做事有規(guī)劃 用Excel制作交互式清單

俞木發(fā)

日月如梭，一眨眼2022年已經(jīng)快過(guò)去一個(gè)季度了。年前很多朋友都會(huì)立Flag，希望自己在新的一年能有全新面貌。而要監(jiān)督自己更有效地實(shí)現(xiàn)立下的Flag，針對(duì)每個(gè)Flag制定更為可行的清單，隨時(shí)查看并督促自己按計(jì)劃完成清單任務(wù)，這是個(gè)很好的方法。清單用大家日常使用的Excel來(lái)進(jìn)行制作即可，下面筆者以Excel 2019為例介紹具體的操作。

對(duì)于一些較為復(fù)雜的Flag，有針對(duì)性分解為一組可行的清單項(xiàng)目，然后對(duì)照項(xiàng)目完成指定進(jìn)度，這可以更好、更快實(shí)現(xiàn)Flag。比如下面是小王2022年3月的日常提升Flag，完成時(shí)間2021.3.31之前，需要的清單任務(wù)總共有5項(xiàng)。啟動(dòng)Excel 2019后新建文檔，接著在文檔中按提示輸入下列清單的內(nèi)容即可（圖1）。

1.堅(jiān)持閱讀，每月5本書籍

2.堅(jiān)持每月復(fù)盤，每月至少撰寫4篇復(fù)盤總結(jié)文章

3.知乎每月至少更新5篇文章

4.完成科目2考試

5.繼續(xù)運(yùn)營(yíng)公眾號(hào)，目標(biāo)粉絲2萬(wàn)+，閱讀量1000+

為了更好完成清單任務(wù)，大家最好為清單完成設(shè)置一個(gè)截止日期，雖然這是一個(gè)小細(xì)節(jié)，卻又是一個(gè)完全不容忽略的細(xì)節(jié)。它不僅能幫助我們根據(jù)任務(wù)所需的時(shí)間確定任務(wù)的優(yōu)先級(jí)，還能增加我們的緊迫感，集中精力辦事情。比如很多朋友平時(shí)刷抖音、玩游戲浪費(fèi)大量的日常時(shí)間，而沒(méi)有緊迫感是無(wú)法讓自己定期完成清單任務(wù)的。要讓每一步做得穩(wěn)妥，而且有責(zé)任感、緊迫感，我們很有必要在清單中為自己設(shè)置一個(gè)倒計(jì)時(shí)功能。

在上述文檔中定位到A1單元格輸入公式“=IF（C1=TODAY（），“3月結(jié)束了，完成當(dāng)月任務(wù)了？”，倒計(jì)時(shí)：離3月底時(shí)間還有&C1-TODAY（）&天）”，這里使用IF函數(shù)對(duì)日期進(jìn)行判斷，如果C1日期是當(dāng)天，那么就顯示“3月結(jié)束了，完成當(dāng)月任務(wù)了？”（大家可以根據(jù)自己需要設(shè)置任意提醒字符），否則顯示3.31和今天日期的差值，提醒自己離月底還剩余幾天，每天打開(kāi)文檔后的倒計(jì)時(shí)顯示都是不同的（圖2）。

人都是有惰性的，做好了任務(wù)清單還需要在查看清單時(shí)不斷提醒、警醒自己。因此可以在清單文件中使用函數(shù)來(lái)設(shè)置多個(gè)提醒條件，從而達(dá)到不斷督促自己及時(shí)完成清單任務(wù)的目的。定位到C3單元格輸入公式“=IFS（B3=“”，羞愧？本月啥事都還沒(méi)干哦，B3<5，還有&5-B3&本書籍未閱讀，B3>=5，棒棒的，已完成本月任務(wù)了！“）”。

這里使用IFS函數(shù)對(duì)B列任務(wù)完成情況進(jìn)行多條件的判斷，如果為空則添加警醒自己及時(shí)開(kāi)始任務(wù)的語(yǔ)句，如果完成任務(wù)則顯示鼓勵(lì)自己的語(yǔ)句，否則顯示未完成的數(shù)量。對(duì)于可以量化數(shù)量的任務(wù)，將上述公式下拉填充然后稍加修改即可（如任務(wù)2.將數(shù)字5改為4即可）。對(duì)于無(wú)法量化的任務(wù)，則可以自行設(shè)置提醒語(yǔ)句，如任務(wù)4公式可以是“=IFS（B6=”“，羞愧？本月啥事都還沒(méi)干哦，B6=科目2”，棒棒的，已完成本月任務(wù)了！“）”，這樣在B列輸入任務(wù)完成進(jìn)度后，在C列就會(huì)自動(dòng)顯示不同的提醒語(yǔ)句了（圖3）。

對(duì)于已經(jīng)完成的任務(wù)，為了方便和未完成的任務(wù)進(jìn)行區(qū)分，同時(shí)增加完成任務(wù)的成就感，我們可以對(duì)任務(wù)完成添加一些特殊標(biāo)記。

