邱 凱(副教授),劉李福(副教授),張 俤
小微企業(yè)是我國經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的重要支持力量,近年來更是隨著“大眾創(chuàng)業(yè)、萬眾創(chuàng)新”政策的推動而呈現(xiàn)“井噴”式發(fā)展態(tài)勢。全國第四次經(jīng)濟(jì)普查報(bào)告顯示,截至2018年末,我國共有小微企業(yè)1783.1萬家,占全國企業(yè)總量的99%。同時(shí),國家統(tǒng)計(jì)局公布的歷年工業(yè)企業(yè)數(shù)據(jù)也顯示,小微企業(yè)占全部工業(yè)企業(yè)的80%以上。不過,絕大多數(shù)小微企業(yè)掌控的經(jīng)濟(jì)資源卻是非常有限的,不僅其運(yùn)營活動如同“枷鎖下的舞蹈”那般受到各種掣肘,而且很難抵御外部經(jīng)營環(huán)境惡化產(chǎn)生的系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)。
在近年企業(yè)內(nèi)外部環(huán)境發(fā)生較大變化的情況下,許多大中型企業(yè)通過不斷成熟的“大智移云物區(qū)”等先進(jìn)技術(shù)實(shí)現(xiàn)了智能化轉(zhuǎn)型:利用云會計(jì)打破疫情所導(dǎo)致的時(shí)間、空間和人員限制;借助大數(shù)據(jù)技術(shù)實(shí)時(shí)收集、整合多元化數(shù)據(jù),優(yōu)化業(yè)務(wù)流程,提高運(yùn)營效率;使用無監(jiān)督機(jī)器學(xué)習(xí)進(jìn)行智能化管理控制,于前端挖掘有價(jià)值信息,提供預(yù)判式?jīng)Q策支持。而小微企業(yè)的經(jīng)營管理能力、資源使用效率仍處于較初級的水平,其在經(jīng)營管理規(guī)范、智能化程度、從業(yè)人員素質(zhì)等方面也與大中型企業(yè)存在較大差距,阻礙了小微企業(yè)的發(fā)展。對于小微企業(yè)而言,稅收減免和金融支持政策的時(shí)效性往往是短暫的,提升資源使用效率、強(qiáng)化價(jià)值創(chuàng)造能力才是使小微企業(yè)具備可持續(xù)發(fā)展動力的有效路徑。
數(shù)字經(jīng)濟(jì)時(shí)代下的高效經(jīng)營管理意味著管理決策必須依賴更加多元化、多維度、精細(xì)化、實(shí)時(shí)性和跨邊界的基礎(chǔ)數(shù)據(jù),這需要將企業(yè)的業(yè)務(wù)流、財(cái)務(wù)流和信息流進(jìn)行有效融合,從而既保證業(yè)務(wù)信息、數(shù)據(jù)的及時(shí)獲取和精確處理,又大幅提高各價(jià)值生產(chǎn)環(huán)節(jié)的協(xié)同效率,同時(shí)推動會計(jì)信息系統(tǒng)由簡單的核算功能轉(zhuǎn)變?yōu)槿鎯r(jià)值管理[1],這亦是業(yè)財(cái)融合思想的體現(xiàn)。業(yè)財(cái)融合意味著企業(yè)價(jià)值生產(chǎn)流程的重組和優(yōu)化、信息系統(tǒng)功能的擴(kuò)張和延伸,以及內(nèi)部控制系統(tǒng)由事后反映轉(zhuǎn)變?yōu)槭虑坝?jì)劃和事中控制。
然而,絕大多數(shù)小微企業(yè)都缺乏足夠的時(shí)間和資金以獲得價(jià)值生產(chǎn)流程和信息系統(tǒng)改造升級的定制化服務(wù)。鑒于小微企業(yè)的業(yè)務(wù)流程相對簡單,會計(jì)核算也不會涉及過于復(fù)雜的處理方法和職業(yè)判斷,其可以借助由第三方云服務(wù)商提供的業(yè)財(cái)融合型共享財(cái)務(wù)云來實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)流、財(cái)務(wù)流和信息流的融合以及價(jià)值生產(chǎn)流程的優(yōu)化。隨著信息技術(shù)的不斷成熟和完善,依托大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、區(qū)塊鏈等技術(shù)的會計(jì)信息系統(tǒng)能有效優(yōu)化組織內(nèi)部結(jié)構(gòu)、降低運(yùn)營成本、規(guī)范財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)流程、提升管理效率。
業(yè)財(cái)融合型共享財(cái)務(wù)云有一套標(biāo)準(zhǔn)而完整的業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)處理流程,操作人員只需根據(jù)要求錄入各類原始憑證和初始信息即可,后續(xù)工作均由系統(tǒng)在云端自動完成,通過系統(tǒng)的部署,小微企業(yè)能實(shí)現(xiàn)價(jià)值生產(chǎn)流程的重組和再造。云服務(wù)器對小微企業(yè)價(jià)值生產(chǎn)流程各環(huán)節(jié)信息和數(shù)據(jù)進(jìn)行實(shí)時(shí)采集、標(biāo)準(zhǔn)化處理和存儲,可在履行基本經(jīng)營管理職能的同時(shí),輸出各種標(biāo)準(zhǔn)化報(bào)告。在此基礎(chǔ)上,云端存儲的決策支持和風(fēng)險(xiǎn)控制模型,能對實(shí)時(shí)業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行智能化處理,并提供有效的決策支持和對風(fēng)險(xiǎn)的事前計(jì)劃、事中控制。共享財(cái)務(wù)云通過價(jià)值生產(chǎn)流程的再造、將業(yè)務(wù)職能轉(zhuǎn)移至云端,顯著降低小微企業(yè)的人力成本,將其核心團(tuán)隊(duì)從繁瑣的常規(guī)運(yùn)營管理工作中釋放出來,以全身心投入展業(yè)、研發(fā)等直接提升企業(yè)核心競爭力的工作中。另外,信息對所有業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)流程的全覆蓋能有效提升小微企業(yè)的經(jīng)營管理效率,強(qiáng)化風(fēng)險(xiǎn)控制能力。因此,本文致力于為小微企業(yè)構(gòu)建一套業(yè)財(cái)融合型共享財(cái)務(wù)云系統(tǒng),促進(jìn)小微企業(yè)經(jīng)營、管理的科學(xué)化和高效化。該系統(tǒng)的基本功能如圖1所示。
