新形勢下事業(yè)單位檔案管理工作有效路徑分析

楊 彬

（鐵嶺縣現(xiàn)代農(nóng)業(yè)發(fā)展服務(wù)中心，遼寧 鐵嶺 112008）

一、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)必要性

檔案管理信息化是指把傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，即上傳到電子系統(tǒng)或在電腦上進(jìn)行登記、錄入，這樣可以讓相關(guān)管理人員脫離尋找紙質(zhì)檔案的麻煩，在電腦上更快捷地找到檔案信息。首先，隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)大數(shù)據(jù)的到來，使人們的生活進(jìn)入信息化時代，大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)等新技術(shù)在很多領(lǐng)域的成功應(yīng)用，引起了社會各界的關(guān)注，同時也引發(fā)了各種各樣的新興管理方法，這就對事業(yè)單位檔案管理提出了新要求。所以，在事業(yè)單位檔案管理工作中，需要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的思維模式與管理觀念，利用信息化技術(shù)更好地將檔案進(jìn)行收集、管理、歸檔、利用，以滿足新形勢下事業(yè)單位檔案管理工作的新需求。其次，在信息不斷更新的時代，不管是社會群體還是事業(yè)單位都急切希望使自己的檔案管理方式更加先進(jìn)、便利，他們對檔案信息化管理懷著極強(qiáng)的熱忱，所以事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)這一措施已是大勢所趨，檔案管理信息化建設(shè)對事業(yè)單位來說是很有必要的。最后，隨著我國經(jīng)濟(jì)水平不斷提高，信息化發(fā)展極為迅速，事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)這一舉措可以在很大程度上提高其檔案管理水平，優(yōu)化檔案管理流程。當(dāng)然，信息化的發(fā)展給事業(yè)單位帶來機(jī)遇的同時，也對事業(yè)單位發(fā)出了不小的挑戰(zhàn)，如事業(yè)單位在檔案信息化管理工作中，因檔案人員缺乏相關(guān)經(jīng)驗(yàn)，也缺少技術(shù)的支撐，嚴(yán)重影響檔案信息化工作的效率。事業(yè)單位在檔案信息上傳環(huán)節(jié)中，應(yīng)實(shí)時安排相關(guān)責(zé)任人對檔案內(nèi)容進(jìn)行交接管理，在將檔案信息上傳至電腦系統(tǒng)時，檔案管理交接雙方管理人員都應(yīng)在場，時刻關(guān)注其正確性避免出現(xiàn)失誤，如出現(xiàn)錯誤，及時核對解決。

二、事業(yè)單位檔案管理效率的影響因素

1.管理人員缺乏重視度

在事業(yè)單位的建設(shè)與發(fā)展過程中，往往不被大家所重視。甚至許多單位的管理人員對于檔案管理工作也不關(guān)心，覺得檔案管理工作無關(guān)緊要，這樣的思想觀念不僅會影響事業(yè)單位的健康發(fā)展，而且還會使檔案管理工作缺乏整體性和完善性，甚至?xí)绊懙缴鐣陌l(fā)展。

2.檔案管理理念落后

當(dāng)前在事業(yè)單位內(nèi)部還存在重管理、輕使用的錯誤理念。在事業(yè)單位職工隊(duì)伍中，一些人員仍將檔案看作是一些簡單的紙質(zhì)材料，認(rèn)為其沒有價值，所以也不會有利用檔案創(chuàng)造效益的意識。在現(xiàn)代化背景下，檔案工作的主旨早已轉(zhuǎn)變?yōu)榉?wù)至上，如果事業(yè)單位工作人員不能及時轉(zhuǎn)變思想觀念，將會拉低檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)進(jìn)度和事業(yè)單位檔案管理工作水平。

