地勘單位人事檔案信息化管理策略

易春麗

摘 要：人事檔案管理是地勘單位日常管理工作的重點(diǎn)內(nèi)容。在信息化技術(shù)發(fā)展與創(chuàng)新的影響下，人事檔案管理也在朝向信息化、標(biāo)準(zhǔn)化和現(xiàn)代化方向發(fā)展。地勘單位為了能夠充分發(fā)揮人事檔案管理的作用和價(jià)值，需要根據(jù)實(shí)際情況，進(jìn)一步提升人事檔案管理的信息化水平。本文主要以地勘單位人事檔案管理為研究中心，重點(diǎn)闡述了地勘單位人事檔案信息化管理的相關(guān)內(nèi)容，為了提升檔案管理水平，促進(jìn)地勘單位的高質(zhì)量發(fā)展。

關(guān)鍵詞：地勘單位;人事檔案;信息化管理

現(xiàn)階段，隨著地勘單位改革的深入與發(fā)展，人事檔案管理工作愈發(fā)重要。在地勘單位中，人事檔案管理作為推動單位進(jìn)步的關(guān)鍵基礎(chǔ)和重要參考，需要逐漸提升人事檔案的管理水平。同時(shí)，地勘單位需要根據(jù)發(fā)展需求和標(biāo)準(zhǔn)，不斷完善人事檔案管理制度，并將人事檔案管理工作進(jìn)行細(xì)化，通過信息化技術(shù)等方法，在最大程度上提升人事檔案管理的全面性和科學(xué)性，并在地勘單位發(fā)揮出關(guān)鍵作用。因此，地勘單位需要加強(qiáng)對人事檔案管理的認(rèn)識和了解，全面意識到人事檔案信息化管理與建設(shè)的重要意義，及時(shí)處理好在檔案管理過程中的問題和不足，為地勘單位相關(guān)決策的制訂提供關(guān)鍵支持。

一、地勘單位人事檔案管理的重要意義

地勘單位人事檔案信息化管理對整個(gè)單位發(fā)展與建設(shè)有著非常重要的意義。首先，檔案作為地勘單位中的關(guān)鍵資料內(nèi)容，記錄了地勘單位的發(fā)展歷程及具體狀況，而人事檔案是對地勘單位中人員信息的記錄。這些檔案資料是幫助地勘單位及時(shí)掌握和了解人員信息的重要參考，也是制訂地勘單位未來發(fā)展戰(zhàn)略以及相關(guān)決策的關(guān)鍵依據(jù)。其次，地勘單位人事檔案中的信息資料及文件等能夠幫助領(lǐng)導(dǎo)層掌握單位員工的工作經(jīng)驗(yàn)、業(yè)務(wù)能力以及綜合素質(zhì)等多方面內(nèi)容，對人力資源的優(yōu)化配置提供了重要基礎(chǔ)，并提高了人事晉升相關(guān)決策的準(zhǔn)確性和公平性，推動地勘單位人事管理工作的順利開展。最后，基于地勘單位的人事檔案，對單位制訂人才培養(yǎng)方案及計(jì)劃等提供了重要依據(jù)。人事檔案作為單位員工發(fā)展?fàn)顩r的具體展現(xiàn)，也是人事管理工作中的關(guān)鍵資料，對員工職業(yè)生涯與規(guī)劃等都起到了非常重要的影響。為了能夠充分發(fā)揮人事檔案管理的關(guān)鍵作用，需要加強(qiáng)對人事檔案管理的關(guān)注和重視，根據(jù)單位的實(shí)際情況，制訂出合理有效的檔案管理方案，完善并優(yōu)化人事檔案管理制度，推動人事檔案管理相關(guān)工作的順利開展。

二、地勘單位人事檔案信息化管理的關(guān)鍵作用

1.提升人事檔案管理水平

在地勘單位日常管理過程中，人事檔案是非常關(guān)鍵的內(nèi)容。地勘單位不斷提升人事檔案管理的信息化水平，能夠在一定程度上推動人事檔案管理工作的有序開展，強(qiáng)化檔案管理力度，進(jìn)一步提高人事檔案管理的質(zhì)量和水平。在具體的人事檔案管理過程中，可以通過利用信息化技術(shù)等，對傳統(tǒng)的人事檔案管理模式進(jìn)行創(chuàng)新和改善，合理降低人事檔案管理過程中人為失誤等情況，提高人事檔案管理工作效率，幫助地勘單位有效縮減人工成本，促進(jìn)地勘單位實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

