基于業(yè)務(wù)數(shù)字化和業(yè)財融合實現(xiàn)特大型項目成本與效益監(jiān)控

黃聰，歐偉輝

（1. 中交疏浚（集團） 股份有限公司，上海 200092；2.中國港灣工程有限責(zé)任公司，北京 100010）

0 引言

如今企業(yè)處在一個數(shù)字驅(qū)動發(fā)展的時代，中交集團作為以工程建設(shè)的企業(yè)也同樣在探索大型項目的數(shù)字化管理。大型項目采用ERP 系統(tǒng)集成業(yè)務(wù)部門、商務(wù)部門、財務(wù)部門數(shù)據(jù)，本質(zhì)是信息的流轉(zhuǎn)與匯總，提高工作效率。香港國際機場第三跑道填海工程（簡稱香港三跑工程）聯(lián)合浪潮公司在浪潮GS 系統(tǒng)內(nèi)開發(fā)成本管理模塊，不同于以往采用信息化工具連接項目各個維度數(shù)據(jù)的方式，而是對業(yè)務(wù)進行數(shù)字化并融入財務(wù)體系，打通擊破項目各維度的數(shù)據(jù)墻，實現(xiàn)跨部門、跨法人的系統(tǒng)互通、數(shù)據(jù)互聯(lián)。本文重點闡述在浪潮7.0 系統(tǒng)上如何實現(xiàn)業(yè)務(wù)數(shù)字化和業(yè)財融合，打通項目信息流，從而實現(xiàn)特大型項目效益監(jiān)控。

1 研究的背景與概況

香港三跑工程由多個施工項目構(gòu)成，項目周期長且工序多，傳統(tǒng)的項目會計核算方法難以監(jiān)控各個業(yè)務(wù)項目以及重要業(yè)務(wù)工序?qū)嶋H效益，也無法基于BQ 清單監(jiān)控各工序的階段性效益。傳統(tǒng)會計核算的天然優(yōu)勢在于其嚴(yán)密的核算體系、會計科目間的勾稽關(guān)系、外部與內(nèi)部的審計監(jiān)督體系、規(guī)范的核算制度等，這些特點保證了會計核算數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、邏輯性和可追溯性。很多大型項目會選擇“兩條線”的管理方式，一條線是財務(wù)部門運用會計體系核算成本，用投入法確認收入，計算項目總毛利；另一條線是業(yè)務(wù)部門或者合約部門統(tǒng)計實際成本與現(xiàn)場實際產(chǎn)值，計算各業(yè)務(wù)毛利，“兩條線”通過事后驗證相關(guān)數(shù)據(jù)，勉強達到成本管理的目的[1]?！皟蓷l線”辦法一大缺陷在于業(yè)財數(shù)據(jù)沒有互補，沒有互通有無，其結(jié)果仍然是業(yè)務(wù)部門統(tǒng)計數(shù)據(jù)不成體系，缺乏監(jiān)督和審核機制，財務(wù)部門統(tǒng)計數(shù)據(jù)雖成體系，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，但是財務(wù)統(tǒng)計口徑與業(yè)務(wù)部門成本管理需求差距較大。

香港三跑工程實施業(yè)財一體化核算的主要方法是實現(xiàn)業(yè)財數(shù)據(jù)互補，在浪潮系統(tǒng)上創(chuàng)建了一套業(yè)務(wù)編碼體系并連接財務(wù)數(shù)據(jù)，相互整合，從而將業(yè)務(wù)和財務(wù)各自的一維數(shù)據(jù)體系升級為二維體系。這個過程并不復(fù)雜，在浪潮系統(tǒng)上的連接機制設(shè)計巧妙，使用者在應(yīng)用環(huán)節(jié)增加了一定的工作量，但增量部分帶來了價值，提高了成本分析的效率和效果[2]。