3.檔案信息管理缺乏相應(yīng)的保護(hù)措施

大數(shù)據(jù)下的檔案信息管理依然是紙質(zhì)檔案存儲，在電子檔案出現(xiàn)問題的情況下，通過對紙質(zhì)檔案的查詢來判斷對錯，所以對檔案信息的存儲需要具有安全性和完整性，這樣才能確保電子檔案的可信度，事業(yè)單位存儲檔案的過程中，目前很多部門所提供的檔案，并不能將信息化的技術(shù)應(yīng)用在里面，主要還是通過人工的方式進(jìn)行紙質(zhì)方式收藏，這種模式，不僅增加了工作人員的工作量也增加了保存的難度。

三、新形勢下事業(yè)單位檔案管理工作有效路徑分析

1.健全管理制度

檔案管理模式的創(chuàng)新優(yōu)化少不了強(qiáng)有力的制度支持，這就要求事業(yè)單位結(jié)合自身實(shí)際情況，健全檔案管理制度，以此更好地應(yīng)對由事業(yè)單位轉(zhuǎn)型領(lǐng)導(dǎo)交替帶來的檔案管理不規(guī)范問題。第一，制訂規(guī)范化制度框架，明確制度制訂的方向，確保制度框架實(shí)效。第二，對制度框架進(jìn)行細(xì)化，依據(jù)檔案管理工作內(nèi)容及各崗位職責(zé)標(biāo)準(zhǔn)，給出標(biāo)準(zhǔn)行為規(guī)范，對檔案管理人員產(chǎn)生一定指導(dǎo)與約束。此外，以檔案管理部門為主導(dǎo)細(xì)化制度，結(jié)合工作細(xì)節(jié)進(jìn)行完善，突顯檔案價值，完成初步檔案制度制訂后，邀請業(yè)務(wù)科室結(jié)合自身檔案應(yīng)用調(diào)閱情況提出建議，對檔案制度進(jìn)行補(bǔ)充，以此提升檔案管理制度實(shí)際效果，使后續(xù)檔案管理工作能夠在規(guī)范化制度指導(dǎo)下有序推進(jìn)。第三，檔案管理制度應(yīng)具有一定約束力，約束檔案管理人員的工作行為，并對其他業(yè)務(wù)科室人員的檔案調(diào)閱行為產(chǎn)生限制，提升檔案管理全過程對檔案資源的保護(hù)，降低檔案篡改、丟失、竊取隱患。第四，在規(guī)范性、約束性制度條例外，輔以績效制度、激勵獎懲制度等，賞罰分明，對于優(yōu)異員工進(jìn)行獎勵，形成一定激勵，對于管理失誤犯錯的員工，則需進(jìn)行懲罰，借助績效獎懲增強(qiáng)檔案管理工作活力，調(diào)動檔案管理人員工作熱情，以此更好地促進(jìn)高效檔案管理模式的形成。

2.完善人才培訓(xùn)機(jī)制，優(yōu)化人才考核指標(biāo)體系

完善人才培訓(xùn)機(jī)制，根據(jù)檔案管理信息化的發(fā)展進(jìn)程，不斷調(diào)整人才培訓(xùn)模式和計(jì)劃，豐富培訓(xùn)的內(nèi)容和形式，更新檔案管理人員的專業(yè)知識技能，使其能夠積極適應(yīng)新工作模式。培養(yǎng)復(fù)合型人才，要求檔案管理人員快速掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)及終端操作系統(tǒng)技術(shù)等先進(jìn)技術(shù)，為檔案管理工作模式創(chuàng)新獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策。完善人才考核機(jī)制，全方位考核檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)與業(yè)務(wù)能力，優(yōu)化考核指標(biāo)體系，將其考核結(jié)果與薪資待遇等掛鉤，將其從傳統(tǒng)的工作觀念和態(tài)度中脫離出來，積極適應(yīng)現(xiàn)代化的檔案管理工作。完善人才激勵機(jī)制，要求檔案管理人員貫徹執(zhí)行規(guī)章制度，形成相互制約與相互監(jiān)督的良好工作氛圍。提高薪資待遇水平，留住員工與吸引人才的同時，激發(fā)員工的工作潛能與主觀能動性，樹立終身學(xué)習(xí)意識，主動借鑒優(yōu)秀的經(jīng)驗(yàn)，摸索性地引入先進(jìn)的做法，提高檔案管理工作的創(chuàng)造性與科學(xué)性及時代性，實(shí)現(xiàn)檔案管理人員專業(yè)優(yōu)勢的充分發(fā)揮。

