檔案信息異地備份機制研究

劉燕燕

摘 要：檔案信息異地備份是指對紙質(zhì)檔案和電子檔案以不同方式進行數(shù)據(jù)同步，實現(xiàn)異地備份。在數(shù)字化時代，人們對檔案信息異地備份主要是對于電子數(shù)據(jù)的備份。在數(shù)字化技術(shù)發(fā)展之后出現(xiàn)了一種新型保護機制，它可以有效避免傳統(tǒng)維護工作中遇到的人為問題、錯誤操作等情況發(fā)生，避免造成數(shù)據(jù)丟失或損壞，而且還可以將所有需要保存到磁盤、光盤的文件資料全部都保存在同一個數(shù)據(jù)庫之中，大大提高了檔案信息的安全性、可靠性與完整性。因此，檔案信息異地備份機制的發(fā)展是必然的。

關(guān)鍵詞：檔案信息異地備份;檔案備份;信息共享

一、研究目的、必要性及其方法

1.研究目的

檔案信息異地備份是對傳統(tǒng)檔案管理方式進行有益補充，有利于提高工作效率，使資源得到充分利用，同時又能夠為其他相關(guān)部門提供可靠數(shù)據(jù)。隨著計算機技術(shù)的不斷發(fā)展和進步，人們在生活中可以看到檔案館已經(jīng)不再是一個單純保存文件資料的地方，它已成為人們?nèi)粘Ｉ钪胁豢苫蛉钡囊徊糠?，不僅只是存儲信息、傳遞信息的場所，更重要的是檔案管理與服務(wù)工作。智能化和信息化對檔案管理人員提出了更高的要求，所以檔案館的檔案信息異地備份是一個重要課題。本論文研究的意義在于檔案信息異地備份是對傳統(tǒng)檔案館的一種挑戰(zhàn)，也是在網(wǎng)絡(luò)時代實現(xiàn)檔案共享、遠程管理和自動化技術(shù)的必要措施。

2.研究的必要性

檔案是各項活動的真實記錄，如不動產(chǎn)登記檔案。不動產(chǎn)登記檔案主要是針對房屋買賣而形成的檔案，記錄了房屋的所有權(quán)變更情況，是具有真實性的，對于房屋的確權(quán)有很重要的意義。如果檔案損壞，會對房屋所有權(quán)人產(chǎn)生很大影響。因此，必然要進行檔案信息異地備份研究。

3.研究方法

本文主要采用了文獻分析法和比較研究方法，通過對檔案信息異地備份機制進行分析，對其特征、現(xiàn)狀和存在的問題進行了探討，并且提出了解決措施，希望更多人了解檔案信息異地備份機制，并且為其發(fā)展做出努力。

二、檔案信息異地備份機制概述

1.檔案信息異地備份機制的產(chǎn)生

根據(jù)檔案的實際使用情況，為了使不同地區(qū)的檔案信息可以共享，方便群眾辦事，也為了防止檔案資料由于遭受重大自然災(zāi)害而受到損壞，需要對檔案進行異地備份，因此產(chǎn)生了檔案信息異地備份機制。在汶川大地震之后的檔案重建工作中，檔案信息備份的問題就引起了國家檔案局的關(guān)注，從2009年開始，部分省級檔案館就開始互相結(jié)對，進行檔案備份。我國檔案信息異地備份機制的發(fā)展大概經(jīng)歷了兩個階段：一是20世紀30年代初，周總理提出，黨中央的所有檔案均搞3套，一套送中央文庫保存，一套送中央特科，一套送共產(chǎn)國際。檔案信息備份機制開始萌芽，對其研究始于1999年;二是2009年全國檔案館提出要全國47家副省級檔案館在2012年完成備份，從此，我國的檔案信息備份機制進入發(fā)展期。

2.檔案信息異地備份機制的特征

（1）數(shù)據(jù)一致性。對同一個文件進行不同層次上的數(shù)字化處理，然后將其統(tǒng)一時間點、時間域等、內(nèi)容不一致時由系統(tǒng)自動完成統(tǒng)一操作，而對于某些特殊情況則采用非定期備份方式進行保存，或者遠程拷貝的方法來實現(xiàn)檔案信息異地備份，保證數(shù)據(jù)的一致性。

（2）同步性。檔案信息異地備份機制是一個動態(tài)變化過程，需要對不同文件進行定期和非周期性同步處理、記錄、統(tǒng)一管理，而對于一些特殊情況，如不隨時間發(fā)生變化并且其性質(zhì)也無變動的檔案則由系統(tǒng)自動完成統(tǒng)一操作，將此刻所有文件歸檔保存或調(diào)取到同一個數(shù)據(jù)庫內(nèi)存放起來。

