檔案信息化管理風(fēng)險(xiǎn)和安全管理要點(diǎn)探究

呂琳琳

（遼陽市第四人民醫(yī)院，遼寧 遼陽 111000）

醫(yī)院檔案信息化管理是其發(fā)展過程中的關(guān)鍵，就是將其在發(fā)展中所產(chǎn)生的各類信息資源加以搜集，整理和儲(chǔ)存，并將各類檔案信息加以應(yīng)用。隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的快速發(fā)展和普及，我國各大醫(yī)院也逐漸改變了傳統(tǒng)的管理模式，開始將信息化技術(shù)應(yīng)用到工作當(dāng)中。在醫(yī)院辦公室檔案信息化管理工作開展期間，需要不斷完善管理制度，將信息化檔案在格式和存儲(chǔ)方式上統(tǒng)一起來，這樣才能保證檔案管理水平得到持續(xù)提高，給醫(yī)院的經(jīng)營管理工作帶來支持和幫助。

一、醫(yī)院檔案信息化管理工作的重要性

一些檔案管理人員對(duì)于檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不足，以為檔案管理是單純地搜集各類檔案信息，卻不知道檔案資源在使用過程中才能凸顯其高價(jià)值。因此在進(jìn)行現(xiàn)代化檔案管理時(shí)，需要注重檔案資源使用，順應(yīng)時(shí)代發(fā)展潮流，強(qiáng)化信息化技術(shù)運(yùn)用，是持續(xù)提升檔案管理工作水平的重要手段。目前醫(yī)院辦公室檔案管理方法仍較老舊，大大影響辦公室檔案管理水平。信息技術(shù)對(duì)各個(gè)行業(yè)都產(chǎn)生了越來越深刻的影響，特別是借助信息技術(shù)的裝備與手段，可以針對(duì)檔案管理工作進(jìn)行整體提升，促進(jìn)檔案管理與利用工作的開展，因此醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)是順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的一個(gè)重要手段。近些年來，我國醫(yī)院發(fā)展在不斷地進(jìn)行改革和轉(zhuǎn)型，在其轉(zhuǎn)型和發(fā)展進(jìn)程中，醫(yī)院經(jīng)營管理已經(jīng)成為了其中一個(gè)重要組成部分，基于此，促使醫(yī)院檔案信息日益豐富。做好檔案管理工作對(duì)于促進(jìn)醫(yī)院健康穩(wěn)定的發(fā)展具有積極作用。

1.利于檔案的轉(zhuǎn)型發(fā)展

傳統(tǒng)的檔案管理以手工管理為主，需花費(fèi)巨大的人力、物力以及財(cái)力，而且若工作人員素質(zhì)、業(yè)務(wù)能力較差，也會(huì)導(dǎo)致檔案管理工作中操作上的錯(cuò)誤，若沒有對(duì)錯(cuò)誤進(jìn)行及時(shí)改正就會(huì)導(dǎo)致嚴(yán)重后果。并且將檔案進(jìn)行信息化管理運(yùn)用到計(jì)算機(jī)技術(shù)中，如：云計(jì)算技術(shù)和大數(shù)據(jù)技術(shù)，借助云計(jì)算技術(shù)建立統(tǒng)一存儲(chǔ)池來對(duì)檔案信息進(jìn)行動(dòng)態(tài)的分配，從而能夠最大限度地發(fā)揮出檔案資源的優(yōu)勢(shì)，減輕檔案管理工作人員的勞動(dòng)負(fù)擔(dān)，減輕他們的壓力，有利于檔案管理轉(zhuǎn)型發(fā)展。