3.完善檔案管理隊(duì)伍建設(shè)

3.1 對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)教育，提升其業(yè)務(wù)素質(zhì)

目前部分人員的專業(yè)知識及實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)比較匱乏，業(yè)務(wù)能力不足以勝任檔案管理工作，所以事業(yè)單位要定期組織檔案管理人員參加政治理論學(xué)習(xí)、專業(yè)知識學(xué)習(xí)及文化知識學(xué)習(xí)。通過政治理論學(xué)習(xí)可以堅(jiān)定檔案管理人員的政治立場，使檔案管理人員擁有更高的政治素養(yǎng)，以此保證檔案工作的真實(shí)可靠。通過專業(yè)知識學(xué)習(xí)可以提高檔案管理人員對檔案管理工作的認(rèn)知、豐富其專業(yè)技能，以確保人員熟悉、精通事業(yè)單位檔案管理業(yè)務(wù)，并能夠運(yùn)用先進(jìn)的檔案管理理論及手段開展檔案管理工作[1]。

3.2 調(diào)整專兼職檔案員隊(duì)伍配置

當(dāng)前的事業(yè)單位中，存在兼職檔案管理這一崗位，有些單位因?yàn)閷Ｂ毴藛T較少，所以會招聘或調(diào)配檔案管理知識相對匱乏的人員兼職檔案管理工作，以解決檔案管理工作無人開展的問題。從現(xiàn)實(shí)角度來講，設(shè)置兼職崗是有必要的，但如果對兼職人員運(yùn)用或管理不當(dāng)，就會給單位的檔案管理工作及其他業(yè)務(wù)帶來許多負(fù)面影響。

3.3 運(yùn)用激勵與懲罰措施提高檔案管理隊(duì)伍工作積極性與主動性

在經(jīng)濟(jì)高質(zhì)量發(fā)展時期，事業(yè)單位可結(jié)合當(dāng)前形勢構(gòu)建適合自身且有利于檔案管理工作開展的激勵機(jī)制，將檔案管理工作納入考核，以此調(diào)動各檔案管理人員的積極性與主動性，從而提高檔案管理效率。通過建立激勵機(jī)制和懲罰手段，可以增強(qiáng)人員的責(zé)任意識，提高人員對檔案管理工作的重視度。例如，事業(yè)單位可制訂檔案管理過程管理及結(jié)果的考核制度，定期對檔案管理工作進(jìn)行復(fù)盤，對檔案管理人員的專業(yè)技能、服務(wù)意識、工作作風(fēng)等進(jìn)行考察，及時發(fā)現(xiàn)思想松懈、作風(fēng)不端的人員并予以口頭警告或是降薪之類的懲罰。

