科研檔案管理問題與對策研究

畢娟

摘 要：目前檔案管理存在著歸檔意識不夠，歸檔材料數(shù)量不全，部門職責不清，歸檔質(zhì)量不高，服務(wù)被動，利用率較低等問題，應(yīng)該從增強檔案意識，實施全過程管理，完善管理制度，加大開發(fā)力度幾個方面著手，提升科研檔案管理水平。

關(guān)鍵詞： 科研檔案 問題與對策

國家檔案局《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理規(guī)定》 于2020年頒布，科學(xué)技術(shù)研究檔案管理與工作對標國家科學(xué)技術(shù)研究檔案管理新規(guī)，還存在一定問題?？茖W(xué)技術(shù)研究檔案工作是國家檔案工作的重要組成部分，同時更是科學(xué)研究項目管理重要環(huán)節(jié)。因此，提高科學(xué)技術(shù)研究檔案管理的水平，需要增強科研檔案的管理意識，解決科研檔案管理存在的薄弱環(huán)節(jié)，為新形勢下科研檔案管理和科研管理提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)和保障。

一、科學(xué)技術(shù)研究檔案管理工作存在的問題

《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理規(guī)定》提出科研檔案是指“在科研項目的規(guī)劃、立項、實施、評估、驗收等全過程中直接形成的，具有保存價值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、音頻、視頻等各種形式和載體的文件材料及標本、樣本等實物”，是科學(xué)研究的基礎(chǔ)，是科研實力的重要憑證，也是建設(shè)和發(fā)展的寶貴財富?？偨Y(jié)科研檔案存在問題如下：

1.材料收集方面——重點不明，認識不夠，歸檔材料數(shù)量不全

歸檔的科研檔案不齊全、不完整，其表現(xiàn)在：

（1）科研成果、總結(jié)材料比較多，過程技術(shù)材料缺乏。判斷科研檔案是否完整，應(yīng)該看它是否是項目全過程真實、完整的反映，包括了科研研究準備、研究研究實驗、科研總結(jié)鑒定、科研成果申報以及應(yīng)用轉(zhuǎn)化等五個階段所形成的全部材料。從實際歸檔情況看，科研成果、技術(shù)總結(jié)材料較多，研究實驗過程階段形成的原始記錄包括實驗記錄、數(shù)據(jù)分析、設(shè)計文件、圖紙等過程核心材料極度缺乏。重成果、輕過程的做法大有人在，許多核心過程材料保留在科研人員手中，影響了科研檔案的齊全完整和邏輯性。

（2）關(guān)鍵性技術(shù)材料缺乏。關(guān)鍵性技術(shù)材料是反映科研成果的核心材料，是解決難題，技術(shù)創(chuàng)新的資料。這些材料揭示了科研項目的創(chuàng)新點，這種材料歸檔價值和利用價值較高。然而歸檔材料中，關(guān)鍵性技術(shù)材料缺乏。

（3）載體形式單一化?？蒲许椖繗w檔材料載體，除紙張外，還有硬盤、磁帶、光盤、照片、錄像等不同的形式。實際情況下歸檔材料紙質(zhì)載體偏多，載體形式比較單一。

（4）科學(xué)數(shù)據(jù)歸檔管理幾乎為空白?？茖W(xué)數(shù)據(jù)是指科研活動產(chǎn)生的，包括野外考察、觀測實驗等原始記錄和數(shù)據(jù)，傳統(tǒng)記錄通常是記錄在冊，目前科學(xué)數(shù)據(jù)多以電子文件存在，這部分數(shù)據(jù)往往價值大，歸檔情況不容樂觀，同時歸檔形式與格式有待進一步細化。

2.檔案管理方面——職責不清，條件不足，歸檔材料質(zhì)量不高

科研檔案管理工作主要涉及以項目負責人為主的科研項目組、科研管理部門和檔案管理部門。三者在科研檔案管理中職責不清晰、溝通不暢通造成了歸檔材料質(zhì)量不高。

（1）科研檔案的形成主體，即承擔科研項目人員的精力主要在項目的研究工作上，往往忽視項目執(zhí)行過程中形成的文件材料的收集和積累。科研人員重視科研論文的發(fā)表和科研成果的評獎，不重視科研項目過程文件材料的歸檔工作。他們在意識上沒有能夠把科研檔案工作作為科研的重要組成，只是將科研檔案手機收集整理作為是檔案部門的職責，這樣就會在項目材料初始生成階段就處于失控狀態(tài)。