圖1 小微企業(yè)共享財(cái)務(wù)云系統(tǒng)的基本功能
20世紀(jì)60年代便有學(xué)者研究“云計(jì)算”的雛形——提供信息處理服務(wù)的“信息工具”型企業(yè)[2]。在接下來的幾十年時(shí)間里,信息技術(shù)的發(fā)展悄然改變著企業(yè)的業(yè)務(wù)流程:ERP系統(tǒng)將數(shù)據(jù)以電子形式保存,并將交易從線下逐漸轉(zhuǎn)移到線上[3]。然而,數(shù)據(jù)信息的不斷累積使得高速計(jì)算、大容量存儲等成為計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展的瓶頸,如高硬件配置計(jì)算機(jī)會增加企業(yè)IT日常成本[4]。同時(shí),更加嚴(yán)格的法規(guī)也促使企業(yè)的信息存儲成本激增[5]。在這一背景下,IBM公司于2007年正式提出了“云計(jì)算”概念,隨后亞馬遜和谷歌公司也先后公布了各自的云計(jì)算方案。隨著“云計(jì)算”概念的提出,學(xué)術(shù)界圍繞服務(wù)模式和成本[6]、云計(jì)算安全[7]、云計(jì)算類型框架與實(shí)例[8,9]等問題進(jìn)行了廣泛且深入的研究。
計(jì)算機(jī)系統(tǒng)被引入到企業(yè)生產(chǎn)和管理中后,學(xué)者們普遍認(rèn)為IT系統(tǒng)在優(yōu)化企業(yè)業(yè)務(wù)流程的同時(shí),對會計(jì)職能和核算流程也產(chǎn)生了一定影響[10]。例如,隨著經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)數(shù)量的增加和復(fù)雜度的提高,會計(jì)信息系統(tǒng)(AIS)成本與可用性之間的矛盾也愈加激烈[11]。云會計(jì)(Cloud Accounting)是解決這一問題的最佳途徑之一,它可以使分布于不同物理位置的用戶直接訪問信息和數(shù)據(jù),接受計(jì)算和應(yīng)用程序等服務(wù),且無需部署高成本硬件和軟件[11]??梢姡茣?jì)可以顯著降低企業(yè)運(yùn)營成本,提高企業(yè)運(yùn)營效率,因而吸引了許多財(cái)會領(lǐng)域?qū)W者著手設(shè)計(jì)云會計(jì)系統(tǒng)框架[12]。
與云計(jì)算一樣,云會計(jì)也包括三種不同類型的服務(wù)——SaaS(軟件服務(wù))、PaaS(平臺服務(wù))以及IaaS(基礎(chǔ)設(shè)施服務(wù))[13](詳見圖2),云服務(wù)提供商可以根據(jù)用戶的特點(diǎn)和需求提供不同部署方式的云會計(jì)服務(wù)。
圖2 云會計(jì)服務(wù)類型
傳統(tǒng)的會計(jì)電算化系統(tǒng)大多操作復(fù)雜且成本高昂,大量的信息處理、存儲和維護(hù)也會不斷給企業(yè)帶來成本壓力[14]。云會計(jì)系統(tǒng)可以在控制成本的同時(shí)使終端信息處理能力不受其物理地址或硬件配置水平的制約[5]。利用云計(jì)算的概念重構(gòu)企業(yè)會計(jì)信息化基礎(chǔ)設(shè)施,能夠有效促進(jìn)財(cái)務(wù)流程再造,并強(qiáng)化會計(jì)管理控制等優(yōu)勢[15]。一些學(xué)者對云會計(jì)實(shí)踐情況進(jìn)行了研究,例如:鄭可人[16]發(fā)現(xiàn),日本的云會計(jì)服務(wù)大都是SaaS方式,并且大多數(shù)云會計(jì)服務(wù)商都與中介機(jī)構(gòu)實(shí)現(xiàn)了對接,企業(yè)的自動化記賬水平較高。
財(cái)務(wù)共享中心是企業(yè)規(guī)模逐步擴(kuò)大、分支機(jī)構(gòu)日益增多的必然產(chǎn)物,在其發(fā)展早期,企業(yè)集團(tuán)為了規(guī)范會計(jì)核算和財(cái)務(wù)管理工作,將相關(guān)職能全部收至總公司一級,通過建立財(cái)務(wù)共享中心,形成標(biāo)準(zhǔn)化、流程化和系統(tǒng)化的會計(jì)核算和財(cái)務(wù)管理過程。從技術(shù)角度而言,財(cái)務(wù)共享中心的出現(xiàn)與云會計(jì)密不可分,其軟、硬件部署遵循終端只對分布式數(shù)據(jù)進(jìn)行采集和預(yù)處理,云端完成數(shù)據(jù)處理、分析等工作的原則[17]。
學(xué)術(shù)界對于財(cái)務(wù)共享中心的研究主要分為兩個(gè)階段:早期以國外學(xué)者的研究為主,集中于討論財(cái)務(wù)共享中心的特征、要素等方面[18-20];隨著國內(nèi)學(xué)者的加入,研究重點(diǎn)轉(zhuǎn)移至對實(shí)務(wù)中已經(jīng)采用這一管理模式的企業(yè)進(jìn)行案例研究[21,22],或者找尋設(shè)立財(cái)務(wù)共享中心的關(guān)鍵流程或要素[23]。
業(yè)財(cái)融合思想的提出源自于企業(yè)內(nèi)外部環(huán)境的劇變:在工業(yè)化向信息化轉(zhuǎn)型的經(jīng)濟(jì)社會環(huán)境中,大數(shù)據(jù)、“互聯(lián)網(wǎng)+”和人工智能使企業(yè)的價(jià)值創(chuàng)造模式發(fā)生了巨大的變革。全新的企業(yè)價(jià)值驅(qū)動因素已經(jīng)轉(zhuǎn)變?yōu)槟切o法被貨幣計(jì)量的能力、資源等,而傳統(tǒng)的會計(jì)核算、財(cái)務(wù)管理工作難以實(shí)現(xiàn)真正的價(jià)值計(jì)量[24]。“職能拓展是會計(jì)未來發(fā)展的必然趨勢”已成為學(xué)術(shù)界的共識,其中尤以業(yè)財(cái)融合受到的關(guān)注度最高。