（3）數(shù)據(jù)完整性。該體系以“數(shù)據(jù)完整性”為中心，通過采用數(shù)據(jù)完整性、業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)性和非周期性備份三個基本原則，對檔案信息異地備份進行動態(tài)管理，保證系統(tǒng)內(nèi)的所有文件不發(fā)生丟失或損壞。

3.檔案信息異地備份的機制范圍

（1）檔案信息異地備份系統(tǒng)范圍：建立一個中心數(shù)據(jù)庫，不同的數(shù)據(jù)在同一個數(shù)據(jù)庫內(nèi)進行共享，實現(xiàn)對所有文件的保護。比如，磁盤上記錄的許多重要數(shù)據(jù)、電子文檔等，這些資料可以被多個計算機或網(wǎng)絡(luò)設(shè)備讀取和保存下來，也可將其放在硬盤或者其他介質(zhì)中儲存起來。

（2）檔案信息異地拷貝系統(tǒng)范圍：異地備份檔案不可隨便拷貝，需要與原檔案保存單位履行一定的手續(xù)之后方可拷貝。電子檔案的拷貝是指通過對計算機的操作來實現(xiàn)復(fù)制和數(shù)據(jù)傳輸。在同一個數(shù)據(jù)庫里，如果需要拷貝、傳送相關(guān)資料時就必須要有一個完整統(tǒng)一的系統(tǒng)，同時還要具備一定容量的硬盤空間，并應(yīng)保證其可長時間保存。

（3）紙質(zhì)檔案中采用復(fù)制等方法進行異地備份時，進行檔案備份的單位一定要符合檔案保管和備份條件，保證檔案的安全性。

4.檔案信息異地備份機制的必要性

隨著信息化時代的到來，檔案信息管理實現(xiàn)了無紙化，這也使得文件丟失、損壞的可能性增加。為了保障檔案資料在網(wǎng)絡(luò)上傳播時不被破壞和流失，備份數(shù)據(jù)是必不可少的，但是目前我國很多地區(qū)的檔案館都沒有專門針對保存數(shù)字文件或者電子文檔進行異地備份的工作，沒有建立起完備且有效快捷的信息異地存儲機制系統(tǒng)。

由于計算機技術(shù)發(fā)展不夠完善，很多地區(qū)的電子文件備份工作還是處于空白階段，檔案信息異地存儲機制也成為當前急需解決的重要問題之一。因此，如何對這些問題進行妥善解決就顯得非常重要，為了能夠保障檔案信息異地備份工作有效進行，就需要對這些問題給予足夠重視，并提出相應(yīng)解決措施。

三、我國檔案信息異地備份機制的現(xiàn)狀及存在的問題

1.我國檔案信息異地備份機制現(xiàn)狀

（1）我國目前還沒有建立起一套專門針對檔案資料異地備份工作的制度，也尚未制訂出系統(tǒng)方案，只是在不同地區(qū)分別設(shè)立了相應(yīng)的機構(gòu)和人員。但是由于各地區(qū)經(jīng)濟發(fā)展水平不一致、技術(shù)設(shè)備條件有限及工作責(zé)任不明確等原因?qū)е铝烁鞑块T之間數(shù)據(jù)共享困難，各個部門之間信息孤島現(xiàn)象嚴重。

（2）檔案信息異地備份機制發(fā)展緩慢，國內(nèi)對于檔案信息異地備份的研究始于1999年，2009年全國檔案館工作會議提出連接全國多個副省級檔案館進行檔案異地備份，推動了檔案信息異地備份機制的發(fā)展，一度達到了頂峰時期，之后對于檔案信息異地備份機制的探討熱情有所回落，直到近幾年又開始回升。

（3）目前，我國檔案信息異地備份工作的管理方式還不完善，仍然采用紙質(zhì)、檔案號等傳統(tǒng)載體，在信息化時代背景下我們需要對這些數(shù)據(jù)進行電子化處理。