（2）科研管理部門對文件形成和過程管理力度不夠?？蒲许椖繄?zhí)行中，沒有真正的貫徹落實檔案工作的“三納入”和“四同步”的管理制度。有的雖然規(guī)章制度健全，但是缺乏監(jiān)督考核機制，使制度流于形式。

（3）檔案管理部門對科研項目組的文件材料管理工作的指導(dǎo)和監(jiān)督比較滯后。檔案管理部門和科研管理部門溝通不暢，不能及時掌握科研項目立項情況;不能深入科研項目組及時了解科研工作進展情況。這樣致使檔案部門在科研檔案中的狀態(tài)基本處于“你交多少、我管多少”。

科研人員、科研管理部門和檔案管理部門在歸檔中的職責缺乏相應(yīng)的制度和機制保障?？蒲袡n案重視度明顯不足，投入不足的現(xiàn)象較為普遍。科研檔案專職管理人員編制不足，兼職管理人員配備不足。這些因素也造成了歸檔的科研檔案質(zhì)量不高，珍貴的科研材料流失。

3.檔案開發(fā)利用方面——思想保守，服務(wù)被動，科研檔案利用率低

科研檔案保管的最終目的是檔案信息資源的有效開發(fā)和利用。科研檔案只有通過利用，才能發(fā)揮作用，實現(xiàn)價值。目前科研檔案利用率低、利用效果不佳、利用目的單一。科研檔案被束之高閣，不能很好地發(fā)揮利用價值。

（1）利用主體的局限性。一個科研項目的檔案，其利用主體往往是承擔項目的成員。利用主體范圍小，人員少，使歸檔保存起來的科研檔案幾乎成了“死信息”。

（2）利用材料的局限性。由于歸檔材料不能達到齊全完整，在科研檔案開發(fā)利用過程中，需要的材料在歸檔案卷中并不存在，客觀上阻礙了科研檔案的提供利用。

（3）開發(fā)主體的局限性。檔案管理人員的社會意識不強，認為只要守好攤就行，“你查什么，我提供什么”被動地接受利用者的利用。有的檔案管理人員緣于業(yè)務(wù)能力和專業(yè)知識的局限性，不能很好地勝任科研檔案資源的開發(fā)。

二、提高科研檔案管理質(zhì)量的應(yīng)對措施

為了使科研檔案管理工作逐步走向規(guī)范化，以適應(yīng)科技發(fā)展需要，立足當前的實際情況，建議應(yīng)當采取以下的應(yīng)對措施：

1.增強科學(xué)研究檔案工作意識，明確科研材料歸檔范圍與管理職責

加強科學(xué)技術(shù)研究檔案工作，首先要加強對科研檔案重要性的認識，首先要提高科學(xué)研究檔案工作的意識。首先，要認識到科研檔案是科研管理工作的組成環(huán)節(jié)，也是國家科學(xué)研究項目管理的重要組成，加強認識，從根本上解決當前科學(xué)研究檔案工作中存在的薄弱環(huán)節(jié)。其次，要提高科研工作人員檔案意識。科研人員是科研檔案形成者，檔案意識提高，科學(xué)研究檔案工作管理才能真正做到規(guī)范化。

2.實施全流程管理，提高科研檔案質(zhì)量

科研檔案產(chǎn)生于科研項目管理工作的全過程。要保證科研歸檔材料的質(zhì)量，應(yīng)當加強科研檔案工作的全程管理，要將檔案管理納入科研項目的管理工作中，與科研項目建設(shè)同步進行?？蒲许椖繌牧㈨椀浇Y(jié)題涉及科研項目組和科研、財務(wù)乃至設(shè)備等管理部門，這就要求科研檔案工作應(yīng)實施全方位和全過程的管理，也就是以項目組的科研人員為核心，以科研檔案歸檔范圍為依據(jù)，在科研人員、科研管理部門和檔案管理部門全方位參與下，實施事前介入、事中控制、事后核查、驗收把關(guān)的全過程管理。第一，源頭抓起?？蒲许椖孔粤㈨楅_始，就要將檔案工作納入議事日程，納入領(lǐng)導(dǎo)責任制、納入科研項目管理計劃和工作程序中。第二，過程管理?？茖W(xué)技術(shù)研究文件材料的形成、積累和整理工作水平將直接影響到科研檔案的質(zhì)量高低?？蒲许椖繉嵤┻^程中科研管理部門和檔案部門要研究科研活動的規(guī)律，抓住科研項目的研究準備、研究實驗、總結(jié)鑒定、成果申報以及應(yīng)用轉(zhuǎn)化等階段和科研項目布置、檢查、總結(jié)和驗收項目科學(xué)研究這四個重要環(huán)節(jié)，應(yīng)當做到主動指導(dǎo)、定時檢查和嚴格把關(guān)。

