數(shù)字化校園背景下中職院校檔案管理模式探索

孫海霞

（濟南信息工程學(xué)校，山東 濟南 250100）

引言

中職院校中的檔案類型豐富多樣，包含了學(xué)生檔案和人事檔案，這些檔案同學(xué)生未來畢業(yè)和就業(yè)息息相關(guān)，同時還對學(xué)生的未來工作生涯產(chǎn)生影響。因教育改革工作的不斷深入，中職院校中的學(xué)生數(shù)量不斷增多，檔案數(shù)量也隨之攀升，若是在檔案管理工作中仍舊沿用傳統(tǒng)的管理方式，在降低檔案管理效率的同時，還會對正常的學(xué)生檔案和人事檔案管理產(chǎn)生影響。為了進一步提升檔案管理效率，確保中職院校持續(xù)發(fā)展下去，可借助于信息化方式對檔案信息進行管理，進一步中職院校檔案管理的高效性水平。將信息化管理方式應(yīng)用到中職院校檔案管理中來，可節(jié)約大量資源，還能在短時間內(nèi)對人事檔案內(nèi)容進行信息交互，將檔案管理人員的勞動強度降到最低，確保檔案管理工作順利推進[1]。

一、檔案管理信息化的必要性

1.提升資源共享的必然需求

因信息化技術(shù)的不斷發(fā)展完善，社會大眾日常工作和學(xué)習(xí)中將高效作為最終的追求目標(biāo)，使得越來越多的企業(yè)和學(xué)校都首選信息化辦公方式，通過信息化方式在確保信息時效性的同時，還能增強信息傳播效率。對此，中職院校也開始重視起檔案管理信息化建設(shè)工作，這樣才能同社會需求相符，并對現(xiàn)有資源管理模式進行創(chuàng)新，實現(xiàn)對檔案信息資源的高效共享，增強檔案使用頻率和傳遞效率[2]。

2.時代發(fā)展的必然結(jié)果

隨著信息技術(shù)和數(shù)字化技術(shù)的快速發(fā)展，信息化已成為大勢所趨，因信息行業(yè)的快速發(fā)展，人們在處理和管理信息方面的能力不斷增強，也終將會克服信息化建設(shè)管理中可能存在的問題。由于中職院校的發(fā)展速度極快，使得不同種類檔案數(shù)量逐年遞增，增加了社會中各個行業(yè)對學(xué)生人事檔案信息調(diào)查的難度。而將信息化引入到檔案管理工作中來，不僅方便了工作人員對檔案信息開展科學(xué)管理，還能提升信息查找效率。隨著各行各業(yè)對信息技術(shù)的需求不斷增大，必然會造成信息技術(shù)的更新?lián)Q代，而檔案管理的信息化將會是未來主要的發(fā)展趨勢[3]。

3.推動檔案信息的規(guī)范統(tǒng)一

若是選擇紙質(zhì)材料來保存檔案信息，因填寫方式存在一定差異，會對日后使用與查找檔案信息產(chǎn)生阻礙，再加上缺少對應(yīng)的規(guī)范，會造成填寫的檔案信息存在差別，影響檔案信息的使用。因人事檔案中記錄有一個人的生平經(jīng)歷、作風(fēng)品德、政治面貌等方面的信息，還是未來開展職稱評定、轉(zhuǎn)正定級等的憑證，其的價值作用更為明顯。只有將信息化技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中，才能不斷增強人事檔案的規(guī)范化，通過規(guī)范檔案內(nèi)容和填寫方式，

才能將個人信息全面覆蓋到人事檔案中來，進而提升檔案使用效率。通過標(biāo)準(zhǔn)化和信息化的方式來管理檔案信息，才能使檔案信息使用高效化應(yīng)用，進而逐漸取代傳統(tǒng)檔案管理方式。