2.利于檔案的共享

檔案資源主要由紙質(zhì)檔案，音像視頻數(shù)據(jù)組成，紙質(zhì)檔案在保存過程中需占用較多存儲(chǔ)空間。在對(duì)檔案進(jìn)行信息化管理，實(shí)現(xiàn)對(duì)不同檔案資源文件歸檔過程中，可大幅減少紙質(zhì)檔案占用空間，借助云計(jì)算虛擬化技術(shù)，實(shí)現(xiàn)不同資料間相互轉(zhuǎn)化與共享，調(diào)閱便捷，迅速實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案檢索與使用，便于儲(chǔ)存，避免檔案資源重復(fù)勞動(dòng)，更加確保檔案信息時(shí)效性。通過醫(yī)院檔案信息化管理工作，可在電子信息查詢系統(tǒng)中輸入各種數(shù)據(jù)信息，需要幫助的使用者僅需搜索關(guān)鍵詞便可迅速瀏覽相關(guān)內(nèi)容，因此可確保檔案信息的查詢速度，此外檔案信息化管理還不受時(shí)空限制，可在任何時(shí)間、任何地點(diǎn)都可查詢，有利于檔案資源使用效率的持續(xù)提升。

3.促進(jìn)醫(yī)療事業(yè)的持續(xù)發(fā)展

醫(yī)院檔案信息化管理過程中要具備專業(yè)技術(shù)人才，因此需要對(duì)信息檔案管理人員加強(qiáng)培養(yǎng)，培養(yǎng)大量專業(yè)技術(shù)型人才來幫助醫(yī)院發(fā)展。醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)各種科研檔案，基建檔案，文書檔案，設(shè)備檔案和人事檔案的信息化管理，例如醫(yī)護(hù)人員學(xué)術(shù)論文管理，學(xué)術(shù)交流管理，科技成果管理，人員信息，發(fā)明專利管理，醫(yī)院基建工程管理，醫(yī)療設(shè)備管理與維修等等，并且可以使用檢索功能實(shí)現(xiàn)查詢和統(tǒng)計(jì)[1]。

4.改善醫(yī)院醫(yī)療質(zhì)量

醫(yī)院醫(yī)療質(zhì)量對(duì)醫(yī)院的發(fā)展至關(guān)重要，也是醫(yī)院改善服務(wù)的終極目的。在新時(shí)期，隨著醫(yī)學(xué)科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，人們對(duì)疾病預(yù)防與治療的需求越來越高，因此加強(qiáng)醫(yī)院管理尤為重要。醫(yī)院檔案管理工作是醫(yī)院管理工作中一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，也是促進(jìn)醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展的關(guān)鍵因素。醫(yī)院在發(fā)展過程中形成了大量的歷史檔案。醫(yī)院檔案管理水平的高低影響著我國醫(yī)院醫(yī)療質(zhì)量，而病歷檔案管理在醫(yī)院檔案管理中占據(jù)著重要地位，通過對(duì)病史檔案進(jìn)行采集與歸類，醫(yī)務(wù)人員能夠通過分析得到寶貴的醫(yī)療信息，這也將成為醫(yī)務(wù)人員研究與實(shí)踐工作的重要依據(jù)。

5.能夠長時(shí)間保存檔案信息

傳統(tǒng)檔案管理工作開展時(shí)，多數(shù)為紙質(zhì)檔案，但因紙張自身特點(diǎn)，對(duì)保存環(huán)境有較高要求，特別注重防火、防蟲、防濕等，因此檔案管理成本較高，且紙質(zhì)檔案資料因查閱不便，調(diào)度難度較大，因此檔案信息管理使用相對(duì)較少，通過采用數(shù)字檔案可對(duì)各類有價(jià)值的材料實(shí)現(xiàn)信息數(shù)字化，以電子文件方式直接保存于網(wǎng)絡(luò)上，不僅可有效規(guī)避檔案原件受損問題，還可減少檔案資料遺失風(fēng)險(xiǎn)，提高檔案利用率[2]。