2 采用的方法——基于浪潮系統(tǒng)實施業(yè)務(wù)數(shù)字化

2.1 定義成本中心

香港三跑工程成本業(yè)財一體化核算的基礎(chǔ)是責(zé)任會計，是以責(zé)任、效率、效益為基礎(chǔ)的評價和控制項目進度與效益的信息系統(tǒng)。在責(zé)任會計的框架下，香港三跑工程的責(zé)任中心為成本中心，按施工項目不同劃分6 個成本中心，分別為填海項目、海堤項目、地基處理項目、儀器檢測與試驗項目、合約變更項目、開辦費項目。基于6 個成本中心，項目的成本應(yīng)賦予新的定義，即責(zé)任成本。這個定義明晰了成本支出需要判定責(zé)任歸屬，沒有賦予這個定義，則容易與傳統(tǒng)會計核算下的成本類型判定混淆[3]。

2.2 對成本中心及其各工序編碼

會計科目在財務(wù)軟件系統(tǒng)中具有一套固定、完整且成體系的編碼，一般稱作會計科目代碼，科目代碼使得會計科目具備了電子核算的性質(zhì)。業(yè)務(wù)數(shù)字化則是參照會計科目編碼規(guī)則對成本中心及成本中心下的各級工序進行編碼，并在浪潮系統(tǒng)上進行同類設(shè)置以實現(xiàn)各項業(yè)務(wù)具備與會計科目相同的核算性質(zhì)。各業(yè)務(wù)工序的定義原則基于BQ 清單，商務(wù)部門通過BQ 清單與業(yè)主進行結(jié)算，同時基于BQ 清單組織分包合同，并同時基于BQ 清單定義成本中心之下的各個業(yè)務(wù)工序，從而打通了對上與對下計價的鏈條，而在浪潮系統(tǒng)中對各項業(yè)務(wù)的編碼，則賦予了浪潮系統(tǒng)對整個鏈條的核算功能，從而將業(yè)務(wù)數(shù)字化核算嵌入日常的業(yè)務(wù)流程與會計核算工作中。

浪潮GS 系統(tǒng)的編碼為4 位制，可以識別八位的17011001，不能識別非四位整數(shù)倍的六位數(shù)170110。根據(jù)BQ 清單，對成本中心下的一級項目編制為4 位，二級科目編制為8 位，一般一級科目為具體業(yè)務(wù)工序，二級科目為需要單獨區(qū)分核算的重要工序作業(yè)。以填海成本中心為例，其識別碼為17，一級項目代碼形式為1701，二級項目代碼形式為17011001，見表1。

表1 成本中心編碼Table 1 Cost center coding

成本中心的編碼應(yīng)參照會計科目編碼成體系，按照既定原則新增編碼，不能隨意編制，可以參照本項目的4 條基本編碼原則進行構(gòu)建：

1） 編碼第一位應(yīng)避免使用“0”，減少系統(tǒng)識別錯誤；

2） 與合同主體相關(guān)的成本中心的第一位代碼應(yīng)統(tǒng)一，本項目使用的是“1”，因此海堤的識別代碼為“18”，地基處理的識別代碼為“15”，儀器檢測項目的識別代碼為“14”；

3） 合同變更項、額外增加工作等特殊項目的第一位代碼應(yīng)不同，本項目使用的是“6”，合約變更項的識別代碼“60”；

4） 成本中心編碼一旦確定，不得修改。如果要修改，需要編制專門單據(jù)沖減原成本代碼，轉(zhuǎn)入新的代碼，與會計科目調(diào)整的方法一致。將按照浪潮系統(tǒng)要求的格式編制的EXCEL 文件導(dǎo)入浪潮系統(tǒng)中，系統(tǒng)會按成本代碼的層級分層顯示，清晰顯示出各業(yè)務(wù)、工序?qū)蛹夑P(guān)系[4]。

2.3 開發(fā)多種業(yè)財接口

各項業(yè)務(wù)在浪潮中的核算代碼簡稱QS 編碼，要在浪潮系統(tǒng)中的日常核算中引入QS 編碼，還需對浪潮系統(tǒng)中的各種報賬單進行二次開發(fā)，這些報賬單據(jù)包括通用報銷單、差旅費報銷單、收款單、銀行扣款單、結(jié)算單等各種涉及成本變動的單據(jù)。具體的開發(fā)位置見表2。