4.順應(yīng)時代管理需求

隨著新經(jīng)濟時代的到來，檔案管理和存儲方式均發(fā)生了翻天覆地的變化，檔案存儲從傳統(tǒng)紙質(zhì)到當(dāng)前的信息化方式，存儲方式的變化不僅加快了管理模式的轉(zhuǎn)變，還促進了檔案管理工作的發(fā)展速度。對于傳統(tǒng)紙質(zhì)存儲模式來說，不僅會增加檔案管理難度，還需要耗費大量的時間來查找所需的檔案信息，使得信息傳遞和使用效率均有不同程度的下降；通過信息化存儲方式可有效解決該問題，在長期保存數(shù)據(jù)信息的同時，還為相關(guān)人員查找和傳遞數(shù)據(jù)信息提供了便利條件。通過信息化檔案管理方式，對檔案的管理和使用進行了優(yōu)化，且應(yīng)用效率也得到了增強[4]。

二、中職院校檔案管理工作特點

1.內(nèi)容繁多、來源較廣

對于中職院校來說，里面包含有多個部門，且不同部門都有各自的工作材料和檔案材料，這就體現(xiàn)出了檔案來源較為廣泛的特點。中職院校中的各個職能部門，如組織、圖書、宣傳、行政、人事、財務(wù)、工會、保衛(wèi)、黨務(wù)、團委部門的工作計劃、請示、報告等材料，還涵蓋有學(xué)校組織的不同種類教育活動中涉及的檔案材料。另外，中職院校在學(xué)科、招生、教學(xué)、教材建設(shè)等方面的規(guī)劃、制度、總結(jié)等形成的文件材料；師資隊伍開展教學(xué)、科研等活動中形成的文件材料。中職院校不同部門包含的工作任務(wù)具有較大強度，同時還有黨務(wù)檔案、科研檔案、儀器設(shè)備檔案、行政檔案、財會檔案、教學(xué)檔案、出版物檔案等不同特色的文件材料，這就造成了中職院校檔案材料具內(nèi)容豐富的特點[5]。

2.形式多樣，具有一定規(guī)律

眾所周知，傳統(tǒng)檔案材料以紙質(zhì)為主，因信息技術(shù)的廣泛普及，紙質(zhì)辦公已逐漸被多媒體、自動化辦公、電子信息等取代，中職院校以紙質(zhì)檔案為主的局面發(fā)生了很大變化，以磁盤、光盤、磁帶等為載體的檔案材料不斷增多，在通過多樣化方式記錄檔案信息內(nèi)容的同時，且表達方式的種類也較多。實際上，中職院校檔案材料的形成過程同學(xué)校各項活動的記錄過程基本保持一致，可將黨政管理工作的全過程客觀反映出來。教學(xué)、個人參與各種教育活動及科研活動中形成的文件材料是主要的教學(xué)檔案來源，可將教學(xué)工作的全過程體現(xiàn)出來。因此，同其他單位的檔案進行比較，中職院校檔案的形成過程分散且龐雜，但卻有一定的規(guī)律性可循。

三、中職學(xué)校檔案管理存在的問題

1.管理者未認(rèn)識到檔案管理的重要性

同其他高校相比，中職院校在招生資源質(zhì)量、科研教學(xué)水平和教育師資力量等方面存在弱勢?，F(xiàn)階段，對于中職院校的部分管理者來說，自身比較關(guān)注招生、就業(yè)等方面的內(nèi)容，還沒有完全認(rèn)識到學(xué)校檔案管理工作的重要性。還有一部分中職院校管理者大都認(rèn)為檔案工作是“面子工程”，主要就是整理資料，既不產(chǎn)生經(jīng)濟效益，也不會增加工作業(yè)績，習(xí)慣將檔案工作的性質(zhì)朝著淡薄化和附屬化方向靠攏，認(rèn)為有無都行。再加上檔案管理者的專業(yè)水平不足，自覺管理檔案的意識較為薄弱，使得檔案管理工作較為隨意。