業(yè)財(cái)融合簡單來說就是業(yè)務(wù)流程與財(cái)務(wù)流程的融合,通過財(cái)務(wù)職能的擴(kuò)散和滲透,使企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動信息能夠及時(shí)被獲取和處理[25]。業(yè)財(cái)融合在企業(yè)實(shí)踐中的運(yùn)用需要圍繞戰(zhàn)略目標(biāo),對業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)流程實(shí)施再造,將財(cái)務(wù)職能滲透到整個(gè)價(jià)值鏈的各環(huán)節(jié)中,從而強(qiáng)化信息的管理控制和決策支持能力。有多位學(xué)者對大型企業(yè)基于業(yè)財(cái)融合的業(yè)務(wù)流程再造和財(cái)務(wù)職能重分配進(jìn)行了案例分析[26,27]。也有研究者認(rèn)為,業(yè)財(cái)融合思想應(yīng)貫穿財(cái)務(wù)共享中心的構(gòu)建過程,拓寬財(cái)務(wù)共享中心的職能[28]。
總體而言,學(xué)者們對云計(jì)算、財(cái)務(wù)共享中心、業(yè)財(cái)融合等做出了富有成效的研究,也給會計(jì)信息系統(tǒng)的發(fā)展指明了方向,但是研究內(nèi)容顯得較為分散,不夠系統(tǒng)和深入。首先,對云會計(jì)主體的研究顯得過于籠統(tǒng),而現(xiàn)實(shí)中不同規(guī)模的企業(yè)對云會計(jì)、財(cái)務(wù)共享中心的需求存在較大差異。其次,將財(cái)務(wù)共享中心與業(yè)財(cái)融合思想進(jìn)行了人為分割,簡單地將財(cái)務(wù)共享中心視為大型集團(tuán)公司的財(cái)務(wù)信息中心,而忽略了最為重要的業(yè)務(wù)流程整合與再造工作。最后,業(yè)財(cái)融合的相關(guān)研究還沒有達(dá)到由點(diǎn)及面的程度,即沒有提出具有普遍適用性的業(yè)財(cái)融合實(shí)現(xiàn)路徑或方法。此外,在研究方法的選擇上也較為傳統(tǒng),多以規(guī)范研究或大型企業(yè)的案例分析為主,缺乏具有普遍意義的歸納式研究。同時(shí),對于不同規(guī)模的企業(yè)應(yīng)如何進(jìn)行業(yè)財(cái)融合、小微企業(yè)財(cái)務(wù)共享中心的部署特征是什么等關(guān)鍵問題未能給出針對性和科學(xué)性的分析。本文在充分考慮小微企業(yè)管理需求、價(jià)值生產(chǎn)流程的情況下,構(gòu)建了一套具有可行性的小微企業(yè)業(yè)財(cái)融合型共享財(cái)務(wù)云系統(tǒng),以彌補(bǔ)現(xiàn)有研究的不足。
為了充分了解小微企業(yè)的會計(jì)核算現(xiàn)狀,我們從2021年1月開始向成都市的小微企業(yè)發(fā)放問卷,并對典型企業(yè)進(jìn)行實(shí)地調(diào)研,深入了解不同類型小微企業(yè)的業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)處理流程,充分搜集小微企業(yè)管理者在決策過程中對業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)等信息的需求。在6個(gè)月的時(shí)間里,共發(fā)放600份調(diào)查問卷(其中收回有效問卷523份),并走訪21家產(chǎn)品制造型、商品流通型和技術(shù)服務(wù)型小微企業(yè),深入了解這三類小微企業(yè)的業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)流程。
問卷調(diào)研和訪談的結(jié)果顯示:雖然絕大多數(shù)小微企業(yè)的所有者和核心管理人員都希望通過有效的方法或手段來提升經(jīng)營信息、財(cái)務(wù)信息的決策有用性,但是超過90%的小微企業(yè)管理者也承認(rèn),在日常經(jīng)營決策中,他們主要(也只能)依靠自己過去積累的經(jīng)驗(yàn)來對未來市場進(jìn)行預(yù)判。超過80%的小微企業(yè)管理者認(rèn)為他們很難從每月編制的財(cái)務(wù)報(bào)表中獲得足夠的有用信息來幫助自身進(jìn)行決策,其原因包括報(bào)表出具時(shí)間滯后、管理者非財(cái)務(wù)專業(yè)出身等。另外,即使是主營業(yè)務(wù)相同或相似的小微企業(yè),不同企業(yè)的業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)流程也可能存在一定的差異,其原因在于,企業(yè)核心管理人員往往會根據(jù)自己的偏好對業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)流程進(jìn)行調(diào)整。約85%的受訪小微企業(yè)曾因合規(guī)性問題而遭受稅務(wù)機(jī)關(guān)的罰款,這些企業(yè)大多數(shù)沒有購買ERP系統(tǒng),其會計(jì)電算化工作主要依靠免費(fèi)或盜版軟件完成。超過一半的企業(yè)沒有聘用專職財(cái)務(wù)人員,將財(cái)務(wù)工作外包給代賬服務(wù)商。
