紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理的融合探討

張 靜

（白城市殘疾人就業(yè)服務(wù)中心，吉林 白城 137000）

隨著信息技術(shù)和經(jīng)濟(jì)、社會(huì)的交叉和融合，數(shù)據(jù)的快速發(fā)展，已經(jīng)成為國(guó)家的重要戰(zhàn)略資源。數(shù)據(jù)數(shù)字化豐富了生產(chǎn)要素的供給，網(wǎng)絡(luò)化拓寬了社交邊界，智能化提高了生產(chǎn)效率。這是推進(jìn)網(wǎng)絡(luò)強(qiáng)國(guó)建設(shè)的重要內(nèi)容，也是新時(shí)代加快實(shí)體經(jīng)濟(jì)提質(zhì)增效、促動(dòng)態(tài)變化的戰(zhàn)略支撐，全社會(huì)越來(lái)越重視對(duì)各類數(shù)據(jù)的管理。隨著信息化技術(shù)的發(fā)展，紙質(zhì)檔案管理和電子檔案管理的融合策略可以有效地提高整體管理效率，促進(jìn)工作質(zhì)量的提高。

一、紙質(zhì)檔案管理

1.紙質(zhì)檔案的定義及特性

傳統(tǒng)的檔案文件傳通常以紙張作為保存手稿及其資料的主要載體，是最權(quán)威的原始證據(jù)和重要的證據(jù)文獻(xiàn)。紙張不會(huì)留下痕跡，因此具有更高的安全性、可靠性和真實(shí)性。但紙張易磨損，不能再生，因此對(duì)保存、維護(hù)和維修的要求越來(lái)越高[1]?，F(xiàn)如今的檔案管理主要是指是檔案實(shí)體和原始記錄的組織、管理和保存，包括檔案的收集、組織、保存、檢查和借調(diào)等工作。隨著時(shí)代的發(fā)展和發(fā)展，檔案的重要性和必要性日益提高，紙質(zhì)檔案作為最直接、最真實(shí)的歷史資料，可以向社會(huì)和個(gè)人提供更多的有用的資料。例如，在工作中的人事管理、資格審查、保護(hù)個(gè)人權(quán)益等方面，紙質(zhì)檔案起著不容忽視的重要作用。

2.紙質(zhì)檔案對(duì)檔案管理工作的影響

由于紙質(zhì)檔案具有很難偽造，無(wú)法輕易更改，傳播力極小等等特點(diǎn)，因此它為檔案的保持與管理提供了重大貢獻(xiàn)，提高了信息的安全性。紙質(zhì)檔案提供了有關(guān)個(gè)人的基本條件、工作條件、培訓(xùn)和晉升的客觀和現(xiàn)實(shí)信息。同時(shí)，與其他服務(wù)工作方能得到密切聯(lián)系與支持。例如，紙質(zhì)檔案管理在引入退休、支付社會(huì)保障、承認(rèn)專業(yè)職稱和薪酬方面發(fā)揮著重要作用。紙質(zhì)文件的檔案展示了它是什么時(shí)候創(chuàng)建的，以及如何讀取過(guò)去的數(shù)據(jù)，它更加一目了然且安全。同時(shí)，有些檔案管理人員偏愛(ài)因循守舊，不愿突破以往的條條框框，害怕科技手段所帶來(lái)的新問(wèn)題。所以，目前許多單位仍以紙質(zhì)檔案的方式保存文件。

二、電子檔案管理

1.電子檔案管理的定義與特性

電子檔案是指根據(jù)文件管理的相關(guān)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，并基于照片化、數(shù)字化、符號(hào)、圖像合成，將文件統(tǒng)一為虛擬數(shù)據(jù)形式?，F(xiàn)在電子檔案管理工作只需一張磁盤就可以處理檔案文件的填寫、交接等工作，并使用計(jì)算機(jī)、硬盤和硬盤等存儲(chǔ)設(shè)備，使檔案管理工作效率更高，更上一層樓。

