高校人事檔案信息化建設(shè)與管理面臨的問(wèn)題及解決方案

關(guān)晶

摘 要：高校人事檔案中記錄了大量的人事信息，在人事管理和人才選拔中發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。隨著信息化技術(shù)的發(fā)展，對(duì)干部人事檔案的信息化建設(shè)和管理是檔案管理和開(kāi)發(fā)利用的必然趨勢(shì)，積極推進(jìn)高校人事檔案信息化建設(shè)可以大大提高人事檔案的利用效率，減少管理成本。然而，對(duì)高校人事檔案信息化建設(shè)和管理仍處于探索階段，本文總結(jié)了高校人事檔案信息化建設(shè)管理過(guò)程中遇到的問(wèn)題和解決方案，為高校人事檔案信息化建設(shè)和管理提供參考。

關(guān)鍵詞：高校;人事檔案;信息化;檔案管理

高校干部人事檔案記錄了人才的履歷、獎(jiǎng)懲、思想表現(xiàn)、政治面貌、業(yè)務(wù)表現(xiàn)和科研成果等信息，這些信息為人才選拔、考察和任用等提供了主要依據(jù)和憑證。黨的十八大以來(lái)，國(guó)家對(duì)如何做好干部人事檔案管理工作提出了新要求。2018年11月，中共中央辦公廳頒布了《干部人事檔案工作條例》，進(jìn)一步明確了干部人事檔案管理工作的內(nèi)容和要求。同時(shí)，隨著數(shù)字化和信息化技術(shù)的發(fā)展，實(shí)現(xiàn)干部人事檔案信息化建設(shè)和管理，不僅可以提高檔案開(kāi)發(fā)和利用的效率，也可保證檔案信息的準(zhǔn)確性、可靠性。因此，本文結(jié)合作者在高校干部人事檔案管理和檔案信息化建設(shè)過(guò)程中的經(jīng)驗(yàn)以及文獻(xiàn)調(diào)研，總結(jié)高校干部人事檔案信息化建設(shè)和管理中可能存在的問(wèn)題及其解決方案。

一、干部人事檔案信息化建設(shè)的重要性

傳統(tǒng)高校人事檔案主要以紙質(zhì)為存儲(chǔ)載體，管理流程復(fù)雜，需要大量的人力、物力和財(cái)力來(lái)維護(hù)和更新檔案，同時(shí)對(duì)新的信息或材料更新較慢。此外，隨著高校的發(fā)展，高校教職工隊(duì)伍的逐漸壯大，人事檔案的數(shù)量及新形成的歸檔材料呈現(xiàn)出井噴式增長(zhǎng)，傳統(tǒng)的檔案管理模式無(wú)法高效、準(zhǔn)確地對(duì)人事檔案進(jìn)行管理。對(duì)人事檔案實(shí)現(xiàn)信息化管理，采用計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)資料，具有數(shù)據(jù)存儲(chǔ)量大的優(yōu)勢(shì)，可以快速檢索和調(diào)取所需信息，大大提高管理效率，可明顯降低資料在管理和維護(hù)過(guò)程中的成本。此外，基于計(jì)算機(jī)的加密存儲(chǔ)技術(shù)，可以大大提高人事檔案的安全性，降低人為篡改、丟失或損壞的風(fēng)險(xiǎn)。

二、高校干部人事檔案信息化建設(shè)面臨的問(wèn)題

1.管理體制與模式存在差異

高校干部人事檔案管理涉及檔案管理和組織人事關(guān)系，因此不同高校干部人事檔案管理的部門(mén)是不同的，有的高校由人事處管理部門(mén)負(fù)責(zé)，有的高校則由組織部管理或由綜合檔案館統(tǒng)一管理。同時(shí)，不同單位在干部人事檔案管理過(guò)程中的管理模式亦存在較大差異。高校干部人事檔案的管理體制及模式的差異客觀上制約了干部人事檔案信息化建設(shè)進(jìn)度。