經(jīng)過對問卷結(jié)果和訪談記錄的整理,我們發(fā)現(xiàn),小微企業(yè)普遍存在信息化程度低、業(yè)務(wù)活動和財(cái)務(wù)流程之間嚴(yán)重脫節(jié)等現(xiàn)象。在完整的業(yè)務(wù)流程中,僅有少量業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)會被記錄,企業(yè)信息系統(tǒng)丟失了能真實(shí)反映業(yè)務(wù)經(jīng)營狀況的大量過程數(shù)據(jù),所記錄和輸出的信息滯后性強(qiáng)、質(zhì)量差,無法提供精確的經(jīng)營決策支持信息。
圖3反映了生產(chǎn)型小微企業(yè)與業(yè)務(wù)活動脫節(jié)的財(cái)務(wù)處理流程。由圖3可知,盡管業(yè)務(wù)流程中產(chǎn)生了大量原始數(shù)據(jù)和憑證,但是財(cái)務(wù)人員僅抽取少量原始憑證,使用會計(jì)方法和工具轉(zhuǎn)化為財(cái)務(wù)報(bào)告并傳遞給信息使用者,那些與會計(jì)核算無關(guān)的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)被自動忽視且不被記錄。業(yè)財(cái)脫節(jié)使小微企業(yè)的價(jià)值生產(chǎn)流程變得支離破碎且運(yùn)營效率低下,而會計(jì)信息系統(tǒng)所搜集的價(jià)值生產(chǎn)各環(huán)節(jié)的信息片面而滯后,無法提供有效的決策支持和風(fēng)險(xiǎn)管控。
圖3 生產(chǎn)型小微企業(yè)財(cái)務(wù)處理流程
小微企業(yè)的業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)流程分離、脫節(jié),主要有以下三方面的原因:一是,相當(dāng)一部分小微企業(yè)的所有者和核心管理人員并不認(rèn)為財(cái)務(wù)工作能給企業(yè)創(chuàng)造價(jià)值,而企業(yè)開始運(yùn)營后,財(cái)務(wù)信息難以用于經(jīng)營預(yù)測和決策的事實(shí)又會進(jìn)一步固化他們的“會計(jì)無用”觀念,財(cái)務(wù)最終淪為應(yīng)付市場監(jiān)督、稅務(wù)機(jī)關(guān)的一項(xiàng)工作。二是,盡管目前市場上有多種業(yè)財(cái)融合版ERP系統(tǒng),但是相對于小微企業(yè)的收入和利潤,大多數(shù)系統(tǒng)的使用費(fèi)都顯得十分高昂,這對于將財(cái)務(wù)職能視作“雞肋”的小微企業(yè)而言是難以承受的。三是,很多小微企業(yè)的管理人員素質(zhì)還不足以使企業(yè)實(shí)現(xiàn)業(yè)財(cái)融合,他們也沒有足夠的精力和時(shí)間去搜集、分析業(yè)務(wù)信息和數(shù)據(jù)。調(diào)研發(fā)現(xiàn),大多數(shù)小微企業(yè)的財(cái)務(wù)工作還停留在較基礎(chǔ)的電算化會計(jì)核算階段,只是依照準(zhǔn)則、法規(guī)的要求,按時(shí)通過手動或半自動方式生成賬簿和報(bào)表。
總體來看,提升小微企業(yè)經(jīng)營管理效率的關(guān)鍵是基于業(yè)財(cái)融合的思想,完善信息處理機(jī)制,提升信息的決策有用性,最終實(shí)現(xiàn)各種財(cái)務(wù)和非財(cái)務(wù)信息的實(shí)時(shí)獲取、集中存儲、及時(shí)處理、全面共享和隨時(shí)訪問。業(yè)財(cái)融合需要打破小微企業(yè)職能和流程之間的壁壘,通過價(jià)值生產(chǎn)流程的再造,改變業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)流程斷點(diǎn)、脫節(jié)的現(xiàn)狀,使信息流完全覆蓋業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)流程中的各個(gè)環(huán)節(jié)。
任何企業(yè)的根本目標(biāo)都是通過滿足不同利益相關(guān)者的需求來賺取利潤,這一目標(biāo)只能通過其產(chǎn)品(或服務(wù))被顧客所接受得以實(shí)現(xiàn),企業(yè)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)過程也可視作一套完整的價(jià)值生產(chǎn)流程。在價(jià)值生產(chǎn)流程中,任何產(chǎn)品(或服務(wù))都會通過特定的業(yè)務(wù)過程生產(chǎn)完成并最終送達(dá)客戶手中。雖然價(jià)值生產(chǎn)流程受到企業(yè)規(guī)模、所處行業(yè)等因素的影響,但總體上都可以簡化為三個(gè)環(huán)節(jié),即獲取、轉(zhuǎn)換和銷售,如圖4所示。
圖4 小微企業(yè)價(jià)值生產(chǎn)流程
圖4展示了小微企業(yè)的基本價(jià)值生產(chǎn)流程,其中:“獲取”代表向供應(yīng)商支付款項(xiàng),并獲得相應(yīng)的資源;“轉(zhuǎn)換”指企業(yè)內(nèi)部一系列將資源轉(zhuǎn)化為滿足顧客需求的產(chǎn)品和服務(wù)的生產(chǎn)和管理活動(不同類型小微企業(yè)的轉(zhuǎn)化過程略有差異);“銷售”則是將產(chǎn)品和服務(wù)提供給顧客并收取相應(yīng)費(fèi)用。資源的轉(zhuǎn)換過程貫穿于整個(gè)企業(yè),還可以進(jìn)一步細(xì)分成采購、入庫、生產(chǎn)、出庫和銷售等不同業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)。同時(shí),企業(yè)在進(jìn)行資源轉(zhuǎn)換的過程中需要通過財(cái)務(wù)、行政、人事等一系列管理職能,對價(jià)值生產(chǎn)環(huán)節(jié)進(jìn)行協(xié)調(diào)和記錄。