2.促進(jìn)人事管理制度深化改革

目前，隨著社會環(huán)境的發(fā)展與變化，很多單位都會面臨人員流動等情況，給人事檔案管理工作帶來了一定難度。地勘單位通過提高人事檔案管理的信息化水平，能夠促進(jìn)人事管理制度的深化改革，及時(shí)處理好在人員流動過程中的檔案問題。同時(shí)，在人事檔案信息化管理過程中，通過對人事檔案管理制度的不斷完善和改進(jìn)，可以解決人員招聘中檔案管理混亂的情況，并結(jié)合人事檔案資料等信息，更有針對性選擇人才，提高地勘單位的整體管理水平。此外，地勘單位人事檔案信息化管理，能夠?yàn)榈乜眴挝黄渌ぷ鞯拈_展提供重要參考，確保地勘單位各項(xiàng)工作質(zhì)量。

3.提高人事檔案信息安全水平

在地勘單位不斷發(fā)展的過程中，人事檔案資料及文件數(shù)量逐漸增多，其管理與保存的難度也在增加。在具體的人事檔案管理過程中，一旦出現(xiàn)意外情況，可能會對地勘單位的人事檔案資料及文件造成很大影響，甚至是損毀、丟失等情況。同時(shí)，隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，對人事檔案資料等也帶來了一些安全隱患。稍有不慎，可能就會出現(xiàn)檔案信息資料及文件泄露情況，對單位人事檔案管理工作的開展必然會造成非常負(fù)面的影響，阻礙了單位的正常發(fā)展。而地勘單位通過加強(qiáng)人事檔案管理的信息化建設(shè)水平，可以對現(xiàn)有的人事檔案信息及資料等進(jìn)行保管，并通過電子檔案的形式，避免出現(xiàn)人事檔案信息文件丟失或者是損毀等情況。另外，地勘單位不斷提高人事檔案信息化管理水平，可以提升人事檔案信息查閱效率，保證地勘單位人事檔案信息的利用效率，推動地勘單位檔案管理相關(guān)工作的順利開展。

三、地勘單位人事檔案信息化管理過程中的問題

1.人事檔案管理方式相對落后

在很多單位人事檔案管理過程中，其人事檔案管理的方式及管理模式相對滯后，直接影響到了人事檔案管理相關(guān)工作的開展，并降低了工作效率和工作質(zhì)量。在一些人事檔案管理中，由于工作人員對檔案管理信息化的認(rèn)識程度不高，阻礙了相關(guān)工作的開展。同時(shí)，由于一些人事檔案信息資料記錄和整理工作相對復(fù)雜，人工操作容易出現(xiàn)失誤問題，并且會對接下來的檔案管理工作產(chǎn)生一定的影響，甚至影響到了地勘單位正常的人事安排和人事調(diào)動等，對地勘單位人事管理工作的開展帶來了很多問題。另外，在對人事檔案資料進(jìn)行整理的過程中，消耗的時(shí)間相對較長，且工作量較大，在一定程度上提升了工作失誤率，影響了管理質(zhì)量。

2.人事檔案管理人員信息化水平不足

在人事檔案管理工作中人員的綜合能力是至關(guān)重要的。在信息化技術(shù)發(fā)展與創(chuàng)新的基礎(chǔ)上，為地勘單位人事檔案管理工作的開展提供了諸多便利條件，促使人事檔案管理工作愈發(fā)信息化、現(xiàn)代化和標(biāo)準(zhǔn)化。但是，受到多方面因素的影響和制約，部分人事檔案管理人員自身能力相對欠缺，對檔案管理信息化建設(shè)工作的認(rèn)識不夠全面。同時(shí)，由于地勘單位沒有及時(shí)對人事檔案管理人員進(jìn)行相關(guān)的信息化崗前培訓(xùn)，導(dǎo)致在實(shí)際管理過程中容易出現(xiàn)失誤，甚至對地勘單位人事晉升及調(diào)動等工作的開展產(chǎn)生了影響。而出現(xiàn)這些問題，都是由于人事檔案管理人員自身的能力相對薄弱，且對工作的重視程度不高。

3.信息化技術(shù)的應(yīng)用不全面

地勘單位人事檔案管理工作的信息化水平不斷提高，在人事檔案管理工作中也取得了一些成果。但是，就目前地勘單位人事檔案信息化管理的實(shí)際情況來，在具體的工作過程中，其對于信息化技術(shù)的應(yīng)用不夠全面，對人事檔案管理相關(guān)工作產(chǎn)生了影響。雖然有的單位應(yīng)用了人事檔案信息化管理平臺，但是在實(shí)際應(yīng)用過程中還存在一些問題，導(dǎo)致人事檔案管理工作過于形式化和片面化。另外，有的單位人事檔案管理平臺的功能不夠完善，沒有嚴(yán)格按照人事檔案管理的實(shí)際情況和工作需求進(jìn)行優(yōu)化和升級，對其信息化建設(shè)產(chǎn)生了負(fù)面影響，并降低了人事檔案管理水平。