隨著國家檔案局新規(guī)的制定，在科研項目過程中的原始數(shù)據(jù)、科研過程實驗數(shù)據(jù)（電子形式）以及其他反映項目過程的重要文件材料，包括重要會議、相關(guān)評審視頻、照片等材料的重視程度和要求逐漸加大，要求基于科研項目全流程的文件材料管理，從制度上規(guī)避科研項目在結(jié)項后面臨的過程性文件材料遺漏或材料丟失等現(xiàn)象，確?？茖W(xué)技術(shù)研究項目歸檔文件材料的齊全完整、真實有效，從而保障科研項目成果的開放和提供利用。因此，科研項目檔案管理必須建立統(tǒng)一規(guī)范，采取有效的管控措施，在科研項目全生命周期的檔案管理基礎(chǔ)上，立足科研項目流程管理的實際情況，歸檔的要求從結(jié)果歸檔轉(zhuǎn)為過程歸檔，立項、中期檢查、年度檢查、結(jié)題等，重大節(jié)點設(shè)立資料節(jié)點，科研文件責任主體同時應(yīng)該歸檔的材料向檔案機構(gòu)移交。

3.完善管理制度，促進科研檔案依法治檔

針對科學(xué)技術(shù)檔案管理，國家經(jīng)委、建委、科委和國家檔案局頒布了《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》（1980年），科技部和國家檔案局發(fā)布了《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理規(guī)定》（國家檔案局科技部令15號，2020年），行業(yè)標準《科學(xué)技術(shù)研究課題檔案管理規(guī)范》（DA/T2-1992）于1992年出臺。頒布的這些文件對科研檔案工作都做出了明確規(guī)定，這為提高科研檔案質(zhì)量、做好科研檔案工作提供了依據(jù)。應(yīng)結(jié)合實際，制定和完善自己的科研檔案管理制度。健全的制度可以使科研檔案管理有法可依，有章可循。同時，要保障制度有力的執(zhí)行，做到有法必依，違法必究。第一，結(jié)合實際情況，對科研檔案的收集、整理、鑒定、統(tǒng)計、保管、利用等環(huán)節(jié)制定符合實際并切實可行的管理辦法和實施細則，明確科研檔案的管理原則、歸檔要求、歸檔程序以及管理職責等。第二，對科研檔案工作來說，落實“四同步”工作：下達科研項目計劃任務(wù)應(yīng)與提出科研文件材料的歸檔任務(wù)同步;檢查科研項目工作進度與檢查科研文件材料形成情況同步;驗收、鑒定科研項目成果與驗收、鑒定科研歸檔文件材料同步;登記和評審獎勵科研項目成果與科研檔案部門出具歸檔情況證明材料同步。第三，在科研項目工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)上，要設(shè)置“關(guān)卡”，納入制度。對于科研項目來說，項目完成后，在申請結(jié)題或獎勵之前，科研人員必須將該項目形成的文件資料按規(guī)定立卷歸檔，經(jīng)檔案管理部門驗收出具檔案驗收合格證明后，方可進入經(jīng)費決算、項目結(jié)題以及獎勵申報。對科研項目的文件資料歸檔不齊全、質(zhì)量不合格的，一律不予結(jié)題或參與評獎。