業(yè)財(cái)融合的基本要求是從價(jià)值生產(chǎn)的視角對小微企業(yè)片段化、斷點(diǎn)式的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行重塑和再造。為此,首先要站在企業(yè)整體的高度,將各價(jià)值生產(chǎn)環(huán)節(jié)視作一個(gè)整體,財(cái)務(wù)和其他管理職能則作為圍繞價(jià)值生產(chǎn)各環(huán)節(jié)的信息處理和反饋機(jī)制。也就是說,企業(yè)的信息系統(tǒng)必須打破固有限制,將業(yè)務(wù)活動的識別、確認(rèn)、計(jì)量,以及數(shù)據(jù)的采集、處理和傳遞等活動拓展至整個(gè)價(jià)值生產(chǎn)流程。其次,在參考同行業(yè)企業(yè)運(yùn)營狀況、相關(guān)法律法規(guī)準(zhǔn)則的合規(guī)要求以及本企業(yè)運(yùn)營特點(diǎn)的基礎(chǔ)上,對價(jià)值生產(chǎn)流程進(jìn)行梳理、重組和再造,舍棄那些不能創(chuàng)造價(jià)值及與稅法、會計(jì)準(zhǔn)則等相抵觸的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié),保留與價(jià)值生產(chǎn)密切相關(guān)的重要環(huán)節(jié),這樣能極大地提高企業(yè)的資源使用效率,減少不合理的損耗。最后,采取合理方式將信息系統(tǒng)完全嵌入價(jià)值生產(chǎn)各環(huán)節(jié)后,企業(yè)在執(zhí)行業(yè)務(wù)活動時(shí),相關(guān)的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)也被信息系統(tǒng)及時(shí)采集。這種通過業(yè)務(wù)規(guī)則和信息處理規(guī)則生成信息的系統(tǒng)結(jié)構(gòu),能夠?qū)⒁郧胺稚⒌男畔⒑蛿?shù)據(jù)在邏輯上集中,支持不同層次、綜合性的信息需求。經(jīng)過標(biāo)準(zhǔn)的編碼和業(yè)務(wù)事件規(guī)則對業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、管理數(shù)據(jù)的綜合采集和存儲之后,所建立的綜合數(shù)據(jù)庫能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)據(jù)同源和共享。
圖5展示了業(yè)財(cái)融合下的信息處理流程。當(dāng)業(yè)務(wù)事件發(fā)生時(shí),信息系統(tǒng)即時(shí)記錄事件的內(nèi)容、經(jīng)辦人、相關(guān)事項(xiàng)和時(shí)間等信息;然后根據(jù)信息處理規(guī)則,形成所有反映該業(yè)務(wù)過程和事件的數(shù)據(jù)并存儲至數(shù)據(jù)庫中;最后根據(jù)不同用戶需要,利用信息報(bào)告工具生成用戶需要的信息,如依照會計(jì)準(zhǔn)則的規(guī)定生成資產(chǎn)負(fù)債表和利潤表并提交給股東。
圖5 業(yè)財(cái)融合下的信息處理流程
在有效的信息處理規(guī)則下,業(yè)財(cái)融合后的業(yè)務(wù)流、財(cái)務(wù)流和信息流之間能進(jìn)行更加緊密的合作;同時(shí),還可以實(shí)現(xiàn)信息提取和信息處理同步、信息處理和業(yè)務(wù)活動執(zhí)行同步。根據(jù)特定算法和模型,信息系統(tǒng)能夠識別違反規(guī)則的活動并及時(shí)向管理者發(fā)送異常情況報(bào)告,或直接阻止舞弊行為的發(fā)生,從而使企業(yè)的風(fēng)險(xiǎn)控制從事后監(jiān)督轉(zhuǎn)變?yōu)槭虑邦A(yù)警。
業(yè)務(wù)流、財(cái)務(wù)流和信息流的集成程度受制于業(yè)務(wù)流程中財(cái)務(wù)職能和信息系統(tǒng)的嵌入程度。傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程以產(chǎn)品為導(dǎo)向,按職能明確劃分的分離型管理結(jié)構(gòu)造成了財(cái)務(wù)職能與業(yè)務(wù)流程的分離。圖6展示了這種財(cái)務(wù)職能與業(yè)務(wù)及其他管理流程分離的狀態(tài)。這種“信息孤島”效應(yīng)不僅使業(yè)務(wù)信息碎片化,還影響了最終輸出的財(cái)務(wù)信息質(zhì)量。
圖6 小微企業(yè)財(cái)務(wù)職能與業(yè)務(wù)、管理流程的關(guān)系
業(yè)務(wù)流、財(cái)務(wù)流和信息流的高度集成不僅需要價(jià)值生產(chǎn)流程的再造,而且意味著業(yè)務(wù)流程中更多信息和數(shù)據(jù)被采集、標(biāo)準(zhǔn)化處理和分類存儲。同時(shí),由于價(jià)值生產(chǎn)流程跨越了不同的業(yè)務(wù)職能,為了保證數(shù)據(jù)的完整性和連貫性,價(jià)值生產(chǎn)流程應(yīng)以業(yè)務(wù)事件作為關(guān)鍵驅(qū)動因素,以關(guān)鍵驅(qū)動因素來串聯(lián)不同的子數(shù)據(jù)庫,這樣就能避免業(yè)務(wù)系統(tǒng)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)所記錄的同筆交易存在差異的問題。
