做好教師人事檔案工作的有效措施

顧紅曉

（南陽(yáng)農(nóng)業(yè)職業(yè)學(xué)院，河南 南陽(yáng) 473000）

引言

在職業(yè)院校檔案管理中，教師人事檔案管理工作不容忽視。教師人事檔案管理工作結(jié)果是好是壞，直接影響學(xué)校人才選拔及人才任用效果，關(guān)乎學(xué)校教學(xué)水平和科研水平。為此，在各個(gè)職業(yè)院校實(shí)施人才強(qiáng)校戰(zhàn)略時(shí)，要重視優(yōu)化教師人事檔案管理工作。

一、職業(yè)院校教師人事檔案管理工作重要性

1.教師人事信息記錄及保存

教師人事檔案是職業(yè)院校應(yīng)用人才、提拔人才的關(guān)鍵信息載體，記錄及保存教師學(xué)歷學(xué)位信息、年齡信息、專(zhuān)業(yè)職稱(chēng)信息以及身體健康狀況信息、職務(wù)變動(dòng)信息、科研成果信息、獎(jiǎng)懲信息等，有利于學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)者在查閱人事檔案時(shí)全面掌握教師職工具體情況，為職業(yè)院校在制定人才政策以及完善人才培養(yǎng)方案時(shí)提供重要參考依據(jù)。

2.教師身份及素養(yǎng)證明

職業(yè)院校招聘人才，特別是高級(jí)人才，在人才未到位情況下，可以從檔案方面對(duì)其進(jìn)行分析和評(píng)價(jià)，由于教職工人才是否具備專(zhuān)業(yè)能力和素養(yǎng)、較強(qiáng)事業(yè)心等僅通過(guò)考試和面試難以判斷，但若結(jié)合其人事檔案考核狀況以及獎(jiǎng)懲狀況認(rèn)知狀況，甚至檢測(cè)其填寫(xiě)有關(guān)材料時(shí)的字跡認(rèn)真程度，均可進(jìn)一步評(píng)估教職工責(zé)任感以及敬業(yè)精神。由此可見(jiàn)，教師人事檔案資料在職業(yè)院校人才招聘以及人才職稱(chēng)評(píng)聘、職務(wù)認(rèn)知等方面發(fā)揮重要價(jià)值。

3.教師人事信息核實(shí)及糾正

在職業(yè)院校行政工作中，由于涉及教師切身利益，一些學(xué)生對(duì)個(gè)人信息記憶存在一定偏差，加之檔案具有保密性，導(dǎo)致許多職業(yè)院校出現(xiàn)了教師年齡、職稱(chēng)、學(xué)歷、工齡、科研成果等與現(xiàn)實(shí)不符的現(xiàn)象，出現(xiàn)了許多不真實(shí)信息，造成了巨大麻煩。

二、職業(yè)院校教師人事檔案工作問(wèn)題分析

1.資料結(jié)構(gòu)不完善

一般而言，職業(yè)院校人事檔案應(yīng)包含學(xué)歷、任職資格、進(jìn)修結(jié)業(yè)、獲獎(jiǎng)證書(shū)等。然而，現(xiàn)實(shí)中由于材料結(jié)構(gòu)不完整，許多教師人事檔案不完善，大部分并沒(méi)有將資料完全收集到檔案部門(mén)，從而使得人事檔案管理工作在日后工作中受到文件不全等因素制約。

2.未及時(shí)更新文件人事檔案內(nèi)容

職業(yè)院校在發(fā)展過(guò)程中，教師、學(xué)生、管理人員資料和狀況都在不斷地改變，而在職業(yè)院校檔案管理中，卻沒(méi)有自覺(jué)地進(jìn)行教師人事檔案更新工作，未主動(dòng)把培訓(xùn)資料、退休教師資料等資料進(jìn)行整理，導(dǎo)致教師人事檔案內(nèi)容相對(duì)陳舊，有時(shí)教師臨近晉升時(shí)，還要臨時(shí)查閱資料，這勢(shì)必會(huì)影響到學(xué)校師資常規(guī)化管理工作效果。