2.信息化建設(shè)重視程度不夠，投入不足

不同高校的干部人事檔案存在多部門(mén)管理的情況，導(dǎo)致主管部門(mén)負(fù)責(zé)人往往對(duì)人事檔案在高校管理中的作用缺乏系統(tǒng)認(rèn)識(shí)，僅作為一項(xiàng)輔助手段，對(duì)干部人事檔案信息化建設(shè)和管理重視程度不夠，干部人事檔案信息化建設(shè)程度總體滯后，甚至部門(mén)高校仍在使用office辦公軟件管理干部人事檔案，上線的檔案網(wǎng)站并沒(méi)有與檔案管理系統(tǒng)相聯(lián)系等問(wèn)題仍是普遍存在的。高校干部人事檔案管理是一項(xiàng)短期內(nèi)很難看到實(shí)際成果的工作，導(dǎo)致工作人員在推進(jìn)信息化建設(shè)過(guò)程中積極性不高。由于從紙質(zhì)化存儲(chǔ)媒介向信息化建設(shè)和管理轉(zhuǎn)化需要大量的人力、軟件和硬件投入，但由于高校經(jīng)費(fèi)有限及主管部門(mén)重視程度不夠，對(duì)干部人事檔案信息化建設(shè)往往投入不足，導(dǎo)致進(jìn)展緩慢。

3.檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)滯后

目前，從高校干部人事檔案管理實(shí)際情況來(lái)看，檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)總體滯后，與檔案管理科學(xué)的快速發(fā)展并不匹配。不同高校之間檔案管理團(tuán)隊(duì)差異明顯，如有的高校干部人事檔案由一個(gè)科級(jí)部門(mén)團(tuán)隊(duì)（2～4人）管理，而有的高校僅由一名管理人員管理全校的干部人事檔案，甚至有些高?？赡苁且幻媛毴藛T。同時(shí)，大部分高校的干部人事檔案管理人員一般為非檔案管理專業(yè)畢業(yè)，且高校對(duì)檔案管理人員知識(shí)理論培訓(xùn)不足，導(dǎo)致檔案管理人才隊(duì)伍無(wú)法適應(yīng)信息化時(shí)代檔案管理的發(fā)展，也就無(wú)法推動(dòng)高校干部人事檔案信息化建設(shè)和管理。

4.紙質(zhì)檔案數(shù)字化及后期新形成歸檔材料的數(shù)字化

檔案信息化建設(shè)的第一步需完成紙質(zhì)檔案的掃描和數(shù)字化，多數(shù)高校人事檔案仍是以紙質(zhì)存檔為主，尚未開(kāi)展紙質(zhì)檔案的數(shù)字化工作。在紙質(zhì)檔案掃描和數(shù)字化之前，需對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)一分類(lèi)和審核，檢查材料是否有缺少，然后對(duì)檔案進(jìn)行掃描和數(shù)字化處理。對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)一分類(lèi)、檢查、掃描的工作量巨大，需要投入大量的資金和人力，但由于目前高校檔案管理團(tuán)隊(duì)人手、資金和場(chǎng)地等的限制，同時(shí)需要對(duì)檔案中的材料保密，這些因素限制了檔案數(shù)字化工作的進(jìn)度。

另外，在完成現(xiàn)有紙質(zhì)檔案數(shù)字化后，每年都會(huì)有新形成的歸檔材料，及時(shí)將新形成的檔案材料數(shù)字化，保證數(shù)字化檔案的完整性、可用性，確保與紙質(zhì)檔案的一致性，對(duì)于數(shù)字化檔案的應(yīng)用也是十分重要的。

5.部分檔案材料不完整，或不同材料相互矛盾

人事檔案中的材料主要源于單位和個(gè)人提供，過(guò)去由于個(gè)人或單位對(duì)人事檔案不重視或存檔單位制度不健全等，在歸檔過(guò)程中存在歸檔不主動(dòng)、不及時(shí)的現(xiàn)象，導(dǎo)致干部人事檔案中材料往往不完整。同時(shí)，由于個(gè)人在不同階段填寫(xiě)的材料中信息不一致，如在填寫(xiě)材料過(guò)程中修改了個(gè)人姓名、出生日期、年齡等信息，導(dǎo)致檔案材料部分信息和內(nèi)容相互矛盾。在高校干部人事檔案管理過(guò)程中，由于人員流動(dòng)、部門(mén)變更和搬遷等因素，也會(huì)導(dǎo)致干部人事檔案中材料丟失、歸檔不及時(shí)和不全面，甚至死檔和棄檔等現(xiàn)象在各大高校普遍存在。很多高校在人才離職過(guò)程中規(guī)章制度不健全，存在未辦理調(diào)檔的情況下擅自離崗，導(dǎo)致很多高校存在“人檔分離”的情況。

此外，部分高校為了吸引人才，給予了一定的特殊政策，存在為人才“重新建檔”等情況，這些歷史因素都會(huì)導(dǎo)致目前高校人事檔案存在材料不完整和相互矛盾，甚至死檔、棄檔和“人檔分離”等情況，這些在干部人事檔案信息化建設(shè)前需要逐一解決。