2.檔案管理制度不甚完善

結(jié)合中職院校檔案管理工作實際，不難發(fā)現(xiàn)還有部分中職院校缺少對應(yīng)的檔案管理制度；盡管一部分中職院校對檔案工作相關(guān)的管理制度規(guī)范進行了制定，但缺乏可操作性。主要表現(xiàn)在以下幾個方面：①檔案管理手段落后。在實際管理工作中，不管是整理文書、資料，或者是歸檔和完善對應(yīng)資料信息，這些都需要手動操作方式才能完成。②檔案管理制度不能落到實處。由于查看閱讀檔案不方便，直接造成高職院校的部分管理人員不情愿向師生提供檔案借閱服務(wù)；還有一些檔案管理人員將檔案材料隨意擺放，導(dǎo)致檔案資料秩序混亂；在將檔案歸檔工作完成后，沒有根據(jù)相關(guān)規(guī)范要求進行統(tǒng)一化的登記管理，使得檔案材料丟失現(xiàn)象層出不窮。

3.檔案管理人員素質(zhì)有待增強

為了規(guī)范和創(chuàng)新檔案管理工作，需要將提升中職院校檔案管理人員的素質(zhì)放在首位?，F(xiàn)階段，中職院校大都不重視檔案管理人員素質(zhì)的提升工作，直接造成專職檔案管理人員數(shù)量偏少、年齡偏大、人員素質(zhì)不高的問題較為常見，再加上自身專業(yè)不足，使得檔案管理工作中缺乏積極性水平。在實際的檔案管理中，熟練掌握信息化技術(shù)的檔案人員極為匱乏，而同時掌握檔案專業(yè)知識和信息技術(shù)的科班人員更是少之又少，存在專業(yè)檔案人員不懂信息化技術(shù)，熟練信息化技術(shù)的人員并非專業(yè)檔案人員。與此同時，有很大一部分檔案管理人員并不是檔案專業(yè)，自身對基礎(chǔ)檔案知識和信息化知識掌握得不夠熟練。再加上中職院校專業(yè)檔案管理人員數(shù)量較少，更別提同時掌握檔案管理和計算機的人員，這些均對中職院校檔案管理工作的開展產(chǎn)生影響。

四、中職院校檔案管理模式創(chuàng)新對策

1.正確認(rèn)識檔案管理工作

為確保中職院校檔案管理工作持續(xù)進行，需要檔案管理人員從思想上認(rèn)識到該項工作的重要性和價值，這樣才能投入更多的精力和財力不斷提升檔案管理工作效率。檔案管理者應(yīng)重視起檔案管理的宣傳與推廣工作，通過不同形式的培訓(xùn)，確保各崗位人員都能認(rèn)識到檔案管理的重要性，并全面掌握同檔案管理相關(guān)的技巧和方法，同時加強不同部門之間的溝通交流，為檔案管理工作的順利進行提供必要的幫助。除了要認(rèn)識到中職院校檔案管理工作的重要性外，還需要當(dāng)?shù)亟逃鞴懿块T的通力協(xié)作，向中職院校檔案管理負(fù)責(zé)人提出具體要求，確保領(lǐng)導(dǎo)更加關(guān)注檔案管理工作。

2.完善檔案管理制度

在數(shù)字化校園背景下，中職院校檔案管理工作能否順利推進，應(yīng)對檔案管理制度不斷進行完善，將信息化技術(shù)應(yīng)用檔案管理中，不斷增強檔案管理工作效率。首先，對檔案管理制度不斷進行完善。中職院校應(yīng)嚴(yán)格按照國家有關(guān)檔案管理規(guī)定要求和中職院校實際情況，進一步明顯檔案管理人員的職責(zé)，并將責(zé)任細(xì)化到個人，確保各部門嚴(yán)格履行各自職能，避免有管理方面的缺陷出現(xiàn)，使其在短時間內(nèi)形成較為完善的管理體系。其次，做好內(nèi)部協(xié)調(diào)工作。盡快構(gòu)建電子數(shù)據(jù)庫，并做好各種防病毒軟件的安裝，增強檔案管理信息化體系建設(shè)的安全性水平。最后，制定信息資源管理制度。因信息化技術(shù)的廣泛普及，只有對信息化資源管理制度進行構(gòu)建，才能將檔案管理中的現(xiàn)代化、科學(xué)化水平體現(xiàn)出來。中職院校中的檔案管理部門相關(guān)負(fù)責(zé)人需在較短的時間內(nèi)盡快構(gòu)建起具有網(wǎng)絡(luò)化特點的檔案管理制度，不斷提升各個環(huán)節(jié)檔案管理的科學(xué)化水平。只有采取合理的方法不斷完善檔案管理制度，才能將中職院校檔案管理工作的合理性及科學(xué)化水平體現(xiàn)出來，為中職院校未來建設(shè)工作中添磚加瓦。