（4）可以滿足檔案信息異地備份條件的檔案館有限。

2.我國檔案信息異地備份機制面臨的困境

（1）檔案信息異地備份機制的相關(guān)法律法規(guī)并不完善，到目前為止，國家尚未出臺用以指導(dǎo)檔案信息異地備份機制完善的法律。

（2）全國各級檔案館由于自身條件的差異，實際開展的工作差別較大。省級檔案館的檔案異地備份工作要快于市級檔案館的檔案備份工作。部分副省級檔案館2009年就開始進行合作，對檔案進行異地備份，而部分地區(qū)的檔案異地備份剛剛起步。例如黑河市檔案局與呂梁市檔案局在2016年雙方才簽訂了《異地備份意向書》，第一批備份數(shù)據(jù)2017年4月才到達呂梁市進行異地備份。還有部分地區(qū)尚未加入檔案信息異地備份的隊伍，甚至尚未認識到檔案信息異地備份機制對于災(zāi)后檔案重建工作與數(shù)據(jù)共享的意義。

（3）檔案信息異地備份工作需要多個單位和部門共同參與，尚未建立起完善的機制，導(dǎo)致檔案信息異地備份的工作難度增大。

（4）檔案信息異地備份的綜合性很強，需要計算機、工程建筑、檔案學(xué)等專業(yè)人才的合作，而國家缺少這方面的綜合性人才。

（5）檔案信息異地備份數(shù)據(jù)管理難度大。在我國，由于計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，檔案工作面臨著大量電子文件，但卻沒有對這些數(shù)字化資料進行存儲。因此，導(dǎo)致了許多重要的文檔無法保存。

（6）檔案信息異地存儲技術(shù)困難。由于我國目前還沒有建立起專門針對檔案館數(shù)字化資料進行存儲和管理的系統(tǒng)，而且在實際工作中也缺乏相關(guān)理論指導(dǎo)，所以造成了許多重要文件無法保存到光盤上。另外，還有一些文件因為被泄露或者損壞而影響系統(tǒng)資源的安全問題等情況存在于檔案信息系統(tǒng)當中。

（7）網(wǎng)絡(luò)安全問題。由于互聯(lián)網(wǎng)是以無線為主，所以在進行網(wǎng)絡(luò)信息傳輸時，就會產(chǎn)生大量數(shù)據(jù)。這些數(shù)據(jù)都具有共享性和不可預(yù)測性，一旦出現(xiàn)黑客攻擊等問題將會造成巨大損失。此外，還有可能被非法入侵者利用、竊取機密文件等，將對國家安全構(gòu)成威脅。

3.我國檔案信息異地備份機制缺失的原因

（1）數(shù)據(jù)共享機制不夠完善。在實際操作過程中，各單位之間缺乏有效的數(shù)據(jù)互換。例如，某公司將其員工資料、文件和系統(tǒng)軟件等資源進行整合后，由不同部門負責(zé)保管，這種模式雖然能使相關(guān)人員及時了解備份信息以及進行遠程維護，但卻會造成信息共享困難，難以保證檔案信息異地備份工作的有效進行。

（2）缺乏統(tǒng)一管理。在實際操作過程中，由于各單位之間沒有良好數(shù)據(jù)交換制度與技術(shù)支持，因此導(dǎo)致不同部門之間的保密文件、資料和系統(tǒng)軟件等資源無法實現(xiàn)統(tǒng)一配置。另外，還存在一些人員對計算機知識不熟悉或者是專業(yè)技能不夠熟練等問題也會造成相關(guān)檔案信息異地備份不及時、不準確的現(xiàn)象發(fā)生。

（3）缺乏完善的網(wǎng)絡(luò)管理機制。在實際工作中，檔案信息異地備份工作的實施需要一個完整的網(wǎng)絡(luò)管理機制，才能使檔案資源安全、穩(wěn)定和高效運行，但由于缺乏完善的網(wǎng)絡(luò)管理機制，導(dǎo)致檔案信息異地備份工作難以有效進行。

4.我國檔案信息異地備份機制解決途徑

（1）由國家制訂從上而下的檔案信息異地備份的管理機制，統(tǒng)一進行管理，提高檔案異地備份的效率和規(guī)范性。

（2）建立完善的、指導(dǎo)性的法律法規(guī)，為檔案信息異地備份工作提供依據(jù)。

（3）加強各部門之間的協(xié)調(diào)配合與交流合作，避免出現(xiàn)信息的“孤島現(xiàn)象”，從而影響檔案信息的準確性。

（4）建立完善的網(wǎng)絡(luò)管理機制，在實際操作過程中，要做好數(shù)據(jù)的交換工作，確保網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全性，確保檔案數(shù)據(jù)的安全。

（5）對于不同的檔案使用不同的方法進行異地備份，如紙質(zhì)檔案可以采用掃描件轉(zhuǎn)為電子信息進行保存，也可以用復(fù)印等方法將紙質(zhì)檔案進行異地備份，創(chuàng)立多元化的異地備份方式。