3.人事檔案管理質(zhì)量得不到提升

在教師人事檔案工作中，做好“量”的充實(shí)只是一方面，“質(zhì)”的審核更為重要。一些老師、學(xué)生在提供檔案材料時(shí)，由于材料質(zhì)量問(wèn)題，導(dǎo)致教師人事檔案管理工作漏洞百出。其中，一些材料在搜集過(guò)程中甚至出現(xiàn)“弄虛作假”情況，導(dǎo)致教師人事檔案管理工作出現(xiàn)重大質(zhì)量問(wèn)題。

三、職業(yè)院校教師人事檔案工作內(nèi)容

1.人事檔案材料收集及鑒別

職業(yè)院校教師屬于職業(yè)院校人力資源主體，全面收集教師職稱(chēng)材料、科研成果材料、學(xué)歷材料等，并動(dòng)態(tài)跟蹤這些材料具體變化情況，是目前教師人事檔案管理工作時(shí)十分繁瑣的一個(gè)環(huán)節(jié)。在檔案管理人員收集檔案資料時(shí)，需要結(jié)合相關(guān)政策要求，慎重審查材料，確保所收集的人事材料具有完整性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性，提升教師人事檔案材料真實(shí)可信程度，為后期教師人力資源晉升提供可靠參考數(shù)據(jù)，便于后期有效發(fā)現(xiàn)人才、利用人才，支持職業(yè)院校教師人力資源管理工作順利落地。

2.人事檔案材料整理

針對(duì)職業(yè)院校教師人事大資料加以整理、歸類(lèi)，把所收集的每一位教師學(xué)歷變化資料、職稱(chēng)變動(dòng)資料、科研成果資料等展開(kāi)嚴(yán)格分類(lèi)，再編排有關(guān)目錄，進(jìn)行技術(shù)加工以及裝訂立卷，有利于在后期應(yīng)用這些檔案時(shí)，使得檔案發(fā)揮應(yīng)用成效。

3.人事檔案材料利用

職業(yè)院校教師人事檔案的常規(guī)化管理工作積極繁瑣，需要人事檔案管理人員保持強(qiáng)烈責(zé)任心，并且熱愛(ài)檔案工作，具有檔案管理安全意識(shí)，將此安全意識(shí)貫穿至人事檔案管理始終。同時(shí)，需要及時(shí)收集各項(xiàng)人事檔案材料以及整理人事檔案材料，并采用先進(jìn)技術(shù)加工檔案材料。此外，在儲(chǔ)存檔案材料時(shí)，做好防蟲(chóng)工作、防水工作、防火工作，并及時(shí)關(guān)注教師人力資源情況，進(jìn)一步調(diào)整退休教職工檔案、離世教職工檔案以及在職教職工檔案等，便于提高教師人事檔案管理安全性、規(guī)范性，增強(qiáng)后期檔案應(yīng)用效率。

四、職業(yè)院校教師人事檔案工作的有效措施

1.加強(qiáng)檔案工作意識(shí)，提升檔案工作質(zhì)量

首先，要淡化“身份”觀念，強(qiáng)化檔案工作意識(shí)。通過(guò)對(duì)職業(yè)院校教師人事制度改革，實(shí)現(xiàn)“身份管理”到“崗位管理”轉(zhuǎn)變。職位管理可以淡化員工身份意識(shí)，在人事管理上不再有干部和職工區(qū)分。在工作實(shí)踐中，檔案工作人員要加強(qiáng)工作意識(shí)，把各類(lèi)檔案資料放在同等重要的位置，同時(shí)注意對(duì)以前被忽略的各部門(mén)檔案資料進(jìn)行收集和整理，并完善學(xué)校全體教職工人事檔案管理和服務(wù)工作。