二、檔案信息化管理中存在的問題

在計(jì)算機(jī)技術(shù)日益發(fā)展的今天，基于大數(shù)據(jù)背景下檔案信息化管理飛速發(fā)展。檔案管理是企業(yè)日常管理工作的重要內(nèi)容，其對(duì)提升醫(yī)院管理水平和工作效率具有十分重要的作用。而信息技術(shù)與檔案信息之間有著緊密的聯(lián)系，因此，將信息技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作之中非常有必要。由于信息管理發(fā)展時(shí)間比較短，因此在發(fā)展過程中難免存在著這樣那樣的問題。醫(yī)院在進(jìn)行檔案信息管理時(shí)容易出現(xiàn)如下問題：

1.整體歸檔意識(shí)不強(qiáng)

近年來，雖然機(jī)構(gòu)檔案管理取得了一定的進(jìn)展，但隨著檔案管理工作的不斷發(fā)展，似乎遇到了瓶頸，很大程度上是由于醫(yī)院歸檔意識(shí)不強(qiáng)，沒有充分認(rèn)識(shí)到它在醫(yī)院經(jīng)營與發(fā)展過程中的重要作用。工作者對(duì)檔案的理解仍然停留在文件管理的表面，檔案管理就是保存文件，所以自然不愿意花時(shí)間和精力進(jìn)行檔案管理水平提升，導(dǎo)致檔案管理員在日常工作中只是按照檔案信息錄入的規(guī)定進(jìn)行，沒有形成主動(dòng)管理的意識(shí)。與此同時(shí)，檔案管理在醫(yī)院運(yùn)營中重要性不夠凸顯，導(dǎo)致電子文件信息管理遇到很多阻力，使醫(yī)院無法享受大數(shù)據(jù)時(shí)代的便利[3]。

2.缺乏宏觀指導(dǎo)和統(tǒng)籌規(guī)劃

醫(yī)院在進(jìn)行電子檔案信息管理時(shí)，缺乏相關(guān)統(tǒng)籌規(guī)劃能力，主要表現(xiàn)為以下幾點(diǎn)：第一，是對(duì)檔案信息資源利用意識(shí)不強(qiáng)。企業(yè)單位重視檔案工作而輕視其他管理工作的現(xiàn)象較為普遍。第二，是檔案部門內(nèi)部分工不夠明確。第三，是檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高。由于檔案管理對(duì)醫(yī)院運(yùn)營并不產(chǎn)生直接的影響，認(rèn)為只需維持當(dāng)前的工作內(nèi)容就可以了，沒有動(dòng)力去研究檔案管理新思想、新思路，所以檔案管理對(duì)醫(yī)院管理所占資源不多，對(duì)醫(yī)院今后的發(fā)展決策也沒有宏觀規(guī)劃。

3.檔案管理人員的專業(yè)水平參差不齊

電子檔案信息管理要想很好地發(fā)揮作用，離不開對(duì)檔案業(yè)務(wù)和信息技術(shù)都有了解的復(fù)合型人才。在招聘人才時(shí)，因?qū)︶t(yī)院檔案管理工作重視不夠，不愿花費(fèi)時(shí)間精力去招聘檔案管理有關(guān)畢業(yè)生。在人才培養(yǎng)方面，醫(yī)院對(duì)于檔案管理人員繼續(xù)教育與培養(yǎng)也沒有給予足夠的重視。多數(shù)檔案管理員只將文件信息錄入電腦并分類保存?，F(xiàn)如今信息技術(shù)飛速發(fā)展，電子檔案信息管理不只是單純對(duì)信息內(nèi)容進(jìn)行錄入工作，還需要采取一些措施來提升對(duì)管理檔案[4]。由此可見，醫(yī)院檔案管理人員要想更好地對(duì)電子檔案進(jìn)行管理，除了要掌握信息技術(shù)之外，工作人員還應(yīng)提升自身的管理能力。