6.聘用形式不同，檔案存儲(chǔ)方式不同

由于教育體制改革，高校存在兩種聘用形式，包括聘用制和合同制，兩種聘用形式的差別在于合同期限規(guī)定、用人方式、管理模式和經(jīng)費(fèi)來(lái)源不同，不同的聘用形式也導(dǎo)致了干部人事檔案管理上的差異。目前，聘用制職工的干部人事檔案是由學(xué)校統(tǒng)一保管和管理，而合同制員工人事檔案主要由社會(huì)機(jī)構(gòu)管理。不同的聘用形式導(dǎo)致了人事檔案的不同存儲(chǔ)方式，在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中要考慮不同檔案儲(chǔ)存方式如何處理，合同制員工的人事檔案在信息化建設(shè)中是否要包括進(jìn)來(lái)以及如何操作、合同制員工在工作過(guò)程中產(chǎn)生的材料如何歸檔，未來(lái)晉升如何查檔等問(wèn)題亟待解決。

7.信息化建設(shè)缺少統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范

目前，各高校干部人事檔案數(shù)字化程度不同，部分高校雖然初步實(shí)現(xiàn)了人事檔案的信息化管理，但是人事檔案信息化建設(shè)仍處于探索階段，信息化建設(shè)目標(biāo)各不相同，功能模塊不夠完善，缺少統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。近些年來(lái)，計(jì)算機(jī)技術(shù)飛速發(fā)展，產(chǎn)生了很多新的存儲(chǔ)方式和技術(shù)，技術(shù)的更新也為高校干部人事檔案信息化建設(shè)和管理帶來(lái)了新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。

此外，干部人事檔案信息化也帶來(lái)了新的問(wèn)題，即如何保障數(shù)據(jù)安全。數(shù)據(jù)安全包括兩個(gè)方面，一是檔案管理人員對(duì)數(shù)據(jù)操作不當(dāng)或備份不及時(shí)導(dǎo)致數(shù)據(jù)損壞;二是管理人員是否具備相應(yīng)的互聯(lián)網(wǎng)安全知識(shí)，能否防范檔案數(shù)據(jù)受到黑客、病毒和木馬攻擊。這些在檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范制訂過(guò)程中均應(yīng)考慮。

三、建議及其解決方案

1.加強(qiáng)頂層設(shè)計(jì)，完善制度體系

頂層設(shè)計(jì)可以更好統(tǒng)籌全局，因此加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，科學(xué)統(tǒng)籌規(guī)劃，盡快出臺(tái)全國(guó)性發(fā)展框架，構(gòu)建統(tǒng)一的干部人事檔案信息化建設(shè)和管理標(biāo)準(zhǔn)。有了科學(xué)的標(biāo)準(zhǔn)化體系，各單位在人事檔案信息化建設(shè)過(guò)程中便有據(jù)可依，從而實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理。高校干部人事檔案信息化建設(shè)和管理系統(tǒng)需要結(jié)合高校人事管理特點(diǎn)，構(gòu)建一套檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系，包括硬件、軟件和數(shù)據(jù)庫(kù)。

建立健全高校檔案管理制度，根據(jù)《干部檔案管理?xiàng)l例》等一系列法規(guī)政策對(duì)現(xiàn)有干部人事檔案進(jìn)行查缺補(bǔ)漏，為檔案數(shù)字化提供基礎(chǔ)。以政策法規(guī)為基礎(chǔ)，制訂一系列干部人事檔案信息化建設(shè)和管理細(xì)則，并建立責(zé)任機(jī)制，使后續(xù)工作做到有據(jù)可依，分工明確。

2.明確目標(biāo)和總體結(jié)構(gòu)

高校應(yīng)結(jié)合自身實(shí)際情況，明確檔案信息建設(shè)目標(biāo)和總體結(jié)構(gòu)?？傮w上，干部人事檔案信息化管理系統(tǒng)應(yīng)注重實(shí)用性，至少包括四個(gè)部分：數(shù)據(jù)輸入端、數(shù)據(jù)管理端、數(shù)據(jù)查看端和數(shù)據(jù)處理器等，主要功能應(yīng)涵蓋用戶檔案管理、檔案查閱及統(tǒng)計(jì)分析等。根據(jù)需要對(duì)系統(tǒng)劃分若干個(gè)板塊，每個(gè)板塊設(shè)置相應(yīng)的管理員、用戶權(quán)限等。為了實(shí)現(xiàn)高效的數(shù)據(jù)檢索和調(diào)用，需要處理器具有良好的性能，并在不同數(shù)據(jù)庫(kù)之間有效融合。統(tǒng)計(jì)技術(shù)也是檔案信息化建設(shè)和管理的重要內(nèi)容之一，可以為用戶提供需要的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)和圖標(biāo)，為高校人才隊(duì)伍建設(shè)決策提供支持。