四、地勘單位人事檔案信息化管理策略

1.建立并健全人事檔案信息化管理制度

在開展地勘單位人事檔案管理過程中，需要樹立正確的信息化管理理念，并根據(jù)當(dāng)前人事檔案管理的實(shí)際情況，總結(jié)以往檔案管理經(jīng)驗(yàn)，就信息化管理的具體要求等，建立健全人事檔案信息化管理制度，并對人事檔案管理工作進(jìn)行規(guī)范和約束，在最大程度上減少管理失誤等情況，提高管理工作的全面性和科學(xué)性。同時(shí)，地勘單位在建立和完善人事檔案信息化管理制度的過程中，需要制訂合理有效的管理措施及管理方案，不斷提升管理工作的執(zhí)行力，把握好人事檔案信息化管理過程中的重點(diǎn)環(huán)節(jié)和薄弱環(huán)節(jié)，實(shí)現(xiàn)對地勘單位現(xiàn)有資源的整合，提升其資源的綜合利用率。地勘單位的人事檔案資料直接影響到工作人員的晉升及工作等，需要確保所有人事檔案信息及資料的真實(shí)性和完整性，實(shí)現(xiàn)對人事檔案管理工作的規(guī)范，進(jìn)一步提升地勘單位人事檔案管理工作的有效性。此外，地勘單位還要優(yōu)化和改進(jìn)人事檔案的交接管理機(jī)制，從源頭上確保人事檔案資料的完整、有效，避免出現(xiàn)人事檔案文件信息丟失等情況。在對地勘單位工作人員進(jìn)行考核與評定的過程中，需要加強(qiáng)對人事檔案資料及文件的利用率，并對查閱檔案的人員信息進(jìn)行登記保存。一旦出現(xiàn)人事檔案資料改動或者是丟失的情況，需要根據(jù)具體情況和記錄信息等進(jìn)行追責(zé)，從源頭上提升所有人事檔案相關(guān)資料及信息的全面性和完整性，并為人事檔案信息化管理工作的開展提供關(guān)鍵依據(jù)和支持。

2.充分利用信息化技術(shù)

近年來，信息化技術(shù)廣泛應(yīng)用于各個(gè)行業(yè)中，并發(fā)揮出了信息化技術(shù)的重要作用。在大數(shù)據(jù)與信息化技術(shù)的影響下，地勘單位需要全面意識到人事檔案信息化管理的重要性和必要性，充分利用好信息化技術(shù)及手段等，實(shí)現(xiàn)對人事檔案相關(guān)信息及數(shù)據(jù)的整合與分析，并為地勘單位制訂相關(guān)決策提供關(guān)鍵依據(jù)。地勘單位需要切實(shí)做好人事檔案信息化管理工作，并把握好管理過程中各個(gè)細(xì)節(jié)，處理好在管理過程中出現(xiàn)的問題和不足。同時(shí)，在充分利用信息化技術(shù)的過程中，要不斷加強(qiáng)各個(gè)部門之間的交流與協(xié)作，保證部門之間溝通的通暢度，從而確保所有人事檔案信息及文件的有效性和真實(shí)性，進(jìn)一步加強(qiáng)人才信息傳輸?shù)臏?zhǔn)確性。另外，人事檔案作為地勘單位重要的人才資料，在對人才培養(yǎng)及考核中起到了關(guān)鍵作用。在信息化技術(shù)的有效應(yīng)用下，能夠?qū)崿F(xiàn)人事檔案電子版與紙質(zhì)檔案并存的情況，并提高了人事檔案信息文件的安全性，促進(jìn)了地勘單位人力資源的整合與利用。地勘單位還需要強(qiáng)化和升級人事檔案管理系統(tǒng)，并及時(shí)更新和完善人才資源信息庫，以便地勘單位后續(xù)工作的開展。