其次，檔案工作人員要加強(qiáng)自身政治學(xué)習(xí)意識(shí)，提升職業(yè)素養(yǎng)。檔案工作是一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)、技術(shù)性強(qiáng)、政策性強(qiáng)的工作，而檔案管理工作又是以檔案管理為主體，發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)和支配地位。加強(qiáng)人事檔案工作，重視業(yè)務(wù)技能、職業(yè)道德建設(shè)，是提高檔案工作質(zhì)量的根本。職業(yè)院校人事檔案工作人員需正確認(rèn)識(shí)人事檔案工作重要意義，檔案管理中做到實(shí)事求是，保持嚴(yán)謹(jǐn)態(tài)度，既要對(duì)學(xué)校檔案負(fù)責(zé)，又要對(duì)學(xué)校全體教職工負(fù)責(zé)。

最后，人事檔案管理人員要增強(qiáng)競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)，消除偷懶行為。自從職業(yè)院校實(shí)行人事管理體制，實(shí)施聘用制，許多職位均按照需要而來(lái)，按照競(jìng)聘方式加以安排。如今，人事檔案工作在全社會(huì)具有舉足輕重的地位，一定要設(shè)置好工作崗位，并確保從事檔案工作的人員也要競(jìng)聘上崗。職業(yè)院校檔案管理部門(mén)加強(qiáng)對(duì)檔案人員的激勵(lì)和考核，認(rèn)識(shí)和重視其工作和付出成果，以調(diào)動(dòng)其積極性，消除崗位怠工現(xiàn)象。

2.運(yùn)用大數(shù)據(jù)思維管理檔案，完善人事檔案載體

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，高效即有價(jià)值。在信息技術(shù)發(fā)展的時(shí)代中，只有打破傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案發(fā)展模式，才能實(shí)現(xiàn)對(duì)人事檔案信息的實(shí)時(shí)采集與處理。隨著電子文檔管理標(biāo)準(zhǔn)化和電子文檔普及應(yīng)用，電子文檔將是未來(lái)職業(yè)院校人事檔案工作的發(fā)展趨勢(shì)。人事檔案電子化，即以電子文檔方式展開(kāi)人事檔案管理工作。與傳統(tǒng)文件相比，電子文件具有不占空間、不易損壞、不受紙張限制等優(yōu)勢(shì)，所儲(chǔ)存的人事檔案信息更加全面、翔實(shí)，便于查詢和檢索[1]。

3.學(xué)校各部門(mén)密切溝通，助力人事檔案管理工作順利發(fā)展

職業(yè)院校教師人事檔案管理，需要學(xué)校及有關(guān)各部門(mén)積極參與，而學(xué)校僅僅是實(shí)施這一工作的重要主體。在對(duì)所有教師展開(kāi)人事檔案管理工作時(shí)，存在著同一類(lèi)型和不同類(lèi)型人員檔案，則要按照教師人事檔案類(lèi)型和功能進(jìn)行分類(lèi)管理，避免教師人事檔案出現(xiàn)丟失等問(wèn)題。因此，在各有關(guān)部門(mén)間建立起緊密關(guān)系，是保障教師人事檔案工作順利進(jìn)行的基礎(chǔ)，只有加強(qiáng)與校方溝通，才能選擇合理的管理方式，從而保障教師人事檔案完整性與精準(zhǔn)性[2]。

4.建構(gòu)檔案信息共享平臺(tái)，提高認(rèn)識(shí)檔案管理效率

在傳統(tǒng)職業(yè)院校信息管理中，各部門(mén)按照各自權(quán)限對(duì)教師個(gè)人信息進(jìn)行管理，從而導(dǎo)致各部門(mén)之間存在著“單打獨(dú)斗”現(xiàn)象。由于傳統(tǒng)管理模式不夠有效，所以各部門(mén)將信息分別獨(dú)立處理，極有可能出現(xiàn)工作重復(fù)現(xiàn)象，各部門(mén)間信息互通程度不高，不僅會(huì)影響到教師人事檔案工作效率，而且也會(huì)影響到資料準(zhǔn)確性。通過(guò)建立相應(yīng)的信息管理機(jī)構(gòu)和網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，可以將學(xué)校各種信息進(jìn)行整合，并通過(guò)一定時(shí)間來(lái)整合、分析數(shù)據(jù)，最終形成高質(zhì)量信息系統(tǒng)，既能保證信息安全性，又能提高人力資源利用率[3]。