（6）將不同地區(qū)、不同時間和空間上的所有文件都統(tǒng)一保存到同一個數(shù)據(jù)庫中，實現(xiàn)資源共享，這樣既可方便群眾辦事，也可以減輕相關(guān)部門的工作量。

（7）建立完善的檔案信息異地存儲、管理以及查詢等環(huán)節(jié)，建立一個系統(tǒng)平臺，該系統(tǒng)平臺可以為不同部門之間、機構(gòu)間和企業(yè)內(nèi)部提供統(tǒng)一標準，確保數(shù)據(jù)共享而不亂用。

（8）建設(shè)檔案信息異地備份基地，并且在各檔案館之間建立聯(lián)系，形成合作機制。

（9）根據(jù)不同用戶角色需求設(shè)計相應(yīng)功能模塊。通過建立數(shù)據(jù)庫和設(shè)置不同的權(quán)限級別來實現(xiàn)分級保護，同時也考慮到跨區(qū)域、跨部門管理帶來的數(shù)據(jù)丟失、維護成本較高的問題，將異地資源集中存儲在同一個服務(wù)器上，可以有效避免跨區(qū)域的數(shù)據(jù)丟失。

（10）將傳統(tǒng)數(shù)據(jù)庫管理模式與遠程網(wǎng)絡(luò)技術(shù)相結(jié)合，基于多通道、集中化管理等多種方法構(gòu)建一個動態(tài)、多聯(lián)機數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，對檔案資料進行統(tǒng)一維護和共享利用。

四、結(jié)論

1.進一步的工作

檔案信息異地備份是一項系統(tǒng)的、重要的、艱巨的任務(wù)，需要在實踐中不斷進行改進和完善。因此，我們要加強對數(shù)據(jù)資料異地備份機制工作重要性的認識。首先，應(yīng)提高工作人員的重視程度，建立健全檔案共享中心制度，促進我國數(shù)字檔案館建設(shè)與發(fā)展的必然趨勢;其次，應(yīng)該加大培訓(xùn)力度并定期組織學(xué)習(xí)交流會等活動來提升人員檔案信息資源異地管理意識;最后，應(yīng)該對相關(guān)單位提出明確要求，讓其在規(guī)定時間內(nèi)進行復(fù)制、修改和提交，并對檔案信息異地備份工作進行考核，從而提高工作人員的積極性。

2.研究展望

本文對檔案信息異地備份工作的研究，從理論上豐富了傳統(tǒng)檔案管理方式，如利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進行數(shù)據(jù)存儲和傳輸、遠程設(shè)備監(jiān)控進行檔案的異地備份等新功能，為未來檔案信息異地備份機制的建設(shè)提供參考。目前，在我國在檔案信息異地備份中，紙質(zhì)檔案會通過掃描等轉(zhuǎn)化成電子文件進行備份。一方面電子文件方面實現(xiàn)無紙化辦公是必然趨勢，由于計算機系統(tǒng)故障率高且不易檢查，維護系統(tǒng)會造成大量經(jīng)費浪費，同時也存在著保密性差、安全性低的問題，如磁盤損壞嚴重或硬盤空間有限等原因?qū)е聜浞輽n案丟失。另外，網(wǎng)絡(luò)病毒及黑客攻擊對數(shù)據(jù)安全和信息質(zhì)量有很大影響，對用戶的保密性提出了挑戰(zhàn)。另一方面地震、洪水等自然因素和人為因素也對檔案安全有很大影響。因此，未來檔案管理部門要重視檔案信息異地備份工作，避免由于種種原因造成檔案丟失和損壞，進一步發(fā)展我國的檔案信息異地備份機制。

參考文獻：

[1]趙亞婷.1999年-2010年我國檔案異地備份研究[J].檔案管理，2011

[2]周 琴.以省級國家綜合檔案館為中心的檔案數(shù)據(jù)災(zāi)備管理機制研究[J].中國檔案，2017

[3]孫曉霞.數(shù)字檔案備份模式的研究[D].蘇州：蘇州大學(xué)，2013

[4]向 剛.檔案備份的方法與策略[J].中國管理信息化，2014

[5]許桂清.電子檔案異地異質(zhì)備份現(xiàn)狀及應(yīng)對[J].檔案學(xué)研究，2018

[6]趙亞婷，楊立人.我國檔案文獻遺產(chǎn)異地備份特色基地的構(gòu)建[J].檔案學(xué)通訊，2011

[7]王淑云.電子檔案異地備份的必要性及實施策略[J].黑龍江檔案，2016

（作者單位：呂梁市不動產(chǎn)登記中心）