此外，信息安全是干部檔案信息化建設(shè)和管理過(guò)程中的重點(diǎn)之一，在系統(tǒng)設(shè)計(jì)之初應(yīng)充分考慮可能的風(fēng)險(xiǎn)，加強(qiáng)安全性設(shè)計(jì)，如防火墻、用戶權(quán)限管理等，避免來(lái)自外界的攻擊或管理人員的誤操作，導(dǎo)致檔案資料的泄露和損失。

3.完善人力和資金保障機(jī)制

人事檔案信息化建設(shè)和管理是一個(gè)系統(tǒng)工程，需要投入大量人員、物力和財(cái)力。首先，需要根據(jù)單位實(shí)際情況，配備相應(yīng)數(shù)量的專業(yè)檔案管理工作人員，并定期對(duì)其進(jìn)行相關(guān)知識(shí)的培訓(xùn)，包括傳統(tǒng)的檔案管理知識(shí)、信息化建設(shè)和管理，以及網(wǎng)絡(luò)維護(hù)和安全知識(shí)的培訓(xùn)，也可邀請(qǐng)相關(guān)行業(yè)專家為檔案管理人員進(jìn)行技術(shù)方面的答疑解惑，建設(shè)一支高素質(zhì)的人才隊(duì)伍。

同時(shí)，高校也應(yīng)重視人事檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)，招聘專業(yè)人才，提供晉升通道，將高素質(zhì)的檔案管理人才留住，這樣才能提高高校干部人事檔案信息化建設(shè)和管理質(zhì)量。

此外，高校需要多種渠道籌措資金，科學(xué)合理分配資金用途，保障人事檔案信息化建設(shè)的實(shí)施。由于檔案信息化建設(shè)不是一朝一夕就可以完成的，因此需要高校合理規(guī)劃，持續(xù)資助。

4.強(qiáng)化保密和安全保障意識(shí)

由于人事檔案中記載了大量人事信息，很多涉及個(gè)人隱私，因此需要建立一套完整的信息化檔案管理細(xì)則，強(qiáng)化檔案管理人員在信息化建設(shè)和管理過(guò)程中的保密意識(shí)，落實(shí)保密責(zé)任，定期進(jìn)行檢查和考核，確保人事檔案信息安全。

高校人事管理部門(mén)應(yīng)承擔(dān)起主體責(zé)任，在紙質(zhì)檔案數(shù)字化、檔案信息化建設(shè)和管理過(guò)程中，做好監(jiān)督管理，既要做到檔案的高效利用，也要保障檔案信息的安全。

四、結(jié)論

人事檔案信息化建設(shè)和管理是檔案管理發(fā)展的趨勢(shì)，通過(guò)信息化技術(shù)可以大大提高檔案利用率，降低檔案管理成本。但目前高校人事檔案信息化建設(shè)仍處于探索階段，面臨很多問(wèn)題，需要加強(qiáng)頂層設(shè)計(jì)，建立一套科學(xué)的信息化建設(shè)規(guī)范，并結(jié)合自身實(shí)際情況，構(gòu)建一套干部人事檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系，為高校干部人事檔案信息化建設(shè)提供依據(jù)。同時(shí)，高校也應(yīng)重視和加強(qiáng)檔案信息化管理的隊(duì)伍建設(shè)和資金投入，加強(qiáng)檔案管理人員的知識(shí)培訓(xùn)，強(qiáng)化檔案管理人員的安全意識(shí)。

高校干部人事檔案信息化建設(shè)和管理可以解決傳統(tǒng)檔案管理模式的弊端，在信息化的基礎(chǔ)上，可以進(jìn)一步拓展人才信息的數(shù)字存儲(chǔ)、管理和數(shù)據(jù)挖掘等功能，為高校人才隊(duì)伍建設(shè)、人力資源分配等提供支持。

同時(shí)，也應(yīng)注重檔案數(shù)據(jù)的安全性，在檔案信息化系統(tǒng)設(shè)計(jì)之初就應(yīng)考慮增加安全防護(hù)，充分保障檔案信息，構(gòu)建起一個(gè)高效、優(yōu)質(zhì)、安全的干部人事檔案管理系統(tǒng)。

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【作者單位：中國(guó)石油大學(xué)（北京）】