作過程中可能會出現(xiàn)的一些問題，有些問題是由于工作人員疏忽大意造成的，有些是由于管理經驗不足造成的。為了避免相關問題的產生，在檔案信息化管理過程中，要實施管理監(jiān)督機制，各崗位人員要對檔案管理人員進行監(jiān)督，如發(fā)現(xiàn)問題，及時指出，幫助檔案管理人員優(yōu)化工作；此外，檔案管理內部人員也要互相監(jiān)督，共同協(xié)助對方把工作做到最好。

4.1 各崗位人員對檔案管理人員進行監(jiān)督。事業(yè)單位內有很多部門，檔案管理部門屬于其中一個部門，雖然各部門工作人員的只能不一，但大家都同屬于一個單位，工作目標和方向都從單位制定的工作標準中出發(fā)并履行工作職責。因此，各崗位人員都有義務幫助其他崗位人員進步，而且?guī)椭鷦e的職工的同時也就是幫助自己，也是在為單位做貢獻，為了使檔案信息化管理工作效率更高，各崗位人員要對檔案管理人員進行監(jiān)督。例如，因為工作需要去檔案管理室查找資料，如果發(fā)現(xiàn)某位工作人員在檔案管理中有一些小失誤，就要及時指出來，并對其提出有效改進意見。

4.2 檔案管理內部人員互相監(jiān)督。其他崗位工作人員對檔案管理部門人員進行監(jiān)督屬于外部監(jiān)督，檔案管理內部人員之間的監(jiān)督為內部監(jiān)督。內部監(jiān)督更能優(yōu)化工作，督促工作人員把檔案管理工作做到最好，因為內部人員了解每一位成員的工作狀態(tài)，了解檔案管理工作的要求。例如，在日常上班中，檔案管理室內所有工作人員在錄入檔案信息時要多人審查，確保信息準確無誤地錄入到系統(tǒng)中。

結語

檔案管理在每個單位內都是非常重要的工作，檔案里面保存著職工、單位事務或其他與單位相關的各種信息，無論是單位內整體工作的負責人還是檔案管理人員，務必要重視檔案管理工作。事業(yè)單位內部檔案管理工作很重要，信息化技術給檔案管理提供了極大的便利條件，管理人員應該利用好此優(yōu)越條件，運用專業(yè)管理技術做好檔案信息化管理工作。本文淺談了當下事業(yè)單位檔案信息化管理建設中存在的某小部分問題，再討論了檔案信息化管理建設的作用，然后提出了相關的建設策略，管理者可參考文中策略對檔案進行科學的管理。