在互聯(lián)網(wǎng)普及的今天，信息化給檔案管理帶來(lái)了極大的方便，與傳統(tǒng)的檔案相比，它在智能管理中的作用更為顯著。例如，電子檔案不僅提供輸入、輸出、發(fā)現(xiàn)、存儲(chǔ)、搜索、傳輸、統(tǒng)計(jì)、更新的功能，還可以具有選擇、分類、共享等屬性，極大地提高了檔案管理的效率，滿足了新時(shí)代的要求。另一方面，這給電子檔案帶來(lái)了新的問(wèn)題和挑戰(zhàn)。目前，電子檔案的信息安全問(wèn)題已經(jīng)引起了各個(gè)行業(yè)和行業(yè)的高度重視。檔案信息的安全，主要體現(xiàn)在檔案內(nèi)容的真實(shí)性、檔案內(nèi)容的不受破壞、信息內(nèi)容的泄露、檔案信息的長(zhǎng)期使用等方面。此外，由于文件形式的特殊性和身份驗(yàn)證的生成，它依賴于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)工具，而且還不具有穩(wěn)定性，電子檔案的安全性始終被人們重視。

2.電子檔案對(duì)檔案管理工作的影響

近幾年，為了順應(yīng)國(guó)家全面推行的信息化發(fā)展戰(zhàn)略，開創(chuàng)了檔案管理新的發(fā)展道路，我國(guó)頒布了一系列的法律法規(guī)，以保障電子檔案的順利實(shí)施?！吨腥A人民共和國(guó)檔案法》明確提出，要把檔案信息化列入國(guó)家信息化建設(shè)計(jì)劃，確保電子檔案、傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化、安全、高效地使用。電子檔案應(yīng)當(dāng)具有來(lái)源、程序規(guī)范、與傳統(tǒng)文件同等的特點(diǎn)，并能以電子文件的形式作為憑證。《電子簽名法》對(duì)電子簽名法的法律效力及證明能力作了明確的規(guī)定?！缎淌略V訟法》《民事訴訟法》都明確規(guī)定，電子檔案文件是電子資料，是一種具有程序性的證據(jù)。從這一點(diǎn)可以看出，電子檔案是今后檔案工作的一種新趨勢(shì)。

電子檔案記錄了員工、簡(jiǎn)歷、參考資料、科學(xué)成果、教職員工、職業(yè)狀況檢查和工資的個(gè)人信息，說(shuō)明了個(gè)人的發(fā)展和發(fā)展過(guò)程。將信息技術(shù)引入管理是一種新趨勢(shì)，它還擴(kuò)展到電子文檔管理，即電子文檔、電子簽名、電子人臉識(shí)別和指紋識(shí)別。當(dāng)前，由于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和現(xiàn)有的信息技術(shù)手段的制約，電子檔案在管理工作中的運(yùn)用不能成熟自由地運(yùn)用，它的應(yīng)用主要表現(xiàn)于基本個(gè)人信息的集中管理，數(shù)據(jù)的合并和分類，以及通過(guò)擴(kuò)展人事數(shù)據(jù)庫(kù)來(lái)輸入、檢索、發(fā)布和輸出檔案信息，從而確保數(shù)據(jù)安全，并使信息可供部門訪問(wèn)。比如，在醫(yī)務(wù)人員個(gè)人能力展示、職務(wù)轉(zhuǎn)換、人員調(diào)配等工作中，各部門可以利用具體的檔案信息系統(tǒng)，迅速查找到需要的教師個(gè)人信息，從而優(yōu)化醫(yī)院檔案管理工作業(yè)務(wù)流程，提升工作效率。

三、紙質(zhì)檔案管理和電子檔案管理不同點(diǎn)

不同的檔案搜集和歸檔方法。電子文檔的存檔與傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔存檔方式不同，它需要全面的信息保護(hù)，包括數(shù)字簽名、身份驗(yàn)證、身份驗(yàn)證和加密，以確保在傳輸過(guò)程中不會(huì)發(fā)生信息或數(shù)據(jù)共享，并確保從文件接收者那里收到的信息是正確和真實(shí)的。而紙質(zhì)的檔案文件，則是比較直觀的，可以直接進(jìn)行整理和記錄。與之相比，電子文檔的標(biāo)準(zhǔn)更加苛刻，它對(duì)文檔的格式、載體、閱讀方法、操作系統(tǒng)等都有特定的要求。所以，紙質(zhì)檔案和電子檔案的管理方式有很大的區(qū)別，相比而言，紙質(zhì)檔案的真實(shí)性和真實(shí)性要高得多，而電子檔案可以被篡改或者偽造，所以它的說(shuō)服力并不高[2]。

