機關(guān)事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理工作強化策略分析

摘 要：隨著我國機關(guān)事業(yè)單位職能的轉(zhuǎn)化以及社會經(jīng)濟的發(fā)展，事業(yè)單位的人員組成結(jié)構(gòu)、檔案管理制度以及管理模式等也隨之發(fā)生了巨大的變化，機關(guān)事業(yè)單位在檔案管理過程中的規(guī)范性問題也逐漸引起了人們的關(guān)注和重視。本文從機關(guān)事業(yè)單位檔案管理內(nèi)涵及其特征出發(fā)，深入剖析機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作存在的問題及其原因，并提出在檔案規(guī)范化管理過程的幾點可行性策略。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;規(guī)范化;策略

《中華人民共和國檔案法》規(guī)定：對于規(guī)定內(nèi)立卷歸檔的材料，必須按期向檔案管理人員或檔案機構(gòu)移交，必須集中管理，這就嚴格規(guī)定了檔案材料的性質(zhì)。檔案是構(gòu)成一定時期內(nèi)歷史記憶的重要信息資源，檔案作為原始性的文獻材料，承擔(dān)著傳承文明、記錄歷史的重要責(zé)任。機關(guān)事業(yè)單位是我國社會服務(wù)、保障事業(yè)最為集中的部門，其存儲的檔案涉及各行各業(yè)，且極具機密性，加強機關(guān)事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理工作是十分重要且必要的。

1 機關(guān)事業(yè)單位檔案管理內(nèi)涵及其特征

1.1 機關(guān)事業(yè)單位檔案管理內(nèi)涵

機關(guān)事業(yè)單位檔案管理指的是機關(guān)事業(yè)單位檔案室對相關(guān)的檔案信息與檔案實體開展有效的管理工作且提供各項服務(wù)的工作總稱，是國家檔案事業(yè)的重要組成部分，通過檔案收集、整理、保管、編研、價值鑒定，為機關(guān)和個人提供檔案保存、查找以及轉(zhuǎn)調(diào)等服務(wù)。機關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作是一項兼具服務(wù)性和政治性的管理工作。機關(guān)事業(yè)單位的檔案管理的主要職責(zé)是負責(zé)各相關(guān)部門在一定時期形成的歷史文件，該項工作不會直接產(chǎn)生物質(zhì)效益，檔案工作人員或管理機構(gòu)也無法利用所管理的檔案，且檔案管理工作是機關(guān)事業(yè)單位管理工作最為重要的一個組成部分。

1.2 檔案管理特征

機關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作具有公共性、服務(wù)性、非營利性以及機密性等顯著特征。首先，機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作顯著特征之一就是公共性。機關(guān)事業(yè)單位主要提供公共服務(wù)性產(chǎn)品，且該性質(zhì)在一定程度上決定其產(chǎn)生和存在的基本條件，與此同時，機關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作涉及了具有較強公共性、公益性的科教文衛(wèi)事業(yè)方面的內(nèi)容。其次，機關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作具有顯著的服務(wù)性。機關(guān)事業(yè)單位的檔案與我國的教育、文化、公共科學(xué)、健康衛(wèi)生等事業(yè)的資料信息管理工作緊密聯(lián)系，而且機關(guān)事業(yè)單位的宗旨就是服務(wù)人民，為人民謀幸福、謀利益，檔案管理工作也是機關(guān)事業(yè)單位的主要工作內(nèi)容，因此具有顯著的服務(wù)性特征。再次，機關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作具有顯著的非營利性。機關(guān)事業(yè)單位的主要經(jīng)費來源是國家財政撥款，有小部分是來源于社會籌集及捐贈等，且檔案管理的內(nèi)容非商品屬性，不能進行市場交易，因此具有典型的非營利性質(zhì)。最后，機關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作具有顯著的機密性。機關(guān)事業(yè)單位的檔案文獻中存有大量有關(guān)國家安全及社會安全的機密信息，關(guān)系到人民大眾的切身利益，這些檔案信息一旦泄露，被不法分子掌握和利用，便會給國家和社會造成難以彌補的損失，因此機關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作一定要注重其保密性。