表2 QS 接口開發(fā)位置Table 2 QS interface developed location

使用這些接口進行業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)錄入的人員原則上應(yīng)該為業(yè)務(wù)經(jīng)手人員，為確保順利使用這些新型接口，本項目在審批流程中設(shè)置商務(wù)合約部填表人節(jié)點，在此節(jié)點上，由商務(wù)合約部審批人員專門檢查或者使用接口錄入相應(yīng)的QS 編碼，確保業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的錄入準(zhǔn)確。

審批環(huán)節(jié)嵌入獨立QS 接口。對于通用報銷單、差旅費報銷等，由經(jīng)辦人員正常報賬，在審批流程中的合約部審批人節(jié)點，新增QS 接口，由商務(wù)合約部填表人錄入QS 代碼，對成本進行業(yè)務(wù)劃分。

制單環(huán)節(jié)新增QS 接口。對于分包單位、供應(yīng)商的結(jié)算單，在制單環(huán)節(jié)新增QS 接口，由經(jīng)辦人員將一筆結(jié)算成本分配至不同的業(yè)務(wù)工序或者業(yè)務(wù)項目[5]。

2.4 開發(fā)多種業(yè)財接口

通過香港三跑工程的租船費結(jié)算單可以看出，不同于以往的結(jié)算單，這筆結(jié)算對租船費進行了業(yè)務(wù)劃分，分別為填海施工項目、公共填料轉(zhuǎn)運工序、海外砂轉(zhuǎn)運工序、航通公司臨時租用、超榮公司臨時租用。

基于業(yè)財連接機制，核算邏輯發(fā)生了變更，財務(wù)核算的終點，即“租船費+代墊款”；業(yè)務(wù)核算的終點，即“五項業(yè)務(wù)”；兩者的中間即“會計科目+業(yè)務(wù)項目”。通過在傳統(tǒng)核算的基礎(chǔ)上增加了業(yè)務(wù)核算，浪潮系統(tǒng)的一項租船成本的核算邏輯發(fā)生變更，一維成本數(shù)據(jù)升級為二維成本數(shù)據(jù)[6]。

3 應(yīng)用成效

3.1 一維成本數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為二維成本數(shù)據(jù)

香港三跑工程業(yè)財一體化壓核算的精髓就是將業(yè)務(wù)成本數(shù)字化，并與財務(wù)核算融合，將各自一維數(shù)據(jù)升級至二維數(shù)據(jù)。在傳統(tǒng)一維數(shù)據(jù)核算過程中，財務(wù)人員往往會在回答以下兩類問題中遇到困難：

1） 3月份材料費發(fā)生了5 個億，都用到哪些業(yè)務(wù)上去了？

2） 2月份和3月份在垂直海堤上花費了多少錢？

傳統(tǒng)財務(wù)核算只對項目成本進行分類，并不區(qū)分業(yè)務(wù)，因此難以解答材料費都發(fā)生在哪些工序上時，更難以解答某一工序發(fā)生了多少費用。

而在香港三跑工程的業(yè)財核算體系下，只需要查詢垂直海堤的QS 代碼180210，見表3，即可得知2月、3月此工序分別發(fā)生了多少費用，以及各種費用的構(gòu)成類型，為發(fā)現(xiàn)效益問題和成本分析提供了重要工具。

表3 垂直海堤QS 代碼示例Table 3 Vertical seawall QS illustration萬元

二維數(shù)據(jù)能夠解釋成本的諸多問題，從以上例子中可以看出，3月份的垂直海堤成本相對于2月有所降低，但是3月的垂直海堤項目在租船費上相對于2月翻了2.5 倍，二維成本數(shù)據(jù)使得財務(wù)人員能夠發(fā)現(xiàn)這個問題，而傳統(tǒng)財務(wù)核算則會掩蓋這個問題，這就是連接業(yè)財數(shù)據(jù)的重要意義。

