淺析人民法院電子訴訟檔案的管理與利用

石潔

摘要：當今社會，網絡與人們的生活密不可分，隨著科學技術的快速發(fā)展，信息時代已經到來，人民法院的電子訴訟檔案應運而生。電子訴訟檔案的管理與利用是現(xiàn)階段人民法院檔案工作的重要組成部分，對司法為民、公正司法起著重要作用，隨著人們法律意識的增強，電子訴訟檔案的利用率也越來越高。

關鍵詞：電子訴訟;檔案管理

Abstract： In today's society， the Internet is inseparable from people's lives. With the rapid development of science and technology， the information age has come， and the electronic litigation files of the people's courts have emerged as the times require. The management and utilization of electronic litigation files is an important part of the archives work of the people's courts at this stage， and plays an important role in justice for the people and justice. With the enhancement of people's legal awareness， the utilization rate of electronic litigation files is also increasing .

Key words： electronic litigation; file management

一、電子訴訟檔案的特性

電子訴訟檔案是人民法院在訴訟活動中形成的、具有保存價值且應歸檔保存的電子訴訟文件，包括法律文書的電子文本、電子證據(jù)、電子庭審錄音錄像，以及案卷歸檔后經數(shù)字化處理或同步數(shù)字化產生的紙質訴訟檔案的電子版本等。電子訴訟檔案利用更加方便、快捷，與傳統(tǒng)紙質訴訟檔案相比，其存在以下特性：

1.依托性。電子訴訟檔案必須建立在相對應的信息技術基礎上，依托法院檔案的信息管理平臺，利用網絡進行數(shù)據(jù)通信及交換來完成，依靠檔案信息管理系統(tǒng)中各模塊功能來充分展顯其優(yōu)越性并發(fā)揮作用。

2.特殊性。電子訴訟檔案存放的載體比較特殊。一種是在線存儲，主要包括檔案專用存儲服務器、云存儲等。一種是離線存儲，主要包括存儲密度較高的光盤、移動硬盤等。

3.便利性。電子訴訟檔案的建立，為提高審判效率，促進審判方式的改革奠定了基礎。利用者通過自己的用戶名、密碼登錄后提交申請、待檔案部門審批后足不出戶即可實現(xiàn)訴訟檔案的借閱，既節(jié)省精力、又節(jié)約時間，明顯提高辦案效率。對一些動態(tài)形式的錄音、錄像檔案也可進行在線瀏覽。

4.共享性。電子訴訟檔案通過法院檔案管理系統(tǒng)進行網絡傳輸，實現(xiàn)多人同時借閱、下載，即在同一時間，不同地點實現(xiàn)訴訟檔案信息資源共享，突破了傳統(tǒng)調檔方式上的局限性，大大提高了訴訟檔案的利用價值。

5.不穩(wěn)定性。與紙質檔案相比，由于電子訴訟檔案存放載體的多樣化，使其具有不穩(wěn)定因素。因其制作方式的特殊性，可以說電子訴訟檔案既是原始的，又是復制的。如果遭遇管理系統(tǒng)故障、病毒入侵等情況時，有可能會出現(xiàn)信息丟失或損壞。因此，目前各級法院均采用了“雙套制”保存管理模式。

二、法院電子訴訟檔案的現(xiàn)狀

（一）訴訟檔案電子化的發(fā)展

近幾年，各級法院已逐步實現(xiàn)檔案信息化管理。以筆者所在的法院為例，從最初的手動登記、檢索到現(xiàn)在的電子接收、檢索、統(tǒng)計分析，訴訟檔案經歷了從輔助管理——應用管理——網絡管理發(fā)展的全過程，無論是硬件配置還是軟件開發(fā)都進行了深度的研究與探討?，F(xiàn)統(tǒng)一使用的全省法院檔案信息管理系統(tǒng)已完全實現(xiàn)各類檔案在線提交、歸檔、檢索、統(tǒng)計、利用等功能，已初步達到了檔案現(xiàn)代化管理的基本要求。

（二）電子訴訟檔案的利用優(yōu)勢

在訴訟活動中，法官、律師、案件當事人等各方主體因調查取證參考等需要均會到法院要求調取訴訟檔案。過去查閱訴訟檔案在窗口進行，受工作時間、服務場所限制，查閱時間長，工作效率低。電子訴訟檔案建立后，現(xiàn)代化的管理手段大大提高了訴訟檔案的檢索利用的效率。