2 機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作存在的問題及原因分析

2.1 管理制度不夠健全

首先是檔案管理缺乏科學(xué)、合理的監(jiān)督制度。從整體來看，機關(guān)事業(yè)單位雖然建立了一定的檔案管理流程及相關(guān)事務(wù)工作程序，但缺乏明確的監(jiān)督條例，在檔案管理監(jiān)督工作層面沒有具體的監(jiān)督措施以及專門的監(jiān)督部門和機構(gòu)。因此，不能對機關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作人員起到有效的監(jiān)管效應(yīng)，給檔案管理工作留下了潛在的管理風(fēng)險，造成檔案管理制度在付諸實踐的過程中容易出現(xiàn)不規(guī)范問題。其次是相關(guān)管理部門及工作人員不夠重視檔案管理的開發(fā)，現(xiàn)有的制度沒有完全覆蓋檔案管理工作的方方面面，卻很少有單位足夠重視檔案研究開發(fā)。大多數(shù)機關(guān)事業(yè)單位僅僅是對檔案進行簡單的歸類整理，沒有形成充分挖掘檔案價值的意識。

2.2 管理人員結(jié)構(gòu)不合理

檔案管理工作的主體是人，從事機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的人員也是檔案管理建設(shè)的智力基礎(chǔ)，高素質(zhì)的管理人才能夠為機關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作提供強大的智力支持和技術(shù)保障。而當(dāng)前機關(guān)事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化過程中存在的一大問題就是缺乏高素質(zhì)、專業(yè)技術(shù)性人才。在現(xiàn)代信息技術(shù)高速發(fā)展的當(dāng)今時代，機關(guān)事業(yè)單位檔案管理也逐漸趨于信息化，而檔案管理的信息化建設(shè)相應(yīng)地需要綜合素質(zhì)較高、專業(yè)能力更強的專業(yè)化人才，這就要求從事檔案信息管理的工作人員要同時掌握現(xiàn)代信息技術(shù)和機關(guān)事業(yè)單位檔案管理等多方面的知識。但從實際調(diào)查情況來看，目前從事機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作人員對檔案管理的相關(guān)專業(yè)知識內(nèi)容及技能掌握尚處于中偏下的程度。機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作崗位嚴重缺乏復(fù)合型技術(shù)人才。檔案管理工作人員所學(xué)專業(yè)主要集中于檔案學(xué)和歷史學(xué)領(lǐng)域，而現(xiàn)代信息技術(shù)專業(yè)的人數(shù)相較于這兩個專業(yè)來說人數(shù)偏少，缺乏有力的人才支持，檔案管理的信息化建設(shè)工作開展起來的難度和阻力就會變大。

2.3 基礎(chǔ)設(shè)施不夠完備

首先，大多數(shù)機關(guān)事業(yè)單位的檔案儲存和管理方式仍然以紙質(zhì)版為主，對電子檔案的開發(fā)力度不夠，不利于檔案信息資源共享，在檔案查找、翻閱中花費大量寶貴的時間和精力，造成極大的資源消耗。與此同時，絕大部分機關(guān)事業(yè)單位的檔案管理設(shè)備主要是一些低端的電子產(chǎn)品，跟不上檔案管理信息化建設(shè)發(fā)展要求，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展不同步，不利于機關(guān)單位的檔案管理規(guī)范化。