在檔案的分析和整理中，有不同之處。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案歸類是一種傳統(tǒng)的歸類方式，它是以單線的形式，以人工的方式對(duì)檔案進(jìn)行管理，并根據(jù)檔案的名稱、年份、類型等來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案的排列順序。而電子文檔的整理，則是通過(guò)電腦設(shè)備，利用相應(yīng)的軟件系統(tǒng)，對(duì)所搜集的文檔進(jìn)行快速、高效、全方位的整理和整理。管理者能夠根據(jù)不同的需求，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)檢索。

不同的檔案文件保存方法。電子文檔與紙質(zhì)文檔的保存環(huán)境有很大的不同，而紙質(zhì)文檔的保存方法則需要14℃以下，24℃以下。相對(duì)濕度約為百分之五十。而電子文檔的保存條件是溫度不能低于17攝氏度，不能超過(guò)20攝氏度，如果是存放在云端的話，就不需要使用真實(shí)的環(huán)境，只是需要保密和保密。另外，電子文檔的磁碟也會(huì)受到磁場(chǎng)的影響，因此，在保存磁片的時(shí)候，要充分考慮磁力的影響，避免磁力的消磁，要遠(yuǎn)離磁場(chǎng)，將儲(chǔ)存介質(zhì)放在一個(gè)金屬盒子里，防止劇烈的震蕩造成的損壞。

不同的檔案使用方法有不同。紙質(zhì)檔案必須經(jīng)過(guò)相關(guān)審查、辦理借閱，方能提供原始文件、打印文件等。所有檔案的內(nèi)容都可以用眼睛直接識(shí)別，具體的內(nèi)容需要自己去尋找。而使用電子文檔的時(shí)候，需要通過(guò)檔案管理中心或者工作人員的身份驗(yàn)證，確認(rèn)無(wú)誤后，再由管理員進(jìn)行查看。只不過(guò)電子文檔和紙質(zhì)文檔不同，需要依靠電腦硬件和辦公軟件，而非紙質(zhì)文檔，不需要地理位置和時(shí)間的限制，可以在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行查詢和查找。而在信息資料使用的安全性方面，一般采用加密、數(shù)字簽名、身份認(rèn)證等技術(shù)來(lái)保證其安全性。

四、紙質(zhì)檔案管理和電子檔案管理的融合策略

1.健全檔案管理體系

任何一項(xiàng)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的實(shí)施，都必須建立在其管理體系的基礎(chǔ)上，使其在履行其管理職能時(shí)更為規(guī)范化。由于電子檔案與紙質(zhì)檔案不能互相替換，因此，為了防止二者之間的矛盾，必須對(duì)其進(jìn)行平行管理。所以，在審批、規(guī)劃等過(guò)程中，必須通過(guò)健全的檔案管理體系來(lái)優(yōu)化各方面的管理，使其在審批、規(guī)劃等方面發(fā)揮出其優(yōu)越性。檔案管理機(jī)構(gòu)要根據(jù)實(shí)際發(fā)展和建設(shè)的內(nèi)容，制定一種新的檔案管理方式，并在此基礎(chǔ)上不斷創(chuàng)新。紙質(zhì)檔案和電子檔案之間存在著相互依賴的關(guān)系，在進(jìn)行平行管理時(shí)，必須對(duì)其進(jìn)行規(guī)范化評(píng)價(jià)，以增強(qiáng)其積極的功能，防止出現(xiàn)檔案管理問(wèn)題。在完善檔案管理體系時(shí)，必須提高行政人員的素質(zhì)，使之能夠依照制度規(guī)范來(lái)完成工作。在檔案的平行存儲(chǔ)、檢索、傳輸?shù)确矫?，必須按照系統(tǒng)的規(guī)定，對(duì)工作人員進(jìn)行專門的培訓(xùn)[3]。另外，系統(tǒng)還需要將管理者的全面評(píng)價(jià)納入到系統(tǒng)之中，對(duì)管理者的素質(zhì)提出了一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)，讓他們對(duì)紙質(zhì)檔案的工作和技術(shù)知識(shí)有一定的了解。醫(yī)院可以通過(guò)建立獎(jiǎng)勵(lì)和懲罰機(jī)制來(lái)規(guī)范管理者的行為，使他們能夠更好地發(fā)揮平行經(jīng)營(yíng)的作用，從而達(dá)到更好的管理效果。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，檔案的管理工作大多依靠手工的手工收集和整理，其工作效率低下。當(dāng)前，我國(guó)的檔案管理工作還沒(méi)有重視和運(yùn)用檔案資料，很難使其充分利用。紙質(zhì)檔案的保存形式傳統(tǒng)，簡(jiǎn)而言之就是整理紙張，并進(jìn)行裝訂分類，主要確保其不會(huì)損壞，并將其作為原始材料，詳細(xì)資料保存，以備日后查閱。而信息化時(shí)代的來(lái)臨給人們提供了許多新的技術(shù)方法，電子檔案對(duì)信息進(jìn)行分類整理，然后從中快速查找有用信息，運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)技術(shù)的篩選功能，在必要時(shí)省去時(shí)間和空間限制的多重麻煩。