以生產(chǎn)型小微企業(yè)的銷售和采購活動(詳見圖7、圖8)為例,它們分別代表了價(jià)值生產(chǎn)流程中的銷售和獲取環(huán)節(jié),是小微企業(yè)實(shí)現(xiàn)盈利和業(yè)績增長的關(guān)鍵,二者還涉及不同的經(jīng)營、管理職能。對于銷售活動而言,再造后的價(jià)值生產(chǎn)流程以銷售訂單(客戶訂單)這一關(guān)鍵驅(qū)動因素串聯(lián)銷售、倉儲和財(cái)務(wù)等職能。如圖7所示,當(dāng)客戶下訂單并獲審批通過后,價(jià)值生產(chǎn)流程也隨之啟動,系統(tǒng)將為該訂單生成唯一的編號,同時(shí)自動生成添加數(shù)據(jù)庫記錄;之后,具有唯一編號的訂單將分別關(guān)聯(lián)對應(yīng)的銷售出庫單、銷售發(fā)票和收款單。信息系統(tǒng)與價(jià)值生產(chǎn)各環(huán)節(jié)深度融合后,銷售流程在信息系統(tǒng)的推動下可以實(shí)現(xiàn)各步驟的自動推進(jìn)和完成,如果客戶以賒銷方式購買產(chǎn)品,客戶下新訂單會觸發(fā)相應(yīng)的信用審批程序,審批過程中會訪問或添加客戶數(shù)據(jù)庫相關(guān)記錄,審批通過后系統(tǒng)自動生成具有唯一編號的銷售訂單并傳遞至倉庫;在產(chǎn)品出庫的同時(shí),信息系統(tǒng)還會同時(shí)更新產(chǎn)品數(shù)據(jù)庫,并生成銷售出庫單;最后,在核算環(huán)節(jié)信息系統(tǒng)會根據(jù)進(jìn)度確認(rèn)收入、核銷應(yīng)收賬款,并開具銷售發(fā)票和收款單。這樣,銷售、倉儲和核算過程所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)和信息就能做到環(huán)環(huán)相扣,不會出現(xiàn)業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)斷點(diǎn)或記錄沖突的情況,管理人員還可以利用連貫的信息、數(shù)據(jù)記錄進(jìn)行業(yè)務(wù)監(jiān)督和控制。
圖7 生產(chǎn)型小微企業(yè)銷售過程
與銷售類似,生產(chǎn)型小微企業(yè)的采購也涵蓋涉及不同職能的四個(gè)階段的業(yè)務(wù)活動:提出采購申請、采購、入庫和記賬。如圖8所示,通過流程再造,采購流程以采購單作為關(guān)鍵驅(qū)動因素,關(guān)聯(lián)明細(xì)入庫單、采購發(fā)票和付款單。采購流程涉及供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫、原材料數(shù)據(jù)庫和產(chǎn)品數(shù)據(jù)庫,在各階段的業(yè)務(wù)流程運(yùn)行過程中,數(shù)據(jù)庫也將同時(shí)添加相應(yīng)記錄,并可根據(jù)使用者的需求進(jìn)行查詢和調(diào)用。
圖8 生產(chǎn)型小微企業(yè)采購過程
業(yè)財(cái)融合下的價(jià)值生產(chǎn)流程再造,尤其是各價(jià)值生產(chǎn)環(huán)節(jié)中的信息系統(tǒng)嵌入依賴于云計(jì)算、OCR掃描自動采集、移動互聯(lián)網(wǎng)、數(shù)據(jù)庫等技術(shù)的不斷進(jìn)步和普及。除了這些先進(jìn)技術(shù)的支撐,構(gòu)建功能完整、操作簡便、安全高效的業(yè)財(cái)融合型共享財(cái)務(wù)云系統(tǒng)還需要穩(wěn)定的系統(tǒng)架構(gòu)和合理的功能設(shè)計(jì)。
小微企業(yè)業(yè)財(cái)融合型共享財(cái)務(wù)云系統(tǒng)架構(gòu)如圖9所示。該系統(tǒng)采用SaaS的形式,以物理層作為基礎(chǔ),向上還包括數(shù)據(jù)庫、數(shù)據(jù)層、業(yè)務(wù)層和應(yīng)用層等。其中,物理層為小微企業(yè)共享財(cái)務(wù)云提供基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)、信息安全、數(shù)據(jù)加密和數(shù)據(jù)搜集等方面的支持。在業(yè)務(wù)流程中獲取的各類信息和數(shù)據(jù),經(jīng)過采集、篩選、清洗和處理后全部存儲于數(shù)據(jù)庫中,出于信息安全的考慮,數(shù)據(jù)庫還需要進(jìn)行備份。基礎(chǔ)數(shù)據(jù)經(jīng)過處理和加工后將分門別類地在數(shù)據(jù)層得到管理,包括客戶數(shù)據(jù)、供應(yīng)商數(shù)據(jù)、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、交易數(shù)據(jù)等。業(yè)務(wù)層包括小微企業(yè)業(yè)務(wù)管理、會計(jì)核算、內(nèi)部控制、決策支持等系統(tǒng),分別針對不同的經(jīng)營管理職能和信息使用者的相關(guān)需求。應(yīng)用層中,不同授權(quán)用戶可通過電腦或手機(jī)端口訪問不同的系統(tǒng),獲取其所需要的信息和數(shù)據(jù)。例如,小微企業(yè)管理人員可以隨時(shí)隨地進(jìn)入共享財(cái)務(wù)云系統(tǒng)查詢企業(yè)當(dāng)前的銷售情況。
圖9 業(yè)財(cái)融合型共享財(cái)務(wù)云系統(tǒng)架構(gòu)
業(yè)財(cái)融合型共享財(cái)務(wù)云系統(tǒng)的功能和運(yùn)行流程如圖10所示。為了最大程度地降低操作人員的工作量和專業(yè)素質(zhì)要求,小微企業(yè)共享財(cái)務(wù)云將數(shù)據(jù)存儲、信息處理等工作全部放在云端完成。首先,操作人員依照要求將不同業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的重要單據(jù)和相關(guān)信息通過智能手機(jī)APP端、PC端錄入系統(tǒng),錄入方式以掃描原始憑證為主,這也能保證錄入信息的真實(shí)性。然后,平臺根據(jù)錄入數(shù)據(jù)和信息的特征進(jìn)行采集、篩選和轉(zhuǎn)化,并將數(shù)據(jù)分門別類地存儲至不同的云端數(shù)據(jù)庫。接著,在各會計(jì)期間,共享財(cái)務(wù)云能自動完成當(dāng)期的會計(jì)核算及業(yè)務(wù)記錄,并根據(jù)信息使用者的需求建立不同的大數(shù)據(jù)分析模型,用以進(jìn)行業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)分析和識別潛在經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)。最后,共享財(cái)務(wù)云按照預(yù)先設(shè)定的程序輸出形式標(biāo)準(zhǔn)、內(nèi)容完整準(zhǔn)確的定期報(bào)告、決策支持報(bào)告等,并根據(jù)權(quán)限向不同的用戶推送。
