探討如何提高事業(yè)單位檔案管理人員的素質

張世海

摘要：檔案在各單位的發(fā)展中起著至關重要的作用，在獎懲決策中也起著決定性的作用。如果工程計算中檔案管理不充分，會對結算結果的準確性產(chǎn)生不利影響，進而給各方利益帶來極大損害。因此，要重視檔案管理的改進，創(chuàng)新檔案管理方法，將先進技術融入其中，營造積極和諧的檔案管理氛圍，使檔案管理逐步走向科學之路。為此，本文將從事業(yè)單位檔案管理人員存在的問題入手，提出促進檔案管理科學化的重要對策。

關鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理人員素質;檔案管理科學化

引言：

檔案管理是事業(yè)單位的重要組成部分。隨著檔案管理工作的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式逐漸暴露出許多問題，已經(jīng)不能適應當前事業(yè)單位的發(fā)展要求，也不能適應時代的發(fā)展要求。鑒于此，事業(yè)單位應積極轉變檔案管理理念，注重新技術、新方法的有效運用，為檔案管理事業(yè)的發(fā)展提供重要保障。如今，國家檔案管理逐漸步入現(xiàn)代化，以往的檔案管理方式已經(jīng)不能適應當前時代發(fā)展的需要，檔案管理理念和方法的創(chuàng)新迫在眉睫。為了合理整合檔案管理的新技術、新方法，有必要注重培養(yǎng)檔案人員的綜合素質，為檔案管理的高效率提供更好的保障。

1檔案管理人員應具備的素質

1.1政治素質。檔案管理工作是一項嚴肅的政治工作，它要求檔案管理人員必須具備社會上各類專業(yè)工作人員所應共同具備的基本政治素質，即堅持四項基本原則，熱愛黨，熱愛社會主義，熱愛祖國和人民，堅決執(zhí)行黨和國家的各項法律和各項方針政策，講道德，守紀律，不為名，不為利，不計較個人利益，有獻身精神。尤其應具備守口如瓶、嚴守國家秘密的政治素質。同時應具有良好的為人民服務的精神。

1.2業(yè)務素質。業(yè)務素質是檔案人員必須具備的綜合文化知識和熟練的業(yè)務技能，懂得文書學、檔案管理學、檔案文獻編纂學、檔案保護技術學、中外檔案史等檔案專業(yè)基本知識，工作起來才會得心應手，才能解決工作中出現(xiàn)的困難和問題。這就要求檔案人員應具有較深的專業(yè)知識、堅實的基礎知識、較高的人文素質、較強的情報意識和熟練的信息技術;熟練地掌握現(xiàn)代信息技術的能力以及管理知識的能力;能把檔案專業(yè)法規(guī)、政策和檔案專業(yè)基本知識以及其他專業(yè)知識靈活運用于自己的工作實際，熟練完成自己的業(yè)務工作。

1.3知識素質。檔案工作人員必須具有中等以上文化水平，除了掌握檔案學基本知識以外，還要掌握與自己所從事的專業(yè)工作相近的其他專業(yè)知識，例如，檔案管理人員應該掌握一定的歷史知識、古漢語知識和與檔案內(nèi)容有關的其他專業(yè)知識或與業(yè)務工作有關的科學技術知識;同時應該掌握一定的領管理學、圖書館學、情報學等知識。檔案管理人員要根據(jù)相關學科知識提高自己以下幾方面的能力。

（1）協(xié)調能力。在實際工作中檔案管理人員的協(xié)調能力的發(fā)揮常常與檔案的齊全完整聯(lián)系在一起。檔案管理人員要和有關部門、有關人員打交道，除了靠有關的規(guī)章制度外，更主要的是靠檔案工作者自身協(xié)調能力的發(fā)揮，通過工作達到各部門檔案管理協(xié)調統(tǒng)一。

（2）寫作能力。檔案管理人員有一部分工作直接與文字打交道，要有較高文字書寫能力和較強的文字系統(tǒng)概括能力。有了一定文字水平，才能勝任檔案工作，才能將各種材料寫得更好，才能更好地為單位各項工作服務。

（3）管理能力。近年來，計算機替代了傳統(tǒng)的手工操作成為檔案管理自動化工作非常重要的工具。檔案管理人員負責將豐富的檔案信息數(shù)字化，通過專用網(wǎng)絡向社會傳播，使檔案成為重要的信息資源。掌握計算機相關知識，能促進檔案人員對檔案信息進行電子化、數(shù)字化的有效控制與管理。