3.加強(qiáng)管理隊(duì)伍建設(shè)，完善基礎(chǔ)設(shè)施

地勘單位需要不斷完善檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)，保證人事檔案信息管理工作的順利進(jìn)行。首先，在開展人事檔案管理過程中，要求管理人員具備一定的專業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力，并且要求所有檔案管理人員都能及時(shí)認(rèn)清人事檔案信息化管理的必要性和重要性，積極轉(zhuǎn)變工作以及管理理念，加強(qiáng)對先進(jìn)的管理模式進(jìn)行學(xué)習(xí)和掌握。同時(shí)，管理人員還要對自身的知識儲備進(jìn)行更新，并樹立正確的工作責(zé)任意識，在最大程度上強(qiáng)化檔案信息化管理力度，提高各項(xiàng)管理工作質(zhì)量和工作效率。其次，由于地勘單位人事檔案管理資料內(nèi)容較多，也會隨著時(shí)間的增加而增加，為人事檔案管理工作的開展帶來了一定難度，所以在開展人事檔案管理工作時(shí)，還要借助信息化技術(shù)提高檔案資料的管理水平以及人事檔案的完整性。地勘單位需要根據(jù)人事檔案管理的具體內(nèi)容及要求，加強(qiáng)對管理人員的教育培訓(xùn)力度，要求管理人員能夠及時(shí)把握人事檔案信息化管理過程中的重點(diǎn)及難點(diǎn)，將人事檔案管理工作全面落實(shí)，充分發(fā)揮人事檔案信息化管理的作用和優(yōu)勢，從而帶動地勘單位相關(guān)工作的順利開展。最后，地勘單位需要不斷完善人事檔案信息化管理的基礎(chǔ)設(shè)施，為提升檔案管理水平和工作質(zhì)量提供重要前提。信息化技術(shù)的發(fā)展與創(chuàng)新，為地勘單位人事檔案管理工作的開展提供了諸多便利。地勘單位需要及時(shí)更換人事檔案管理過程中所使用的設(shè)備及設(shè)施，并增加防火、防潮等設(shè)備，從源頭上避免各類不確定因素對人事檔案管理工作產(chǎn)生的負(fù)面影響。另外，地勘單位需要安排專業(yè)的人員對檔案進(jìn)行巡查，全面落實(shí)安全檢查和監(jiān)督工作。另外，為了推動人事檔案信息化管理工作的開展，地勘單位需要保證檔案管理相關(guān)資金的充足，并購置專業(yè)的計(jì)算機(jī)以及掃描儀等設(shè)備，進(jìn)一步提高人事檔案信息的安全性和完整性。

4.積極創(chuàng)新人事檔案信息化管理模式

就目前的人事檔案管理工作進(jìn)行分析，地勘單位人事檔案管理的信息化建設(shè)工作是推動整個(gè)檔案管理工作進(jìn)步與發(fā)展的關(guān)鍵途徑，也是提升人事檔案管理水平的重要基礎(chǔ)。因此，地勘單位需要不斷提高對信息化檔案管理與建設(shè)的重視程度，并加大探索與創(chuàng)新力度，全面提高檔案信息的安全性和可靠性，需要積極轉(zhuǎn)變?nèi)耸聶n案管理理念，學(xué)習(xí)和引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理模式和管理方式。同時(shí)，要通過信息化技術(shù)等，完善地勘單位中人才交流系統(tǒng)，積極采取合理有效措施，及時(shí)處理好人事檔案信息化管理過程中的問題和不足，避免問題進(jìn)一步擴(kuò)大，降低對各項(xiàng)管理工作造成的負(fù)面影響。另外，地勘單位需要根據(jù)人事檔案信息化管理的具體情況，對現(xiàn)有的管理制度和內(nèi)容進(jìn)行豐富并優(yōu)化，加強(qiáng)對當(dāng)前人事檔案信息資料的綜合利用，為地勘單位相關(guān)決策制訂提供關(guān)鍵的參考依據(jù)，從而推動地勘單位的健康與穩(wěn)定發(fā)展。

五、結(jié)束語

在信息化技術(shù)的影響下，地勘單位需要不斷提升人事檔案管理的信息化水平，積極改善傳統(tǒng)的檔案管理模式，充分發(fā)揮人事檔案信息化管理的關(guān)鍵作用。同時(shí)，地勘單位需要結(jié)合人事檔案管理的具體情況，建立并完善人事檔案信息化管理制度，及時(shí)明確檔案管理的目標(biāo)及要求，處理好在檔案管理過程中的問題和不足，提高人事檔案的價(jià)值，為實(shí)現(xiàn)地勘單位高質(zhì)量發(fā)展貢獻(xiàn)力量。

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（作者單位：湖南省地質(zhì)礦產(chǎn)勘查開發(fā)局四○五隊(duì)）