3.增強檔案管理人員專業(yè)能力

首先，增強檔案管理人員的信息技術(shù)水平。中職院校檔案管理人員應(yīng)在閑暇之余加強信息化技術(shù)學(xué)習(xí)，高度重視檔案管理信息化建設(shè)工作，利用信息化技術(shù)對檔案進行高效化管理，還要對檔案收集、錄入、整理工作進行熟練操作，將信息化與傳統(tǒng)檔案管理進行結(jié)合，確保中職院校檔案管理工作順利開展；其次，對檔案管理人員的保密與安全意識進行培養(yǎng)。中職院校檔案管理設(shè)計個人及工作方面的信息，為保證資料的安全性，需設(shè)置對應(yīng)權(quán)限。中職院校需對檔案管理人員的職業(yè)道德進行培養(yǎng)，提升自身的責(zé)任意識，避免出現(xiàn)漏檔或虛假材料。最后，加強檔案管理人員專業(yè)知識培訓(xùn)。在中職院校內(nèi)對定期對檔案管理人員開展培訓(xùn)工作，可將知識競賽、講座等方式進行結(jié)合，使檔案管理人員熟練掌握最新的檔案管理政策與制度。與此同時，為確保檔案管理人員對計算機技術(shù)和檔案業(yè)務(wù)知識進行熟練掌握，可對檔案管理人員加強計算機、檔案管理系統(tǒng)知識方面的培訓(xùn)。

4.建立在線服務(wù)平臺，增強檔案管理效率

4.1 構(gòu)建數(shù)據(jù)管理平臺，開展電子檔案管理

中職院校檔案管理部門應(yīng)改變對檔案管理工作的錯誤認(rèn)識，認(rèn)識到其在中職院校未來發(fā)展中發(fā)揮的作用。結(jié)合實際，對電子檔案數(shù)據(jù)管理平臺進行構(gòu)建，并以此為基礎(chǔ)整合現(xiàn)有檔案資源，整合完成后引入到該管理平臺中來，并在運營管理人員的幫助下為全體師生提供對應(yīng)的服務(wù)?？稍跈n案室內(nèi)設(shè)置數(shù)據(jù)管理平臺，將線上與線下結(jié)合的方式管理電子檔案數(shù)據(jù)信息，通過信息技術(shù)高效整合現(xiàn)有檔案資源；還可以結(jié)合不同信息的保密程度富裕師生對應(yīng)權(quán)限，并向全體師生開放查詢服務(wù)，在對檔案資源進行共享的同時，還能使檔案信息的安全性得到保障。

4.2 構(gòu)建學(xué)校檔案管理網(wǎng)頁

為了將網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用價值充分發(fā)揮出來，需對中職院校檔案管理網(wǎng)頁進行構(gòu)建。

以互聯(lián)網(wǎng)平臺為媒介對線上檔案管理網(wǎng)站進行構(gòu)建，向全體師生提供具有網(wǎng)絡(luò)化特點的檔案服務(wù)。根據(jù)中職院校掌握的現(xiàn)有資源，可為檔案管理提供專門網(wǎng)頁，在將各種類型數(shù)據(jù)信息進行整理后，盡快構(gòu)建起檔案管理局域網(wǎng)絡(luò)，保證校園網(wǎng)站內(nèi)容同檔案管理室內(nèi)容一致，借助于網(wǎng)絡(luò)查找所需的檔案資料信息，不斷增強檔案使用效率。

結(jié)語

綜上所述，隨著中職教育在我國發(fā)展速度不斷加快，如何將全校師生的檔案管理工作做好，是當(dāng)前中職院校管理工作的重點，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人應(yīng)該全面認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，并在檔案管理中積極引入現(xiàn)代化的管理技術(shù)和管理理念，以確保中職院校檔案管理模式實現(xiàn)創(chuàng)新性發(fā)展。