5.優(yōu)化教師人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，保護(hù)人事檔案安全性

首先，針對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)功能進(jìn)行科學(xué)開(kāi)發(fā)，以防止出現(xiàn)安全隱患。由于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境具有開(kāi)放性，人事檔案信息系統(tǒng)存在著許多安全風(fēng)險(xiǎn)。所以，在建立人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)時(shí)，必須完善安全認(rèn)證體系，對(duì)所有查閱人員進(jìn)行身份驗(yàn)證，防止被不法人員侵入。如果一些人員個(gè)人資料具有高度隱私性，就需要適當(dāng)提高授權(quán)權(quán)限級(jí)別，并對(duì)其進(jìn)行嚴(yán)格限制。通過(guò)健全的認(rèn)證體系和授權(quán)體系，可以極大地避免數(shù)據(jù)庫(kù)信息泄漏問(wèn)題，有效地保護(hù)人事檔案當(dāng)事人個(gè)人隱私，進(jìn)一步深入技術(shù)研發(fā)，建設(shè)安全性更高的數(shù)據(jù)庫(kù)。同時(shí)，數(shù)據(jù)庫(kù)存儲(chǔ)格式要統(tǒng)一化、標(biāo)準(zhǔn)化，促進(jìn)數(shù)據(jù)庫(kù)分析、處理功能得以有效發(fā)揮。人力資源管理部門(mén)要對(duì)軟件系統(tǒng)進(jìn)行定期更新和升級(jí)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和修復(fù)各種漏洞，減少安全隱患。

其次，要規(guī)范人事檔案管理，防止出現(xiàn)人為操縱危險(xiǎn)。由于一些人事檔案工作人員資料安全意識(shí)較差，一旦出現(xiàn)錯(cuò)誤或操作不當(dāng)行為，很可能導(dǎo)致資料損壞或遺失。為此，應(yīng)根據(jù)信息安全管理目標(biāo)，完善和制訂人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)管理制度、細(xì)則、規(guī)章等，以促進(jìn)管理人員規(guī)范檔案工作行為。嘗試通過(guò)強(qiáng)化信息安全教育，增強(qiáng)管理者安全意識(shí)，有效地預(yù)防潛在數(shù)據(jù)庫(kù)風(fēng)險(xiǎn)。

最后，加強(qiáng)教師人事檔案硬件和軟件建設(shè)，以確保人事檔案的儲(chǔ)和應(yīng)用安全性。職業(yè)院校要根據(jù)具體情況，建立專(zhuān)業(yè)的人力資源庫(kù)，加強(qiáng)人力資源管理系統(tǒng)軟件、硬件設(shè)備管理，優(yōu)化掃描儀、計(jì)算機(jī)、移動(dòng)硬盤(pán)等[4]。

6.完善人事檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施，推進(jìn)人事檔案工作順利進(jìn)行

首先，要加強(qiáng)硬件設(shè)施建設(shè)。學(xué)校加大對(duì)職業(yè)院校檔案部門(mén)資助，建立專(zhuān)業(yè)基本建設(shè)基金，適時(shí)購(gòu)買(mǎi)各類(lèi)現(xiàn)代化人事檔案管理設(shè)備，以改善人事檔案的工作環(huán)境。根據(jù)系統(tǒng)規(guī)定，對(duì)各類(lèi)硬件設(shè)施進(jìn)行定期維修和管理，以確保系統(tǒng)正常運(yùn)轉(zhuǎn)。其次，加強(qiáng)軟件體系建設(shè)。根據(jù)學(xué)校具體情況，科學(xué)地引入技術(shù)研發(fā)人員，或通過(guò)與技術(shù)部門(mén)協(xié)作，對(duì)人事檔案功能進(jìn)行研究和改進(jìn)。此外，加強(qiáng)員工培訓(xùn)，使檔案管理人員掌握各項(xiàng)系統(tǒng)使用和維修原則、技巧，避免出現(xiàn)各類(lèi)故障和安全隱患[5]。最后，加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。為了更有效整理和利用教師人事檔案信息，需要加強(qiáng)網(wǎng)上服務(wù)質(zhì)量，及時(shí)購(gòu)買(mǎi)路由器、轉(zhuǎn)換器等基本設(shè)施，拓寬網(wǎng)絡(luò)帶寬，加快網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)傳輸和處理速度。必要之際，完善局域網(wǎng)建設(shè)，滿足人事檔案信息資源共享需求要，提高檔案安全指數(shù)。