4.檔案管理的共享模式，互聯(lián)網(wǎng)+檔案管理

在信息技術(shù)支持下，云技術(shù)誕生了，它發(fā)展至今也較為成熟，有著廣泛的應(yīng)用空間、范圍。云技術(shù)需要智能設(shè)備等物理接口去聯(lián)通，智能設(shè)備在現(xiàn)階段的普及率也較高。為此，在信息化的檔案管理中，單位需要對云技術(shù)的運(yùn)用提高關(guān)注，應(yīng)該通過它的優(yōu)勢，讓內(nèi)部檔案能夠極大地提高共享水平，逐步實(shí)現(xiàn)云管理檔案的目標(biāo)。而在云技術(shù)的正確使用中，還需要提高對網(wǎng)絡(luò)安全的關(guān)注，相應(yīng)的工作人員也應(yīng)該具備檔案安全、網(wǎng)絡(luò)安全的知識儲備。在技術(shù)運(yùn)用中，從檔案的權(quán)限設(shè)置、防火墻設(shè)置、定期維護(hù)等多方面抓起，使得檔案安全獲得充分保障，將檔案放進(jìn)“保險箱”。最后，在共享模式的建設(shè)中，檔案部門不能單獨(dú)運(yùn)轉(zhuǎn)，需要不同部門之間彼此互通、協(xié)作，檔案部門要高度保持工作的主動意識，做好檔案共享的紐帶和橋梁。對于主動完善檔案管理體系，實(shí)現(xiàn)共享模式，促使互聯(lián)網(wǎng)＋檔案管理能夠順利實(shí)施，還需要不斷創(chuàng)新[2]。

5.制定合理的管理制度

各領(lǐng)域要想不斷提高檔案管理工作的水平，必須要制定符合時代發(fā)展的管理制度，同時構(gòu)建一個完整的檔案管理系統(tǒng)，以此建立科學(xué)的文件管理模式。因此就需要各行業(yè)不斷革新檔案管理方式，從而強(qiáng)化管理能力，通過現(xiàn)代化管理機(jī)制順應(yīng)時代的變化和進(jìn)步，圍繞科學(xué)的發(fā)展腳步，搭建科學(xué)化、現(xiàn)代化的檔案管理模式。此外，檔案管理部門必須要明確規(guī)定個工作人員的工作職責(zé)，具體到當(dāng)管理出現(xiàn)問題時可以直接落實(shí)到人，同時將檔案管理質(zhì)量與工作人員的業(yè)績考核聯(lián)系在一起，從而提高薪資分配的合理性和平等性，從本質(zhì)上強(qiáng)化檔案管理工作的效果。與此同時，各行業(yè)開展的檔案管理工作內(nèi)容必須要符合國家法律法規(guī)，同時結(jié)合自身的發(fā)展需求，選擇合適的管理系統(tǒng)，制定合理的管理機(jī)制，從而有效控制檔案管理人員和管理工作。在實(shí)際檔案管理工作中，管理人員必須將管理工作的質(zhì)量和效率放在首位，同時在工作執(zhí)行中落實(shí)相應(yīng)的管理制度。此外還要加強(qiáng)檔案信息的整理、儲存等工作效果，借助信息技術(shù)強(qiáng)化檔案管理效果，從而推動檔案管理資源利用率的提升。

6.健全檔案管理的保護(hù)措施

大數(shù)據(jù)管理中的檔案管理以紙質(zhì)檔案居多，在電子檔案完善的情況下，建立紙質(zhì)檔案的現(xiàn)實(shí)管理模式，針對檔案管理中紙質(zhì)檔案的對照和儲存及紙質(zhì)檔案信息的健全要做好相應(yīng)的保護(hù)措施，解決檔案管理中對事業(yè)單位信息的完善和補(bǔ)充，保障信息化安全的情況下，對紙質(zhì)檔案的保護(hù)措施和信息化情況下操作員安全意識的增強(qiáng)，健全檔案管理的保護(hù)引領(lǐng)措施，減少工作量，增加可信度和精細(xì)化水平，針對工作人員工作量增加的難度要適當(dāng)減壓，減少后期審核和管理費(fèi)用[3]。