圖10 業(yè)財(cái)融合型共享財(cái)務(wù)云系統(tǒng)的功能和運(yùn)行流程
小微企業(yè)共享財(cái)務(wù)云并不是對會計(jì)信息系統(tǒng)相關(guān)功能的簡單升級和拓展,而是通過對價(jià)值生產(chǎn)流程的重組和再造,顯著提升小微企業(yè)的運(yùn)營效率。同時(shí),業(yè)務(wù)流程與財(cái)務(wù)流程的相互集成和嵌入,有助于改變財(cái)務(wù)信息滯后于業(yè)務(wù)信息的現(xiàn)狀,便于實(shí)現(xiàn)事中控制和輔助實(shí)時(shí)決策,完成內(nèi)部控制系統(tǒng)從事后反映到事前計(jì)劃及事中控制的轉(zhuǎn)變。小微企業(yè)的操作人員錄入業(yè)務(wù)信息之后,共享財(cái)務(wù)云會立即根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化算法自動生成相應(yīng)的業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)記錄,以保證業(yè)務(wù)流、財(cái)務(wù)流和信息流的同步記錄以及數(shù)據(jù)的一致性。因此,小微企業(yè)的所有者或管理者可以對財(cái)務(wù)狀況和業(yè)務(wù)活動進(jìn)行實(shí)時(shí)雙向追溯,并借助該系統(tǒng)提供的決策模型進(jìn)行預(yù)測、計(jì)劃和業(yè)績評價(jià)。
業(yè)財(cái)融合型共享財(cái)務(wù)云系統(tǒng)的部署能夠?qū)⑿∥⑵髽I(yè)的管理需求通過共享財(cái)務(wù)云的系統(tǒng)功能充分表達(dá)出來,最終目標(biāo)是建立、完善并正常運(yùn)行共享財(cái)務(wù)云,同時(shí)滿足企業(yè)的各項(xiàng)管理需求。部署該系統(tǒng)之后,可以逐步改善小微企業(yè)的管理模式,提升其經(jīng)營效率。小微企業(yè)既不能忽視當(dāng)前的客觀條件而一味追求先進(jìn)的管理方式,又不能為了維持現(xiàn)狀而忽略新系統(tǒng)所提供的各項(xiàng)先進(jìn)的管理功能。在共享財(cái)務(wù)云系統(tǒng)的部署過程中,需要系統(tǒng)開發(fā)人員和小微企業(yè)管理者共同找到最佳解決方案,在企業(yè)的傳統(tǒng)管理模式和共享財(cái)務(wù)云系統(tǒng)提供的先進(jìn)管理功能之間找到一個(gè)平衡點(diǎn)。共享財(cái)務(wù)云與舊會計(jì)信息系統(tǒng)的關(guān)系如圖11所示。
圖11 共享財(cái)務(wù)云與舊會計(jì)信息系統(tǒng)的關(guān)系
小微企業(yè)部署業(yè)財(cái)融合型共享財(cái)務(wù)云系統(tǒng)是一項(xiàng)較簡單的工作,僅需在PC端或智能手機(jī)端安裝客戶端軟件或APP。但是,共享財(cái)務(wù)云能否正常運(yùn)行并不是其成功部署的唯一標(biāo)志,還需要考察系統(tǒng)部署后能否充分發(fā)揮平臺的功能,即:能否結(jié)合小微企業(yè)的經(jīng)營特點(diǎn)提升其管理水平,能否挖掘企業(yè)的管理潛能,為企業(yè)所帶來的各種改變是否符合經(jīng)營效益原則,能否實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)利益最大化。
因此,小微企業(yè)在部署共享財(cái)務(wù)云系統(tǒng)之前,首先應(yīng)與系統(tǒng)開發(fā)人員做好企業(yè)的需求分析,對需要解決的問題進(jìn)行詳細(xì)研究,討論共享財(cái)務(wù)云平臺的標(biāo)準(zhǔn)業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)流程能否解決目前存在的問題,并針對性地進(jìn)行調(diào)整。其次,應(yīng)制定具體的部署方案,確定業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)的總體流程和輸入數(shù)據(jù)的規(guī)范化要求。同時(shí),還需制定相應(yīng)的管理制度,如操作人員崗位責(zé)任制度、權(quán)限管理制度等,并指定專人負(fù)責(zé)各項(xiàng)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的錄入。再次,應(yīng)做好數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備工作,共享財(cái)務(wù)云對數(shù)據(jù)的規(guī)范性、完整性和統(tǒng)一性方面的要求都比舊會計(jì)信息系統(tǒng)更高。除了平臺部署后的數(shù)據(jù)錄入要求有所提高,還必須對原來的業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行規(guī)范化處理。最后,在業(yè)財(cái)融合型共享財(cái)務(wù)云平臺試運(yùn)行后的一段時(shí)間內(nèi),應(yīng)保持其與舊會計(jì)信息系統(tǒng)的并行。即新舊系統(tǒng)同時(shí)運(yùn)行,互不干涉,新舊系統(tǒng)處理同樣的數(shù)據(jù),直至共享財(cái)務(wù)云平臺正常運(yùn)行后,再停止使用舊會計(jì)信息系統(tǒng)。