3.2 基于BQ 清單進行成本分析

基于成本中心編碼體系，收入也同樣將按照QS 代碼進行分解，與責(zé)任中心的成本匹配，可得到每個成本中心、業(yè)務(wù)工序、重要作業(yè)的實際盈虧情況，并應(yīng)用于成本控制措施或者業(yè)績評價。本項目按兩個方向分解收入，一個來自業(yè)主結(jié)算，將業(yè)主結(jié)算金額分配至相應(yīng)成本中心，另一個為根據(jù)現(xiàn)場形象進度，由相關(guān)部門計算實際完工量所對應(yīng)的產(chǎn)值，并分解分配至相應(yīng)成本中心。通過對比業(yè)主結(jié)算與實際成本的差異，和實際進度與實際成本的差異，有助于發(fā)現(xiàn)問題，為成本控制與業(yè)績評價提供依據(jù)。香港三跑工程在業(yè)務(wù)數(shù)字化核算的基礎(chǔ)上，引入了重要的成本分析工具：QS 收入成本分析對比表，與財務(wù)報表提供的數(shù)據(jù)互相補充，形成以下“雙報表”核算體系[7-9]，見圖1。

圖1 雙報表體系Fig.1 Double-statement system

QS 收入成本分析對比表來源于4 塊數(shù)據(jù)，4塊數(shù)據(jù)都是基于BQ 清單：

1） 導(dǎo)入的預(yù)算數(shù)據(jù)：本數(shù)據(jù)為初始化導(dǎo)入，或者重新編制標(biāo)后預(yù)算時導(dǎo)入。

2） 收入分解數(shù)據(jù)：每月對確認的收入以及業(yè)主的結(jié)算數(shù)據(jù)進行分解。

3） 成本分解數(shù)據(jù)：日常報賬過程中進行分解。

4） 毛利分解數(shù)據(jù)：分解的收入數(shù)據(jù)減去分解的成本數(shù)據(jù)，得到各業(yè)務(wù)的盈虧效益情況。

QS 收入成本分析對比表將預(yù)算、收入、成本基于BQ 清單進行分解、對比、監(jiān)控，充分利用了業(yè)務(wù)數(shù)字化核算的成果，并與財務(wù)體系緊密結(jié)合，相互呼應(yīng)，為成本分析提供了重要依據(jù)[10-11]。

3.3 業(yè)財一體化核算賦能財務(wù)共享

由集團內(nèi)5 家參建單位組成的香港三跑工程財務(wù)共享中心，利用業(yè)財一體化核算的機制，打通了從總包到分包各項業(yè)務(wù)的全鏈條成本管理，通過統(tǒng)一共享中心各單位所使用的QS 一級、二級代碼，則各項業(yè)務(wù)在總包層面、分包層面、集團層面的效益數(shù)據(jù)將會貫通。以公共填料生產(chǎn)和施工業(yè)務(wù)項目為例，四航院與總經(jīng)理部用的QS代碼是一致的，都是60040，只需要在浪潮系統(tǒng)中聯(lián)查60040 代碼的執(zhí)行情況，即可知總經(jīng)理部、四航院、集團整體層面在公共填料這項業(yè)務(wù)的效益情況分別為多少，成本數(shù)據(jù)的深度大大延伸，使得香港三跑工程的財務(wù)共享中心具備更加重要的管理價值[12-13]，見圖2。

圖2 財務(wù)共享模式下QS 體系Fig.2 QS system under financial sharing model

4 結(jié)語

在業(yè)財一體化核算這個大方向中，香港三跑工程為業(yè)務(wù)數(shù)字化、業(yè)財連接機制、二維數(shù)據(jù)分析等重要環(huán)節(jié)在浪潮上的實施提供了寶貴的實踐經(jīng)驗，避免了諸多傳統(tǒng)財務(wù)核算在特大型項目成本管理中的陷阱，切實加強了各業(yè)務(wù)項目的成本執(zhí)行與效益的監(jiān)控。結(jié)合各成本中心與各業(yè)務(wù)單元的分項核算，業(yè)績評價更加精準(zhǔn)，與項目精細化管理理念契合，將是項目對業(yè)財一體化核算進一步探索的主要方向。