1.快捷、高效地服務審判，提高辦案效率。

實行電子訴訟檔案網上借閱后，法官可在辦公室電腦上，通過簡單的操作即可實現(xiàn)借閱、下載、打印等服務，不受工作時間和服務場所的限制。在年度（季度）訴訟檔案抽查、復查和執(zhí)行部門集中執(zhí)行需要大批量調卷時，更顯示了電子訴訟檔案利用的優(yōu)勢，幾分鐘就能完成過去花數(shù)天才能完成的調檔任務，快捷、高效，辦案效率也大大提高。

2. 快速、便捷地服務社會，實現(xiàn)司法為民

律師、案件當事人等在調檔窗口可隨到隨查，不用因檔案被借走而徒勞奔波。特別在全省法院電子訴訟檔案三級共享對內、對外異地查閱功能開放后，律師與當事人可到省內就近的法院調取自己所需的訴訟檔案，真正實現(xiàn)了便捷、高效的司法為民服務。

三、做好電子訴訟檔案管理及利用的主要措施

（一）加強電子訴訟檔案管理，提高利用效果

電子訴訟文件的收集、整理是電子訴訟檔案管理重中之重，電子訴訟檔案的歸檔質量直接影響到其利用效果。

1.分層管理，明確責任。審判業(yè)務部門將與案件有關的全部電子文件、庭審錄音錄像與紙質檔案進行校對，確保完全一致后方可提交歸檔，其應對電子訴訟案卷質量負責。檔案部門通過在線接收或離線存儲方式將案卷相關數(shù)據(jù)存儲于檔案專用存儲服務器上進行統(tǒng)一管理，對數(shù)據(jù)的準確性、完整性、可用性和安全性進行檢查，對電子訴訟檔案立卷質量負責。

2.提升標準，提高質量。目前，筆者所在法院訴訟檔案按冊掃描和存儲文件，數(shù)字化加工標準為單頁JPG掃描格式，200DPI分辨率彩色掃描。實踐中，我們偶爾會遇到證據(jù)（如：當事人提交的病歷、醫(yī)療費發(fā)票等）原件字跡偏淡，導致圖片保存不清楚時，我們均單獨采用提高DPI分辨率，調整色階的方式來改善圖片質量，確保電子訴訟檔案真實與完整，提高利用效果。

（二）規(guī)范電子訴訟檔案利用方式， 確保信息安全

電子訴訟檔案的利用方式有以下三種：1.直接利用。直接利用是指經檔案部門審批同意，通過法院檔案信息管理系統(tǒng)直接在線查閱所需電子訴訟檔案并打印。直接利用打印后的材料經加蓋人民法院檔案證明專用章，與檔案原件具有同等效力。因此，為保證案件當事人的合法權益，檔案部門對電子訴訟檔案利用者身份需進行嚴格審查。2.網上查閱。網上查閱，是在一定的權限范圍內，利用網絡系統(tǒng)將電子訴訟檔案數(shù)據(jù)傳輸給電子檔案利用者查閱，對是否打印也可進行限制操作。通過點對點的轉換方式實現(xiàn)檔案資源互相交流。該方式的利用過程，法院檔案信息管理系統(tǒng)可做到全程跟蹤監(jiān)督，使用相對安全。3.提供拷貝?？截愔饕菍㈦娮釉V訟檔案可查閱內容的原始數(shù)據(jù)通過光盤、U盤或移動硬盤等載體提供給相關單位或個人。此種利用方式特點是方便、快捷，但存在信息安全隱患。

針對以上三種利用方式，檔案部門可結合實際情況進行選擇使用，根據(jù)電子訴訟檔案的內容進行有效管理。對涉及、國家秘密、商業(yè)秘密、個人隱私及不公開的案卷材料不宜提供拷貝;針對網上查閱的方式，網管需定期根據(jù)各法官變動情況對利用權限進行及時更新，確保電子訴訟檔案的信息安全。

（三）完善電子訴訟檔案利用制度，發(fā)揮利用優(yōu)勢

電子訴訟檔案利用是紙質訴訟檔案利用的一個延續(xù)，檔案利用的相關單位或個人需嚴格執(zhí)行最高人民法院和國家檔案局印發(fā)的《人民法院訴訟檔案管理辦法》及《人民法院電子訴訟檔案管理暫行辦法》的通知規(guī)定。法院的檔案部門通過現(xiàn)代化網絡技術對訴訟檔案進行收集、整理，一方面實現(xiàn)了訴訟檔案的電子化管理，另一方面滿足了電子檔案利用者的需求。我們在確保電子訴訟檔案真實、完整的前提下，也要促進電子檔案資源的開發(fā)利用。因此，在建立電子檔案管理制度的基礎上，要充分發(fā)揮電子訴訟檔案的利用優(yōu)勢，完善其利用制度顯得尤為關鍵。