4.缺乏有效的檔案信息知識(shí)庫

在大數(shù)據(jù)信息時(shí)代背景下，檔案信息化在轉(zhuǎn)變檔案管理模式的同時(shí)，也需要管理水平得到進(jìn)一步提升。檔案管理工作在企業(yè)中占據(jù)著重要地位，作為一項(xiàng)重要的文件錄入工作，它不僅能夠?yàn)楹罄m(xù)的后期管理提供基礎(chǔ)，而且還可以對(duì)其進(jìn)行匯總與分析，從而提高文件管理的效率。然而，現(xiàn)有的各種專業(yè)數(shù)據(jù)庫中都沒有專門針對(duì)檔案信息進(jìn)行存儲(chǔ)、檢索等功能的系統(tǒng)，這就使得檔案管理在很大程度上受到了限制。所以，信息知識(shí)庫不足也是限制檔案管理工作深入開展的一個(gè)主要因素[5]。

三、醫(yī)院檔案信息化安全管理的有效對(duì)策

1.加強(qiáng)醫(yī)院管理軟件建設(shè)

在醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)過程當(dāng)中，需要加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院管理發(fā)展軟件的分析，設(shè)計(jì)出的軟件應(yīng)該結(jié)合醫(yī)院本身的條件有針對(duì)性地設(shè)計(jì)出來，避免軟件不符合醫(yī)院的實(shí)際條件。同時(shí)，還要做好相關(guān)人員培訓(xùn)工作，不斷提高管理人員素質(zhì)。只有對(duì)這些問題解決之后才能確保檔案管理信息化水平得到有效提升。在選購軟件前一定要對(duì)企業(yè)售后服務(wù)情況進(jìn)行調(diào)查，并對(duì)軟件信息加強(qiáng)后期維護(hù)和管理，才能確保醫(yī)院檔案管理信息系統(tǒng)發(fā)揮應(yīng)有作用。加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院檔案管理信息歸檔工作，對(duì)各類數(shù)據(jù)資源及時(shí)填寫表格，以免造成資料混亂。在管理過程中需要對(duì)各個(gè)部門之間的工作關(guān)系加以明確，確保各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)可以順利進(jìn)行，同時(shí)做好檔案的備份以及歸檔工作[6]。要建立完善的制度和流程，提高工作人員素質(zhì)。檔案管理信息化建設(shè)也要成立專門信息領(lǐng)導(dǎo)小組，以目前醫(yī)院系統(tǒng)界面為適配依據(jù)，避免出現(xiàn)醫(yī)院界面和檔案管理信息化軟件界面不符的情況，確保醫(yī)院檔案管理信息化軟件正常工作，只有強(qiáng)化對(duì)界面的理解，才能確保系統(tǒng)正常工作，并對(duì)后臺(tái)數(shù)據(jù)做出及時(shí)記錄和處理。

2.加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理信息系統(tǒng)的宣傳工作

首先，在醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)過程中需要醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的大力支持，此外，還需要加強(qiáng)對(duì)操作人員培訓(xùn)，使操作人員了解醫(yī)院檔案管理的信息化建設(shè)情況，可以有效地降低人員工作強(qiáng)度和提升對(duì)數(shù)據(jù)的處理程度，此外，在信息化建設(shè)過程中還需要確保醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)大力支持，并通過醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)加強(qiáng)各部門合作，推動(dòng)軟件技術(shù)飛速發(fā)展[7]。有關(guān)工作內(nèi)容對(duì)各個(gè)相關(guān)部門人員的實(shí)際使用情況分析和軟件設(shè)計(jì)公司之間的交流、對(duì)醫(yī)院檔案管理信息系統(tǒng)等做出合理的優(yōu)化，以此來可以促進(jìn)醫(yī)院檔案管理信息系統(tǒng)運(yùn)行質(zhì)量的提升。

3.加強(qiáng)醫(yī)院信息化管理的認(rèn)識(shí)