2.工作人員高度警惕，提高保密意識(shí)

電子檔案和紙質(zhì)檔案雖各有差異，優(yōu)缺點(diǎn)明顯不同，但它們的使用功能都是一樣的。電子檔案具有高密度、體積小、能儲(chǔ)存海量信息的特點(diǎn)。然而，它的缺點(diǎn)極易被更改，安全性大大降低，而且如果沒(méi)有本人的親筆簽名等個(gè)人信息的記錄，被修改也不能被快速辨認(rèn)。在保證檔案資料、實(shí)體和電子數(shù)據(jù)的安全上，必須保證檔案資料的安全。所以在使用電子檔案進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，必須有一絲不茍的態(tài)度和高度警惕的心理，同時(shí)還要有很強(qiáng)的耐心，工作人員要熟練掌握辦公軟件，熟悉管理平臺(tái)業(yè)務(wù)的操作技術(shù)人員，這是從一開始就做到的，在業(yè)務(wù)保證人管理的前提下，可以安全地發(fā)揮文件價(jià)值，增加使用價(jià)值，將基本檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，從而使業(yè)務(wù)能力得到提升，提高知識(shí)儲(chǔ)備，快速解決傳統(tǒng)檔案管理工作中所暴露出來(lái)的問(wèn)題。

3.加強(qiáng)檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)

運(yùn)用信息技術(shù)對(duì)檔案重要信息進(jìn)行存儲(chǔ)時(shí)，如何保證檔案資料的安全是當(dāng)前最關(guān)鍵的問(wèn)題。紙質(zhì)檔案與電子檔案并不是互相排斥的，而是互補(bǔ)的、相依相生的。在實(shí)踐中，要把紙質(zhì)檔案和電子檔案的融合工作做到位，充分利用它們的優(yōu)勢(shì)，優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)，以有效地解決目前的問(wèn)題和現(xiàn)狀。檔案管理部門要加強(qiáng)對(duì)檔案的管理，把現(xiàn)代科技與傳統(tǒng)的檔案管理取其精華，以提升檔案的質(zhì)量和效能。運(yùn)用先進(jìn)的科技管理技術(shù)，提高管理的效能，實(shí)現(xiàn)檔案信息的專業(yè)化、科學(xué)化、分類、標(biāo)注，促進(jìn)了檔案管理的數(shù)字化。網(wǎng)絡(luò)的出現(xiàn)為培養(yǎng)復(fù)合型人才提供了便利。第一，采用大數(shù)據(jù)的方式培訓(xùn)內(nèi)部員工，并進(jìn)行了內(nèi)部的檔案管理。可以采用以老帶新的方式培養(yǎng)更加全面的人才。第二，通過(guò)信息技術(shù)的交流，學(xué)習(xí)國(guó)外先進(jìn)的檔案管理方式，學(xué)習(xí)國(guó)外的先進(jìn)技術(shù)，比如把企業(yè)的員工送到國(guó)外學(xué)習(xí)交流，鼓勵(lì)員工進(jìn)行持續(xù)的學(xué)習(xí)。要從多方面進(jìn)行綜合素質(zhì)的培養(yǎng)，培養(yǎng)出能綜合熟練地運(yùn)用兩種形式進(jìn)行檔案管理工作的高質(zhì)量人才。第三，鼓勵(lì)人才流入，吸納新鮮血液，為優(yōu)秀的人才提供一個(gè)展示的舞臺(tái)。