7.改進(jìn)認(rèn)識(shí)檔案管理制度，發(fā)揮人事檔案工作作用

首先，要充分發(fā)揮“以服務(wù)為中心”的檔案管理功能，對(duì)人才檔案管理體系進(jìn)行整體設(shè)計(jì)。既往時(shí)期，職業(yè)院校以“管控”為基本準(zhǔn)則，無(wú)法保障人事檔案管理效能。因此，在對(duì)教師人事檔案管理系統(tǒng)優(yōu)化設(shè)計(jì)中，需要弱化傳統(tǒng)控制職能，加強(qiáng)服務(wù)職能，從宏觀上對(duì)管理者進(jìn)行規(guī)范和制約，從而促進(jìn)各部門(mén)積極性和創(chuàng)新性得到發(fā)揮。同時(shí)，把人力資源配置需求等因素納入職業(yè)院校管理體制中，并展開(kāi)科學(xué)化設(shè)計(jì)[6]。

其次，加強(qiáng)人事檔案管理工作研究工作，提升檔案管理工作規(guī)范化、有序性程度。對(duì)人事檔案管理工作內(nèi)容、目標(biāo)、歸檔、轉(zhuǎn)換、保管、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行綜合分析，制定出具有一定操作價(jià)值的具體規(guī)章制度，用以指導(dǎo)和規(guī)范人事檔案管理工作。尤其隨著信息化技術(shù)日益普及，人事檔案載體形態(tài)日益多樣化，管理人員要把握好紙質(zhì)檔案、有聲檔案、電子檔案等多種檔案形式區(qū)別，分類(lèi)制訂規(guī)范制度，促進(jìn)教師人事檔案管理工作整體效率與質(zhì)量的提升。

最后，優(yōu)化人事檔案管理工作配套機(jī)制、設(shè)施，從環(huán)境視角為人事檔案管理工作發(fā)展提供有力支持，強(qiáng)化引導(dǎo)和教育，提高人事檔案工作服務(wù)意識(shí)，發(fā)展數(shù)據(jù)庫(kù)、信息系統(tǒng)服務(wù)職能。傳統(tǒng)人事檔案管理人員績(jī)效考評(píng)機(jī)制過(guò)于簡(jiǎn)單，容易造成管理不規(guī)范問(wèn)題。所以，要密切聯(lián)系人事檔案管理工作任務(wù)和目標(biāo)，明確管理職責(zé)、考核指標(biāo)等，以規(guī)范人事檔案管理人員意識(shí)和行為，確保各項(xiàng)人事檔案管理工作順利實(shí)施[7]。

結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在學(xué)校建設(shè)和發(fā)展過(guò)程中，教師人事檔案管理工作尤為關(guān)鍵。在常規(guī)化人事檔案管理時(shí)，針對(duì)教師人事檔案管理工作加以優(yōu)化，培養(yǎng)專(zhuān)業(yè)檔案管理人員，并促進(jìn)學(xué)校內(nèi)部各部門(mén)相互銜接，創(chuàng)新人事檔案管控方式，極有利于從根源處提高教師人事檔案管理工作質(zhì)量，進(jìn)而推動(dòng)新時(shí)期職業(yè)教育領(lǐng)域全面改革及發(fā)展。