在醫(yī)院辦公室檔案管理的過程中要不斷地建立現(xiàn)代信息服務(wù)的觀念，促進(jìn)醫(yī)院辦公室檔案管理水平的提升。從醫(yī)院角度出發(fā)，其領(lǐng)導(dǎo)人員需要重視檔案管理信息化的發(fā)展，并在整個(gè)醫(yī)院內(nèi)部達(dá)成共識(shí)，這樣才能為檔案管理工作的創(chuàng)新打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。加大檔案管理信息化建設(shè)的扶持力度，如拿出更多的經(jīng)費(fèi)來建設(shè)檔案管理信息化，聘請(qǐng)專業(yè)化的檔案管理人員和裝備，從而為檔案管理創(chuàng)新打下基礎(chǔ)。

4.加強(qiáng)醫(yī)院軟硬件設(shè)施建設(shè)，提高檔案管理信息化水平

醫(yī)院辦公室檔案管理工作開展期間，各項(xiàng)基礎(chǔ)條件的改善是檔案管理現(xiàn)代化開展的重要依據(jù)。因此，要想做好醫(yī)院辦公室檔案管理工作，就必須從這一角度出發(fā)，對(duì)傳統(tǒng)管理模式進(jìn)行改進(jìn)和創(chuàng)新，從而促進(jìn)醫(yī)院檔案管理水平的提高。檔案信息化管理主要靠兩方面來實(shí)現(xiàn)，即硬件基礎(chǔ)好和軟件配備齊全。應(yīng)加強(qiáng)各類硬件設(shè)備特別是計(jì)算機(jī)設(shè)備，數(shù)據(jù)存儲(chǔ)設(shè)備和服務(wù)器建設(shè)，這類硬件設(shè)施設(shè)備必不可少，才能為檔案信息化管理奠定良好的硬件基礎(chǔ)。強(qiáng)化軟件系統(tǒng)建設(shè)，檔案管理工作中信息化管理與軟件信息系統(tǒng)發(fā)展有著密不可分的關(guān)系，不同單位有著不同的檔案信息，所以檔案管理信息化管理工作中應(yīng)結(jié)合醫(yī)院實(shí)際情況，設(shè)計(jì)出專用的檔案信息化管理系統(tǒng)并劃分系統(tǒng)，這樣可以方便檔案管理人員按照特定需求劃分檔案類別并存入不同欄目。

5.加強(qiáng)醫(yī)院檔案安全管理

目前計(jì)算機(jī)均由軟件與硬件兩大部分構(gòu)成，各個(gè)環(huán)節(jié)均有危險(xiǎn)，電腦病毒，黑客攻擊是造成醫(yī)院辦公室檔案信息遺失與外泄的重要原因。醫(yī)院辦公室檔案對(duì)于醫(yī)院發(fā)展具有非常重要的作用，對(duì)于信息化發(fā)展中存在的安全性問題，需要加大檔案安全性關(guān)注力度，主動(dòng)強(qiáng)化檔案管理系統(tǒng)安全性保護(hù)，強(qiáng)化防病毒軟件和防黑客攻擊技術(shù)，還要做好檔案管理人員的教育工作，增強(qiáng)其對(duì)于檔案管理的關(guān)注度，降低不規(guī)范操作和上網(wǎng)現(xiàn)象，進(jìn)行檔案收集和錄入時(shí)嚴(yán)格按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，降低各類誤操作現(xiàn)象，促進(jìn)檔案管理安全性。

結(jié)語

綜上所述，信息技術(shù)的快速發(fā)展，會(huì)為醫(yī)院檔案管理提供更多的幫助，然而，信息技術(shù)處于初步發(fā)展階段，所以在應(yīng)用過程中會(huì)出現(xiàn)一些問題，所以，要對(duì)醫(yī)院檔案信息化管理的問題進(jìn)行分析，通過不同內(nèi)容的分析，加強(qiáng)醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的工作，提升檔案安全管理的水平，加快醫(yī)院檔案信息化管理的能力，推動(dòng)醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化。