首先方式更新要跟上。過去法官辦案，習慣于使用紙質卷宗，在信息技術發(fā)達的今天，我們也可通過制度來幫助他們進行利用方式的改變。我們盡量優(yōu)先提供電子訴訟檔案，減少紙質檔案的損耗，這樣既發(fā)揮了電子訴訟檔案利用價值，又延長了實體檔案的壽命。其次，結合各家法院的實際情況，對于電子錄音、錄像檔案的利用原則、利用范圍、借閱方式等進行深入研究，制定相應的規(guī)章制度。最后，對于不同介質載體復制、拷貝的利用，可增加相應的審批手續(xù)，并提醒使用方妥當保管使用后及時銷毀。

（四）加強電子訴訟檔案日常管理，確保數(shù)據(jù)完整

1.做好備份工作，防止數(shù)據(jù)丟失

電子訴訟檔案一般采用在線或離線方式存儲。在線存儲應當使用檔案專用存儲服務器，筆者所在法院的電子訴訟檔案服務器的數(shù)據(jù)均統(tǒng)一由省法院存儲在云端，鑒于訴訟檔案的重要性，我們也采取了離線存儲及異質載體的備份方式，一份備份至移動硬盤，一份備份至光盤，避免數(shù)據(jù)丟失。

2.加強日常管理，避免數(shù)據(jù)損壞

離線存儲內容均記錄在磁性介質或光學材料上，如磁帶、光盤、移動硬盤等。由于其保管的特殊性，對于抵御外界不利因素的能力較弱，所以有可能會出現(xiàn)因保存不利而出現(xiàn)數(shù)據(jù)損壞的情況，其對周圍環(huán)境有著較高的要求。存放時應當遠離強磁場、強熱源、并與有害氣體隔離，溫度控制在17℃～20℃，相對溫度控制在35%～45%范圍內，避免數(shù)據(jù)損壞。

3.采取防控措施，確保檔案利用

電子訴訟檔案利用必須在保證各介質安全的前提下進行。各級法院應按照國家規(guī)定建立檔案信息管理系統(tǒng)安全保密防護體系，加強檔案信息管理系統(tǒng)安全等級防護。嚴格執(zhí)行檔案安全保密管理制度，防止病毒及黑客入侵，防止檔案在傳輸過程中泄露審判機密。法院系統(tǒng)的電腦安裝硬件防火墻，經常更新防病毒軟件，定期進行防病毒掃描，設置使用權限，禁止任何人對電子訴訟檔案信息進行篡改，確保檔案正確完整的利用。

（五）開展訴訟文件電子元數(shù)據(jù)收集，提高利用水平

元數(shù)據(jù)是指描述電子文件數(shù)據(jù)屬性的數(shù)據(jù)，包括文件的格式、編排結構、硬件和軟件環(huán)境、文件處理軟件、字處理和圖形工具軟件、字符集等數(shù)據(jù)。筆者所在法院的檔案信息管理系統(tǒng)與法院綜合管理平臺系統(tǒng)有效連接，給訴訟檔案元數(shù)據(jù)的歸檔打下了堅實基礎。元數(shù)據(jù)通過對電子文件的內容特征、載體的環(huán)境特征以及電子檔案形成過程中的環(huán)境和背景信息的描述，記錄電子檔案的相關屬性和背景信息。元數(shù)據(jù)在電子檔案管理中所存儲的信息與電子檔案的信息內容、背景、結構等是一一對應的，是電子檔案的原始狀態(tài)的記錄。檔案部門通過元數(shù)據(jù)的特征可以快速檢索，并能夠確認電子檔案的真實性與完整性，元數(shù)據(jù)可以保證電子訴訟檔案數(shù)據(jù)安全，有利于電子訴訟檔案的長期保存。因此，開展訴訟文件電子元數(shù)據(jù)的收集是電子訴訟檔案管理發(fā)展的必然趨勢，是提高電子訴訟檔案的開發(fā)與利用水平的必由之路。