3 機關(guān)事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理工作強化策略

3.1 完善檔案管理制度

3.1.1 規(guī)范人員檔案管理工作。機關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作必須要從制度上保證檔案管理工作的規(guī)范性，更新檔案管理理念和管理方式，樹立服務(wù)公民的管理宗旨，從根本上加強檔案管理工作規(guī)范化的思想意識。首先，機關(guān)事業(yè)單位要充分意識到檔案管理在收藏文獻資料以及信息保存等方面的意義和價值，重視檔案的規(guī)范化管理。其次是要重新建立方便群眾利用的檔案管理制度，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)意義上事務(wù)性的檔案管理模式。再次，機關(guān)事業(yè)單位要積極引導(dǎo)公民加強對檔案管理建設(shè)的監(jiān)督，多聽取群眾的意見和建議，把滿足人民群眾的需要放在檔案管理工作的首位。機關(guān)事業(yè)單位的檔案管理與普通的企業(yè)檔案資料管理不同，機關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作復(fù)雜得多，其所涉及的單位主體、數(shù)據(jù)和人員信息比較龐雜，且程序也較為復(fù)雜，這就需要相關(guān)工作人員在管理過程中更為小心、細致地應(yīng)對和處理問題。最后，機關(guān)事業(yè)單位應(yīng)該要進一步完善相關(guān)檔案管理工作制度，加強單位的內(nèi)部監(jiān)督，同時積極引導(dǎo)公民進行外部輿論監(jiān)督，設(shè)立專門的檔案工作監(jiān)督管理部門，合理規(guī)定監(jiān)督內(nèi)容及監(jiān)督標(biāo)準(zhǔn)。此外，充分發(fā)揮群眾的外部監(jiān)督作用，積極引導(dǎo)群眾參與到機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作中來，為推進機關(guān)單位檔案管理工作的健康發(fā)展汲取民眾智慧，貫徹落實為人民服務(wù)的宗旨。

3.1.2 嚴格按照法律法規(guī)管理檔案。文書檔案是機關(guān)、團體、企事業(yè)單位在行政管理事務(wù)活動中產(chǎn)生的，由通用文書轉(zhuǎn)化而來的那一部分檔案的習(xí)慣稱謂，包括命令、指示、決定、布告、請示、報告、批復(fù)、通知、信函、簡報、會議記錄、計劃和總結(jié)等。根據(jù)我國《保密法》規(guī)定可知，在我國，保密檔案的密級分為“絕密”“機密”“秘密”三個等級?！秶颐孛鼙Ｃ芷谙薜囊?guī)定》規(guī)定：除有特殊規(guī)定外，絕密級事項不超過30年，機密級事項不超過20年，秘密級事項不超過10年。保密期限在一年及一年以上的以年計，在一年以內(nèi)的以月計。由以上法律法規(guī)可知，在機關(guān)事業(yè)單位檔案管理過程中，首先要將機關(guān)事業(yè)單位的檔案按照其重要程度進行分類，根據(jù)機關(guān)事業(yè)單位檔案的秘密程度分為三類，然后依法對這三類的機關(guān)事業(yè)單位檔案進行不同程度的嚴密的管理，其次是要統(tǒng)計檔案年限，對于已經(jīng)過了保密期限的檔案根據(jù)實際情況和秘密等級，再進行審查，將已經(jīng)失去保密價值的檔案和秘密等級較低的機關(guān)事業(yè)單位檔案予以公開。因為機關(guān)事業(yè)單位的檔案可能關(guān)系到我國國防，涉及國家秘密，所以想要提高人防工程檔案管理的工作保密僅僅靠完善管理制度和提高檔案管理人員的保密意識是不夠的，還需要法律為管理制度提供保障，為檔案管理人員的管理工作安裝一個警報器。

3.2 提高管理人員素質(zhì)

在現(xiàn)代信息技術(shù)迅速普及的時代大背景下，機關(guān)事業(yè)單位需要加大相關(guān)技術(shù)人才的引進力度，同時對老員工進行理論知識和專業(yè)技能的培訓(xùn)，積極探究新型檔案管理工作模式，推進機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展。機關(guān)事業(yè)單位可以從高素質(zhì)人才的引進、提高檔案管理工作人員的福利待遇以及強化專業(yè)技能培訓(xùn)等幾個方面來吸引更多的優(yōu)秀人才加入到檔案管理工作中來，激發(fā)檔案管理工作人員的工作積極性，優(yōu)化管理人員結(jié)構(gòu)，提高機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)和管理水平。首先，機關(guān)事業(yè)單位要建立健全的工作福利待遇制度來吸引高素質(zhì)人才的到來，與工資待遇不同的是，福利待遇是保障工作人員各項權(quán)利的制度安排。在激烈的市場競爭中，機關(guān)事業(yè)單位要建立完善的福利制度來吸引相關(guān)人才。此外，機關(guān)事業(yè)單位還應(yīng)該加大高素質(zhì)專業(yè)人才的引進力度。高素質(zhì)人才作為檔案管理現(xiàn)代化、信息化建設(shè)的智慧基礎(chǔ)和技術(shù)保障，能夠在檔案管理建設(shè)過程中提供強大的智力支持。因此，機關(guān)事業(yè)單位應(yīng)該加大人才引進的投入力度，把檔案管理工作往特色產(chǎn)業(yè)的發(fā)展方向上引導(dǎo)，并將之投入市場，從側(cè)面提升其吸引人才的能力。最后，機關(guān)事業(yè)單位還可以加強單位內(nèi)部人員的知識培訓(xùn)和技能培訓(xùn)，提高原有工作人員的綜合素質(zhì)和技能水平，通過留崗留薪等方式鼓勵員工進行再教育和學(xué)歷的再提高，全面提升機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)和管理水平。