4.加大檔案開發(fā)力度，提高科研檔案的利用率

加強科研檔案開發(fā)，提供科研檔案信息資源，變潛在價值為現(xiàn)實價值，不僅是創(chuàng)新科研檔案管理的現(xiàn)實需要，也是服務(wù)科研發(fā)展的必然要求。第一，實現(xiàn)館藏科研檔案數(shù)字化，從科研檔案信息資源建設(shè)著手，形成特色科研數(shù)字檔案，通過科研檔案館藏數(shù)字化和新增檔案電子化，形成和建設(shè)科研檔案信息數(shù)據(jù)庫，打造科研檔案信息服務(wù)品牌。第二，進一步完善科研檔案管理業(yè)務(wù)流程，深入挖掘檔案資源，有針對性解決科研人員的痛點、難點，實現(xiàn)科研檔案電子化歸檔，完善查詢系統(tǒng)，快速準確地檢索查詢科研檔案信息，最大限度地滿足科研人員對科研檔案的各類利用需求，并實現(xiàn)科研檔案信息資源的主動和增值服務(wù)。第三，建設(shè)面向知識服務(wù)創(chuàng)新的科研檔案管理系統(tǒng)。建立系統(tǒng)功能齊全、查詢方便便捷的檢索系統(tǒng)，實現(xiàn)科研檔案信息資源共享和安全保管，實現(xiàn)科研檔案電子化歸檔、館藏盤點、檢索利用等過程的信息化管理。包括科研檔案知識服務(wù)平臺建設(shè)，實現(xiàn)專題服務(wù)、推送服務(wù)等。第四，建立科研檔案內(nèi)容發(fā)布、管理、利用系統(tǒng)，包括檔案檢索、在線閱讀、檔案編研、數(shù)據(jù)打包等，實現(xiàn)條件性自助式服務(wù)、即時性瀏覽式服務(wù)以及研究性推送式服務(wù)，提升服務(wù)體驗。積極開展科研檔案的編研工作，形成科研重大成果、學(xué)科發(fā)展與培育、科研團隊、科研平臺以及基礎(chǔ)研究等方面為主題形成系列編研產(chǎn)品重大成果專題檔案等系列電子書編研產(chǎn)品，實現(xiàn)全方面、大力度、多功能資源共享和安全保管。

特別注意的是，由于部分科研檔案的保密和知識產(chǎn)權(quán)問題，在提供利用和開發(fā)科研檔案信息時，一定要嚴格遵守國家有關(guān)規(guī)定，防止科研成果的流失和擁有自主知識產(chǎn)權(quán)檔案管理的失控。既要堅持內(nèi)外有別，又不妨礙科研檔案信息交流。

5.在信息時代新背景下，逐步加強數(shù)字環(huán)境下科研項目檔案的管理

在當今新的信息化背景下，科研項目開展的方式發(fā)生了新的變化，逐漸由傳統(tǒng)的線下管理協(xié)作向線上協(xié)作轉(zhuǎn)變，新的電子設(shè)備、新的網(wǎng)絡(luò)信息傳遞方式和科研人員新的信息共享設(shè)施等在科研項目實施過程中正在行業(yè)內(nèi)大范圍地應(yīng)用和推廣。第一，在新的信息環(huán)境下，科學(xué)技術(shù)研究項目過程中產(chǎn)生了大批具有電子依賴性、載體、存儲不穩(wěn)定等特點的科研文件，尤其某些科學(xué)數(shù)據(jù)依賴于特定的軟件環(huán)境，這就在某些方面大大增加了科研項目文件材料收集、管理以存儲的難度。其次，新時代科研項目檔案管理關(guān)注的要點在于實現(xiàn)對海量科研項目檔案和科學(xué)數(shù)據(jù)的有效檢索。如何面向社會公眾提供他們感興趣的科研項目資料，如何做好新媒體網(wǎng)絡(luò)服務(wù)，同時減少各科學(xué)的不間斷交流和最大程度地無障礙獲取，推動新的科學(xué)研究進一步開展，成為科學(xué)技術(shù)研究檔案工作的新任務(wù)。最后，科研檔案元數(shù)據(jù)標準制定、新環(huán)境下科研項目檔案永久保存策略研究、科學(xué)技術(shù)研究機構(gòu)知識庫標準設(shè)計以及科研大數(shù)據(jù)庫利用檢索工具的開發(fā)，這些順應(yīng)新的信息時代背景產(chǎn)生的新技術(shù)應(yīng)用，都會在不久的將來成為科研管理機構(gòu)與檔案部門不斷尋求進步和突破的關(guān)鍵點，以更好地為社會經(jīng)濟發(fā)展提供科研創(chuàng)新平臺。

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（作者單位：北京航空航天大學(xué)檔案與文博館）