小微企業(yè)共享財(cái)務(wù)云由第三方云服務(wù)提供商進(jìn)行開發(fā),向小微企業(yè)收取軟件技術(shù)服務(wù)費(fèi),因此,只有當(dāng)云服務(wù)提供商和小微企業(yè)所獲得的收益均大于各自投入的成本時(shí),該系統(tǒng)才有可能進(jìn)入開發(fā)和商業(yè)推廣階段。
云服務(wù)提供商的成本主要包括以下三個(gè)部分:硬件部署成本、數(shù)據(jù)庫開發(fā)成本、共享財(cái)務(wù)云系統(tǒng)開發(fā)和升級成本。其中,除了共享財(cái)務(wù)云系統(tǒng)的升級和維護(hù)成本,其他成本都發(fā)生在系統(tǒng)開發(fā)階段。由于業(yè)財(cái)融合型共享財(cái)務(wù)云對小微企業(yè)重塑業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)流程具有指導(dǎo)性作用,因此云服務(wù)提供商無須根據(jù)每家小微企業(yè)的具體經(jīng)營狀況提供定制化的系統(tǒng)服務(wù),那么系統(tǒng)開發(fā)成本僅為一次性支出,后期小微企業(yè)如無特殊要求,云服務(wù)提供商就沒有額外的定制化開發(fā)成本。另外,在共享財(cái)務(wù)云推廣階段,小微企業(yè)客戶數(shù)量有限,其數(shù)據(jù)存儲和處理對計(jì)算機(jī)硬件要求不高,這也能降低系統(tǒng)推廣期的硬件部署成本。總的來看,云服務(wù)提供商的成本主要集中在前期的硬件部署和系統(tǒng)開發(fā)階段,后期成本支出相對較小,小微企業(yè)客戶只要達(dá)到一定數(shù)量就能覆蓋其前期成本。云服務(wù)提供商可以通過營銷和宣傳手段來擴(kuò)大客戶群,也可以積極與風(fēng)險(xiǎn)投資機(jī)構(gòu)或金融機(jī)構(gòu)合作,要求獲得天使輪風(fēng)險(xiǎn)投資或者信貸資金的小微企業(yè)安裝共享財(cái)務(wù)云,這既能提高小微企業(yè)的運(yùn)營效率,又能讓出資人實(shí)時(shí)了解被投資企業(yè)的狀況,降低雙方的信息壁壘。
云服務(wù)提供商的收益(小微企業(yè)的成本)來自兩個(gè)方面:第一,向小微企業(yè)提供信息和數(shù)據(jù)采集、處理、存儲、傳遞及咨詢等服務(wù)所收取的基礎(chǔ)服務(wù)費(fèi);第二,大數(shù)據(jù)建模決策支持、數(shù)據(jù)挖掘和機(jī)器學(xué)習(xí)下的市場研判和經(jīng)營預(yù)測等增值服務(wù)咨詢費(fèi)。這兩項(xiàng)費(fèi)用按年收取,其金額不能超過小微企業(yè)使用業(yè)財(cái)融合型共享財(cái)務(wù)云的收益,即價(jià)值生產(chǎn)流程的簡化、人工活動轉(zhuǎn)為系統(tǒng)自動處理、信息及時(shí)性和決策有用性提高所帶來的人力成本下降和資源使用效率的提升。一般而言,小微企業(yè)的成本下降和效率提升所帶來的收益能夠覆蓋其按年支付的共享財(cái)務(wù)云系統(tǒng)使用費(fèi),因此只要該系統(tǒng)的年使用費(fèi)低于企業(yè)節(jié)約的各項(xiàng)成本之和,小微企業(yè)就有接受該系統(tǒng)的意愿。
業(yè)財(cái)融合型共享財(cái)務(wù)云系統(tǒng)在小微企業(yè)的應(yīng)用和部署,既能使小微企業(yè)充分享受科技進(jìn)步帶來的經(jīng)營和管理效率提升,也能給云服務(wù)提供商帶來一定的收益,是一種具有較強(qiáng)可行性的小微企業(yè)業(yè)務(wù)流程重組和信息化改造方案??偟膩砜?,共享財(cái)務(wù)云系統(tǒng)的優(yōu)勢主要包括以下三個(gè)方面:第一,促進(jìn)小微企業(yè)的業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)流程標(biāo)準(zhǔn)化,降低合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)。合規(guī)性問題一直困擾著小微企業(yè),許多小微企業(yè)都曾因業(yè)務(wù)活動、會計(jì)核算等違反相關(guān)法規(guī)而遭受市場管理部門、稅務(wù)機(jī)關(guān)的罰款。借助于業(yè)財(cái)融合型共享財(cái)務(wù)云系統(tǒng)的流程改造以及風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警功能,小微企業(yè)能夠有效規(guī)避合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)。第二,服務(wù)的可復(fù)制性。業(yè)財(cái)融合型共享財(cái)務(wù)云系統(tǒng)可以在小微企業(yè)中大范圍推廣,同時(shí)無需增加額外的系統(tǒng)開發(fā)成本。第三,云平臺搜集的海量數(shù)據(jù)既能為小微企業(yè)提供決策支持,又可以在小微企業(yè)同意的前提下提供給政府管理部門,為其制定小微企業(yè)相關(guān)扶持政策提供信息支撐。
不過,小微企業(yè)的業(yè)財(cái)融合型共享財(cái)務(wù)云系統(tǒng)作為新生事物,除了需要在技術(shù)上解決相應(yīng)的問題,還存在一些實(shí)施上的障礙,如錄入信息的真?zhèn)涡?、系統(tǒng)自動生成的會計(jì)檔案的保存、云端信息和數(shù)據(jù)的保密等問題。因此,對于云服務(wù)提供商而言,需要進(jìn)一步加強(qiáng)對智能語音和人臉識別、區(qū)塊鏈等技術(shù)的應(yīng)用,以找到新的解決方法進(jìn)一步掃清業(yè)財(cái)融合型共享財(cái)務(wù)云應(yīng)用中出現(xiàn)的障礙。