4.重視檔案管理工作建設(shè)，必要時(shí)將紙質(zhì)檔案數(shù)字化處理

檔案管理要跟上時(shí)代步伐，建立健全信息化體系。首先，在軟硬件建設(shè)上，要加強(qiáng)軟硬件建設(shè)，包括錄入、管理、查詢等，為檔案管理工作奠定了良好的基礎(chǔ)。其次，通過(guò)軟件的設(shè)計(jì)和開發(fā)，使檔案管理信息化。同時(shí)，將醫(yī)院內(nèi)部的電子文檔規(guī)范化，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔數(shù)字化，使得檔案管理更加方便，為社會(huì)提供便利、高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，能為社會(huì)提供更多的資訊服務(wù)。

加強(qiáng)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化處理，是提高檔案的質(zhì)量，提高其使用效率的關(guān)鍵。電子文檔的數(shù)字化工作直接關(guān)系到電子文檔的質(zhì)量，紙質(zhì)文獻(xiàn)資料出現(xiàn)了許多問(wèn)題，亟待進(jìn)行數(shù)字化處理。同時(shí)，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的管理，也有助于提高檔案管理的效率。利用數(shù)字化技術(shù)，將無(wú)用的文件進(jìn)行篩選，消除多余的信息，既節(jié)約了數(shù)字化加工成本，又能有效地提高數(shù)字檔案的查準(zhǔn)率，提高數(shù)字化檔案的建設(shè)效果，充分利用數(shù)字化資源的優(yōu)勢(shì)。

結(jié)語(yǔ)

在數(shù)字化的大背景下，國(guó)家對(duì)檔案管理提倡使用電子化的方式。2020年最新修訂的檔案法中，電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證。同年11月，國(guó)家檔案局辦公室又針對(duì)電子檔案的單套管理發(fā)出了征詢意見(jiàn)稿，檔案能夠單獨(dú)以電子形式歸檔，同時(shí)，大力開展事業(yè)單位電子文件歸檔和電子檔案管理試點(diǎn)工作，這些都充分展示了檔案管理工作適應(yīng)時(shí)代進(jìn)步而不斷發(fā)展的特性，所以紙質(zhì)檔案管理和電子檔案管理的融合探討意義重大。時(shí)至今日隨著社會(huì)的發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，醫(yī)院信息化水平和精細(xì)化管理制度的提升，國(guó)家層面上也出臺(tái)了相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和戰(zhàn)略規(guī)劃，電子檔案也隨之發(fā)展和完善越來(lái)越受到人們的推崇。但紙質(zhì)檔案仍有電子檔案無(wú)法比擬的優(yōu)勢(shì)，幾千年來(lái)人們對(duì)紙質(zhì)檔案的保存和維護(hù)積累了大量寶貴的經(jīng)驗(yàn)，即使現(xiàn)在檔案數(shù)字化已經(jīng)成為當(dāng)今社會(huì)的主流，我們也要保護(hù)好紙質(zhì)檔案。檔案作為歷史的見(jiàn)證，保留原稿，是最重要且必要的。紙質(zhì)才是最可靠的載體，作為歷史紀(jì)念物，紙質(zhì)載體才有紀(jì)念價(jià)值。因此我們也大力推行紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作，實(shí)行雙套制保存，具體來(lái)說(shuō)就是既保留紙質(zhì)檔案，也進(jìn)行電子檔案的填寫工作，這樣可以更好地為需求者提供全方位的服務(wù)，相信在不久的將來(lái)，紙質(zhì)檔案與電子檔案管理工作會(huì)融合得更好，共同促進(jìn)檔案管理工作的有序進(jìn)行。