首先定位到E3單元格，點(diǎn)擊菜單欄的“開(kāi)發(fā)工具→插入→表單控件→復(fù)選框”，插入一個(gè)復(fù)選框控件，然后選中E3單元格下拉填充到E7單元格。接著右擊E3單元格插入的控件選擇“設(shè)置控件格式→控制→單元格鏈接→選擇$D3$”（圖4）。操作同上，繼續(xù)選擇其他插入的控件，然后依次連接到對(duì)應(yīng)的單元格。這樣在E列勾選對(duì)應(yīng)的復(fù)選框后，在D列對(duì)應(yīng)單元格就會(huì)顯示TRUE字樣（未勾選則顯示False）。

接下來(lái)我們要將控件勾選和清單任務(wù)對(duì)應(yīng)起來(lái)，選中A3：A7區(qū)域，點(diǎn)擊“開(kāi)始→條件格式→新建格式規(guī)則→使用公式確定要設(shè)置格式的單元格”，在下方的公示欄輸入公式“=$D3”，繼續(xù)點(diǎn)擊“格式”，在打開(kāi)的窗口切換到“字體”，勾選特殊效果下方的“刪除線”，點(diǎn)擊“顏色”字體顏色設(shè)置為灰色，即當(dāng)D3單元格顯示為TRUE時(shí)，A列的清單任務(wù)字符上添加刪除線和變?yōu)榛疑@示，表示任務(wù)完成（圖5）。

當(dāng)我們?cè)贓列勾選復(fù)選框后表示任務(wù)已完成，為了方便對(duì)完成清單任務(wù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)并添加可視化進(jìn)度標(biāo)記，先定位到B8單元格輸入公式“=COUNTIF（D3：D7，TRUE）”，這里使用COUNTIF函數(shù)對(duì)D列標(biāo)記為TRUE字符的單元格進(jìn)行計(jì)數(shù)，表示完成任務(wù)清單的數(shù)量，這樣勾選標(biāo)記后就可以自動(dòng)顯示完成清單任務(wù)的數(shù)量了（圖6）。

上述文檔也可以作為清單模板使用，我們可以在A列出更多任務(wù)清單，比如輸入一年的任務(wù)，然后在A列添加篩選A2添加篩選按鈕。這樣在實(shí)際使用時(shí)可以根據(jù)實(shí)際需要篩選任務(wù)，比如可以按月來(lái)篩選，或者按照任務(wù)的重要性進(jìn)行篩選。

接下來(lái)同樣還可以使用條件格式來(lái)制作任務(wù)完成的可視化進(jìn)度標(biāo)記，定位到B9單元格輸入公式“=B8”（表示引用B8單元格完成清單的統(tǒng)計(jì)數(shù)量），同上打開(kāi)新建條件格式窗口，選擇“基于各自值設(shè)置所有單元格的格式”，在格式樣式選擇“數(shù)據(jù)條”，勾選后方的“僅顯示數(shù)據(jù)條”，下方的最小值的類型選擇數(shù)字，值設(shè)置為“0”，最大值的類型也選擇數(shù)字，值設(shè)置為“5”，5表示的是清單任務(wù)的數(shù)量，請(qǐng)自行根據(jù)自己清單實(shí)際任務(wù)數(shù)量進(jìn)行設(shè)置（圖7）。這樣在B8單元格就會(huì)顯示對(duì)應(yīng)數(shù)量的數(shù)據(jù)條，通過(guò)數(shù)據(jù)條的長(zhǎng)短來(lái)表示完成清單任務(wù)的進(jìn)度圖示。

完成上述的操作后，選中D列右擊選擇“隱藏”，將其隱藏不顯示。這樣以后我們需要查看當(dāng)月的清單任務(wù)時(shí)，打開(kāi)文檔首先看到的是提醒自己今天離月底還有多少天，而當(dāng)我們?cè)贐列輸入任務(wù)完成的實(shí)際情況時(shí)，在C列會(huì)自動(dòng)添加任務(wù)提醒，提醒大家還有多少任務(wù)沒(méi)有完成。而對(duì)于已經(jīng)完成的任務(wù)，在E列完成復(fù)選框的勾選后，A列對(duì)應(yīng)的任務(wù)清單字符會(huì)自動(dòng)加上刪除標(biāo)記并且字體變?yōu)榛疑@示，在B8單元格會(huì)自動(dòng)統(tǒng)計(jì)出完成任務(wù)的數(shù)量，同時(shí)在B9單元格會(huì)自動(dòng)顯示完成所有任務(wù)的進(jìn)度條，這樣的清單使用起來(lái)是不是方便多了呢（圖8）？

在上面的文章中筆者為大家介紹了清單的制作和使用方法，不過(guò)這只是一個(gè)工具，而要完成自己制定的清單任務(wù)，大家還需要有更強(qiáng)的自律和執(zhí)行力。自律就是要忍，忍常人不能忍的，不斷強(qiáng)迫自我學(xué)習(xí)，自我提高;而執(zhí)行就是要去做，不折不扣地完成計(jì)劃，并在完成任務(wù)的過(guò)程中不斷改進(jìn)。這樣結(jié)合本文介紹的方法，大家就可以在新的一年里不斷實(shí)現(xiàn)自己立下的Flag，最后祝朋友們都可以成功實(shí)現(xiàn)自己夢(mèng)想！