3.3 合理利用現(xiàn)代信息技術(shù)

針對機關(guān)事業(yè)單位在檔案管理過程中出現(xiàn)的技術(shù)難題，機關(guān)事業(yè)單位要積極順應(yīng)時代潮流，合理利用現(xiàn)代化信息技術(shù)，建立自動化和數(shù)字化的現(xiàn)代檔案管理平臺。就目前來看，掃描技術(shù)、加密技術(shù)、身份認證技術(shù)以及數(shù)據(jù)庫技術(shù)是幾種比較典型的數(shù)字化技術(shù)，且能夠有效將機關(guān)事業(yè)單位檔案信息資料轉(zhuǎn)換成數(shù)字化檔案信息，有助于檔案信息管理平臺的建構(gòu)，實現(xiàn)機關(guān)事業(yè)單位各部門之間的檔案信息資源的共建、共享。其次，機關(guān)事業(yè)單位可以加強檔案管理工作的自動化建設(shè)，例如電子標(biāo)簽、光學(xué)字符識別、以及數(shù)碼掃描識別等自動化技術(shù)的引進。檔案管理自動化主要涵蓋了檔案信息數(shù)據(jù)的自動化收集、篩選、檢索和檔案信息中主要關(guān)鍵詞的自動提取等內(nèi)容，該模式的建立能夠有效實現(xiàn)機關(guān)事業(yè)單位檔案信息管理的自動處理和批量處理，大大節(jié)省人工處理的時間和成本，這就要求機關(guān)事業(yè)單位要加大對自動化基礎(chǔ)設(shè)施的投入力度，解決好檔案信息管理自動化建設(shè)過程中的硬件設(shè)備問題，運用自動化管理方式來促進機關(guān)事業(yè)單位的檔案規(guī)范化管理。最后，要促進機關(guān)事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理，就要擴寬資金渠道。機關(guān)事業(yè)單位在檔案規(guī)范化管理過程中所面臨的一大問題就是資金不足的問題，只有擁有充足的資金支持，才能夠保證機關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化、現(xiàn)代化和規(guī)范化建設(shè)。

結(jié)語

就目前看來，機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的規(guī)范性問題已經(jīng)成為相關(guān)領(lǐng)域的關(guān)注重點，為了更進一步推動機關(guān)事業(yè)單位的檔案管理規(guī)范化、信息化和現(xiàn)代化建設(shè)，各級部門和相關(guān)單位都相繼發(fā)布文件，旨在促進機關(guān)單位檔案規(guī)范化管理。針對機關(guān)事業(yè)單位在檔案管理過程中存在的問題，深入分析問題產(chǎn)生的原因及其影響，從實際問題出發(fā)，提出了幾點可供參考的建議和措施，涵蓋了合理利用現(xiàn)代信息技術(shù)、提高管理人員的綜合素質(zhì)以及完善檔案管理制度等幾個方面進行建議，希望能對事業(yè)單位檔案的規(guī)范化管理研究添磚加瓦。

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作者簡介：徐秀娟（1979-02-15），大學(xué)學(xué)歷，山西省大同市渾源縣直屬機關(guān)事務(wù)服務(wù)中心專業(yè)技術(shù)人員，主要從事機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作。

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