（4）終身學習能力。檔案管理人員只有經(jīng)常參加系統(tǒng)的知識更新學習與繼續(xù)教育培訓，不斷擴展自己的知識，提高學歷層次，才能適應社會發(fā)展的客觀需要。

2分析檔案管理科學化發(fā)展中存在的問題

2.1管理手段落后

通過相關調查發(fā)現(xiàn)，大多數(shù)檔案管理存在較大問題，直接阻礙了其科學發(fā)展的進程。其中，檔案管理中使用的管理手段相對落后，先進的信息技術和科學設備沒有及時應用，檔案管理工作仍以人工抄寫、整理等方式進行。，它形成以紙質形式記錄的重要信息。這種管理手段有很大的弊端，容易導致檔案信息不完整或不真實，直接影響檔案的價值。另外，在這種管理模式下，用戶在咨詢時也會遇到很多麻煩，比如無法快速找到需要的文件，浪費了大量的時間，受到時間、地點等條件的限制，使得文件利用率下降，非常不利于文件管理的科學發(fā)展。

2.2缺乏高素質的管理人員

檔案管理工作量大、繁瑣。管理者必須耐心細致，遵守自己的職業(yè)道德，認真對待相應的工作，才能順利完成檔案管理工作。但在實際管理中，大多數(shù)管理者素質不高，每天面對繁瑣的工作時無法保持良好的心態(tài)，工作緩慢，難以認真完成相應的工作，導致檔案信息的真實性喪失。也有長期從事管理工作的管理者，缺乏相應的培訓，逐漸放松警惕，逐漸弱化對檔案信息的保密意識，導致檔案信息泄露，嚴重影響檔案管理的科學化進程。

2.3文件利用率值低

檔案管理存在利用率低的現(xiàn)象，不利于其科學發(fā)展。在檔案管理中，工作人員沒有及時打開檔案信息，在收集整理檔案管理信息后，沒有共享相應的信息，使得檔案信息無法得到充分利用，檔案本身的價值無法得到充分利用。此外，檔案管理和利用意識不高，管理人員沒有意識到其利用的重要性，導致用戶無法獲得所需的檔案信息，因此停止查找相關檔案信息。在這種情況下，檔案管理一直處于封閉狀態(tài)，無法實現(xiàn)自身價值，阻礙了未來的發(fā)展。

3提升事業(yè)單位檔案管理人員素質推進檔案管理科學化的對策

3.1強化工作人員檔案業(yè)務技能

要夯實事業(yè)單位工作基礎，必須把檔案工作者素質建設擺在重要位置，著力提升其技能水平和文化素養(yǎng)，使其更全面發(fā)展。具體如下：一是提升檔案工作者的文化素養(yǎng)。檔案管理除了歸檔，還包含多樣化的知識，內(nèi)容有自己的深度和廣度。檔案的分析歸檔工作與文字息息相關，因此檔案管理者既要有較高的文化素養(yǎng)，也要有總結整理文字資料和系統(tǒng)簡介的能力，確保能夠為企業(yè)提供安全完整的單頁資料。因此，檔案管理部門要把檔案工作者的文學素養(yǎng)放在極其重要的位置，激發(fā)員工學習文化知識的積極性和主動性，讓他們接觸到更多的知識，提升他們的專業(yè)水平，從而為企業(yè)發(fā)展提供有力保障。二是增強檔案管理者的信息意識。隨著信息化水平的不斷進步，檔案管理也逐步步入電子化領域。因此，為了保證事業(yè)單位檔案的科學管理，有必要增強檔案管理人員的信息化意識，使他們具備一定的先進技能。相關領導要定期組織信息化學習培訓活動，鼓勵員工積極參與，多學習信息化檔案電子化管理技能，深入了解社會發(fā)展中檔案管理的最新動態(tài)，逐步提高檔案工作者的信息化水平，使其成為事業(yè)單位科學檔案管理的重要推動力。

3.2提高信息技術水平

在信息技術應用的大環(huán)境下，檔案管理的發(fā)展也受到了很大的影響，發(fā)展趨勢是科學化、信息化。在具體的發(fā)展過程中，離不開信息技術的支持，也需要相應的基礎設施設備來更好地開展相應的檔案管理工作。在職業(yè)經(jīng)理人的安排和操作下，相應的設備可以高效地完成相應的工作，極大地改變了檔案管理的形式，各種管理中存在越來越多的電子檔案，提高了檔案的利用率和發(fā)展性。