7.加強(qiáng)安全管控

事業(yè)單位部分檔案具有保密性、私密性，要在檔案管理期間加強(qiáng)安全保護(hù)，避免泄露，而在現(xiàn)代化檔案管理工作中，已逐步開始了信息化建設(shè)工作，檔案管理工作實(shí)現(xiàn)了線上、線下同步管理，在此形勢下，不僅需做好線下原始紙質(zhì)檔案的安全管理工作，更需重視電子檔案的網(wǎng)絡(luò)安全，強(qiáng)化安全管控。首先，搭建健全高效的安全管理機(jī)制，制定檔案安全制度，健全責(zé)任制度，完善追責(zé)體系，以此引起檔案管理人員對檔案安全的重視。其次，引入并落實(shí)現(xiàn)階段行之有效的安全防范措施，改良優(yōu)化傳統(tǒng)防火墻，增加加密監(jiān)控技術(shù)，消除病毒隱患，避免事業(yè)單位檔案被惡意竊取或篡改。最后，形成規(guī)范化安全防控體系，定期組織安全檢查工作，檢查檔案信息化系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)境及線路設(shè)備，判斷其是否存在潛在隱患，在此基礎(chǔ)上進(jìn)行維護(hù)更新。此外，將病毒、木馬的查殺工作視為日常工作項(xiàng)目，將安全防護(hù)措施落實(shí)到位，全方位提升事業(yè)單位檔案管理安全性[4]。

8.正確認(rèn)識檔案管理工作

當(dāng)前，大部分事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)人員對檔案管理的認(rèn)知程度不高，因此投入的資金不足，管理人員的管理能力較弱。這說明了在單位的發(fā)展過程中并沒有意識到檔案管理的重要性。如果檔案管理工作失去相應(yīng)的資金支持，則管理工作難以在市場競爭激烈的情況下順利進(jìn)行，因此只有在檔案管理工作中投入足夠的資金，才能不斷提高檔案管理的質(zhì)量，保證管理工作的價值得到充分發(fā)揮，從而確保單位能夠順應(yīng)時代的發(fā)展。對此，相關(guān)管理人員要全面認(rèn)識檔案管理工作的含義，提高檔案管理人員的工作意識，強(qiáng)化工作人員的綜合能力，從而體現(xiàn)檔案管理工作的重要意義。此外全面認(rèn)識檔案管理工作后，要及時根據(jù)發(fā)展情況建立合理的管理系統(tǒng)，優(yōu)化檔案管理流程，確保在發(fā)展中充分利用檔案資料的價值作用。

9.改變傳統(tǒng)的管理理念

首先，要改變事業(yè)單位管理層人員的傳統(tǒng)思維，使他們在思想上認(rèn)識到檔案管理創(chuàng)新的重要性和必要性，提升管理層人員對檔案管理工作的重視度，進(jìn)而推動檔案管理工作的快速改進(jìn)與提升。其次，加強(qiáng)對檔案管理工作人員的專業(yè)化培訓(xùn)，不僅要提升他們的專業(yè)素養(yǎng)水平，還要加強(qiáng)他們的思想政治建設(shè)，因?yàn)闄n案管理工作具有很強(qiáng)的保密性，作為檔案管理工作人員必須要能夠擔(dān)負(fù)起相應(yīng)的職責(zé)，確保檔案信息的安全性[5]。

結(jié)語

綜上所述，作為事業(yè)單位工作比較重要的一個環(huán)節(jié)，事業(yè)單位的檔案管理能否有效、合理、完整地進(jìn)行有效的改革，也是當(dāng)前需要不斷摸索的過程，對于未來事業(yè)單位檔案管理的方法及原則，包括新形勢下事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化信息的實(shí)施程度，需要進(jìn)一步地探討；紙質(zhì)檔案的保存及電子檔案的實(shí)時更新，對事業(yè)單位檔案管理人員也提出了新的要求；針對檔案管理中專項(xiàng)費(fèi)用及參與人員的培訓(xùn)等，也是未來事業(yè)檔案檔案管理中不可或缺的一個重要路徑；在滿足檔案管理要求的同時，明確檔案管理中重點(diǎn)問題和突出問題的集中解決機(jī)制，以助力同時為了事業(yè)單位長期、有效、合理地發(fā)展。