3.3提高管理者的溝通協(xié)調能力

檔案管理中的工作內(nèi)容很多，管理者需要與其他人員進行有效的溝通和協(xié)調，共同完成相應的工作。因此，應采取有效的方法來提高管理者的溝通協(xié)調能力，從而促進更好的合作與協(xié)作，提高檔案管理的效率。首先，用戶在訪問文件時，需要文件管理員的協(xié)助，與他們進行有效溝通，充分了解用戶的需求，在遵守文件訪問規(guī)章制度的情況下約束用戶，明確歸還文件的時間等注意事項，讓用戶了解其中的規(guī)定，嚴格遵守并完成文件訪問。其次，在咨詢過程中，管理者要給予貼心的幫助，逐一解決問題，幫助其快速咨詢，從而提高檔案利用率。最后，檢查完成后，可以及時進行實時調查，與檢查人員進行溝通，明確整個過程中存在的不足，并進行深入反思和糾正，提高檔案管理的服務質量，有利于檔案管理的科學發(fā)展。

3.4注重激勵功能

在檔案管理中，對其內(nèi)涵沒有深入的了解。管理者認為只要有耐心的員工就能完成檔案整理工作，所以對員工沒有培訓教育，不僅降低了管理者的素質，也阻礙了他們未來的發(fā)展。事實上，管理者的作用不容忽視。它們在管理中起著重要的作用，這與檔案管理的質量密切相關。因此，在檔案管理者的管理中，要注重其綜合素質。為了有效提高他們的素質，我們可以利用各種手段激勵他們滿足物質需求，從而更好地把他們投入到工作中，提高檔案管理質量。我們可以通過提高管理人員的薪酬待遇，提供晉升機會，充分激勵員工看到發(fā)展的未來并為之奮斗，不斷充實自己的力量，為檔案管理做出更多的貢獻。

3.5建立嚴格的考核機制

為了有效提高檔案管理人員的素質，促進檔案的科學管理，除了重視檔案管理外，還應對管理人員進行嚴格的考核，防止他們產(chǎn)生消極的心態(tài)，同時要督促他們不斷學習和進步，以滿足檔案管理的各種需求。在檔案管理中，要制定嚴格的考核機制，并真正付諸實施，對使用過的管理者進行考核，對實現(xiàn)得好的給予適當?shù)莫剟?，不合格的則需要處罰。對長期不進步、不合格的要果斷淘汰，讓員工通過這種手段不斷學習和提高，從而提高員工整體素質水平，促進檔案管理科學化。

3.6培養(yǎng)從業(yè)人員的創(chuàng)新精神

社會在發(fā)展，而促進社會發(fā)展的前提就是各行各業(yè)的不斷創(chuàng)新，國家若要不斷富強需要創(chuàng)新，單位想要更好的服務于社會和人民也要不斷的創(chuàng)新。創(chuàng)新的意義并不代表著傳統(tǒng)的管理辦法將會被徹底淘汰，有些傳統(tǒng)的辦法是人們在工作實踐當中得出的寶貴經(jīng)驗，應當保留的提倡保留，在滿足創(chuàng)新辦法的基礎上結合傳統(tǒng)的經(jīng)驗進行檔案管理這樣才能稱得上是真正的創(chuàng)新。要與時俱進、不斷接受新制度、新辦法、新產(chǎn)品的出現(xiàn)結合本身的創(chuàng)新精神以開拓出更好的管理辦法。爭取將檔案管理工作團隊成長為一支經(jīng)得起考驗、愛崗敬業(yè)、作風優(yōu)良、道德高尚的良好隊伍。加強從業(yè)人員的創(chuàng)新精神會讓檔案管理工作與時俱進滿足新時代當中社會群體或個人更多的需求。

如今社會當中的各種行業(yè)在生產(chǎn)作業(yè)及發(fā)展中不斷的遞增對檔案的需求數(shù)量，而檔案利用及開發(fā)水平也在與時俱進的提升中，若要檔案管理工作在新時代突飛猛進的步伐下得到與時俱進的效果，責需要對從事檔案管理工作的人員的綜合素質進行跨越性的提升。如從業(yè)人員素質低下則不可滿足當下時局社會對檔案的需求，一旦檔案工作沒有辦法更好的開展下去將沒辦法保障檔案存在的真實意義。

結束語：

事業(yè)單位檔案管理內(nèi)容較為繁瑣，具有較強的服務性，在傳統(tǒng)管理理念和管理模式下，影響到了檔案管理工作人員自身完善和發(fā)展。在當前信息時代下，需要完善檔案管理制度，優(yōu)化激勵制度，加強員工專業(yè)技能培訓，從而促進檔案管理人員素質的提升。

參考文獻：

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